۱۰ راه برای جلوگیری از جلسات بیهوده
“اگر مجبور بودید، در یک کلمه، دلیل اینکه نسل بشر به پتانسیل کامل خود دست نیافته است و هرگز به آن دست نخواهد یافت، آن کلمه “جلسات” خواهد بود.” —دیو بری
این ارزیابی توسط مقاله‌نویس و نویسنده برنده جایزه پولیتزر درست است. ۲۰۲۲ Otter.ai از بیش از ۶۰۰ کارمند از ۲۰ صنعت دریافتند که «به طور متوسط، کارمندان ۱۷٫۷ جلسه (در مجموع ۱۸ ساعت) در هفته دارند»، این تعداد با افزایش «سطح مدیریت و تعداد گزارش‌های مستقیم» افزایش می‌یابد. بعلاوه، کارمندان غیر مدیریتی گزارش دادند که تنها ۱۱٫۹ ساعت از آن جلسات هفتگی حیاتی بوده و کمتر از شش ساعت زمان جلسه غیرضروری باقی می‌ماند که می‌توانست از آن بهتر استفاده شود.
در دلارهای سنگین، قیمت جلساتی که مولد نیستند بسیار زیاد است. همان نظرسنجی Otter.ai نشان داد که «برای شرکت‌های ۱۰۰ نفره، قطع جلسات غیرضروری تقریباً ۲٫۵ میلیون دلار در سال صرفه‌جویی می‌کند و برای شرکت‌های ۵۰۰۰ نفری این پس‌انداز به بیش از ۱۰۰ میلیون دلار افزایش می‌یابد».
قوانین اساسی برای جلسات سازنده تر
جلسات می توانند ایده ایجاد کنند، ارائه وضوح و تسهیل عمل. اما چگونه صاحبان و مدیران کسب و کار می توانند زمان ضرب المثل را دور بزنند؟ این قوانین اساسی را دنبال کنید تا جلسات پربارتری داشته باشید.
۱٫ فقط بگویید نه.
کاتلین آلن، متخصص کارآفرینی و پروفسور بازنشسته کارآفرینی بالینی در دانشکده تجارت مارشال در دانشگاه کالیفرنیای جنوبی، می‌گوید: «بزرگترین مشکل جلسات این است که تعداد جلسات بسیار زیاد است. او می گوید: «بسیاری از رهبران این کار را برای نمایش انجام می دهند. اگر هدف از جلسه این است که افراد گزارش دهند که چه کاری انجام می دهند، به جای آن از آنها بخواهید یادداشتی بنویسند.
۲٫ ساعت را تماشا کنید.
یکی از اتلاف وقت مهم انتظار برای رسیدن افراد است برخی از مدیران با برنامه‌ریزی جلسات در زمان‌های عجیب و غریب، مانند ساعت ۸:۴۷ صبح، سریع بودن را تشویق می‌کنند (ترجیحاً بیش از یک ساعت نباشد) و به آن پایبند باشید، حتی اگر در مورد همه موارد دستور کار بحث نکنید. هرگز وقت خود را برای گفتن مطالبی که قبل از رسیدن به سرگردانان مطرح شده است تلف نکنید.
پل ترونسور، معاون برنامه‌ریزی شبکه جهانی و تجزیه و تحلیل تجاری در FedEx، می‌گوید که مقامات فدرال اکسپرس برای جلسات عملیات روزانه که در آنها کارایی کسب‌وکار را از روز قبل ارزیابی می‌کنند و بهبود مستمر انجام می‌دهند، ارزش قائل هستند.
به عنوان یکی از بزرگترین شرکت‌های تحویل بسته در ایالات متحده، جلسات فدرال اکسپرس شامل خلاصه ای از عملکرد شب می شود و نمایندگان کلیدی از سراسر جهان در مورد عملیات خود با یک فوریت تمرین آتش نشانی گزارش می دهند. جلسه زمان مشخصی دارد؛ سریع و عمل گرا است.
آنچه که به عنوان یک سرویس کوچک حذف آشغال‌ها آغاز شد، با حضور در تقریباً ۲۰۰ مکان در سه کشور. برایان اسکودامور، بنیانگذار و مدیر عامل ۱-۸۰۰-GOT-JUNK?—و سازمان مادر آن، O2E Brands— می گوید که کارایی کلید جلسات موثر است.
برایان اسکودامور می‌گوید: «در هر روز کارکنان ما قراردادهای حق رای را می‌بندند، مشاغل مشتریان را رزرو می‌کنند و با رسانه‌ها کار می‌کنند. ما یک شرکت پر انرژی و سریع هستیم. برای اینکه در اوج بمانیم، باید زمان خود را بسیار کارآمد مدیریت کنیم. این بدان معناست که جلسات را برای نیم ساعت، ۱۵ دقیقه یا پنج دقیقه در صورت نیاز، برنامه ریزی کنید.
«مجموع زمان صرف شده در جلسات را برای هر فرد حرفه ای، از فروش گرفته تا استراتژی و جلسات مهم در حین پرواز، در نظر بگیرید. درصد زمانی که در جلسات می گذرانیم می تواند خیره کننده باشد. کارآمد بودن با گذشت زمان بسیار مهم است. برگزاری جلسات با زمان شروع و پایان، و پایبندی به آن، کلیدی است.»
۳٫ یک برنامه و اهداف روشن برای یک جلسه سازنده تنظیم کنید.
آلن می‌گوید یک قانون اساسی برای جلوگیری از سندرم جلسه برای جلسه، تعیین اهداف از قبل است. یک دستور کار تنظیم کنید و به آن پایبند باشید.
استراتژی‌هایی که FedEx ترکیب می‌کند شامل دنبال کردن یک چک لیست، با استفاده از مواد صوتی/بصری برای ارتباط واضح‌تر و استفاده از فلسفه «پس از بازی» که در آن مسائلی که در جلسه قابل حل نیستند، یک آیتم اقدام و یک مهلت داده می‌شود.
هم FedEx و هم ۱-۸۰۰-GOT-JUNK به ایجاد یک هدف واضح برای همه جلسات معتقدند. نوع جلسه را برای همه شرکت کنندگان از قبل تعیین کنید. آیا جلسه گزارش است؟ طوفان فکری؟ حل مسئله؟ زمینه و هدف را تعیین کنید، نه فقط زمان ملاقات. اطمینان حاصل کنید که جلسات منظم برنامه ریزی شده نیز دارای اهداف روشن هستند. هنگامی که به برنامه ای برای جلسات مؤثر و سازنده پایبند هستند، افراد جلسات را به عنوان فرصتی برای پیشرفت چشمگیر در کار درک می کنند.
آماده سازی و ارتباط شفاف می تواند باعث ایجاد یا شکست جلسه شود. برای هر جلسه از دستور کار، طرح کلی یا برنامه اقدام استفاده کنید. یک دستور کار می تواند شرکت کنندگان را متمرکز نگه دارد و به عنوان یک چارچوب مرجع استفاده شود.
اسکودامور می‌گوید: «این به مجری جلسه بستگی دارد که تعیین کند چه کاری باید قبل از جلسه انجام شود تا از زمان صرف شده در جلسه عاقلانه استفاده شود. “همچنین تسهیل کننده باید شرکت کنندگان را آماده کند و اهداف و انتظارات آنها را به اطلاع برساند.”
۴٫ فهرست دعوت‌ها را برای جلسات مؤثرتر تنظیم کنید.
استیو جابز به این شهرت داشت که افراد را از جلسات بیرون می‌کرد، اگر فکر نمی‌کرد آنها نیازی به حضور در آنجا داشته باشند. حضور در یک جلسه نباید نماد وضعیت باشد. در عوض، کلید بهره وری است فقط کسانی را دعوت کنید که واقعاً برای رسیدگی به یک موضوع یا مشکل ضروری هستند.
یک قانون اساسی دیگر برای جلسات این است که شرکت کنندگان باید مشارکت کننده، حل کننده مشکل و تصمیم گیرنده باشند. اسکودامور می‌گوید: «یکی از کارهایی که انجام داده‌ایم این است که در نظر بگیریم چه کسی واقعاً باید در جلسات حضور داشته باشد. «اگر حضور او در جلسه حیاتی نیست، استفاده از وقت او منطقی است؟»
گرگ اسمیت، مشاور کسب‌وکار نرم‌افزاری، می‌گوید اگر سرعت امری ضروری است، ممکن است نیاز باشد افراد بیشتری را وارد کنید تا پروژه به سرعت پیش برود. با این حال، در روند عادی تجارت، کوچکتر بهتر است. او می گوید: «پنج نفر می توانند ۹۰ درصد ما را به آنجا ببرند. “ما سعی می کنیم با کمترین تعداد افراد تا چه حد می توانیم پیش برویم تعادل ایجاد کنیم تا زمان و پول را برای گره زدن همه تلف نکنیم.”
۵٫ جلسات را ناراحت کنید.
اسمیت یکی از شاگردان مدیریت پروژه چابک است که یک استاندارد در بین شرکت های توسعه نرم افزار است. یکی از پایه های آن اسکرام روزانه یا استندآپ روزانه است، که دقیقاً همان چیزی است که به نظر می رسد – یک جلسه بدون صندلی. اسمیت می گوید با ایستادن مردم این اطمینان را می دهد که جلسات کوتاه (هیچ وقت از ۱۵ دقیقه تجاوز نمی کند) و دقیق خواهند بود.
اگر جلسه در ابتدا متمرکز نباشد، برداشتن صندلی ها ممکن است فایده چندانی نداشته باشد. با این حال، گزینه های دیگری برای جلسات سازنده تر وجود دارد.
۶٫ یک جلسه را به تمرین تبدیل کنید.
نیلوفر مرچنت رهبر فکری در سال ۲۰۱۳ برای سر و صدای زیادی به دست آورد. سخنرانی او در TED در حال تمجید از فضایل جلسه پیاده روی. مرچنت که کتاب او نحوه جدید< می‌گوید: «نشستن تبدیل به سیگار کشیدن نسل ما شده است. /a> راه‌های همکاری برای نتایج بهتر کسب‌وکار را توضیح می‌دهد.
به‌جای اینکه سلامتی‌اش را فدای حرفه‌اش کند، دست از سرش برداشت و شروع به پیاده‌روی ۲۰ تا ۳۰ مایل در هفته در حین بحث در مورد تجارت کرد. “یک چیز شگفت انگیز در مورد خروج از جعبه وجود دارد که منجر به تفکر خارج از چارچوب.
در حالی که ممکن است جلسه پیاده‌روی و صحبت برای جلسات بزرگ شرکتی کارساز نباشد، آلن می‌گوید بیرون رفتن از دفتر – نوعی استراحت کوچک – می‌تواند یک مزیت باشد. “اگر برای یک گروه کار می کند و گروهی با راه رفتن و صحبت کردن احساس بهتری دارند، چرا که نه؟” او می گوید.
۷٫ یک جلسه بهتر و سازنده تر را تجسم کنید.
استفاده از تخته وایت برد برای اینکه افراد ایده های خود را بیان کنند، راه خوبی برای است. آلن می گوید ایده های جدید تولید کنید و جلسه را متمرکز نگه دارید. “در اتاق جلسه ایده آل من، تمام دیوارها تخته سفید هستند.”
۸٫ از کنفرانس ویدیویی پیشرفته استفاده کنید.
آشن ویلی، مدیر عامل Proofpoint می گوید: زمانی که صرفاً به عنوان راهی برای صرفه جویی در هزینه سفر تلقی می شد، کنفرانس ویدیویی به کلید ارتباطات تجاری تبدیل شده است.
زمانی که صداهای بی‌چهره از دستگاه‌های شبیه به سفینه فضایی در وسط میزهای کنفرانس شنیده می‌شد، اکنون فناوری ویدیو به کارگران اجازه می‌دهد به طور فعال در جلسات شرکت کنید هزاران مایل دورتر. ویلی می‌گوید: «فناوری که ما از آن استفاده می‌کنیم واقعاً می‌تواند صدا و حرکت یک فرد را تشخیص دهد و روی صورت زوم کند» به طوری که حالات چهره همه به راحتی قابل خواندن است. “این باعث می‌شود که فرد از راه دور احساس کند که بخشی از جلسه است.”
۹٫ رهبر جلسه خوبی باشید.
رهبر جلسه باید اطمینان حاصل کند که همه شنیده می شوند. اینکه هیچ کس به طور انحصاری تسلط ندارد و هیچ بحث جانبی گسترده ای بین مردم اتفاق نمی افتد. شخصی را مسئول قرار دهید که مورد احترام همه باشد. به یاد داشته باشید: گاهی اوقات تشویق گزارش های فردی موثرتر از تمرکز صرف بر بحث های گروهی است.
۱۰٫ موفقیت باعث موفقیت می شود.
جلسه بدون نتیجه فایده چندانی ندارد. اسکودامور می گوید: «پیگیری بسیار مهم است، زیرا اینجاست که به نتایج جلسه می رسیم. “این سوال پرسیده می شود، “چه کسی تا چه زمانی چه کاری انجام خواهد داد” و سپس پاسخگویی تک نقطه ای به هر فرد اختصاص داده می شود.”
پیروی از این قوانین اساسی و دستیابی به اهداف، لحن را برای جلسات آینده تعیین می کند. ویلی می‌گوید: «اگر سابقه ثابتی از نتایج مولد داشته باشید، مردم علاقه‌مند به شرکت در جلسات شما خواهند بود.
این مقاله در آوریل ۲۰۱۱ منتشر شده و به روز شده است. عکس bbernard/Shutterstock
جین ماسگریو به مدت ۳۰ سال برای روزنامه های مختلف از جمله پالم بیچ پست، کارفرمای فعلی او کار کرده است.
