۱۱ کاری که افراد سازمان یافته و سازنده هر کدام را انجام می دهند
روز
ما اغلب مولد بودن را با کار کردن اشتباه میگیریم به همان سرعتی که می توانیم هر ثانیه از روز. ما می ترسیم که کاهش سرعت و سازماندهی باعث از بین رفتن بهره وری ما شود، اما واقعیت ها چیز دیگری را نشان می دهند:
- بر اساس Glean 2022 بررسی عادت ها و هنگوپان های محل کار ترکیبی.< /li>
- بر اساس نظرسنجی ۲۰۲۱ که توسط Wakefield Research برای Elastic انجام شد. حتی مدیران نیز ناامید بودند—طبق همین نظرسنجی، رهبران سه بار “احتمال بیشتری داشت که بگویند جستجوی سریع فایل یک مشکل اصلی نسبت به تیمهایی است که رهبری میکنند.”
- بر اساس نظرسنجی ۲۰۲۲ LendingTree، ۲۳٪ از بزرگسالان دیر پرداخت می کنند صورتحسابها را به این دلیل میگیرند که «کلاً صورتحساب را فراموش کردهاند»، در حالی که ۲۲ درصد صورتحساب را فراموش نکردهاند – اما زمان سررسید را فراموش کردهاند، با این فرض که زمان بیشتری نسبت به زمان داشتند.
بی نظم بودن هم از نظر پول و هم از نظر زمان پرهزینه است. اما اگر بتوانید خود را متقاعد کنید که سرعت خود را کاهش دهید و سازماندهی کنید، ROI شما را شوکه خواهد کرد.
عادات یک فرد سازمان یافته و سازنده
“به ازای هر دقیقه صرف شده در سازماندهی، یک ساعت به دست می آید.” –بنجامین فرانکلین
در حالی که تخمین بنجامین فرانکلین اغراق آمیز است، زمان صرف برای سازماندهی کردن /a> هنوز یک سرمایه گذاری ارزشمند است. دلیلی وجود دارد که چرا افرادی که آرام ترین و کم استرس ترین هستند بهره وری بیشتری دارند. آنها اهمیت سازمان را درک می کنند و عادت های خود را بر این اساس تطبیق داده اند. خبر خوب این است که میتوانید با الگوبرداری از عاداتی که آنها بر آنها تکیه میکنند سازماندهیتر و سازندهتر شوید.
۱٫ یک فرد منظم روی میزهای خود شلوغی ندارد.
شاید فکر کنید که دقیقاً می دانید کجا و در کدام دسته کاغذ می توانید یک سند خاص را پیدا کنید. اما اگر فکر نمی کنید با یک میز تمیز و منظم کارآمدتر نباشید، خودتان را مسخره می کنید. تحقیق انجام شده توسط محققان دانشگاه پرینستون در ۲۰۱۱ نشان داد که هرچه مغز ما بیشتر توسط محرکهای رقیب شلوغی بمباران شود، کمتر میتوانیم تمرکز کنیم. و این فقط شواهد ذهنی نبود. آنها توانستند تفاوت را از طریق استفاده از fMRI فعالیت مغز افراد مورد بررسی قرار دهند.
۲٫ آنها هرگز چیزها را دو بار لمس نمی کنند.
افراد سازمان یافته و مولد هرگز چیزی را در یک الگوی نگه داشتن قرار نمی دهند، زیرا دو بار لمس کردن اشیا اتلاف وقت زیادی دارد. ایمیل یا تماس تلفنی را ذخیره نکنید تا بعداً به آن رسیدگی کنید. به محض اینکه چیزی توجه شما را به خود جلب کرد، باید به آن عمل کنید، آن را تفویض کنید یا آن را حذف کنید.
۳٫ آنها به ایمیلهایی که میرسند پاسخ نمیدهند.
افراد سازنده به ایمیل خود اجازه نمی دهند یک وقفه دائمی باشد. آنها علاوه بر بررسی ایمیل خود بر اساس برنامه، از ویژگی هایی بهره می برند که پیام های فرستنده را در اولویت قرار می دهد. آنها هشدارهایی را برای مهم ترین فروشندگان و بهترین مشتریان خود تنظیم می کنند و بقیه را تا زمانی که به نقطه توقف کار خود برسند ذخیره می کنند. برخی از افراد حتی یک پاسخگوی خودکار راهاندازی میکنند که به فرستندگان اجازه میدهد بدانند چه زمانی دوباره ایمیل خود را بررسی میکنند.
۴٫ یک فرد سازماندهی شده از یک لیست تک کارها کار می کند.
روزهایی را به خاطر دارید که مردم آن برنامهریزهای گرانقیمت و چرمی را میخریدند و آنها را با فهرستی از کارهایی که بر اساس اولویت رنگبندی شده بود پر میکردند؟ اینها ممکن است در حال حاضر کمی قدیمی به نظر برسند، اما هیچ کس نمی تواند منکر موثر بودن آن شود. چرا آن برنامه ریزان موثر بودند؟ آنها به ما یادآوری کردند که چقدر مهم است که یک لیست تک کارها را حفظ کنیم. وقتی همه چیز را در یک لیست ادغام می کنید، همیشه می دانید به کجا نگاه کنید. میتوانید از اتلاف وقت خودداری کنید تا به خاطر بیاورید کدام لیست اطلاعات مورد نیاز شما را دارد.
۵٫ سطح خودآگاهی بالایی دارند.
افراد بسیار سازنده و سازمان یافته درک روشنی از اینکه چه کسی هستند دارند. آنها نقاط ضعف خود را می شناسند و ساختارهای سازمانی را برای غلبه بر آنها در نظر می گیرند. اگر تمایل دارند جلسات را خیلی طولانی کنند، یک تایمر تنظیم می کنند. کسانی که در مثمر ثمر نگه داشتن جلسات مشکل دارند، دستور کار خود را تنظیم می کنند. اگر فراموش کنند پست صوتی خود را در صبح چک کنند، یک یادآوری تنظیم می کنند. جزئیات مهم نیست آنچه مهم است این است که آنها با دقت فکر کنند و از وسایل کمکی و روال خاصی استفاده کنند که با ضعف های سازمانی آنها کار می کند.
۶٫ یک فرد سازمان یافته و سازنده برای ناهار وقت می گذارد.
همه ما آنجا بودهایم—شما سرتان شلوغ است، و وقتی به بالا نگاه میکنید، ساعت ناهار گذشته است. در نهایت یا بدون رفتن، یا یک دونات یا یک کیسه چیپس از دستگاه تنقلات بردارید. هر دو واقعا ایده های بدی هستند. مصرف مداوم شکر یا سایر مواد پرچرب غذاها میتوانند بر عملکرد شناختی تأثیر منفی بگذارند و خستگی را افزایش دهید. در مورد حذف وعدههای غذایی، نهتنها بر حافظه شما تأثیر می گذارد، تمرکز و سلامت روحی و جسمی ، همچنین بر روی دور کمر شما تأثیر می گذارد – و نه آنطور که ممکن است انتظار داشته باشید. تحلیل ثانویه منتشر شده در ژورنال آکادمی تغذیه و رژیم غذایی دریافت: “عدم وعده های غذایی با خرید کمتر غذای سالم در محل کار همراه بود و نخوردن صبحانه با کیفیت رژیم غذایی پایین تر همراه بود.”
۷٫ قورباغه می خورند.
«خوردن قورباغه» یکی از بهترین پادزهرها برای اهمال کاری است. افراد فوقالعاده هر روز صبح را با این غذای خوشمزه شروع میکنند. به عبارت دیگر، آنها قبل از انجام هر کار دیگری، ابتدا کمترین اشتهاآورترین و مخوف ترین مورد را در لیست خود انجام می دهند. پس از آن، آنها آزاد می شوند تا با چیزهایی که آنها را هیجان زده و الهام بخش می کند مقابله کنند.
۸٫ یک فرد سازمان یافته و سازنده در پایان هر روز خود را تمیز می کند.
بهترین درمان برای بی نظمی؟ در پایان هر روز حدود ۱۰ دقیقه را برای مرتب کردن میز خود اختصاص دهید. اگرچه می دانیم که بهتر است فقط یک بار چیزها را لمس کنیم، اما همه ما در نیمه کار متوقف شده ایم زیرا تلفن زنگ می خورد یا کسی برای چت ایستاده است. شما واقعاً نمیتوانید از چنین چیزهایی جلوگیری کنید، اما میتوانید روز را با حل و فصل همه چیزهایی که نیمه کاره رها کردهاید به پایان برسانید.
۹٫ آنها برای روزهای خود از شب قبل برنامه ریزی می کنند.
افراد سازمان یافته و سازنده هر کدام به رختخواب می روند شب از آنچه در روز بعد انجام خواهند داد، مطمئن باشید. آنها اولویت های خود را مستقیماً شب قبل تعیین می کنند، به طوری که وقتی روز شروع می شود، کمتر به “ظلم فوری” – آن آتشهای کوچکی که ظاهر میشوند و مانع از اولویتهای واقعی آنها میشوند – حواس آنها را پرت میکند.
۱۰٫ آنها به طور کامل از فناوری استفاده می کنند.
درباره اینکه چگونه فناوری مدرن گسترش می یابد، مطالب زیادی گفته شده است روز کاری، باعث می شود که ما همیشه در ساعت باشیم. در حالی که ممکن است این درست باشد، فناوری همچنین می تواند ما را بهره ورتر کند. چه تنظیم یک فیلتر ایمیل برای عاری از هرزنامه نگه داشتن صندوق ورودی شما، یا استفاده از برنامه ای مانند Evernote برای سازماندهی اطلاعاتی که دوباره به آن نیاز دارید، فناوری همیشه بد نیست. اگر به درستی استفاده شود، می تواند در زمان زیادی صرفه جویی کند.
۱۱٫ یک فرد سازمان یافته نامه حلزون خود را نادیده نمی گیرد.
برای این مورد، به فلسفه “یک بار لمسش کن” برمی گردیم. برای بسیاری از ما، این روزها نامه های حلزونی زیادی وجود ندارد که واقعا مشتاقانه منتظر آن باشیم. اما نادیده گرفتن آن می تواند مشکلاتی را ایجاد کند، به خصوص وقتی صحبت از مواردی مانند صورتحساب ها و اطلاعیه های مالیاتی باشد. فقط جلو بروید و آن را باز کنید و به محض رسیدن از آن مراقبت کنید. در غیر این صورت، در نهایت به جستجوی صورت حساب سررسید شده زیر کوسن های مبل می پردازید.
هر دقیقهای که صرف جستجوی چیزی میکنید، یا تلاش میکنید به خاطر بیاورید که چه کاری باید انجام دهید، به بهرهوری شما آسیب میزند. این به نوبه خود به پتانسیل شغلی شما می خورد. خبر خوب این است که ابزارهای زیادی وجود دارد که میتوانید از آنها برای سازماندهی و بهرهوری استفاده کنید، و بنابراین حتی بینظمترین افراد در میان ما میتوانند سیستمی را برای کنترل خود ایجاد کنند.
از چه ابزارهایی برای سازماندهی و بهره وری استفاده می کنید؟
این مقاله در ابتدا در LinkedIn Pulse منتشر شد.
این مقاله در نوامبر ۲۰۲۰ منتشر شده و به روز شده است. عکس رومن سامبورسکی/ Shutterstock
دکتر تراویس بردبری نویسنده برنده جایزه شماره ۱ کتاب پرفروش، هوش هیجانی ۲٫۰، و یکی از بنیانگذاران