نحوه یادآوری ایمیل در Outlook: گام به گام
راهنما
همه ما هم مثل بقیه، داستان های ایمیل شرم آور را داریم. شاید برای شما این سوال پیش آمده باشد که چگونه ایمیلی را در Outlook پس از ارسال پیام به شخص نامناسب، فراموش کردن پیوست کردن پیوست، ارسال یک ایمیل توهین آمیز، یا اشتباه تایپی احمقانه به خاطر بیاورید. اینها تنها چند نمونه از اشتباهات ایمیلی هستند که بسیاری از ما دوست داریم به محض اینکه متوجه آنها شدیم آنها را تصحیح کنیم، و توانایی یادآوری ایمیل راهی برای انجام این کار فراهم می کند.
در این مقاله، ما در مورد نحوه استفاده موثر از این ویژگی و موارد دیگر بیشتر خواهیم آموخت.
وقتی یک ایمیل را به خاطر می آورید به چه معناست؟< span class="ez-toc-section-end"/>
وقتی ایمیلی را به خاطر می آورید، به این معنی است که اقدامات پیشگیرانه ای انجام می دهید تا مطمئن شوید پیام به دست گیرندگان نمی رسد. یادآوری یک ایمیل به شما این فرصت را می دهد که از رسیدن یک پیام مهم یا محرمانه به دست افراد نادرست جلوگیری کنید یا به سادگی یک اشتباه را قبل از اینکه خیلی دیر شود لغو کنید. این فرآیند بر اساس ارائه دهنده خدمات ایمیل متفاوت است. بنابراین نحوه فراخوانی ایمیل در Outlook ممکن است متفاوت از نحوه فراخوانی یک ایمیل باشد. ایمیل در جیمیل.
در اینجا یک کلمه کوتاه توسط کوین استراتور در مورد “چگونه ایمیل را در Outlook به یاد آوریم | اگر می‌خواهید از طریق ویدیو یاد بگیرید، لغو ارسال هر ایمیل را لغو کنید. این یک قطعه همراه خوب برای این مقاله است.
نیازها برای فراخوانی ایمیل ارسال شده در Outlook
شما و گیرنده شما باید یک حساب ایمیل Microsoft 365 یا Microsoft Exchange در یک سازمان داشته باشید تا ایمیل ارسال شده را در Outlook به یاد بیاورید.
بنابراین شما نمی توانید پیام ارسال شده به Gmail، Yahoo یا هر سرویس گیرنده ایمیل دیگری را به یاد بیاورید. Outlook on the Web این ویژگی را ندارد که یک ایمیل را به خاطر بیاورد.
پیام‌هایی که توسط حفاظت اطلاعات Azure محافظت می‌شوند قابل فراخوانی نیستند. همچنین باید توجه داشته باشید که نمی‌توانید پیام‌هایی را که توسط گیرندگان شما باز شده است را به خاطر بیاورید.
راهنمای سریع برای فراخوانی ایمیل در Outlook
- Outlook را باز کنید > به موارد ارسال شده بروید > روی پیام کلیک کنید. قوی> > عملکردها > یادآوری این پیام.
- برای تأیید پیام فراخوانی شده، علامت به من بگویید آیا فراخوانی موفق یا ناموفق است را علامت بزنید. جعبه علامت گیرنده.
- شما به ایمیل سرور Exchange نیاز دارید و هم شما و هم گیرنده باید از Outlook استفاده کنید تا این فرآیند کار کند.
<نحوه فراخوانی ایمیل Outlook
در زیر یک فرآیند گام به گام برای یادآوری ایمیل است:
مرحله ۱ – ایمیل را در Outlook برای فراخوانی پیام انتخاب کنید
Microsoft Outlook خود را باز کنید و به موارد ارسال شده بروید ایمیلی را که می خواهید به خاطر بسپارید انتخاب کنید.
مرحله ۲ – فراخوان پیام
در ناحیه نوار، تب Actions را با گزینه Recall This Message خواهید دید.
اگر نوار ساده شده ای دارید، ممکن است برگه Actions را در آنجا نبینید. در این صورت، پیام ارسال شده ای را که می خواهید به خاطر بیاورید باز کنید و روی سه نقطه در سمت راست بالای نوار کلیک کنید. تب Actions را در منوی کشویی پیدا خواهید کرد.
وقتی برگه Actions را انتخاب می‌کنید، گزینه‌ای برای Recall This Message در سمت راست ظاهر می‌شود.
مرحله ۳ – حذف کپی های خوانده نشده جدید و حذف کپی های خوانده نشده جدید class=”ez-toc-section-end”/>
وقتی روی گزینه Recall This Message کلیک می کنید، یک پنجره Outlook جدید ظاهر می شود. شما دو گزینه برای فراخوانی پیام خود دارید:
- حذف کپی های خوانده نشده این پیام
- حذف کپی های خوانده نشده و جایگزینی آنها با یک پیام جدید< /li>
گزینه مورد نظر خود را انتخاب کنید. در صورتی که می‌خواهید بدانید که فراخوان موفقیت‌آمیز است یا ناموفق، کادر مربوط به فراخوان موفق یا ناموفق را علامت بزنید.
برای فراخوانی پیام، روی دکمه Ok کلیک کنید.
مرحله ۴ – پیام های فراخوان شده را تأیید کنید
یک تأییدیه بر روی صفحه نمایش دریافت می کنید تا به شما اطلاع دهد که پیامی را به خاطر آورده اید.
اگر پیام با موفقیت فراخوانی شود، یک اعلان دریافت خواهید کرد.< /p>
یادآوری یک پیام در Outlook در وب
Outlook در وب گزینه فراخوانی برای موارد ارسالی ندارد. اما می‌توانید ارسال را ظرف ۱۰ ثانیه لغو کنید.
در اینجا نحوه انجام این کار آمده است:
مرحله ۱ – مشاهده همه تنظیمات Outlook
روی نماد دندانه دار در Outlook در وب کلیک کنید و به منوی View All Outlook Settings بروید.< /p>
مرحله ۲ – تنظیم واگرد ارسال لغو دوره
به قسمت Compose and Reply بروید و در لیست کشویی اسکرول کنید تا تب Undo send را پیدا کنید. دوره لغو را روی ۱۰ ثانیه تنظیم کنید.
در حال حاضر، نمی توانید دوره لغو بیش از ۱۰ ثانیه داشته باشید.
مرحله ۳ – لغو دکمه ارسال
یک ایمیل در Outlook در وب بنویسید و آن را ارسال کنید. در پایین صفحه ایمیل، پنجره بازشو ارسال را با گزینه واگرد خواهید دید.
برای توقف ارسال پیام، روی دکمه واگرد کلیک کنید.
گزینه های جایگزین برای فراخوانی ایمیل ارسالی Outlook
اگر نمی توانید استفاده کنید ویژگی فراخوانی در Outlook، موارد زیر چند گزینه جایگزین برای فراخوانی پیام ارسال شده Outlook هستند:
ارسال یک ایمیل عذرخواهی صادقانه< span class="ez-toc-section-end"/>
اشتباه کردن فقط انسان است. اگر به زودی متوجه اشتباه خود شدید، بهترین گزینه ارسال یک ایمیل عذرخواهی صادقانه است. حتماً با جزئیات توضیح دهید که چرا عذرخواهی می کنید و چگونه مطمئن خواهید شد که در آینده این اتفاق نمی افتد. همچنین می‌توانید برای حل مشکلات یا مشکلاتی که ممکن است به دلیل اشتباه شما ایجاد شده باشد، کمک کنید.
درخواست مکالمه بعدی
اگر فکر می کنید بهتر است به صورت حضوری یا تلفنی به وضعیت رسیدگی کنید، می توانید درخواست فالو کنید. مکالمه بالا این به شما این فرصت را می دهد که وضعیت را توضیح دهید و از طریق تلفن یا حضوری عذرخواهی کنید.
تأخیر ارسال ایمیل های Outlook شما< span class="ez-toc-section-end"/>
چند فاکتور سرنوشت درخواست فراخوان را تعیین می کند. در بسیاری از مواقع، فراخوانی ایمیل با شکست مواجه می‌شود.
یک جایگزین مطمئن، تأخیر در ارسال ایمیل‌های Outlook است. این به شما زمان کافی می‌دهد تا بعداً پیام ایمیل خود را بررسی کنید تا بررسی کنید که آیا همه چیز درست است یا خیر.
در اینجا نحوه به تعویق انداختن تحویل ایمیل‌های خود در Outlook آمده است:
مرحله ۱ – مدیریت قوانین و هشدارها
روی سه نقطه کلیک کنید در گوشه سمت راست روبان خود، سپس روی Rules قرار دهید. روی تب Manage Rules & Alerts کلیک کنید.
مرحله ۲ – اعمال قوانین جدید
بر روی برگه قانون جدید کلیک کنید پاپ آپ قوانین و هشدارها یک پنجره Rules Wizard جدید باز خواهد شد. قانون اعمال را در برگه پیام هایی که می فرستم انتخاب کنید و روی دکمه بعدی کلیک کنید.
Step 3 – تأیید استفاده از قوانین
اکنون، جادوگر قوانین از شما می پرسد که کدام شرایط را می خواهید بررسی کنید؟
چیزی را بررسی نکنید و روی بعدی کلیک کنید. یک صفحه تأیید ظاهر می شود که بیان می کند این قانون برای هر پیامی که ارسال می کنید اعمال می شود. روی بله کلیک کنید.
مرحله ۴ – به تعویق انداختن تحویل
یک پنجره جدید Rules Wizard باز می شود و از شما می پرسد که می خواهید با پیام چه کاری انجام دهید. برای به تعویق انداختن جعبه تحویل را علامت بزنید و شرح قانون را ویرایش کنید تا دقایقی را انتخاب کنید که می‌خواهید ارسال ایمیل‌ها را به تأخیر بیندازید.
مرحله ۵ – نامگذاری و روشن کردن قانون
روی دکمه Next کلیک کنید و یک پنجره جدید باز می شود که به شما امکان می دهد یک استثنا برای این قانون ایجاد کنید. علامت هر کادر را بردارید و روی دکمه بعدی کلیک کنید.
In the new Rules Wizard window, you can give a name to this rule. Click on the Finish button. And apply the rule.
Now, if you send an email, Outlook will delay delivery by 5 minutes. The email will stay in the Outbox for this period, and you can make any change to the email and send it again.
How to Recall an Outlook Email by Adding a Delay
A delay can be added to emails you don’t want to send out immediately for whatever reason. If you need to recall an email with an added delay, then follow these steps.
Step 1 – Open Outlook
After opening Outlook, click File at the top-left corner.
Step 2 – Manage Rules & Alerts
After clicking on the three dots at the top right corner, hover over Rules and click on Manage Rules & Alerts.
Step 3 – Select New Rule
You’ll see a window popup that will allow you to set different rules. Select New Rule.
Step 4 – Apply Rule
A new window will pop up over the old one with many options to choose from. Click on Apply rule on messages I send then on Next.
Step 5 – Set Desired Delay
At this point, you’ll see various conditions you can choose from, but leave them as-is and click on Next. Then click Yes on the confirmation screen. Click the checkbox next to defer delivery by a number of minutes to activate it. Click the link within the sentence and set your desired delay.
Step 6 – Add Exceptions if Needed
During this step, you’ll be able to add exceptions. If any of them will benefit you in any way, select them. Otherwise, click Next.
Step 7 – Name Your Rule
During this last step, you can name your rule. After naming it, click Finish and your new rule will be saved and activated.
How to Find Out if Your Email Recall Has Been Successful
When an email has been successfully recalled in Outlook, you are able to easily tell because it’ll have a recall success note at the beginning of the email’s subject line.
Variations Between Different Versions of Outlook
Overall, most of the services offered by Microsoft are not very different and offer similar options. While this guide was made for the latest version of Outlook, you can follow along and may still find the recall option as long as you use the guide as a general outline. If you can’t find this option in your version of Outlook, it may not be supported.
Why Does My Email Recall Not Work?
Here are a few possible reasons why your email recall doesn’t work:
- You and the recipient doesn’t have Microsoft 365 or Microsoft Exchange email account in the same organization
- Your recipient has opened the message already
- The message is redirected to another folder by the recipient or due to any Outlook rule
Is recalling an email in different versions of Outlook the same?
Yes, recalling an email in different versions of Outlook is the same. However, for Outlook 2007, some options have slightly different names. If you choose to recall an email in Outlook 2007, you will be given the option to “delete unread copies” instead of “recall this message.” Outlook 2010 and Outlook 2013 both give you the option to “recall this message.”
Does the Recipient Know if You Recall an Email in Microsoft Outlook?
Yes, the recipient will know if you recall an email in Outlook.
How long does it take to see if a recall succeeds on Outlook?
It can take a few seconds to several minutes to see if a recall succeeds on Outlook. The amount of time it takes to process a recall request depends on the size of the email and how many recipients are included. If you’re sending a large message, it can take longer to recall. Additionally, if there are a lot of recipients, Outlook may need to process the recall request for each one, which can also increase the amount of time it takes to see if a recall was successful or not.
Is there a deadline for recalling emails in Outlook?
No, there is no deadline for recalling emails in Outlook. For a recall attempt to succeed in Outlook, the recipient must not open the email. Unfortunately, this means that there is no guarantee that a recipient won’t open the email before the recall attempt is made. However, it’s still worth trying to recall an email if you made a mistake or need to update the content.
Conclusion
Outlook is an incredibly powerful email tool, but it can be even more useful when you research Outlook productivity tips and know how to use its features to your advantage. With the ability to recall emails, you can ensure that you never send a message that you’ll regret. And while Outlook doesn’t automatically process requests to recall messages, by following the simple steps in this guide, you’ll be able to manually start using this handy feature right away.
And while Outlook’s recall feature isn’t perfect, it can still be a lifesaver especially when you can’t unsend an email. To avoid even having to use the recall feature, practice good email etiquette and review messages before you hit “Send” so that you can avoid embarrassing or costly mistakes.
How Do I Recall a Message in Outlook Without a Tab?
Recalling a message in Outlook without a tab is very simple. All you need to do is click on File and then click on Account Settings. Next, navigate to Email and look for Type options. After making sure it says “Microsoft Exchange/Office 365” account, you’ll see the recall option as long as all features are enabled.
How Do I See Recalls in Outlook?
To check the status of a recall, simply open the Sent folder, click on the specific email you recalled, and then click on the Tracking button in the bar. Repeat this process for each email you want to check the recall message status on.
How Do I Recall an Email in Outlook After 1 Hour?
You can recall a message in Outlook, as long as the sent email hasn’t been opened by the recipient yet. In this case, all you have to do is go to Message, then Actions, and click Recall This Message. When the popup menu appears, select your desired option to send your recall message request.
Can You Recall an Email Already Sent?
Yes, you can. To do so, simply open Outlook and go into Sent Items. You’ll then click the email you’d like to recall, select Actions, then click Recall This Message. However, as mentioned above, if the recipient has already opened the email you sent them, then you won’t be able to recall it.
How to Make a Mailing List in Outlook?
Here is how to make a mailing list in Outlook. Go to Home then select New Items > More Items > Contact Group. Next, within Contact Group select Add Members > From Outlook Contacts. Then select a contact from your list and add them to the group by selecting Members. You can add additional members as needed. Remember that when emailing a mailing list, email etiquette is important. Check out these email greeting examples to help craft the perfect message.
Image: Depositphotos
کسب و کار
