کارکنان از راه دور همان امتیازاتی را می خواهند که ما در دفتر می دهیم
کارمندان
Alison Green، ستون‌نویس Inc.com به سؤالات مربوط به محل کار و مسائل مدیریت پاسخ می‌دهد — همه چیز از نحوه برخورد با یک رئیس ریزمدیریت نحوه صحبت کردن با فردی در تیم خود درباره بوی بدن.
در اینجا خلاصه ای از پاسخ به چهار سوال خوانندگان آمده است.
۱٫ کارکنان از راه دور ما همان امتیازاتی را می خواهند که ما به کارکنان داخلی می دهیم
من برای شرکتی کار می کنم که هر دو کارمند در دفتر دارند. و کارمندان کار از خانه. وقتی رویدادهایی را در دفتر برنامه‌ریزی می‌کنیم، مانند ماساژ با صندلی و ناهار، به کارمندان کار از خانه این فرصت را می‌دهیم که در دفتر کار کنند و در هر رویدادی که داریم شرکت کنند، اگرچه به ندرت برای آنها شرکت می‌کنند.
بیشتر اوقات، ایمیل‌هایی از کارکنان کار از خانه دریافت می‌کنم که از اینکه ما رویدادهای زیادی را برای کارکنان دفتر انجام می‌دهیم، شکایت می‌کنند. رویدادهایی ندارم که کارکنان کار از خانه بتوانند از راه دور انجام دهند.
من احساس می‌کنم این بخشی از کار از راه دور است. من شخصاً نمی‌توانم با تاپ و شلوار گرمکن وارد دفتر شوم، با این حال آنها می‌توانند با هر آنچه در خانه بپوشند به تماس‌ها پاسخ دهند. این بخشی از کار در دفتر است. به آنها این فرصت داده می‌شود که اگر می‌خواهند شرکت کنند، بیایند و در دفتر کار کنند.
در صورت درخواست، شرکت را پیشنهاد می‌کنند. فقط وقتی ناهار را می‌خوریم، کارت‌های هدیه به رستوران‌ها و برای مکان‌های ماساژ به آنها کارت هدیه بدهید. اگر وارد دفتر نمی‌شوند، آیا باید به آنها رسیدگی کنم؟
گرین پاسخ می‌دهد:
همانطور که اشاره کردید، کارمندان از راه دور شما مزایای زیادی از کار کردن در خانه به دست می‌آورند که کارکنان داخلی از آنها بهره نمی‌برند — اما بله، گاهی اوقات ممکن است چیزی در اداره اتفاق بیفتد که آنها اگر تصمیم نگیرند برای آن وارد شوند، فرصت را از دست خواهند داد. این بخشی از معامله کار از خانه در مقابل اداره است.
سعی کنید بگویید: “درست است که ما گاهی اوقات رویدادهایی را انجام می دهیم. در دفتر کار، و اگر می‌خواهید در آن شرکت کنید، می‌توانید در آن روزها از دفتر کار کنید. اما کار تمام وقت از خانه یک مزیت مهم است که مزایای زیادی را در دفتر ما ارائه می‌کند. کارکنان به آن دسترسی ندارند. و هدف ما این نیست که سعی کنیم هر یک از مجموعه‌ها را کاملاً منعکس‌کننده دیگری کنیم.”
به این ترتیب، باید سعی کنید برای کارکنان راه دور خود نیز امتیازاتی پیدا کنید. اگر به طور منظم این ناهارها را انجام می دهید، لازم نیست هر بار که ناهار را به کارکنان خود در محل ارائه می دهید، غذا به خانه آنها بفرستید. اما انجام آن یک یا دو بار در سال ممکن است به ایجاد حسن نیت کمک زیادی کند.
۲٫ استخدام شده جدید می خواهد همه چیز را چاپ کند و از صفحه نمایش استفاده نکند
ما اخیراً یک پیمانکار به نام آن را استخدام کردیم که می گوید او قادر به خواندن چیزی نیست. روی صفحه نمایش او باید همه چیز را چاپ کند – زمان‌بندی‌ها، ماتریس‌های قابل تحویل، خروجی‌های طراحی، ایمیل‌ها – قبل از اینکه بتواند بازخورد بدهد یا بازبینی کند. این به ویژه چالش برانگیز است زیرا نیمی از تیم داخلی ما و مشتری ما همه در چندین شهر مستقر هستند. ما باید همه محتوا را، چه در داخل و چه با مشتریانمان، از طریق کنفرانس تلفنی بررسی کنیم.
Ann تقریباً هر جلسه بررسی ما را از مسیر خارج کرده است. داشته است، از جمله با مشتریان، زیرا او باید صفحه را با موادی که چاپ کرده است بررسی کند یا به این دلیل که فرصتی برای چاپ مطالبی که باید بازبینی شود را نداشته است. او دائماً از این واقعیت شکایت می‌کند که ما همه کارهایمان را به صورت دیجیتالی ایجاد و ردیابی می‌کنیم (پنج یا شش بار در هر جلسه، به‌علاوه هشت تا ۱۰ بار دیگر در طول روز). و او پرسیده است که آیا می‌تواند چندین سفر در سراسر کشور برای کار حضوری با افراد برنامه‌ریزی کند، زیرا در انجام کار از طریق لپ‌تاپ مشکل دارد. در حالی که ما مقداری بودجه برای سفر داریم، اما قرار نبود از آن به عنوان پیش‌نیاز برای تکمیل کارهای روزانه‌مان استفاده شود. من نگرانی‌هایی در مورد توانایی او برای قابل اعتماد بودن مشتری دارم، اگر هر هفته در میان حاضر شود و از اینکه مجبور است با لپ‌تاپ کار کند، شکایت می‌کند و انتظار دارم در عوض روی انبوهی از کاغذهای نامرتب با او کار کنند.
این تنها مشکل او نیست، اما این مشکلی است که من قبلاً هرگز با آن مواجه نشده‌ام و در تلاش برای حل آن هستم. می‌خواهم مطمئن شوم که به هر دلایل فیزیکیحساس هستم. ممکن است او نتواند کار کند و امکاناتی را که من می توانم ارائه دهد (اگرچه از نظرات او تا به امروز، فکر می کنم این یک اولویت است، نه یک محدودیت فیزیکی)، در حالی که این بخشی از توانایی موفقیت در این شغل توانایی کار از راه دور موثر با تیم های راه دور است.
گرین پاسخ می دهد:
در مورد آنچه انتظار دارید مستقیم صحبت کنید و از او بپرسید که آیا هیچ مانعی برای انجام این کار وجود دارد یا خیر. به عنوان مثال: “ما بیشتر کارهایمان را در اینجا به صورت الکترونیکی انجام می‌دهیم، به خصوص که تعداد زیادی از اعضای تیم و مشتری در شهرهای مختلف پراکنده شده‌اند. ما معمولاً با چاپ‌های زیادی کار نمی‌کنیم. می‌دانم که اشاره کرده‌اید که چاپ چیزهایی را ترجیح می‌دهید. بیرون، اما این همیشه با روش کار ما عملی یا کارآمد نیست. اگرچه می‌دانم این اولویت شما نیست، آیا کار عمدتاً دیجیتالی کاری است که می‌توانید انجام دهید؟» ایده این است که بنویسید دوست دارید او چگونه عمل کند و به او فرصتی بدهید تا به شما بگوید که آیا یک مشکل پزشکی پشت این موضوع وجود دارد.
اما اگر این فقط یک اولویت است، منطقی است که بگوییم، “برای موفقیت در این نقش، باید با کار بر روی صفحه نمایش راحت باشید. آیا این کاری است که می‌توانید انجام دهید؟» و سپس او را نگه دارید
۳٫ آیا باید به مشتری بگوییم که کارمند او برای کار با ما درخواست داده است؟
یک کارمند مشتری در مورد موقعیتی پرس و جو کرده است که با ما باز است و برای آن مصاحبه کرده است، اما تا زمانی که از شغل فعلی خود استعفا ندهند، نمی توانند متعهد شوند. اما آنها درخواست کرده‌اند که کارفرمای فعلی در مورد جستجوی خود مطلع نشود، زیرا می‌ترسند که بلافاصله قبل از اینکه تصمیم به نقل مکان بگیرند، فسخ شوند.
آیا به هر حال باید به مشتری اطلاع دهیم؟ ما می‌خواهیم حریم خصوصی این کارمند را حفظ کنیم، اما به‌عنوان فروشنده این مشتری، آیا تعهدی داریم که قانون حفظ حریم خصوصی این کارمند را زیر پا بگذاریم؟
گرین پاسخ می‌دهد:
خیر، شما تعهدی برای نقض حریم خصوصی این نامزد و اطلاع دادن به مشتری خود ندارید، احتمالاً با قرار دادن شغل در خطر. و تحت هیچ شرایطی نباید شغل کسی را به این شکل به خطر بیندازید، این یک نقض غیرقابل بخشش اعتماد خواهد بود.
اگر تصمیم بگیرید. اینکه نمی خواهید مشتری را به خطر بیاندازید که اگر احساس کند کارمندش را استخدام کرده اید، این حق شماست. اما در این صورت، باید به نامزد اطلاع دهید که نمی‌توانید بدون تأیید کارفرمای او با او ادامه دهید — و تصمیم گیری در مورد اینکه آیا این چیزی است که می‌خواهد دنبال کند یا خیر، نمی‌توانید ادامه دهید.
۴٫ مدیریت ایجاد ایمیل در طول مرخصی زایمان
من در یک سازمان کوچک کار می کنم (در مجموع سه نفر) اما ما کارهای زیادی انجام می دهیم با مشتریان و مکان های خارجی. تقریباً همه چیز از طریق ایمیل تمام شده است. من باردارم و قصد دارم دو ماه از مطب دور باشم. بارداری بسیاری از ترس‌های من را در مورد کار و مسئولیت‌ها آشکار کرده است – تصور اینکه برای این مدت طولانی از من فاصله بگیرم، ترسناک است. چیزی که نمی‌توانم سرم را بپیچم، ایمیلم است، و مطالبی که پس از بازگشت در انتظار من است. من یک پیام خارج از دفتر ارسال خواهم کرد، اما تمرین ما این است که در بسیاری از مکاتبات به یکدیگر سی سی بدهیم و معمولاً این یک سیستم عالی است. اما ایده بازگشت به هزاران ایمیل وحشتناک است!
آیا وقتی برمی گردم همه چیز را می خوانم و می خوانم ? آیا از همکارانم می‌خواهم هر چیزی را که خیلی سخت نیست کنار بگذارند، و بعد از بازگشت، خلاصه‌ای از آن را بیان کنند (که از هر دو طرف وقت‌گیر است)؟ ما یک پایگاه داده در حال اجرا برای مشتریان خود نگه می داریم، اما در هیچ کجا به اندازه مکاتبات ایمیلی ما دقیق نیست.
گرین پاسخ می دهد:
خداوندا، تا زمانی که دور هستید، از همه چیز cc’d نخواهید! ایمیل‌های زیادی برای بازگشت به آنها بسیار زیاد است، و بسیاری از آنها چیزهایی هستند که قبلاً حل شده‌اند و نیازی نیست وقتی برگشتید آنها را مرور کنید.
از افرادی که در مرخصی زایمان هستند معمولاً انتظار نمی رود هر ایمیلی را که در زمانی که نبودند رد و بدل شده را بخوانند. لازم نیست هر اتفاقی را که در آن زمان رخ داده است را دوباره مرور کنید — احتمالاً فقط باید حدود ۱۰ درصد از آن را بدانید. بنابراین، بله، از همکارانتان بخواهید به غیر از چیزهای بسیار مهمی که باید در هنگام بازگشت در جریان آن باشید، به شما سیکی نزنند — و اینها باید استثنا باشند، نه هر چیزی که روزانه اتفاق می افتد. وقتی برگشتید، از موارد برجسته بخواهید خلاصه شود — اما فقط نکات برجسته، نه ضربه به ضربه کامل. این درخواست منطقی است و احتمالاً کمتر از آنچه فکر می‌کنید وقت‌گیر خواهد بود. (و این یک لطف بزرگ برای خودتان خواهد بود که به انبوه ایمیل‌ها بازنگردید، و یک لطف برای همکارانتان خواهد بود که اعتماد کنید در غیاب شما کارها را به خوبی اجرا می‌کنند.)
می‌خواهید سؤالی از خودتان ارسال کنید؟ آن را به alison@askamanager.org ارسال کنید.
