لیست کارهای خود را در این ۴ دسته سازماندهی کنید
من سرم شلوغ است اما به جایی نمی رسم. چه کار اشتباهی انجام می دهم؟ خوب، آیا به نوشتن لیست کارهای خود در دسته بندی فکر کرده اید؟
کارآفرینان می گویند که متمرکز ماندن یک چالش بزرگ است. داشتن یک برنامه مداوم بسیار مهم است برای نگه داشتن شما در مسیر، یک طرح کلی نوشتاری که در دسترس باقی می ماند و بیان می کند که قصد دارید هر روز چه کاری انجام دهید.
من هر یکشنبه شب یک ساعت یا بیشتر را برای ترسیم هفته پیش رو اختصاص می دهم. دوشنبه اول روی چه چیزی تمرکز کنم؟ سپس تا سه شنبه و غیره. با چه کسی و چرا تماس بگیرم؟ اولویتهای اصلی من – نه بیشتر از سه – در هفته چیست و چه فعالیتهایی میتوانند حواس من را پرت کنند؟ هر چه تقویم من دقیق تر باشد، آمادگی و تمرکز بیشتری دارم. اختصاص دادن اولویت هایم به کلمات، مرا از نظر ذهنی متمرکز می کند.
دسته هایی برای سازماندهی لیست کارهای شما
با وجود آن، هنوز حواس پرتی ها می توانند شما را از مسیر خارج کنند . من اغلب متوجه می شوم که به جهات زیادی کشیده می شوم و به تماس های تلفنی، ایمیل و سایر مواردی که ظاهر می شود واکنش نشان می دهم. استفاده از روش تریاژ زیر – فقط یک بار لمس کردن چیزها و سپس ادامه دادن – برای سازماندهی فهرست کارهایم در دستهها، من را از غرق شدن دور میکند.
۱٫ بلافاصله انجام دهید.
اگر کاری اولویتهای من را تامین کند، زمان من موجه است.
۲٫ نماینده.
شخص دیگری میتواند و باید وظایف خاصی را به عهده بگیرد تا در وقت من صرفهجویی کند. حتی صاحبان مشاغل خرد می توانند از یک کارآموز یا موقت بهره مند شوند.
۳٫ رها کنید.
از خودم میپرسم، «آیا این کار در حال حاضر یا هر زمانی در آینده برای من درآمد دارد؟ آیا اولویت های فعلی من را برآورده می کند؟» اگر پاسخ منفی است و کار در این دسته از فهرست کارها قرار می گیرد، آن را حذف می کنم.
۴٫ به تعویق انداختن.
برخی موارد ممکن است جذابیت داشته باشند اما به زمان حساس نیستند یا اولویت بالایی ندارند. آنها را به زمان مناسبتری به تاخیر بیندازید .
جن لی، مربی کسبوکار، میگوید بزرگترین زمان او شامل دهها پروژه کوچک در هر هفته است. «من سعی میکردم بین تماسهای تلفنی، ایمیلها و ارسال پست در فیسبوک، آنها را در میان بگذارم، اما روزهایی بود که بدون انجام کاری دفترم را ترک میکردم. چیزی باید تغییر کند،” او می گوید.
بنابراین لی هر روز ۲۵ دقیقه زمان اختصاص می دهد، یکی برای هر سه وظیفه کلیدی که باید انجام دهد. او میگوید: «به هر کاری که باید انجام دهم نگاه میکنم و یکی از زمانهایم را به آنها اختصاص میدهم. «من روزی سه بار، معمولاً دو صبح، زمانی که مغزم روی چیزهای خلاقانه به بهترین شکل کار میکند، و یکی را در اواخر بعد از ظهر برای اتمام کار تنظیم میکنم. دانستن اینکه برای هر کار زمانی اختصاص دادهام به این معنی است که تمام روز را به خاطر آنها ناراحت نمیکنم و به دلیل تمرکزم نتایج بهتری میگیرم.”
یکی دیگر از جنبههای وقتگیر کسبوکار لی، تلاش برای کمک به مشتریانی بود که به هر دلیلی نمیتوانستند به آنها کمک شود. او میگوید، یکی از مشتریان «هرگز آنچه را که به او توصیه کردم انجام نداد». “به عنوان یک مربی، بخش خوبی از چیزی که من را هدایت می کند دیدن کارآفرینان موفق است پس از کسب وضوح و راهنمایی از من. اما وقتی با کسی کار میکنم که جلو نمیرود، دیوانهام میکند.»
در نهایت لی به مشتری گفت که دیگر نمی تواند با او کار کند. او می گوید: «از آن زمان، من بسیار مراقب هستم که با چه کسانی کار کنم. «قبل از اینکه مشتری را قبول کنم، یک سری سؤالات مهم میپرسم. پاسخ آنها به من کمک می کند تا ببینم آیا دوست دارم با آنها کار کنم یا خیر. کار با مشتری مناسب در وقت من صرفه جویی می کند و زمان چیزی است که همه ما برای انجام همه کارها به آن نیاز داریم.”
این مقاله در جولای ۲۰۱۷ منتشر شده و به روز شده است. عکس از Prostock-studio/Shutterstock
توری جانسون مدیر عامل و بنیانگذار Spark & Hustle، یک مشارکت کننده هفتگی در صبح بخیر آمریکا ABC و یکی از سردبیران مجله SUCCESS است.