راهنمای انطباق با ایمیل: 5 قدمی که کسب و کارهای کوچک می توانند برای آن بردارند ایمن بمان
راهنمای انطباق با ایمیل: ۵ قدمی که کسب و کارهای کوچک می توانند برای آن بردارند
ایمن بمان
ایمیل یک منبع ارتباطی حیاتی است که بسیاری از کسب و کارهای کوچک برای ارسال اطلاعات حساس و محرمانه در داخل و خارج سازمان به آن متکی هستند. رواج ایمیل به عنوان یک ابزار تجاری و ضرورت وجود راهنمای انطباق با ایمیل بر حساسیت آن به سوء استفاده و از دست دادن داده ها تأکید می کند. در واقع، طبق یک مقاله سفید از AppRiver، یک شرکت امنیت سایبری، ایمیل ۳۵ درصد از تمام حوادث از دست دادن داده در بین شرکت ها را تشکیل می دهد.
راهنمای انطباق ایمیل
در اینجا پنج مرحله از AppRiver که کسبوکارهای کوچک میتوانند برای سادهسازی کار توسعه استانداردهای انطباق ایمیل برای محافظت از اطلاعات حساس دنبال کنند.
۱٫ تعیین کنید چه مقرراتی اعمال می شود و چه کاری باید انجام دهید
با این سوال شروع کنید: چه مقرراتی برای شرکت من اعمال می شود؟ چه الزاماتی برای نشان دادن انطباق ایمیل وجود دارد؟ آیا اینها با هم همپوشانی دارند یا تضاد دارند؟
وقتی متوجه شدید چه مقرراتی اعمال میشود، تعیین کنید که آیا برای پوشش آنها به خطمشیهای متفاوتی نیاز دارید یا فقط یک خطمشی جامع.
مثال مقرراتی که کسب و کارهای کوچک ممکن است با آن مواجه شوند عبارتند از:
- قانون قابل حمل و مسئولیت پذیری بیمه سلامت (HIPAA) – بر انتقال موارد قابل شناسایی شخصی حاکم است. اطلاعات سلامت بیمار؛
- قانون ساربانز-آکسلی (S-OX) – شرکت ها را ملزم می کند که کنترل های داخلی را برای جمع آوری، پردازش و گزارش دقیق اطلاعات مالی ایجاد کنند. ;
- قانون Gramm-Leach-Bliley (GLBA) – از شرکت ها می خواهد که خط مشی ها و فناوری هایی را برای اطمینان از امنیت و محرمانه بودن سوابق مشتریان در هنگام انتقال اجرا کنند. و در انبار؛
- استانداردهای امنیتی اطلاعات کارت پرداخت (PCI) – انتقال امن داده های دارنده کارت را الزامی می کند.
درک دامنه و پیامدهای این مقررات برای توسعه استراتژیهای انطباق مؤثر حیاتی است. ارزیابی کامل نیازهای خاص شرکت شما و خطرات بالقوه، ایجاد یک چارچوب انطباق ایمیل مناسب را راهنمایی میکند.
این گام اساسی تضمین میکند که تلاشهای انطباق شما هم کارآمد و هم مؤثر است، و خطر نقض مقررات را به حداقل میرساند و باعث افزایش میشود. امنیت کلی ارتباطات ایمیل شما.
۲٫ شناسایی نیاز به حفاظت و تنظیم پروتکلها
بسته به مقرراتی که شرکت شما مشمول آن است، دادههایی را که محرمانه تلقی میشوند شناسایی کنید – شماره کارت اعتباری ، سوابق الکترونیکی سلامت یا اطلاعات قابل شناسایی شخصی — که از طریق ایمیل ارسال می شود.
همچنین، تصمیم بگیرید که چه کسی باید به ارسال و دریافت چنین اطلاعاتی دسترسی داشته باشد. سپس، سیاستهایی را تنظیم کنید که میتوانید از طریق استفاده از فناوری برای رمزگذاری، بایگانی یا حتی مسدود کردن انتقال محتوای ایمیل بر اساس کاربران، گروههای کاربری، کلمات کلیدی و سایر ابزارهای شناسایی دادههای ارسال شده به عنوان حساس اعمال کنید.
شناسایی انواع اطلاعاتی که بیشتر در معرض خطر هستند و اجرای کنترل های دسترسی دقیق، گام های اساسی در حفاظت از داده های حساس هستند. با ایجاد پروتکلهای شفاف و استفاده از فناوریهای پیشرفته امنیتی، کسبوکارها میتوانند احتمال دسترسی غیرمجاز یا نقض دادهها را به میزان قابلتوجهی کاهش دهند.
اجرای مؤثر خطمشی از اطلاعات محرمانه محافظت میکند و با نشان دادن تعهد به امنیت دادهها، اعتماد مشتریان و شرکا را ایجاد میکند. و حریم خصوصی.
۳٫ نشت و تلفات داده را ردیابی کنید
وقتی متوجه شدید که کاربران چه نوع دادههایی را از طریق ایمیل ارسال میکنند، برای تعیین اینکه آیا از دست دادن رخ میدهد یا خیر، پیگیری کنید. چه راه هایی.
آیا نقض در داخل کسب و کار یا گروه خاصی از کاربران رخ می دهد؟ آیا پیوست های فایل لو می رود؟ برای رفع آسیبپذیریهای اصلی خود، سیاستهای بیشتری تنظیم کنید.
نظارت فعال برای نشت دادهها و رسیدگی سریع به هرگونه ضرر برای حفظ یکپارچگی سیستمهای ایمیل شما بسیار مهم است. پیادهسازی مکانیزمهای ردیابی قوی امکان تشخیص زودهنگام نقضهای احتمالی را فراهم میکند و اقدام سریع برای کاهش هرگونه آسیب را امکانپذیر میسازد.
تجزیه و تحلیل مداوم الگوهای جریان دادهها همچنین میتواند آسیبپذیریها را در سیستمهای شما آشکار کند و به پیشرفتهای بیشتر در وضعیت امنیتی شما کمک کند.
۴٫ آنچه را که برای اجرای خط مشی نیاز دارید شناسایی کنید
داشتن راه حل مناسب برای اجرای خط مشی شما به اندازه خود خط مشی مهم است. ممکن است چندین راه حل برای اطمینان از انطباق ایمیل برای برآورده کردن الزامات نظارتی لازم باشد.
برخی راهحلهایی که سازمانها میتوانند پیادهسازی کنند عبارتند از رمزگذاری، جلوگیری از نشت داده (DLP)، بایگانی ایمیلها و محافظت در برابر ویروس.
انتخاب راهحلهای فناوری مناسب برای اجرای خطمشی انطباق ایمیل شما برای مدیریت امنیتی مؤثر ضروری است. مهم است که ابزارهایی را انتخاب کنید که به طور یکپارچه با زیرساخت های موجود شما ادغام شوند و محافظت قوی را بدون ایجاد مانع در جریان ارتباطات تجاری قانونی ارائه دهند.
یک رویکرد جامع برای اجرای خط مشی، ترکیب فناوری های متعدد، یک دفاع قوی در برابر هر دو خارجی ارائه می دهد. تهدیدها و آسیب پذیری های داخلی.
۵٫ به کاربران و کارمندان آموزش دهید
یک خط مشی انطباق ایمیل موثر بر آموزش کاربر و اجرای خط مشی برای استفاده قابل قبول تمرکز خواهد کرد.
کاربران و کارمندان کمتر مراقب خود هستند. و هنگامی که استفاده صحیح از ایمیل در محل کار و عواقب عدم انطباق را درک میکنند، اشتباه میکنند و از فناوریهای مناسب استفاده میکنند.
در حالی که هیچ طرح «یک اندازه مناسب» نمیتواند به کسبوکارهای کوچک کمک کند تا از همه موارد پیروی کنند. قوانین، پیروی از این پنج مرحله می تواند به کسب و کار شما کمک کند تا یک خط مشی انطباق ایمیل موثر ایجاد کند که از استانداردهای امنیتی محافظت می کند.
توانمندسازی کاربران با دانش و ابزار برای شناسایی و اجتناب از تهدیدات ایمیلی بالقوه، کلید تقویت فرهنگ امنیتی سازمان شما است. .
جلسات آموزشی منظم، همراه با ارتباطات مداوم در مورد بهروزرسانیهای خطمشی و بهترین شیوههای امنیتی، اطمینان حاصل میکند که کارکنان از خطرات آگاه هستند و نقش خود را در حفاظت از اطلاعات حساس درک میکنند.
این رویکرد. آموزش و مشارکت برای به حداقل رساندن خطر نقض داده ها و اطمینان از انطباق طولانی مدت با مقررات امنیتی ایمیل حیاتی است.
مرحله | توضیح |
---|---|
۱٫ تعیین کنید چه مقرراتی اعمال می شود | مقررات مربوطه و الزامات انطباق مانند HIPAA، S-OX، GLBA، و PCI DSS را شناسایی کنید. |
۲٫ شناسایی و تنظیم پروتکلهایی که به محافظت نیاز دارند | تعیین کنید چه دادههای حساسی در ایمیلها به حفاظت نیاز دارند و خطمشیهای دسترسی و انتقال را تعیین کنید. |
۳٫ نشت و تلفات داده را ردیابی کنید | برای شناسایی نقضهای احتمالی یا از دست دادن دادهها، از جمله نشتهای داخلی و پیوست، دادههای ایمیل را کنترل کنید. |
۴٫ آنچه را که برای اجرای خطمشی نیاز دارید شناسایی کنید | راهحلهای مناسب مانند رمزگذاری، DLP، بایگانی و آنتی ویروس را برای اجرای انطباق ایمیل انتخاب کنید. |
۵٫ آموزش کاربران و کارمندان | بر آموزش کاربر و اجرای خط مشی تمرکز کنید تا از اشتباهات غیرعمدی که می تواند منجر به تخلف شود جلوگیری کنید. |
استراتژی | توضیح |
---|---|
مخاطبان خود را بخش بندی کنید | تقسیم کنید فهرست ایمیل به بخشهایی بر اساس جمعیتشناسی، سابقه خرید یا سطح تعامل. |
کاردستی خطوط موضوعی جذاب | خطوط موضوعی واضح، مختصر و جذاب ایجاد کنید که گیرندگان را ترغیب می کند تا ایمیل های شما را باز کنند. |
تمرکز بر محتوا | ارائه محتوای ارزشمند مانند داستان سرایی، مقالات آموزنده، یا پیشنهادات انحصاری برای مشارکت و اعتماد ایجاد کنید. |
طراحی پاسخگو | اطمینان حاصل کنید که ایمیلهای شما برای تلفن همراه با طراحی واکنشگرا برای بهبود تجربه کاربر هستند. |
Call-to-Action (CTA) | از CTAهای واضح و قابل اجرا برای راهنمایی گیرندگان در مراحل بعدی مورد نظر و ایجاد تبدیل استفاده کنید. |
آزمایش A/B | به طور مداوم عناصری مانند خطوط موضوع را آزمایش کنید دکمههای محتوا یا CTA برای اصلاح رویکرد خود بر اساس دادههای عملکرد. |
اتوماسیون | برای صرفه جویی در زمان و پاسخگویی به اقدامات مشتری، اتوماسیون را برای کارهایی مانند ایمیل های خوش آمدگویی، پیگیری ها، و یادآوری های سبد خرید رها شده اجرا کنید. |
شخصیسازی | شخصیسازی را با نام گیرندگان یا توصیههای محصول مناسب برای مرتبطتر کردن ترکیب کنید و ایمیل های جذاب. |
بررسی تجزیه و تحلیل | به طور منظم معیارهای کمپین ایمیل مانند نرخ باز، نرخ کلیک، و نرخ تبدیل را تجزیه و تحلیل کنید، با استفاده از اطلاعات آماری برای اصلاح کمپین های آینده. |
انطباق | با رعایت مقررات حفاظت از دادهها مانند GDPR یا CCPA و رعایت اولویتهای مشترک، رعایت ایمیل را در اولویت قرار دهید. |
ادغام | پلتفرم بازاریابی ایمیلی خود را یکپارچه کنید با ابزارهای دیگری مانند سیستمهای CRM یا پلتفرمهای تجارت الکترونیک برای مدیریت یکپارچه دادهها و هماهنگی کمپین. |
بهترین روش ها برای موفقیت در بازاریابی ایمیلی
دستیابی به موفقیت در بازاریابی ایمیلی به ترکیبی از استراتژی ها و بهترین شیوه ها نیاز دارد. در اینجا چند دستورالعمل کلیدی برای افزایش تلاشهای بازاریابی ایمیلی شما آورده شده است:
- یک لیست ایمیل با کیفیت بسازید: روی افزایش فهرستی از مشترکین درگیر و علاقهمند تمرکز کنید. از خرید لیستهای ایمیل خودداری کنید، زیرا اغلب منجر به سرنخهای با کیفیت پایین و شکایات هرزنامه میشوند.
- بهینهسازی برای موبایل: با توجه به اینکه بسیاری از گیرندگان ایمیلها را در دستگاههای تلفن همراه چک میکنند، مطمئن شوید که ایمیلهای شما درست است. پاسخگو است و به خوبی در صفحه نمایش های کوچک نمایش داده می شود.
- شخصی سازی محتوا: از داده های گیرنده برای شخصی سازی ایمیل ها، آدرس دادن مشترکین با نام و تنظیم محتوا بر اساس ترجیحات و رفتار آنها استفاده کنید.
- مخاطبان خود را تقسیم بندی کنید: لیست ایمیل خود را به بخش هایی تقسیم کنید تا محتوای هدفمند و مرتبط را به گروه های خاصی از مشترکین ارسال کنید. تقسیم بندی می تواند تعامل و تبدیل را افزایش دهد.
- آزمایش و اصلاح: به طور مداوم عناصر مختلف ایمیل های خود را آزمایش کنید، از جمله خطوط موضوع، محتوا، تصاویر و CTA. نتایج را تجزیه و تحلیل کنید و رویکرد خود را بر اساس بهترین موارد انجام دهید.
- اولویتبندی تحویل: با حذف مشترکین غیرفعال و رعایت بهترین شیوههای ایمیل، یک لیست ایمیل تمیز حفظ کنید تا اطمینان حاصل کنید که ایمیلهای شما به صندوق ورودی.
- فرکانس و سازگاری: تعادل مناسب را در فرکانس ایمیل پیدا کنید. ثبات در ارسال ایمیل ها به ایجاد اعتماد و انتظارات در میان مشترکین کمک می کند.
- پاک کردن Call-to-Action (CTA): CTA های خود را متمایز کنید و گیرندگان را در مورد اقدام مورد نظر راهنمایی کنید. از زبان و طراحی جذاب برای تشویق کلیک ها استفاده کنید.
- هدف ارزش: محتوای ارزشمند، تبلیغات یا پیشنهادات انحصاری را به مشترکین خود ارائه دهید. نشان دادن ارزش می تواند آنها را درگیر و وفادار نگه دارد.
- انطباق: با مقررات حفاظت از داده ها مطابقت داشته باشید و گزینه های لغو اشتراک واضح را ارائه دهید. به ترجیحات و حریم خصوصی مشترکین احترام بگذارید.
- نظارت و تجزیه و تحلیل: به طور منظم معیارهای کلیدی ایمیل، مانند نرخ باز کردن، نرخ کلیک، نرخ تبدیل، و نرخ لغو اشتراک را زیر نظر داشته باشید. از تجزیه و تحلیل برای بهبود کمپین های خود استفاده کنید.
- با مشترکین تعامل برقرار کنید: ارتباط دو طرفه با مخاطبان خود را تشویق کنید. به سوالات، بازخوردها و نظرات به سرعت پاسخ دهید تا ارتباط برقرار کنید.
- از رقبا بیاموزید: تجزیه و تحلیل کنید که رقبای موفق در کمپین های بازاریابی ایمیلی خود چه می کنند. روندها و استراتژی هایی را که با مخاطبان شما طنین انداز می شود شناسایی کنید.
- خود را آموزش دهید: با شرکت در وبینارها، مطالعه وبلاگ های صنعتی و سرمایه گذاری در مورد روندهای بازاریابی ایمیلی، بهترین شیوه ها و فناوری های نوظهور به روز باشید. در یادگیری مستمر.
آسیب پذیری ایمیل: عامل انسانی در نقض داده ها
نقض داده ها همیشه ناشی از فعالیت های مخرب مانند تلاش برای هک نیست. اغلب، آنها به دلیل سهل انگاری یا نظارت ساده کارکنان رخ می دهند. (طبق مقاله سفید Wells Fargo، کارکنان عامل اصلی حوادث مرتبط با امنیت هستند.)
در سال ۲۰۱۴، یکی از کارمندان شرکت کارگزاری بیمه Willis North America به طور تصادفی صفحه گسترده حاوی اطلاعات محرمانه را به یک ایمیل ارسال کرد. گروهی از کارمندانی که در طرح پزشکی برنامه پاداش های سالم شرکت ثبت نام کرده اند. در نتیجه، ویلیس مجبور شد برای دو سال حفاظت از سرقت هویت برای نزدیک به ۵۰۰۰ نفری که تحت تأثیر این نفوذ قرار گرفته اند، هزینه بپردازد.
در نمونه ای دیگر، همچنین از سال ۲۰۱۴، یکی از کارمندان بیمارستان کودکان رادی در سن دیگو. به اشتباه ایمیلی حاوی اطلاعات بهداشتی محافظت شده بیش از ۲۰۰۰۰ بیمار برای متقاضیان کار ارسال کرد. (کارمند فکر میکرد که در حال ارسال یک فایل آموزشی برای ارزیابی متقاضیان است.)
بیمارستان نامههای اعلان به افراد آسیبدیده ارسال کرد و با یک شرکت امنیتی خارجی برای اطمینان از پاک شدن دادهها کار کرد.
این و بسیاری دیگر از این موارد به آسیبپذیریهای ایمیل اشاره میکنند و بر نیاز کسبوکارهای بزرگ و کوچک به پیامها و پیوستهای آنها را در هر کجا که ارسال میکنند، ایمن، کنترل و ردیابی کنید.
راهنمای مطابقت با ایمیل: The Takeaways
ایمیل عکس از طریق Shutterstock