راهنمای صفر تا صد مدیریت فرایند کسب و کار (bpm)
ارائه محصولات و خدمات باکیفیت، داشتن کارکنان پایدار و کسب درآمد و سود بالا، نتایج یک سیستم کارآمد است. افراد چنین سیستمی را به وجود نمی‌آورد، بلکه یک سیستم قوی سبب کسب چنین نتایج درخشانی می‌شود. متأسفانه اکثر صاحبان مشاغل وقت خود را صرف مقابله با نتایج ناخوشایندی می‌کنند که از سیستم‌های پنهان و مدیریت نشده ناشی می‌شود. بنابراین مدیریت فرایند کسب و کار می تواند بسیار کمک کننده باشد.
سازمان شما فرایندهای هماهنگی و همسویی منابع، فناوری و ساختارهای پشتیبانی را طی می‌کند تا بتواند استراتژی‌های تجاری شما را اجرا کند و مزیت‌های رقابتی به دست آورد. اما برای رسیدن به این هدف، فرایندها باید بر اساس شیوه کار و اهداف سازمان شما بهینه شوند. تعداد فزاینده‌ای از (BPM) برای بهبود مؤثر استفاده می‌کنند.
اگر صاحب یک کسب و کار هستید یا در نظر دارید یک کسب و کار موفق را از یک کارمند راه‌اندازی کنید، حتماً این مقاله را مطالعه کنید.
در این مقاله تلاش کردیم از صفر تا صد مدیریت فرایند کسب و کار را توضیح دهیم.
مدیریت فرایند کسب و کار چیست؟
شاید لازم باشد در ابتدا اشاره‌ای به تعریف کسب و کار و اینکه بیزینس چیست کنیم. بیزینس یا کسب و کار، به معنای سازمان یا سیستم اقتصادی است که در آن افراد در ازای دریافت ارزشی مانند پول، کالاها و خدمات خود را با یکدیگر مبادله می‌کنند. هر کسب و کاری به‌نوعی سرمایه‌گذاری برای کسب سود، از طریق فروش خدمات خود به مشتریان دارد. سرمایه‌گذاری تجاری می‌تواند به‌صورت خصوصی یا عمومی انجام شود.
حال اینکه (BPM) Business Process Management در واقع مجموعه‌ای از فعالیت‌ها است که توسط یک گروه مشارکتی به‌منظور دستیابی به یک هدف مشترک اجرا می‌شود. این فعالیت‌ها به‌منظور دستیابی به اهداف تجاری طراحی و اجرا می‌شوند. این فرایند شامل تعدادی کار است که با هم ارزش موردنظر را به مشتری ارائه می‌کنند.
اهمیت مدیریت فرایند کسب و کار چیست؟
در دنیای رقابتی امروز، هر کسب و کاری باید تاحدامکان کارآمد باشد تا بتواند بقا و شکوفا شود.
تأکید بر استفاده از فرایندهای دستی سنتی باعث می‌شود که صاحبان مشاغل وقت و هزینه خود را برای عناصر غیرضروری کسب و کار خود هدر دهند. اینجاست که BPM وارد عمل می‌شود.
بوم کسب و کار یک ابزار مدیریت استراتژیک است که به شما کمک می‌کند ایده کسب و کار خود را تجسم و ارزیابی کنید.
عناصر چرخه مدیریت فرایندهای کسب و کار چیست؟
مهم‌ترین هدف bpm، مکانیزه‌کردن کسب و کار است. اما نباید گرفتار این اشتباه رایج شویم و فکر کنیم که تنها هدف و کاربرد آن تبدیل‌شدن به یک ماشین است. سیستم مدیریت فرایند کسب و کار، در واقع یک‌چرخه در حال تکرار است و شامل مراحل مختلفی است که عناصر چرخه bpm را تشکیل می‌دهند. حال به بررسی هر کدام می‌پردازیم:
طراحی
طراحی فرایند شامل شناسایی فرایندهای موجود و تعریف وضعیت آینده (To-be) فرایندها است. محدوده طراحی فرایند شامل تعریف مراحل کار، هشدارها، سرعت فرایند بهینه، استانداردها، توافق سطح خدمات (SLA)، مکانیسم تفویض کار و تعریف شاخص‌های ارزیابی عملکرد کلیدی است.
مدل‌سازی
فرایند باید به‌گونه‌ای تجسم شود که همه ذی‌نفعان درک مشترکی از آن داشته باشند. استانداردهای مختلفی برای مدل‌سازی فرایند وجود دارد. اما bpm زبان مدل‌سازی BPMN را برای این منظور پیشنهاد می‌کند. این زبان در عین سادگی و قابل‌فهم بودن، به‌قدری جامع است که می‌تواند تمامی فرایندهای تجاری را الگوبرداری کند. این یک پیش‌نیاز برای دستیابی به درک صحیح و یکنواخت از فرایندهای طراحی است.
اجرا
پس از مدل‌سازی فرایند، باید در سازمان عملیاتی شود. این فرایند می‌تواند در ابعاد کوچک سازمان اجرایی انجام شود تا آثار آن به طور کامل مشخص شود و در صورت اخذ تأییدیه‌های لازم در سراسر سازمان منتشر شود. طبیعتاً مدیریت فرایند کسب و کار اجرای یک فرایند نرم‌افزاری را پیشنهاد می‌کند. اما این امکان وجود دارد که فرایند را بدون توجه به مسائل فناوری اطلاعات در یک مجموعه عملیاتی کنیم.
نظارت، پایش و کنترل
در این مرحله، صاحبان فرایند یا مدیران سازمان، فرایند را بر اساس معیارها و شاخص عملکرد کلیدی (KPI) مشخص شده در مرحله طراحی فرایند بررسی می‌کنند تا از نقاط بهبود و مشکلات عملیاتی فرایند آگاه شوند.
بهینه‌سازی
باتوجه‌به تحلیل‌هایی که در مرحله کنترل فرایند صورت می‌گیرد، تغییرات موردنیاز برای حل مشکلات و بهبود فرایند شناسایی می‌شود. این بهینه‌سازی می‌تواند در سطح فرایند، قوانین تجاری و حتی فرم‌های اطلاعات فرایند باشد.
مزایای مدیریت فرایند کسب و کار چیست؟
(BPM) راهی برای ساختاردهی فعالیت‌های تجاری شماست تا بتوانید به اهداف خود برسید، عملکرد خود را بهبود بخشید و ارزش سازمان خود را افزایش دهید. این می‌تواند به معنای درآمد و رشد بیشتر برای سازمان‌ها و همچنین افزایش سرعت و کارایی برای سازمان‌های دولتی باشد. در درازمدت، BPM با بهبود انعطاف‌پذیری سازمانی به ایجاد مزیت رقابتی کمک می‌کند. فناوری BPM می‌تواند بدون توجه به هدف سازمان (چه خصوصی یا عمومی) آن را کارآمدتر، سریع‌تر و موفق‌تر کند.
با این تعاریف مزایای BPM عبارت‌اند از:
افزایش سرعت و چابکی سازمانی
سیستم مدیریت فرایند کسب و کار همه واحدهای سازمانی را در یک زنجیره به هم متصل می‌کند. محیط داخلی و خارجی سازمان دائماً در حال تغییر است. به‌کارگیری فرایند مدیریت کسب و کار در سازمان‌ها باعث می‌شود که هر تغییر بزرگ یا کوچک در سازمان به‌سرعت پاسخ داده شود. اگر چیزی نیاز به تغییر داشته باشد، با این فرایند به‌سرعت و به‌درستی انجام می‌شود.
افزایش رضایت مشتری
BPM به شما کمک می‌کند تا مشکلات را در فرایند کسب و کار خود شناسایی و برطرف کنید که در نهایت منجر به کسب و کار روان‌تر و مشتریان راضی‌تر می‌شود. اگر به دنبال استفاده از فناوری‌های دیجیتالی مانند هوش مصنوعی و اتوماسیون برای بیزینس خود هستید، در اجرای این فناوری‌ها و ادغام آنها در فرایندهای موجود، BPM می‌تواند کمک بزرگی برای شما باشد.
افزایش رضایت کارکنان
استفاده از مزایای فرایند مدیریت کسب و کار به کارکنان سازمان کمک می‌کند تا سطح بالای عملکرد و سودآوری را در سازمان تاحدامکان افزایش دهند.
اگر سیستم مدیریت فرایند کسب و کار مدیریت در یک سازمان به‌موقع مورداستفاده قرار گیرد، اکثر خطاها و اشتباهات پرسنل به حداقل می‌رسد.
کاهش هزینه‌ها و افزایش درامد
با بهبود بهره‌وری سازمانی و تصمیم‌گیری هوشمندانه بر اساس تجزیه‌وتحلیل داده‌ها، هزینه‌ها کمتر می‌شوند.
فرایندهای خودکار شده توسط Business Process Management سریع‌تر از فرایندهای دستی هستند. زیرا آنها کمتر به کمک‌های انسانی متکی هستند. این به طور مستقیم بر ارائه خدمات باارزش افزوده بیشتر و قیمت‌های پایین‌تر (مانند ارائه پیشنهادها شخصی به مشتریان) تأثیر می‌گذارد.
کسب تجربه و مهارت
یکی دیگر از مزایای استفاده از مدیریت فرایند کسب و کار این است که تغییرات سازمان‌ها باتوجه‌به تجربه و مهارت به‌موقع پاسخ داده می‌شود. این تغییرات در سازمان‌ها به دلایل مختلفی از جمله تغییر در قوانین اساسی، تقاضا، نیازهای بازار و پیدایش روش‌های جدید و به‌روز انجام می‌شود.
با استفاده از فرایند مدیریت کسب و کار، تمامی کارها در سازمان طبق اصول و برنامه منظم انجام می‌شود. نیازی به طراحی مجدد نقشه نیست. با کمک BPM می‌توان موقعیت‌ها و پاسخ‌های استثنایی را تعریف کرد. اطمینان و اعتماد کامل را می‌توان از مدیریت صحیح و یکسان فرایندها به دست آورد.
ثبات و بهبود مستمر فرایندها
با استفاده از (Business Process Management)، هر تغییری در بخش‌های سازمان اتفاق می‌افتد، سازمان خود را با آن تطبیق و تطبیق می‌دهد و سعی در بهبود و بهبود دارد. این انطباق بر اساس کاربرد فرایند کسب و کار باعث می‌شود که سازمان به نتایج ایدئال و بهتری دست یابد.
حفظ و کنترل نظارت مدیریتی در فرایند کسب و کار مدیریتی در انطباق و انطباق سازمان با تغییرات بسیار مهم و قابل‌توجه خواهد بود.
افزایش کارایی و کاهش ریسک
با استفاده از فرایند مدیریت کسب و کار، فرایندها و وظایف غیرضروری و نادرست و زمان بر در سازمان حذف می‌شود. در نتیجه از اتلاف وقت جلوگیری خواهد شد. استفاده از فرایند کسب و کار فواید زیادی در سازمان برای پرسنل خواهد داشت و در نتیجه باعث افزایش بهره‌وری و کارایی و کاهش ریسک می‌شود. در صورت عدم استفاده از فرایند کسب و کار در سازمان، در نتیجه، بخش‌های حیاتی مختلف سازمان دچار اختلال و مشکل می‌شوند. علاوه بر این، زمان و هزینه زیادی هدر می‌رود؛ زیرا این خسارات جبران‌ناپذیر است.
ادغام فناوری
مدیریت فرایند کسب و کار مزایای بسیاری دارد که شکاف ارتباطی بین کاربران تجاری و فناوری اطلاعات را پر می‌کند. برخی معتقدند که هدف از استفاده از فرایند مدیریت کسب و کار تمرکز بر استفاده و کاربرد نرم‌افزار است، اما این‌طور نیست. هدف از استفاده از bpm، تمرکز بر فرایندهایی است که کاربردها و ابزارهای مفیدی خواهند داشت.
انواع مدیریت فرایند کسب و کار (BPM)
اگرچه انواع مختلفی از فرایندهای تجاری وجود دارد، در این مقاله به ۳ مورد از رایج‌ترین انواع سیستم bpm خواهیم پرداخت. هر یک از اینها می‌تواند به شما کمک کند تا دقیقاً تعیین کنید که فرایندهای تجاری شما برای موفقیت و کارآمدی دقیقاً به چه چیزی نیاز دارند.
به‌طورکلی ۳ نوع Business Process Management ) BPM) وجود دارد که به معرفی و بررسی آنها می‌پردازیم:
سیستم محور
یک سیستم از BPM، مدل فرایند کسب و کار پارچه محور است که تلاش می‌کند تاحدامکان دخالت انسان در سیستم را با تمرکز بر انتقال‌های تکراری خودکار محدود کند. برنامه‌هایی برای ترکیب مدیریت فرایند کسب و کار و معماری سرویس‌محور SOA ایجاد می‌کند تا سازمان شما را در هماهنگی کامل با شرایط متغیر بازار حفظ کند.
یک سیستم BPM یکپارچه جریان روان داده‌ها را بین شبکه‌ای از ابزارها امکان‌پذیر می‌کند؛ بنابراین، هنگامی که سیستم‌های نرم‌افزاری شما متصل هستند، سرعت افزایش می‌یابد درحالی‌که ورودی‌های دستی (که باعث خطا می‌شوند) کاهش می‌یابد.
انسان‌محور
BPM انسان‌محور به افراد کمک می‌کند تا علاوه بر درک فرایندها، با یکدیگر تعامل داشته باشند و در امور کاری کسب و کار خود، اقدام شایسته‌ای انجام دهند. ازآنجایی‌که افراد، مرکز هر سازمانی هستند، باید به این سیستم توجه کافی داشته باشید و فرایندهای انسان‌محور را بادقت بیشتری کنترل و مدیریت کنید تا عملیات به‌سرعت و روان انجام شود.
فرایندهای انسان‌محور در تمام بخش‌های سازمان وجود دارد. مواردی مانند: بررسی داده‌ها، مدیریت فرایندهای خلاقانه، تجزیه‌وتحلیل عملیات روزانه، از جمله فعالیت‌های BPM انسان‌محور هستند.
سند محور
فرایندهای تجاری عمدتاً مبتنی بر ایجاد اسناد، ارسال آنها از طریق سطوح مختلف برای تأیید و ذخیره آنها پس از تکمیل هدف است. بر این اساس، یکپارچگی و هماهنگی با سیستم مدیریت فرایند کسب و کار موجود، یک عنصر کلیدی برای موفقیت مدیریت فرایند کسب و کار مبتنی بر سند است.
BPM مبتنی بر سند، فرایندهای سازمان شما را با سازماندهی جریان اسنادی که افراد در مشاغل خود استفاده می‌کنند، بهبود می‌بخشد و به شما کمک می‌کند موانع جریان یکپارچه اسناد را شناسایی و حذف کنید.
بیزینس پلن یا طرح کسب و کار چیزی بیش از یک سند است، بلکه به‌طورکلی راهنمایی است که به شما کمک می‌کند تا اهداف خود را ترسیم کنید و به آنها دست یابید.
سیستم مدیریت اسناد (DMS) از فناوری‌های رایانه‌ای برای ذخیره، ایمن‌سازی، فهرست‌نویسی و بازیابی اطلاعات استفاده می‌کند. از آنجایی‌که یک سند می‌تواند در بخش‌های مختلف و با ابزارهای مختلف مورد استفاده قرار گیرد، در دسترس بودن آنها برای سازمان بسیار مهم است. همچنین به‌خاطر داشته باشید که اگرچه این رویکرد (BPMS) بر اسناد تأکید دارد، اما افراد هنوز یک جزء کلیدی هستند و باید برای اطمینان از هوشمندی در مدیریت اسناد، با یکدیگر همکاری کنند.
پیاده‌سازی BPM در سازمان‌ها چه چالش‌هایی دارد؟
پیاده‌سازی سیستم‌های کسب و کار مانند هر سیستم دیگری ممکن است با چالش‌هایی روبه‌رو شود. شناسایی چالش‌های پیاده‌سازی مدیریت فرایندهای کسب و کار اولین گام در جهت اجرای موفق سیستم مدیریت فرایند است.
چالش‌های اصلی پیاده‌سازی مدیریت فرایند کسب و کار در سازمان‌ها موارد زیر هستند:
- پشتیبانی
- غلبه بر طرز فکر وظیفه‌ای
- عدم مدیریت تغییر
- تدوین و اجرای طرح‌های ارتباط داخلی
- تشخیص اندازه فرایند
- اجماع بر ابزار یا رویکرد
چه زمانی باید از مدیریت فرایند کسب و کار استفاده کرد؟
Bpm به سازمان شما کمک می‌کند تا کسب و کار قابل‌اعتمادی را برای همه فرایندها ایجاد کند. با بهینه‌سازی تمامی فرایندها، احتمال خطا تا حد زیادی کاهش می‌یابد و بازده فرایند افزایش می‌یابد. اما آیا سازمان شما نیاز به پیاده‌سازی سیستم مدیریت فرایند کسب و کار دارد؟
در اینجا چند نمونه آورده شده است که نشان می‌دهد سازمان شما به یک سیستم مدیریت فرایندهای تجاری پویا و سریع نیاز دارد:
- فرایندهای پویا که به تغییرات انطباق مقرراتی نیاز دارند.
- فرایندهای تکراری که انجام آنها به‌صورت دستی بسیار دشوار است.
- فرایندهای تجاری پیچیده که نیاز به سازماندهی و هماهنگی در سراسر سازمان دارد
- فرایندهای حیاتی که مستقیماً بر عملکرد روان سازمان تأثیر می‌گذارد.
- فرایندهای تجاری که برای تکمیل آنها به برنامه‌های قدیمی نیاز دارند.
- فرایندهای تجاری به جز آنهایی که به‌صورت دستی انجام می‌شوند و نیاز به چرخش سریع دارند.
BPM در کدام دپارتمان‌های سازمان کاربرد دارد؟
مدیریت فرایند کسب و کار (Business Process Management) تمام جنبه‌های کسب و کار را در بر می‌گیرد. برخی از سازمان‌ها از نرم‌افزار مدیریت فرایند برای خودکارسازی سیستم‌های خود استفاده می‌کنند، درحالی‌که برخی دیگر هنوز از روش‌های سنتی فلوچارت‌ها و دستورالعمل‌ها استفاده می‌کنند. بااین‌حال، در سازمان خود، احتمالاً از نوعی مشاوره کسب و کار استفاده می‌کنید. نمونه‌هایی از استفاده از BPM برای سازمان‌ها و دپارتمان‌ها عبارت‌اند از:
واحد منابع انسانی
ایجاد یا ارائه منابعی که به منابع انسانی سازمان کمک می‌کند تا وظایف خود را به نحو احسن انجام دهند، معمولاً با چالش‌های زیادی همراه است. چالش‌هایی مانند زمان بر بودن، نقش نامشخص برای تأمین منابع و غیره یا زمانی که سازمان به دنبال استخدام پرسنل جدید است، به آنها فرم‌های کاغذی خسته‌کننده می‌دهد تا برای دریافت اطلاعات خود پر کنند.
همه این مشکلات به این دلیل است که اصول و استانداردهای واحدی برای مدیریت منابع انسانی در سازمان وجود ندارد؛ بنابراین با استفاده از راهکار مدیریت فرایند کسب و کار، سازمان‌ها قادر خواهند بود فرایندهای منابع انسانی خود را بهینه کرده و در نتیجه در زمان، هزینه و منابع صرفه‌جویی کنند.
واحد مالی
واحد مالی اسناد مختلفی را از عملیات سیستم محور و انسان‌محور دریافت می‌کند. آنها ایمیل‌ها و فرم‌های کاغذی زیادی در مورد عملیات مالی داخلی و خارجی شرکت دریافت می‌کنند. برای مثال، پلت فرم BPM به بخش‌های مالی اجازه می‌دهد تا درخواست‌های سفر کارکنان را سریع‌تر پردازش کنند و فرایندهای تدارکات را ساده‌تر کنند.
واحد فروش
تیم‌های فروش با ترکیبی از عملیات انسان‌محور و سیستم محور سروکار دارند. ابزارهای BPM می‌توانند نوسان قیمت و سندهای تجاری فروش را هماهنگ کرده و در نهایت چرخه فروش شرکت را کوتاه کنند.
واحد لجستیک و حمل‌ونقل
تدارکات شرکت حمل‌ونقل شامل مجموعه‌ای طولانی از عملیات پیچیده است، درحالی‌که هزاران نفر را به مکان‌های مختلف منتقل می‌کند. در همین حال، فرایندهای معمول از طریق BPM باهدف ساده‌سازی کل فرایند و بهبود کیفیت استاندارد و بهینه می‌شوند.
سخن نهایی
BPM یک چالش بزرگ در اکثر سازمان‌ها است. بسیاری از مدیران تصور می‌کنند که این هزینه هنگفتی است و فقط برای عملیات بزرگ ضروری است. مهم نیست که سازمان شما چقدر کوچک یا بزرگ است، ابزارهای BPM و BPMS ضروری هستند.
هدف BPM این است که شرکت‌ها استانداردهای نظارتی را برای خود و بیشتر تعیین کنند زیرا BPM دوست دارد بودجه را کاهش دهد، به‌طوری‌که در روش‌های استفاده از ورودی سرمایه مانند شناسایی و نحوه فرایند تولید و تعدیل کارکنان نقش محوری داشته باشد، بنابراین مدیران سیستم باید درک خود را گسترش دهند. امیدواریم در این مقاله به شما در آموزش هرآنچه که مربوط به مدیریت فرایند کسب و کار است کمک کرده باشیم.
سؤالات متداول
- بیزینس کوچینگ چیست؟
بیزینس کوچینگ (business coach) شخصی است که به شما کمک می‌کند تا کسب و کار خود را راه‌اندازی، مدیریت و توسعه دهید.
- BPM چه فرقی با BPMS دارد؟
Business Process Management) BPM) راهی است برای نشان‌دادن آنچه که یک کسب و کار از نظر نقش‌ها، مسئولیت‌ها و استانداردها انجام می‌دهد، اما BPMS با ارائه راهی بصری برای درک، تجزیه‌وتحلیل و بهبود شیوه‌های کاری فعلی یک گام فراتر می‌رود.
- هدف از Bpm چیست؟
سیستم مدیریت فرایند کسب و کار برای بهبود فرایندهای تجاری استفاده می‌شود. منظور از بهبود: بهبود نظم، بینش و قابلیت استفاده در جریان کلی کار است که همه اجزای فرایندهای تجاری هستند. BPM هرج‌ومرج و سردرگمی در کسب و کار و معایب مدیریت کسب و کار کار را کاهش می‌دهد.
