مارک کوبان، جف بزوس و ایلان ماسک همه اجتناب کنید
جلسات – در اینجا نحوه انجام آنها آمده است
تصادفی نیست که بسیاری از موفق ترین مدیران عامل جهان از جلساتی مانند طاعون اجتناب می کنند.
div class=”standardText” readability=”33.211904761905″>
مارک کوبان فقط در یک جلسه شرکت می کند یا تماس تلفنی می گیرد اگر کسی در حال نوشتن چک برای او باشد، موافقت خواهد کرد. جف بزوس ملاقات می‌کند. با سرمایه گذاران به مدت شش ساعت در سال و از شرکت در جلساتی که دو پیتزا غذای کل گروه را نمی دهد، خودداری می کند. و الون ماسک ممکن است بحث برانگیزترین برداشت را داشته باشد و بگوید که “جلسات چیزی است که زمانی اتفاق می‌افتد که افراد کار نمی‌کنند،” و از کارکنانش می‌خواهد جلساتی را ترک کنند که ارزش افزوده ندارند.
مارک کوبایی‌های جهان از برگزاری جلسات اجتناب نمی‌کنند، زیرا آنها آن را دوست ندارند. آنها از آنها دوری می کنند زیرا آنها را همان طور که واقعا هستند می بینند: قاتل های پرهزینه بهره وری که افراد را از کارهای مهم دور می کند.
بنابراین، چگونه این کار را انجام می دهند؟ آنقدرها هم که فکر می کنید سخت نیست. در اینجا دو روش ساده وجود دارد که هر مدیر عاملی می تواند از آنها برای حذف تعداد قابل توجهی از جلسات در تقویم خود در هفته استفاده کند.
تغییر به ناهمزمان
جلسات هدفی را دنبال می کنند، اما می آیند با هزینه قابل توجه همه باید کارهایی را که انجام می دهند کنار بگذارند تا در مکان مناسب و در زمان مناسب قرار گیرند، و برنامه ریزی آنها اغلب مستلزم رفت و آمدهای متعدد برای یافتن زمانی است که برای همه مناسب باشد. بین بهره وری از دست رفته از تغییر وظایف و زمان خود جلسه، این بدان معنی است که هر جلسه هم هزینه زمان و هم هزینه بهره وری را در پی دارد – که هر دو منجر به ضربه بزرگی به نتیجه شرکت می شود.
چه به صورت مجازی و چه حضوری، جلسات در دسته “ارتباطات همزمان” قرار می گیرند، به این معنی که شما باید در زمان واقعی با مردم ارتباط برقرار کنید. نقطه مقابل این ارتباط ناهمزمان است که به افراد امکان می دهد در زمان خود ارتباط برقرار کنند.
ارتباط ناهمزمان معمولاً به معنای ایمیل‌ها، پیام‌های متنی یا پیام‌های مستقیم در ابزاری مانند Slack است. اما یکی از روش های مورد علاقه من استفاده از ابزاری به نام Loom برای ارسال فیلم های ضبط شده و اسکرین شات است. به این ترتیب، من و تیمم می‌توانیم ارتباط چهره به چهره را حفظ کنیم و می‌توانیم صفحه‌های نمایش خود را برای کار روی موضوعات پیچیده‌تر به اشتراک بگذاریم.
مارک کوبان می‌گوید، “هیچ جلسه یا تماس تلفنی وجود ندارد، مگر اینکه چکی بردارم. همه چیز ایمیل است.” یک روش بسیار ساده، هرچند کاربردی، برای تبدیل جلسات از همزمان به ناهمزمان. کاری که من انجام می دهم ساده است: هر زمان که یک جلسه نیاز به برنامه ریزی داشته باشد، از خودم می پرسم که آیا می توان آن را به صورت ناهمزمان از طریق ایمیل، Slack یا Loom انجام داد.
بدترین سناریو؟ ما نمی‌توانیم به‌صورت ناهمزمان هم‌تراز شویم و ۱۰ دقیقه (به‌جای یک ساعت) را صرف یک تماس برای رفع مشکلات کنیم.
اجلاس‌های خود را تفویض کنید
الون ماسک به کارمندانش می‌گوید اگر جلساتی ارزش افزوده ندارند، آنها را ترک کنند، این قانونی است که من نیز اجرا کرده‌ام در شرکت من. اما چرا آن را یک قدم فراتر نگذاریم؟ در واقع، شما نباید به جلساتی بپیوندید که در آن ارزش افزوده ای ندارید – به خصوص به عنوان مدیر عامل.
شما زمان ارزشمند است و شما یک تیم کامل دارید که می تواند نماینده شما باشد. یکی از بهترین راه‌ها برای حذف جلسات از تقویم این است که شخص دیگری را به جای شما بیاورید. به همین دلیل است که هر یکشنبه، تقویم خود را برای هفته آینده بررسی می‌کنم و به طور جدی به این فکر می‌کنم که آیا باید در هر جلسه حضور داشته باشم یا کسی در تیم من می‌تواند بدون من این کار را انجام دهد.
در بسیاری از موارد، من از یکی از اعضای تیم اجرایی خود می خواهم که به جای من در جلسه شرکت کند و بعد از آن از او بخواهم یادداشت ها یا ضبطی را با من به اشتراک بگذارد تا بتوانم درگیر موضوع شوم. زمانی که برای من راحت است (همانطور که قبلاً گفته ام، زمان خطی نیست!)
این مزیت بیشتری را به همراه دارد، زیرا می‌توانم ضبط‌ها را تماشا کنم ( معمولاً با سرعت ۱٫۵ یا ۲ برابر) و تیمم را مربیگری می کنم و به آنها راهنمایی می کنم که چگونه می توانم موقعیت های خاصی را که در یک جلسه پیش می آمد اداره کنم. به این ترتیب، آنها می‌توانند نحوه برگزاری جلسات را بهبود بخشند و من می‌توانم در صورت نیاز در آینده تماس‌های مهم را به آنها منتقل کنم.
این نه تنها راهی عالی برای آزاد کردن زمان من است، بلکه به تیم من قدرت می‌دهد تا مالکیت خود را در دست بگیرد و به آنها کمک می‌کند تا مهارت‌های جدید بیاموزند. این به نوبه خود فرهنگ شرکت ما را بهبود می‌بخشد و به من کمک می‌کند تا قدمی به عقب بردارم تا از راه دور رهبری کنم.
