زمینه ارتباط خود را تنظیم کنید.

“آیا می توانم آن اسناد را تا ساعت ۵:۰۰ امروز دریافت کنم؟

اگر با لبخند صحبت شود، احتمالاً پاسخ “آره، مطمئنا” را به همراه خواهد داشت.

اگر خواننده شما روز خوبی را سپری می کند، او ممکن است پاسخ دهد، “مطمئناً، مشکلی وجود ندارد!”

اما اگر او احساس استرس یا گیجی می کند، یا اگر شما دچار آن شده اید تعاملات پرتنش در گذشته، او ممکن است واکنش بدی نشان دهد. شاید او فکر کند که شما سختگیر، بی ادب یا سرد هستید.

مشکل ایمیل: تا حد زیادی در ذهن خواننده وجود دارد. با این حال، ما به عنوان نویسندگان باید اطمینان حاصل کنیم که خوانندگان ایمیل های ما را به عنوان دوستانه و شاد.

چرا مدیریت ایمیل تن؟ به زمانی فکر کنید که ایمیلی دریافت کرده اید که لحن آن را سرد، عصبانی یا بی ادبانه تفسیر کرده اید. وقتی آن ایمیل را خواندید، چه احساسی نسبت به شخصی که آن را فرستاده بودید؟ آیا این لحن باعث می‌شود پیام شخص مورد نظر را بیشتر بپذیرید یا در برابر آن مقاومت بیشتری داشته باشید؟

حفظ لحن ایمیل دوستانه ضروری است زیرا تعیین می کند که آیا ذهن خواننده ما برای دریافت پیام ما باز می شود یا برای مقاومت در برابر ما بسته می شود. به عبارت دیگر، لحن نادرست پیام‌های ما را مخدوش می‌کند و اثربخشی ما را به عنوان ارتباط‌دهنده کاهش می‌دهد.

برای مدیریت مؤثرتر لحن ایمیل خود، سعی کنید این سه ابزار:

به زمانی فکر کنید که ایمیلی نوشتید که خواننده خود را آزرده خاطر کرد. آیا از واکنش آنها شگفت زده شدید؟ احتمالا نه. اگر ایمیل خود را دوباره خوانده بودید و تصور می‌کردید که خواننده شما آن را می‌خواند، می‌دانستید که آن را اصلاح کنید. بنابراین قبل از ارسال ایمیل خود را کمی مرور کنید. تصور کنید خواننده شما پیام شما را جذب می کند. آنها چه احساسی دارند؟

تحقیق نشان می دهد که لبخند زدن خلق و خوی شما را بهبود می بخشد. (همچنین باعث می شود جوان تر و لاغرتر به نظر برسید!) اگر دهان خود را آرام نگه دارید و لبخندی خفیف بزنید، نمی توانید یک ایمیل خفن بنویسید.

در همان زمان، خیلی خوشحال نباشید. در یک ایمیل تجاری، از چند علامت تعجب، متن‌هایی مانند OMG، ایموجی‌های بیش از حد، و هر متن یا علامت نقطه‌گذاری دیگری که شما را ساخارین جلوه می‌دهد اجتناب کنید. انرژی خوب شما باید واقعی باشد.

یک عبارت مقدماتی کوتاه مانند “امیدوارم از فصل لذت برده باشید” یا “به بازگشت از فصل خوش آمدید” تعطیلات شما،” به خواننده نشان می دهد که شما آنها را به عنوان یک انسان می بینید، نه یک چرخ دنده سودمند. شما قرار نیست پولیتزر را برای این بازی آغازین برنده شوید، اما این مهم نیست. فقط با یک نظر انسان دوستانه یخ را بشکنید.

اجازه دهید: همه ما دوست داریم از ما قدردانی شود. به همین دلیل است که ایمیل‌هایی که حاوی تشکر هستند، نسبت به ایمیل‌هایی که با یک «ارادتمند» ساده بسته می‌شوند، احتمالاً پاسخ بیشتری دریافت می‌کنند. Grammarly راههای مختلفی برای گفتن “متشکرم”، از جمله “متشکرم” فهرست کرده است. برای کمکتان، «از توجه شما متشکرم»، یا برای تأثیرگذاری قوی‌تر بر خواننده‌تان، «از تلاشی که برای اجرای برنامه امروز انجام دادید متشکرم». هر چه خاص بیشتری داشته باشید متشکرم، هرچه با اعتبار بیشتری مواجه شوید.