آیا باید مصاحبه های خروج را با خروج انجام دهم؟ کارمندان؟

Alison Green، ستون‌نویس Inc.com به سؤالات مربوط به محل کار و مسائل مدیریتی پاسخ می‌دهد — همه چیز از نحوه برخورد با یک رئیس ریزمدیریت نحوه صحبت کردن با فردی در تیم خود درباره بوی بدن.

در اینجا خلاصه ای از پاسخ به پنج سوالات خوانندگان.

۱٫ آیا باید مصاحبه های خروجی انجام دهم؟

​دستیار من در پایان ماه می رود. من همیشه شنیده ام که شما باید با هر کسی که ترک می کند، یک مصاحبه خروجی انجام دهید. اگر کارمند پاره وقت بود، آیا مصاحبه خروج همچنان عادی است؟ او یک سال ۲۰ ساعت در هفته در سازمان ما بود. اگر باید یک مصاحبه خروجی را رهبری کنم، می‌توانید لطفاً به من بگویید که چه نوع سؤالاتی باید گنجانده شود؟

این واقعاً تا حدودی است. شما. برخی از کارفرمایان آنها را انجام می دهند و برخی نمی کنند. انجام آنها فایده ای ندارد مگر اینکه واقعاً علاقه مند باشید در اطلاعاتی که دریافت خواهید کرد و می توانید به نحوی بر اساس آن عمل کنید. این کار را صرفاً برای گذراندن مراحل انجام ندهید زیرا این کار باعث ایجاد بدبینی در سایر کارمندان شما می شود. و البته، مصاحبه‌های خروج نباید جای چک کردن مرتب افراد را در زمانی که هنوز کارمند هستند، بگیرد (و اگر می‌خواهید فقط یکی از این کارها را انجام دهید، این کار را انجام دهید!)، اما گاهی اوقات صراحت بیشتری پیدا می‌کنید. از افراد هنگام خروج.

به جای اینکه خودتان این کار را انجام دهید، می‌تواند منطقی باشد که شخصی مانند HR این کار را انجام دهد، از آنجایی که ممکن است افراد احساس راحتی نداشته باشند که بازخورد خود را مستقیماً با شما به اشتراک بگذارند (به خصوص اگر بازخورد مربوط به شما باشد).

سوالات خوبی برای پرسیدن است. : چه کاری می‌توانیم انجام دهیم تا این کار بهتر عمل کند؟ مدیر شما باید چه کاری متفاوت انجام دهد؟ چقدر راحت با یک نگرانی به مدیرتان نزدیک شدید؟ وقتی برای اولین بار در اینجا کار می کنید، آرزو دارید چه چیزی را بدانید؟ دوست داری به نفر بعدی این نقش چی بگی؟ چه کاری می توانستیم انجام دهیم تا شما را متقاعد کنیم که بمانید؟

۲٫ شایعاتی درباره حرفه ای بودن یک کارمند شنیدم

اخیراً تیمی را به ارث بردم که شامل چندین کارمند است که مکرر سفرهای بین المللی انجام می دهند. یکی از اعضای تیم، باب، در حال حاضر سفر نمی کند، اما مکرراً توانایی انجام این کار را درخواست کرده است.

از کارمند دیگری (که قبلاً مسئولیت مدیریت سفر همه را بر عهده داشت) پرسیدم که آیا می‌داند چرا باب اجازه هیچ سفری نداشته است. و او گفت که پس از استخدام باب، چندین همکار در این زمینه داستان های منفی در مورد رفتار او از زمانی که برای یک موسسه قبلی سفر کرده بود به اشتراک گذاشته بودند. همکار دیگری در این زمینه (که من کاملاً به او اعتماد دارم) که در مؤسسه قبلی باب کار می کرد به من گفت که در بین همکاران و رئیس سابق خود شهرت خوبی ندارد. مردم بر این باور بودند که او زمانی که در راه بود مسئول وقت یا پول مؤسسه نبود و از آزادی و استقلال موقعیت سوء استفاده کرد.

باب چندین بار پرسیده است که چرا وقتی ما به دنبال شخصی برای پوشش دادن هستیم، نمی تواند سفرها را انجام دهد. من به طور کلی معتقدم که در صورت امکان با مردم صادق باشم، بنابراین غریزه من این است که توضیح دهم که بازخورد منفی در مورد حرفه ای در جاده ها. مسائل دیگری نیز وجود دارد که من با این کارمند مدیریت می‌کنم، و او ممکن است مدت طولانی‌تری این شغل را نداشته باشد. اما من دوست دارم صادق باشم و تا زمانی که با او کار می کنم به او کمک کنم رشد کند. چگونه باید با این کار کنار بیایم؟

به نظر آنها قبل از اینکه شما روی صحنه بیایید، این کار مدیریت شده بود کمی عجیب است – – هم اینکه باب به خاطر مسائلی که افراد شنیده او در کار قبلی داشته اما هیچ کس در این شغل ندیده است جریمه شده است، و هم اینکه هیچ کس در مورد آن با او صحبت نکرده است، به خصوص زمانی که ظاهراً از او سؤال شده است. مستقیماً برای توضیح.

من فکر می‌کنم شما باید به او بگویید که چرا اجازه سفر ندارد ( احتمالاً بدون اطلاع از منابع خود) یا باید به او اجازه سفر بدهید، اگر این معمولاً بخشی از کار او است. اگر او در سفر رفتار مناسبی از خود نشان نمی‌دهد، باید فوراً به آن رسیدگی کنید. و این یکی از عجیب‌ترین بخش‌های این است: به نظر می‌رسد نحوه رسیدگی به آن قبل از سوار شدن شما نشان می‌دهد که تیم شما احتمالاً نمی‌تواند اجازه دهد باب در جاده باشد زیرا اگر او رفتار خوبی نداشته باشد، هیچ چاره‌ای نخواهید داشت. . اما مطمئناً شما باید متوسل شوید! می‌توانید قوانینی را که او باید رعایت کند، تنظیم کنید، او را به آن قوانین نگه دارید و اگر آنها را رعایت نکرد، به آن رسیدگی کنید – درست مانند هر مشکل دیگری در مورد کار یا رفتار او. و اگر نگرانی در مورد رفتار او آنقدر جدی است که نمی‌توان آن را به خطر انداخت، آنقدر جدی است که نیاز به گفتگوی صادقانه با او باشد. در هر صورت، باید با او در مورد آنچه در حال وقوع است صحبت کنید.

۳٫ آیا می‌توانیم هزینه‌های آموزش را از استخدام‌کننده‌ی جدیدی بگیریم؟

کارمندی را استخدام کردیم که مشغول به کار بود. توسط شخصی که می رفت آموزش داده شده است. ما یک هفته به او آموزش دادیم، سپس او حاضر نشد و یک هفته در حالی که ما کارش را حفظ کرده بودیم، بهانه بهانه داشت. ما در حال حاضر هیچ کارمند یا کسی برای آموزش کارمند جدید نداریم. او ظاهر شد و فوراً چک او را خواست. آیا راهی وجود دارد که بتوانیم هزینه آموزش رایگان و اتلاف وقت خود را به همراه حقوق شخصی که برای آموزش او پرداختیم از او بگیریم؟

نه، شما نمی توانید. این غیرقانونی خواهد بود. شما طبق قانون موظف هستید به او برای مدتی که برای شما کار کرده است، پرداخت کنید، حتی اگر این فقط زمان آموزش باشد. وقتی چنین اتفاقی می‌افتد، ناامیدکننده است، اما بهتر است استخدام‌های جدید گهگاهی را به عنوان بخشی از هزینه انجام کسب‌وکار ببینید.

من یکی از اعضای تیم دارم که در مرخصی والدین سایر اعضای تیم و من مسئولیت کارهای مداوم او را بر عهده گرفته ایم، که شامل مکاتبات زیادی با افراد خارج از سازمان ما (مشتریان و فروشندگان) است که می دانند او در مرخصی زایمان است. وقتی برخی از این افراد سوالاتی مانند “حال مری چطور است؟” یا “آیا مریم هنوز بچه دار شده است؟” یا “کی مریم برمی گردد؟” من مطمئن هستم که این سوالات از محل نگرانی واقعی است، اما من نمی خواهم با اطلاعات خصوصی در مورد کارمندم پاسخ دهم و ما هنوز تاریخ بازگشت خاصی نداریم. حتی وقتی با «مری هنوز در مرخصی است» پاسخ می‌دهم، گاهی اوقات با سؤالات دقیق‌تری درباره وضعیت او پاسخ می‌دهم. چگونه توصیه می‌کنید به این نوع پرسش‌ها پاسخ دهید؟

افراد تقریباً مطمئناً منتظر جزئیات نیستند (“بخیه‌های اپیزیوتومی او می‌دهند او دردسر زیادی دارد!”) آنها به طور کلی فقط به دنبال شنیدن این هستند که او خوب کار می کند. بنابراین مثبت اما مبهم باشید – “آخرینی که شنیدم، او خوب است.” می‌توانید اضافه کنید، “ما سعی می‌کنیم او را در مرخصی اذیت نکنیم، اما مشتاقانه منتظر دیدن کودک هستیم!”