۷ نمونه‌های قالب ایمیل برای مشاغل
وقتی نوبت به راه اندازی یک کسب و کار موفق می رسد، ارتباط کلیدی است. ارتباط تجاری موثر نه تنها به وضوح نیاز دارد، بلکه به استفاده از فرمت های ایمیل و آداب مناسب نیز نیاز دارد. در این مقاله، ۷ نمونه فرمت ایمیل مختلف را برای کسب‌وکارها بررسی می‌کنیم تا به شما کمک کنیم شروع به ایجاد ایمیل‌های حرفه‌ای کنید که هر بار نتیجه می‌گیرند. بیایید شروع کنیم!
چرا یک فرمت ایمیل مناسب مهم است؟
ایمیل های حرفه ای با فرمت مناسب هستند مهم است که اطمینان حاصل شود که در مکاتبات خود به عنوان یک فرد حرفه ای و معتبر مواجه می شوید. این به انتقال پیام صحیح، ایجاد روابط خوب با مخاطبین و حفظ شهرت کمک می کند. یک ایمیل با قالب‌بندی مناسب همچنین می‌تواند به شفاف، سازماندهی و موضوعی بودن مکالمات کمک کند.
فرمت ایمیل رسمی چه تفاوتی با فرمت ایمیل غیررسمی دارد؟
یک قالب ایمیل رسمی معمولاً نسبت به فرمت ایمیل غیررسمی کمتر معمولی است. در یک ایمیل رسمی، باید از لحن حرفه ای تری استفاده کنید و از استفاده از انقباضات یا کلمات عامیانه خودداری کنید. همچنین به طور کلی باید از استفاده از شکلک ها در ایمیل رسمی خودداری کنید.
فرمت ایمیل تجاری مناسب چیست؟
نوشتن ایمیل تجاری از مجموعه خاصی از قراردادها پیروی می کند که آن را از سایر انواع نوشتن متمایز می کند. با پیروی از این قراردادها، یک تصور صیقلی و حرفه ای ایجاد می کنید که توسط گیرندگان شما قدردانی خواهد شد. بیایید نگاهی به قالب مناسب ایمیل تجاری و چند نکته برای اطمینان از اینکه ایمیل‌های شما به خوبی نوشته شده و مؤثر هستند، بیاندازیم.
۱ . آدرس ایمیل حرفه ای
آدرس ایمیل شما باید حرفه ای باشد و به راحتی قابل یادآوری باشد. از استفاده از نام مستعار یا سایر آدرس های غیرحرفه ای خودداری کنید. شما می توانید یک آدرس ایمیل جداگانه ایجاد کنید که فقط برای مکاتبات تجاری استفاده می کنید. اگر کسب و کار شما وب سایت دارد، آدرس ایمیل شما باید شامل نام دامنه شرکت شما باشد.
۲٫ خط موضوع
خطوط موضوع باید واضح، مختصر و دقیق باشد. در صورت امکان از کلمات عملی مانند «اقدام لازم است» یا «اعلان مهم» استفاده کنید. خط موضوع همچنین می تواند به گیرنده شما کمک کند تا هدف ایمیل را سریع تشخیص دهد. مطمئن شوید که از خطوط موضوعی عمومی مانند «سلام» یا «سلام» و همچنین هرزنامه احتمالی مانند «رایگان» یا «تبلیغ» اجتناب کنید.
۳٫ باز کردن ایمیل
باز کردن شما باید واضح و حرفه ای باشد. با تبریکی مانند «عزیز» و سپس نام گیرنده شروع کنید. اگر شخص را به خوبی می شناسید، می توانید از نام کوچک او استفاده کنید. در غیر این صورت، به یک سلام رسمی تر پایبند باشید. خط آغازین نیز باید مؤدبانه و صمیمانه باشد، مانند “امیدوارم این ایمیل شما را خوب پیدا کند.”
۴٫ متن ایمیل
متن ایمیل شما باید مختصر و منظم باشد. محتوا را به پاراگراف هایی تقسیم کنید که هر کدام موضوع یا ایده خاص خود را دارند. در صورت لزوم از زبان فعالی مانند «پیشنهاد می‌کنم» یا «ما توصیه می‌کنیم» استفاده کنید و از استفاده از کلمات یا عبارات طولانی خودداری کنید. اجتناب از زبان بیش از حد معمولی مانند زبان عامیانه یا اختصارات نیز مهم است.
۵٫ نتیجه‌گیری ایمیل
یک نتیجه‌گیری مؤثر برای ایمیل شما باید نکات اصلی پیام شما را خلاصه کند و شامل یک تماس برای اقدام مانند «لطفاً به من اطلاع دهید». اگر سوالی دارید” در صورت لزوم. نتیجه گیری ایمیل خود را مختصر، مودبانه و حرفه ای نگه دارید. همچنین می‌تواند به درج سلام پایانی یا بیانیه دیگری کمک کند.
۶٫ ثبت نام ایمیل
خروج از ایمیل شما باید مؤدبانه و حرفه ای باشد. مثال‌های رایج عبارتند از: «با احترام»، «متشکرم» یا «با احترام». در صورت لزوم، می‌توانید امضایی همراه با اطلاعات تماس نیز وارد کنید.
۷٫ امضای ایمیل
امضای ایمیل شما باید شامل نام کامل، عنوان شغلی، نام شرکت و اطلاعات تماس شما باشد. همچنین اگر می‌خواهید امضای خود را شخصی‌تر کنید، می‌توانید یک هد شات یا نشان‌واره اضافه کنید.
حرفه‌ای نکات قالب ایمیل
ایمیل های تجاری باید از یک قالب ایمیل استاندارد و حرفه ای پیروی کنند تا اطمینان حاصل شود که پیام های شما شفاف و سازماندهی شده است. در اینجا چند نکته اضافی برای ایجاد ایمیل های تجاری موثر وجود دارد:
با یک موضوع جذاب و مرتبط شروع کنید
هنگام نوشتن یک ایمیل حرفه ای، موضوع شما باید واضح و مختصر باشد تا اطمینان حاصل شود که گیرنده هدف ایمیل را می داند. همچنین می‌تواند به استفاده از کلمات اکشن در خط موضوع خود برای جلب توجه کمک کند.
ایمیل خود را شخصی کنید
هنگام نوشتن ایمیل حرفه ای، ایمیل خود را با نام گیرنده، عنوان شغل یا شرکت شخصی سازی کنید. نام می تواند به ایجاد ارتباط معنادارتر با گیرنده شما کمک کند. این امر مخصوصاً در مورد ایمیل‌هایی که برای چندین نفر ارسال می‌شوند صادق است.
ایمیل‌ها را مختصر و دقیق نگه دارید
ایمیل های تجاری باید مختصر و دقیق باشند. از استفاده از کلمات یا عبارات طولانی خودداری کنید و از جزئیات غیرضروری که ممکن است خواننده شما را سردرگم کند اجتناب کنید. همچنین باید ایمیل‌ها را در صورت امکان کوتاه نگه دارید و هدف آن بیشتر از دو یا سه پاراگراف نباشد.
ایمیل خود را برای خواندن آسان کنید.
هنگام نوشتن یک ایمیل تجاری، از زبان فعال و جملات کوتاه استفاده کنید. شما همچنین باید محتوا را به پاراگراف تقسیم کنید تا خواننده خود را آسان تر کند. از استفاده از اصطلاحات تخصصی یا اصطلاحات فنی خودداری کنید و از نکات مهم برای آسان‌تر یافتن سریع نکات کلیدی برای خواننده خود استفاده کنید.
خودداری کنید. از استفاده از عامیانه، انقباضات، یا شکلک‌ها
ایمیل‌های تجاری باید حرفه‌ای باشند و به این ترتیب، عامیانه، انقباض‌ها و شکلک‌ها معمولاً مناسب نیستند. . از استفاده از آنها خودداری کنید مگر اینکه مطمئن باشید توسط گیرنده شما سوء تفاهم نخواهد شد. از کلمات عامیانه مانند LOL خودداری کنید و از شکلک ها کم استفاده کنید. انقباضاتی که باید از آنها اجتناب کرد عبارتند از: «نمی‌توان»، «نمی‌خواهد» و «نباید».
از تون آگاه باشید
لحن ایمیل شما باید منعکس کننده نوع مکالمه شما باشد. کلمات خود را با دقت انتخاب کنید و از این که عصبانی، پرخاشگرانه یا طعنه آمیز نباشید. مهم است که مودب و حرفه ای باشید، حتی اگر ایمیل حاوی اطلاعات منفی باشد.
مهربان، مؤدب و سپاسگزار باشید
ایمیل های شما باید همیشه مؤدبانه و صمیمی باشد. از کلماتی مانند «لطفا»، «متشکرم» و «مهربانانه» در پیام های خود برای نشان دادن احترام استفاده کنید. همچنین باید قدردان زمان و تلاش آن شخص باشید، به خصوص اگر در کاری به شما کمک می‌کند.
برونگرا و پرانرژی باشید. و دوست داشتنی
هنگام نوشتن یک ایمیل تجاری، مهم است که برونگرا و پرانرژی باشید. از کلمات مثبتی استفاده کنید که نشان دهنده اشتیاق است و حتما اطلاعات تماس خود را درج کنید تا گیرنده شما بتواند به راحتی شما را دنبال کند.
نکاتی را از مکالمه قبلی خود ذکر کنید
اگر ایمیل شما پاسخی به چیزی است که گیرنده قبلاً گفته یا خواسته است، حتماً نکات خاصی از مکالمه قبلی شما این به گیرنده شما نشان می دهد که به افکار و نگرانی های او توجه کرده اید. همچنین به تازه کردن حافظه گیرنده شما کمک می کند و درک آنچه شما می گویید را برای او آسان تر می کند.
پایان دادن به یک فراخوان برای اقدام
هنگامی که ایمیل حرفه ای خود را به پایان می رسانید، مطمئن شوید فراخوانی برای اقدام ممکن است از گیرنده نظر، ورودی یا بازخوردش در مورد چیزی که در ایمیل خود ذکر کرده اید بپرسید. همچنین می تواند دعوت از آنها برای انجام یک اقدام خاص باشد. هر چه که باشد، مطمئن شوید که تماس شما برای اقدام واضح و برای گیرنده شما آسان است.
از یک ایمیل حرفه ای استفاده کنید. signature
همانطور که قبلاً ذکر شد، امضای ایمیل شما باید شامل نام، عنوان شغلی و اطلاعات تماس و همچنین یک عکس یا لوگو باشد. پسندیدن. این به ایجاد یک تصور حرفه‌ای‌تر با گیرنده‌تان کمک می‌کند، که هنگام ارسال ایمیل‌های تجاری مهم است. علاوه بر این، باید یک سلب مسئولیت حرفه ای در امضای ایمیل خود برای حفظ حریم خصوصی و اهداف قانونی در نظر بگیرید. این به محافظت از شما و گیرنده شما کمک می‌کند.
یک نامه حمایتی یا فایل مرتبط دیگر را پیوست کنید.
اگر مدارک مرتبطی برای اضافه کردن به ایمیل‌های خود دارید، مانند یک نامه یا رزومه، حتماً آنها را پیوست کنید. این به شما کمک می کند نشان دهید که ابتکار عمل را به دست می گیرید و فعال هستید. فقط به یاد داشته باشید که قبل از ارسال، مطمئن شوید که پیوست‌هایتان بدون ویروس هستند.
ایمیل‌ها را قبل از ارسال با دقت تصحیح کنید
قبل از ارسال یک ایمیل تجاری، بهتر است آن را برای اشتباهات گرامری، املایی و نقطه گذاری تصحیح کنید. به هر دستورالعمل یا درخواستی که در ایمیل اضافه می کنید توجه ویژه ای داشته باشید، زیرا مهم است که دقیق و واضح باشند. گاهی اوقات خواندن ایمیل قبل از ارسال با صدای بلند برای خود کمک می‌کند، زیرا این کار می‌تواند به شما کمک کند هر گونه خطا را پیدا کنید.
به همه ایمیل‌ها به سرعت پاسخ دهید
در حالی که لزوماً اینطور نیست در عرض چند دقیقه انجام می شود، شما باید تمام تلاش خود را بکنید تا به سرعت به همه ایمیل ها پاسخ دهید. این به گیرنده نشان می دهد که شما به وقت او احترام می گذارید و برای ورودی هایش ارزش قائل هستید. انجام این کار همچنین به ایجاد روابط کاری قوی با همکاران و مشتریان شما کمک می کند.
چگونه انجام دهید. شما یک ایمیل حرفه‌ای راه‌اندازی می‌کنید؟
یک ایمیل حرفه‌ای باید هدف مشخصی داشته باشد و عاری از هرگونه خطای دستوری یا املایی باشد.
اولین قدم تعیین هدف ایمیل است. آیا سعی می کنید جلسه ای ترتیب دهید، خود را به یک مشتری بالقوه معرفی کنید، یا از کسی برای کسب و کارش تشکر کنید؟
وقتی هدف ایمیل را فهمیدید، می توانید شروع به ساخت پیام خود کنید. زبان خود را مختصر و واضح نگه دارید و از هرگونه زبان عامیانه یا غیررسمی پرهیز کنید.
همچنین مهم است که ایمیل خود را قبل از ارسال تصحیح کنید تا اشتباهات تایپی یا اشتباهی مشاهده شود. اگر وقت بگذارید و ایمیل حرفه ای خود را با دقت ایجاد کنید، مطمئناً تأثیر بسیار خوبی خواهید داشت.
چهار بخش یک ایمیل رسمی چیست؟
چهار بخش یک ایمیل ایمیل رسمی عبارتند از خط موضوع، سلام، متن پیام و امضا.
خط موضوع باید مختصر و دقیق باشد. این باید به خواننده ایده بدهد که ایمیل درباره چیست.
درود یا سلام باید خواننده را با نام یا عنوان شغلی مخاطب خطاب کند. متن پیام جایی است که ایمیل خود را می نویسید. حتماً قبل از ارسال پیام خود را تصحیح کنید.
امضا نام، عنوان شغل و اطلاعات تماس شما است. این به گیرنده اجازه می‌دهد بداند با چه کسی صحبت می‌کند و چگونه می‌تواند با شما در تماس باشد.
تصویر: Envato Elements
