مدیر داخلی کیست و چه وظایفی دارد؟
مدیر داخلی کیست؟ فردی است که بین کارکنان و مدیران ارشد سازمان ارتباط برقرار می‌کند. درواقع مدیر داخلی هم با مدیران در ارتباط است و سازمان را هماهنگ می‌کند، هم فعالیت کارمندان را زیرنظر دارد، تا اگر خطایی صورت گرفت با تذکر یا گزارش کار به مدیران ارشد، به محیط نظم دهد.
مدیر داخلی هم در امور درون سازمانی نظارت دارد و هم برون سازمانی. امور اجرایی و پیگیری و هماهنگی کارمندان، رسیدگی به درخواست‌ها و انتقال آن‌ها به مدیران ارشد، از وظایف درون سازمانی مدیر داخلی به‌شمار می‌روند. از وظایف برون سازمانی مدیر داخلی می‌توان به ارتباط‌گیری با شرکای تجاری سازمان، برقرار ارتباط با مشتریان، شناسایی و رفع مشکلات، اشاره کرد.
مدیر داخلی چیست؟
مدیر داخلی ناظر بر کارکنان است تا کارها به بهترین نحو انجام گیرد، و اگر خطایی اتفاق بیفتد به مدیر ارشد گزار می‌دهد. او در کنار کارمندان به کار مشغول است و فعالیت آن‌ها را زیرنظر دارد. از دیگر سو با برقراری رابطه با مشتریان به پیشبرد اهداف سازمان کمک می‌کند.
مدیر داخلی درواقع هسته مرکزی هر سازمانی است. هماهنگ‌کننده و سازمان‌دهنده روابط درونی و بیرونی سازمان به‌شمار می‌آید. وجود یک مدیر باتجربه تأثیر شگرفی بر موفقیت و پیشرفت سازمان هم‌چنین رضایت کارکنان و مشتریان دارد.
اهمیت مدیر داخلی در سازمان
با توجه به تخصصی شدن همه امور، مدیرعامل یک شرکت برای پیشبرد بهتر و راحت‌تر اهداف خود در شرکت یا سازمان، از فردی به عنوان ناظر و پل ارتباطی خود با کارکنان، به اسم مدیر داخلی، استفاده می‌کند. حال مدیر داخلی کیست؟ و وجودش برای سازمان چقدر می‌تواند با اهمیت باشد؟
سمت مدیریت داخلی یکی از مهم‌ترین مقام‌های یک شرکت محسوب می‌گردد. مدیر داخلی توسط مدیر ارشد انتخاب می‌شود و نحوه عملکرد و اقدامات او تأثیر به‌سزایی در موفقیت یا عدم موفقیت سازمان دارد. اگر بتواند مسئولیت های خود را به نحو احسن انجام دهد، حضورش برای شرکت بسیار با اهمیت خواهد بود.
وظایف مدیریت داخلی در سازمان چیست؟
کار مدیر داخلی چیست؟ این سؤالی است که خیلی از افراد در مواجه با شغل مدیر داخلی می‌پرسند.
وظایف یک مدیر داخلی با توجه به شرح وظایفی که در سازمان برای آن تعریف شده است، به‌طور کلی شامل به دو بخش کلی می‌شود:
۱٫ ارتباطات درون سازمانی
۲٫ ارتباطات برون سازمانی
اما با درنظر گرفتن کلی بودن این امور به شرح برخی از ریز وظایف مدیر داخلی در سازمان می‌پردازیم، که هر کدام در یکی از دو دسته بالا جای می‌گیرند؛
- نظارت بر کار کارمندان
- هماهنگ کردن کارکنان با مدیران ارشد یا کارفرما
- ارتباطات با مشتریان و شرکای تجاری که در حیطه وظایف برون سازمانی محسوب می‌شود
- تنظیم قراردادها و نظارت بر اجرای هر چه دقیق‌تر آن‌ها
- انتقال شکایات و پیام کارکنان به مدیران ارشد و رسیدگی به آن‌ها
- نظارت بر امور اجرایی
- شناسایی مشکلات و کمک به رفع این موارد
- گزارش کار منظم به مدیر از نحوه اجرا کار
- نظارت بر منابع مالی و بودجه شرکت
ارتباطات درون سازمانی
مدیر داخلی بعد از مدیرعامل، مهم‌ترین شخص در سازمان محسوب می‌شود. حوزه وظایف او شامل ارتباطات درون سازمانی است که شامل: هماهنگی کارکنان با مدیران ارشد، نظارت بر کار کارمندان، رساندن پیام کارکنان و پیگیری شکایات آن‌ها می‌شود.
با این تفاسیر مدیر داخلی باید با حوزه فعالیتی همه کارکنان آشنا باشد و با آن‌ها ارتباط خوبی برقرار نماید تا بتواند بر کار آنان نظارت داشته باشد.
ارتباطات برون سازمانی
یکی از وظایف مهم مدیر داخلی، ارتباطات برون سازمانی است. ارتباط با شرکای تجاری و سازمان‌های همکار، رسیدگی امور شرکت در بیرون و پیگیری و رفع مشکلات برون سازمانی، از دیگر وظایف مهم مدیر داخلی است.
مدیر داخلی موظف است اگر مشکلی به‌وجود آمد آن را پیگیری کند و با پیدا کردن راه‌حل مناسب مشکل موردنظر را رفع کند تا به سرعت رشد سازمان کمک نماید. ارتباطات برون سازمانی فقط شامل برقراری یک ارتباط مؤثر نیست، بلکه مدیر موظف است نحوه این ارتباط را نیز مشخص نماید.
مهارت‌های نرم مورد نیاز برای مدیر داخلی
برای موفقیت در هر امری باید اصول مربوط به آن کار را رعایت کنیم. یک مدیر داخلی برای موفقیت نیازمند داشتن یکسری مهارت‌های نرم است که به او در هر چه بهتر انجام گرفتن کارهایی که برعهده‌اش است، کمک می‌کند. تقویت این مهارت‌های نرم مانند: تعهد در کار، مسئولیت‌پذیر بودن، توانایی مدیریت و ارتباط برقرار کردن با کارکنان و مشتریان و غیره، منجر به موفقیت در هر زمینه‌ای می‌شود. در زیر هر کدام از ویژگی‌های ذکر شده را به اختصار توضیح می‌دهیم:
تعهد و مسئولیت‌پذیری
از ویژگی‌های هر کارمند موفقی، تعهد در کار و مسئولیت‌پذیر بودن است. مدیر داخلی نیز باید نسبت به کارکنان خود و انجام امور متعهد و مسئولیت‌پذیر باشد. با بروز یک مشکل، او باید مسئولیت آن را به عهده بگیرد و در رفع آن کوشا باشد.
روابط عمومی قوی
دارا بودن روابط عمومی بالا برای هر مدیری حائز اهمیت است. یک مدیر داخلی به دلیل داشتن روابط درون و برون سازمانی باید توانایی برقراری ارتباط با کارکنان و هم‌چنین مشتریان را داشته باشد. این امر موجب موفقیت در کار او می‌گردد، در غیر این صورت با شکست مواجه می‌شود.
توانایی انجام دادن کار تیمی
برای موفقیت در شغل مدیریت داخلی باید روحیه کار گروهی را دارا باشید. همکاری افراد در یک گروه است که سازمان یا شرکت را به موفقیت می‌رساند. مدیر داخلی باید توانایی انجام و مدیریت کار تیمی را در خود تقویت کند تا اهداف شرکت تحقق یابد.
توانایی رهبری کردن
همان‌طور که از نام یک مدیر مشخص است، باید توانایی رهبری و هدایت کردن افراد در جهت رسیدن به هدف را داشته باشد. مدیر داخلی باید بتواند به افراد انگیزه بدهد و آن‌ها را راهنمایی و هدایت کند تا بتوانند کارها را بهترین شکل ممکن به سرانجام برسانند، نه فقط نظارت داشته باشد و در صورت بروز خطا کارکنان را مورد سرزنش قرار دهد.
تطبیق‌پذیری
یک مدیر داخلی موفق باید توانایی تطبیق دادن خود با محیط و شرایط را داشته باشد. محیط یک کسب و کار مدام در حال تغییر و تحول است. اگر مدیر داخل نتواند خود را با شرایط درونی و بیرونی کار تطبیق دهد قطعاً دچار مشکل می‌شود. تطبیق‌پذیری از مهارت‌های کاربردی یک مدیر موفق است.
داشتن تحصیلات مربوطه
برای هر چه کارآمدتر بودن یک مدیر داخلی، داشتن حداقل مدرک کارشناسی در یکی از رشته‌های مدیریت ضروری است. رشته تحصیلی باید به حوزه فعالیتی سازمانی که در آن کار می‌کند، مرتبط باشد. در کنار مدرک، تجربه و مهارت ارتباطی از ویژگی‌های اساسی یک مدیر موفق است.
ویژگی‌های شخصیتی مدیر داخلی
همان‌طور که وجود یک مدیر داخلی متعهد و خوب و باتجربه می‌تواند به پیشرفت سازمان کمک کند، داشتن یک مدیر بی‌تجربه می‌تواند خسارات جبران‌ناپذیری را به دنبال داشته باشد. مدیر داخلی مانند هر کارمند دیگه در زمینه کاری خود باید دارای مهارت‌هایی باشد؛ در درجه اول روحیه مدیریتی و کنترل افراد از ویژگی‌های بارز یک مدیر داخلی محسوب می‌شود. از دیگر ویژگی‌های بارز و مهم شخصیتی یک مدیر داخلی موفق می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- صداقت داشتن در کار
- قابل اعتماد بودن
- روحیه رهبری
- انعطاف‌پذیری
- با اعتماد به نفس بودن
- مسئولیت‌پذیر
- روابط عمومی بالا
- آینده‌نگری بودن
- همدل و خوش اخلاق
سخن پایانی
با توجه به ضرورت حرفه‌ای‌تر شدن امور مشاغل و سازمان‌ها و تقسیم امور جهت راندمان بهتر، حضور یک مدیر داخلی باتجربه و توانمند، می‌تواند تاثیر فراوانی در بهبود وضعیت کارمندان و امور سازمانی، داشته باشد. با این حال، هماهنگ بودن ویژگی‌ها و مهارت‌های مدیر داخلی، با وظایف وی در شرکت، اهمیت بسیار زیادی در بهتر انجام شدن وظایف محوله خواهد داشت. شما می توانید برای انجام بهتر وظایف خود و یا آموختن مهارت های نرم با یک مشاوره کسب و کار مشورت کنید و جلسه داشته باشید.
سوالات متداول
۱- اهمیت وجود مدیر داخلی در یک سازمان چیست؟
برای تخصصی شدن امور و ارتباط بهتر، مدیرعامل یک شرکت، جهت پیشبرد بهتر و راحت‌تر اهداف خود در شرکت یا سازمان، از یک مدیر داخلی به‌عنوان ناظر و پل ارتباطی خود با کارکنان، استفاده می‌کند.
۲- آیا وظایف یک مدیر داخلی صرفا به موارد درون سازمانی و مدیریت کارمندها می‌شود؟
شاید از روی عنوان مدیر داخلی، این تصور وجود داشته باشد، که وظایفشان صرفا مربوط به ارتباطات درون سازمانی است؛ اما مدیران داخلی، وظایف برون سازمانی نظیر ارتباط با شرکای تجاری و رسیدگی امور برون سازمانی شرکت را نیز معمولا بر عهده دارند.
