۲۳ نمونه پیام تعطیلات خارج از دفتر
آیا به تعطیلات می‌روید و نیاز به تنظیم پیام خارج از دفتر دارید؟ مطمئن نیستید چه بگویید؟ در این پست وبلاگ، انواع مختلفی را مورد بحث قرار خواهیم داد تا در صورت نیاز به انجام برخی از آنها، بتوانید آنها را از لیست کارهای خود علامت بزنید. ما همچنین نکات ارتباطی و نمونه‌هایی از هر نوع پیام دور از دسترس را ارائه خواهیم داد تا بتوانید ایمیل‌های خارج از دفتر را برای نیازهای خود ایجاد کنید.
Out بسته به موقعیت، طول و لحن پیام‌های اداری ممکن است متفاوت باشد. برای مثال، اگر به مدت دو هفته به تعطیلات می‌روید، ممکن است بخواهید از فرستنده ایمیل با پاسخی آرام استقبال کنید.
چرا پیام خارج از دفتر مهم است؟
وقتی از دفتر دور هستید، مهم است که به همکاران و مشتریان خود اجازه دهید بدانید که برای مدت معینی در دسترس نخواهید بود. با گذاشتن یک پیام خارج از دفتر، می توانید اطمینان حاصل کنید که مردم انتظار ندارند در کوتاه مدت به ایمیل های آنها پاسخ دهید.
در اینجا پنج دلیل وجود دارد که چرا باید پیام تعطیلات خود را خارج از دفتر بگذارید:
- این باعث صرفه جویی در زمان و سردرگمی می شود: از قبل به مردم اطلاع دهید که از محل کار دور هستید. تعقیب و گریز را کاهش می دهد. وقتی برگشتید، هیچ ایمیل بی پاسخی برای رسیدگی وجود نخواهد داشت.
- این توقعات را ایجاد می کند: مردم می دانند چه زمانی می توانند از شما انتظار پاسخ داشته باشند تا آنها نتوانند. معلق نمانید.
- شما فرصت‌های از دست رفته را از بین می‌برید: از آنجایی که پیام‌های خارج از دفتر شما را قادر می‌سازد برای زمانی که مردم می‌توانند انتظار پاسخی از شما داشته باشند، انتظارات خود را تعیین کنید، می‌توانند با کسی ارتباط برقرار کنند. در غیر این صورت به جای اینکه وقتی سوال یا درخواستی فوری دارند منتظر بمانند،
- این مودبانه و حرفه ای است: پیام OOO روشی مودبانه است تا به مردم بفهمانید که دور هستید و برنده شدید نمی‌توانید فوراً پاسخ دهید.
- می‌توانید اطلاعات تماس را ارائه دهید: می‌توانید اطلاعات تماس شخص دیگری را که می‌تواند در غیاب شما پوشش شما را پوشش دهد، اضافه کنید. این به ویژه اگر یک موضوع فوری باشد مفید است.
چه چیزی را باید در پیام تعطیلات خارج از دفتر بگنجانید؟
هنگام ایجاد یک پیام تعطیلات در خارج از دفتر، چند عنصر کلیدی وجود دارد که باید برای حرفه ای ماندن و مودب بودن لحاظ شود.
در اینجا شش عنصر کلیدی وجود دارد که باید در پیام خارج از دفتر خود بگنجانید:
- یک مطلب کوتاه توضیح: با گذاشتن یک پیام اداری، مانند “من تا تاریخ X در تعطیلات هستم”، به مردم اطلاع دهید که چرا دور هستید.
- تاریخ های دقیق: اگر ممکن است، جدول زمانی دقیقی را در مورد زمانی که ترک می‌کنید و در پاسخ‌های خودکار خود بازمی‌گردید، درج کنید.
- اطلاعات تماس جایگزین: اطلاعات تماس شخص دیگری را درج کنید که می‌تواند در زمانی که شما هستید کمک کند. دور، مانند یک همکار یا نماینده خدمات مشتری. قبل از به اشتراک گذاشتن اطلاعات تماس شخصی، همیشه مطمئن شوید که از طرف های مربوطه تأیید می کنید.
- یک دلیل: گیرنده باید دلیل کلی غیبت شما و زمان بازگشت شما را بداند.< /li>
- خط پایانی: خطی که در پاسخ‌های خودکار خود درج می‌کنید می‌تواند برای گیرنده یک روز یا هفته دلپذیر برای شخصی‌سازی چیزها آرزو کند.
- یک مودب. sign-off: عبارات پیشنهادی مانند “با احترامات گرم”، “با احترام” یا “متشکرم” نشانه های خوبی برای قرار دادن در پیام پاسخ خودکار شما هستند. به این ترتیب می‌توانید حرفه‌ای بمانید و در عین حال به پیام‌های خارج از دفتر خود یک حس شخصی اضافه کنید.
همچنین چند قانون سرانگشتی خوب درباره مواردی که نباید در پیام خارج از دفتر خود گنجانده یا انجام دهید، مانند خیلی معمولی بودن یا طولانی کردن پیام های خود. همچنین از درج اطلاعات بیش از حد شخصی خودداری کنید. دریافت‌کنندگان شما نمی‌خواهند در مورد مسکنی که در کارائیب می‌نوشید، زمانی که عرق می‌کنند و کولاکی را پشت سر می‌گذارند، بدانند. حتی بدتر از آن، جزئیات بیش از حد می‌تواند یک نگرانی امنیتی باشد.
در نهایت، زمانی که به سر کار بر می‌گردید، پیگیری تماس‌های تلفنی، پروژه‌ها و ایمیل‌ها زمان‌بر است. بنابراین، سعی کنید این انتظار را نداشته باشید که بتوانید فوراً به همه پیام‌های از دست رفته خود پاسخ دهید.
اکنون که همه را می دانید در مورد اینکه پیام خارج از دفتر چیست و چه چیزی باید و نباید شامل شود، بیایید نگاهی به انواع و نمونه‌های مختلف بیندازیم که با پیام‌های ساده OOO شروع می‌شود.
نمونه های پیام ساده خارج از دفتر
اگر به دنبال یک پیام ساده و سرراست هستید پاسخ دفتر، این نمونه ها را می توان با نیازهای شما تطبیق داد.
- از پیام ایمیل شما متشکریم. من در حال حاضر از (تاریخ شروع) خارج از دفتر هستم و در (تاریخ بازگشت) برمی گردم. در این مدت دسترسی محدودی به ایمیل دارم. برای کمک فوری، لطفاً از طریق تلفن همراه من به شماره (شماره تلفن خود) با من تماس بگیرید. با سلام و احترام، (نام شما).
- از پیام شما متشکرم، و از اینکه دلتنگتان بودم عذرخواهی می کنم. به دلیل کلی تا (تاریخ بازگشت) از مطب دور خواهم بود. اگر به کمک فوری نیاز دارید، لطفا با (همکار) با (اطلاعات تماس همکار) تماس بگیرید. در غیر این صورت، پس از بازگشت در اسرع وقت با شما تماس خواهم گرفت. ارادتمند، (نام شما).
- من تا (تاریخ بازگشت) از دفترم برای شرکت (نام کنفرانس) دور هستم. برای مثال، می‌توانید بگویید، “من برای شرکت در کنفرانس بین‌المللی مهندسی ۲۰XX در فینیکس، آریزونا، از کار خارج هستم.” برای موارد فوری، لطفاً با (نام همکار /ایمیل/تلفن) تماس بگیرید. (نام شما)
- من در حال حاضر از (تاریخ شروع) تا (تاریخ پایان) در تعطیلات هستم. در این مدت دسترسی محدودی به ایمیل خواهم داشت. اگر به کمک فوری نیاز دارید، لطفاً با همکار من، (نام)، به آدرس (نام همکار/ایمیل همکار/ اطلاعات تماس) تماس بگیرید. از پیام شما متشکرم و روز خوبی داشته باشید! نام شما.
پیام‌های خارج از دفتر برای تولید سرنخ‌ها
پیام‌های OOO نیز یک فرصت منحصر به فرد برای تولید سرنخ است. بنابراین، اگر به دنبال ایجاد سرنخ در زمانی که دور هستید، در اینجا چند نمونه موثر وجود دارد.
- <از پیام ایمیل شما متشکریم. من در حال حاضر از (تاریخ شروع) از محل کار دور هستم و در (تاریخ بازگشت) برمی گردم. در همین حال، تیم ما اطلاعات مفیدی در مورد (موضوع) جمع آوری کرده است که ممکن است برای شما مفید باشد. اینجا را کلیک کنید تا آن را بررسی کنید! با سلام و احترام، (نام شما).
- از پیام شما متشکرم، و از اینکه دلتنگتان بودم عذرخواهی می کنم. به دلیل کلی تا (تاریخ بازگشت) از مطب دور خواهم بود. در عین حال، برای دریافت نکات و ترفندهای مفید در مورد (موضوع) به وبلاگ ما مراجعه کنید. بعد از برگشتن با شما تماس خواهم گرفت با احترام، (نام شما).
- من به دلایل عمومی تا (تاریخ بازگشت) از محل کار دور هستم. در ضمن، چرا آخرین کتاب الکترونیکی ما را در مورد (موضوع) بررسی نمی کنید؟ این مملو از توصیه‌های ارزشمندی است که می‌تواند به شما در پیشرفت کمک کند. برای اطلاعات بیشتر اینجا کلیک کنید. (نام شما).
- من در حال حاضر از (تاریخ) تا (تاریخ) در تعطیلات هستم. در این مدت دسترسی محدودی به ایمیل خواهم داشت. در عین حال، آخرین وبینار ما را در (موضوع) بررسی کنید. این پر از نکات روشنگری است که می تواند به شما در رسیدن به اهدافتان کمک کند. برای شروع اینجا را کلیک نمایید. (نام شما).
شبکه‌سازی پیام‌های خارج از دفتر
اگر می‌خواهید در زمان دوری با افراد ارتباط برقرار کنید، این نمونه‌های پیام‌های OOO را امتحان کنید تا دسترسی خود را افزایش دهید. .
- امیدوارم این ایمیل شما را خوب بیابد. من در حال حاضر از (تاریخ شروع) دور هستم و در (تاریخ بازگشت) برمی گردم. در ضمن، لطفا با من در لینکدین یا توییتر تماس بگیرید تا در ارتباط باشید. با سلام و احترام، (نام شما).
- از پیام شما متشکرم، و از اینکه دلتنگتان بودم عذرخواهی می کنم. به دلیل کلی تا (تاریخ بازگشت) از محل کار دور خواهم بود. در ضمن، چرا من را در توییتر دنبال نمی کنید یا در لینکدین با من ارتباط برقرار نمی کنید؟ شما می توانید اطلاعات تماس من را در زیر پیدا کنید. بعد از برگشتن با شما تماس خواهم گرفت با احترام، (نام شما)
- من از دفتر برای (دلیل کلی) تا (تاریخ بازگشت). در این مدت، لطفاً مرا در توییتر دنبال کنید یا در لینکدین با من ارتباط برقرار کنید. من به طور مرتب در مورد موضوعات مرتبط با (موضوع) پست می گذارم و دوست دارم نظرات شما را بشنوم. (نام شما)
پیام های خارج از دفتر رسانه های اجتماعی
اگر می‌خواهید برای مدتی از رسانه‌های اجتماعی دور باشید و نمی‌خواهید سرنخ‌ها یا مکالمه‌های احتمالی را از دست بدهید، در اینجا برخی از پاسخ‌های ایمیلی OOO آورده شده است. می توانید استفاده کنید.
- با سلام! من در حال حاضر از (تاریخ شروع) دور از کار هستم و در (تاریخ بازگشت) برمی گردم. در ضمن، لطفاً من را در توییتر دنبال کنید یا در لینکدین با من ارتباط برقرار کنید. من به طور مرتب در مورد (موضوع) پست می گذارم و دوست دارم نظرات شما را بشنوم. با احترام، (نام شما).
- از اینکه از صفحه من دیدن کردید متشکرم! من در حال حاضر از (تاریخ شروع) کار را ترک می کنم و در (تاریخ بازگشت) برمی گردم. من در صورت امکان ایمیل خود را بررسی خواهم کرد و سعی خواهم کرد به پیام ایمیل شما به سرعت پاسخ دهم. در ضمن، من را در اینستاگرام دنبال کنید، جایی که به روز رسانی های روزانه را منتشر می کنم. با احترام، (نام شما).
- سلام! معذرت میخوام که دلم برات تنگ شده بود به دلیل کلی تا (تاریخ بازگشت) از مطب دور خواهم بود. در عین حال، من را در توییتر و اینستاگرام دنبال کنید تا از پست های من به روز بمانید، یا صفحه لینکدین من را برای اطلاعات بیشتر بررسی کنید.
- از تماس شما متشکریم! من از (تاریخ شروع) کار را ترک می کنم و در (تاریخ بازگشت) برمی گردم. در این مدت، من در شبکه های اجتماعی فعال نخواهم بود. برای به روز رسانی، لطفا در لیست ایمیل من در اینجا مشترک شوید: (لینک). با احترام، (نام شما).
نمونه‌های ایمیل خارج از دفتر برای تعطیلات
همه ما از تعطیلات برای جشن گرفتن تعطیلات لذت می‌بریم، و در اینجا برخی از OOO. نمونه پیام هایی که می توانید در زمانی که دور هستید از آنها استفاده کنید. نکته: با شروع پاسخ دفتر خود با یک تبریک تعطیلات گرم در موضوع ایمیل، مقدمه یا یادداشت جدایی، هر زمان که مناسب باشد، حتماً کمی شادی تعطیلات را اضافه کنید.
- از ایمیل شما متشکرم. من برای تعطیلات در (تاریخ) زیر از دفتر خارج هستم. در اسرع وقت پس از بازگشت به ایمیل شما پاسخ خواهم داد. اگر به توجه فوری نیاز دارید، لطفاً با (همکار) با (نام همکار /ایمیل/تلفن) تماس بگیرید. با آرزوی تعطیلات شادی برای شما و شما، (نام شما).
- سلام، و از یادداشت شما بسیار سپاسگزارم! اگر این پاسخ را دریافت می‌کنید، به این معنی است که من باتری‌هایم را دوباره شارژ می‌کنم تا بتوانم با ایده‌های جدید و فوق‌العاده برای همه سر کار برگردم! تعطیلات مربوط به بررسی یک حساب ایمیل نیست، بنابراین من آنها را بررسی نخواهم کرد. منتظر باشید تا پس از بازگشت در (تاریخ) در اسرع وقت به یادداشت شما پاسخ دهم. ارسال انبوهی از من برای شما و شما برای ۲۰XX شاد، (نام شما).
- تعطیلات مبارک! من از (تاریخ) تا (تاریخ) خارج از دفتر هستم. در عین حال، من را در توییتر دنبال کنید یا در لینکدین با من ارتباط برقرار کنید. شما می توانید اطلاعات تماس من را در زیر پیدا کنید. من مشتاقانه منتظر خواندن نظرات شما در هنگام بازگشت هستم. با احترام، (نام شما).
- سلام، و ممنون که نوشتید! من در حال حاضر برای تعطیلات خارج از دفتر هستم. در حالی که من تا قطب شمال دور نخواهم شد، اما تا زمانی که به آن دست پیدا نکنم، هنوز کاملاً از فناوری جدا خواهم بود. به دنبال من باشید تا به یادداشت شما پس از بازگشت به کار در (تاریخ) پاسخ دهم. در حالی که منتظر بازگشت من هستید، در اینجا چیزی برای شما وجود دارد: (یک کتاب الکترونیکی، کاربرگ، ویدیو، مقاله یا چیز دیگری که ابزار جالب یا مفیدی است را شامل کنید). فصل تعطیلات شاد و سال نوی حماسی داشته باشید. (نام شما).
پیام های خنده دار خارج از دفتر
آیا احساس ماجراجویی می کنید؟ زمانی که برای مدتی دور از دفتر هستید، یکی از این پیام های خنده دار OOO را امتحان کنید. توجه داشته باشید که این پیام های خنده دار معمولاً فرهنگ خاصی را در محیط کار شما می طلبد. بنابراین، اگر محل کار شما با یک پاسخ خنده دار خارج از دفتر اخم می کند، بهتر است در مورد پیام های پاسخ خودکار خود احتیاط کنید.
- خب، من قصد داشتم امروز در دفتر باشم، اما بعد یادم آمد که (تعطیلات/روز تعطیل) است. بنابراین من اینجا هستم، خارج از دفتر و آماده برای استراحت! چت با شما در (تاریخ)! (نام شما).
- توجه: خارج از دفتر!! نگران نباشید – این خداحافظی برای همیشه نیست، فقط یک استراحت بسیار مورد نیاز از دفتر است. من به زودی در (تاریخ) برمی گردم و در اسرع وقت به پیام شما پاسخ خواهم داد.
- نگران نباشید، من فقط برای مدتی از دفتر خارج شده ام. چند روز – مثل یک تعطیلات دائمی یا هر چیز دیگری نیست! اما تا زمانی که برگردم، اینجا یک عکس توله سگ برای اندازه گیری خوب است. (نام شما).
- چه کسی گفته تعطیلات همه کار است و بازی نیست؟ من چند روزی است که خارج از دفتر هستم، اما نگران نباشید – من به زودی در (تاریخ) برمی گردم و در اسرع وقت به پیام شما پاسخ خواهم داد. اما در این میان، بیایید همه کمی استراحت کنیم و چند ویدیوی گربه را تماشا کنیم! (نام شما).
چگونه پیام تعطیلات را در ایمیل خود قرار می دهید؟< span class="ez-toc-section-end"/>
تنظیم یک پاسخگوی خودکار برای پیام های دریافتی کار آسانی نیست! تنها کاری که باید انجام دهید این است که گزینه “تعطیلات پاسخگو” را در تنظیمات پلت فرم ایمیل خود پیدا کنید. سپس می توانید تاریخ شروع و پایان خود را به همراه یک پیام شخصی وارد کنید. اگر از Gmail استفاده می‌کنید، می‌توانید با کلیک کردن روی «تنظیمات > پاسخگوی تعطیلات» گزینه پاسخگوی تعطیلات را پیدا کنید. سپس می‌توانید تاریخ‌ها و پیام مورد نظر خود را وارد کنید. فراموش نکنید که وقتی کارتان تمام شد، «ذخیره» را بزنید!
پس از فعال شدن، پاسخگوی تعطیلات شما به طور خودکار هر زمان که شخصی پاسخی ارسال می کند به شما ایمیل می‌زند. این به مخاطبین شما اطلاع می‌دهد که از دفتر دور هستید و چه زمانی باید منتظر پاسخ از شما باشند.
در صورت نیاز تعطیلات را در پیام ایمیل پاسخگوی خودکار خود ذکر کنید؟
بله، حتماً باید تعطیلات را در ایمیل خارج از دفتر خود ذکر کنید. مهم است که به مردم اطلاع دهید که برای مدت طولانی از دفتر دور خواهید بود. به این ترتیب، آنها می‌دانند که ایمیل‌هایشان فوراً پاسخی دریافت نمی‌کنند و شما پس از بازگشت به آن پاسخ خواهید داد. همچنین، همکاران تجاری شما باید جزئیات سفر کاری شما، از جمله زمان و مکان سفر شما را بدانند. این می‌تواند به آنها کمک کند فوریت ایمیل‌هایشان را درک کنند و پاسخ دادن ممکن است بیشتر از حد معمول طول بکشد.
وقتی پیام خارج از دفتر خود را تنظیم کردید، فراموش نکنید که پس از بازگشت آن را به‌روزرسانی کنید! به این ترتیب، همه می‌دانند که شما به دفتر بازگشته‌اید و می‌توانند منتظر پاسخ سریع باشند.
از اینکه در مورد این نمونه‌های پیام تعطیلات OOO مطالعه کردید متشکریم. آنها به راحتی می توانند برای ارسال پاسخ خودکار از هر چیزی به مرخصی استعلاجی و مرخصی پزشکی به مرخصی زایمان و مرخصی سالانه و موارد دیگر بهینه شوند.
وقت خوش!
شما همچنین ممکن است دوست داشته باشید:
تصویر: Envato Elements
کسب و کار
