۱۸ نکته برنامه ریزی رویداد
تقاضای سازمان دهندگان رویداد بسیار زیاد است زیرا افراد بیشتری می خواهند لحظات خاص زندگی را جشن بگیرند. فرآیند برنامه ریزی برای یک رویداد می تواند چالش برانگیز باشد، اما با سازماندهی دقیق، یک چک لیست برنامه ریزی مناسب رویداد و چند نکته کلیدی، می توانید یک رویداد دیدنی را رقم بزنید که مهمانان شما هرگز فراموش نخواهند کرد.
۱۸ شگفت انگیز است. نکاتی برای برنامه ریزان رویداد
در برنامه ریزی رویداد موارد زیادی وجود دارد. هر چیزی از انتخاب فضای مناسب گرفته تا چیدمان غذا و نوشیدنی باید در نظر گرفته شود. به‌علاوه، اگر قرار است رویداد شما موفقیت‌آمیز باشد، همه چیز باید بدون مشکل پیش برود.
به این ترتیب، می‌توانید درگیر جزئیات دقیق شوید و اگر مراقب نباشید، به خودتان استرس وارد کنید. اما نگران نباشید، ما اینجا هستیم تا به شما کمک کنیم.
ما فهرستی از ۱۸ نکته شگفت انگیز را برای سازمان دهندگان رویداد جمع آوری کرده ایم که به شما کمک می کند تا مهارت های برنامه ریزی رویداد شما را به سطح بعدی ارتقا دهید.
۱٫ درباره مدیریت رویداد بیاموزید
اگر می‌خواهید بدانید چگونه یک کسب و کار برنامه ریزی رویداد راه اندازی کنیم، منابع بسیار خوبی در آنجا وجود دارد. مدیریت رویداد یک رشته تحصیلی خاص است که می تواند نکات و نکات برنامه ریزی یک رویداد را به شما آموزش دهد. موضوعاتی مانند انتخاب مکان، تدارکات، بازاریابی، بودجه و موارد دیگر را پوشش می‌دهد.
اگر می‌خواهید یک برنامه‌ریز رویداد شوید، به دنبال مدرک مدیریت رویداد یا حتی گذراندن برخی دوره‌های آنلاین باشید تا به خودتان بدهید. یک شروع همچنین برنامه‌های صدور گواهینامه تخصصی وجود دارد که می‌توانید دنبال کنید.
مهارت‌های زیادی وجود دارد که می‌توانید از برنامه‌هایی مانند این بیاموزید. برای مثال، شما به عنوان یک برنامه‌ریز رویداد در طول زندگی حرفه‌ای خود با بودجه‌بندی سروکار دارید و یادگیری در مورد امور مالی برای هر صاحب کسب‌وکاری مهم است.
علاوه بر این، دانستن نحوه بازاریابی یک رویداد مفید است به طوری که افراد بیشتری شرکت خواهند کرد. اگر می‌خواهید کسب‌وکار برنامه‌ریزی رویداد خود را راه‌اندازی کنید، یادگیری در مورد بازاریابی نیز ایده خوبی است.
دوره‌های زیادی نیز وجود دارد که می‌توانید در آن شرکت کنید، مانند دوره‌های پذیرایی و مهمان‌نوازی. اینها به شما درک بهتری از کل صنعت و نحوه کار با انواع مختلف مشتریان می‌دهد.
مهم نیست که چه نوع آموزش یا آموزشی را دنبال می‌کنید، همیشه به یاد داشته باشید که تجربه بهترین معلم است. سعی کنید با برنامه ریزی رویدادهای کوچک برای خانواده و دوستان خود یا داوطلب شدن در یک موسسه خیریه محلی، تا حد امکان تجربه عملی بیشتری کسب کنید.
۲٫ یک برنامه جامع رویداد داشته باشید
داشتن یک برنامه دقیق رویداد هنگام سازماندهی هر رویداد ضروری است. آن را به عنوان طرح اولیه رویداد خود در نظر بگیرید، که همه چیز را از اهداف اصلی تا جزئیات کوچکی که رویداد شما را منحصربه‌فرد می‌سازد، پوشش می‌دهد.
این نه تنها به شما کمک می‌کند سازماندهی شده و متمرکز بمانید، بلکه به شما کمک می‌کند تا یک تصویر واضح را نیز ارائه دهید. تصویری برای همه کسانی که درگیر هستند.
مزیت اصلی یک برنامه خوب این است که همه چیز را در مسیر خود نگه می دارد. وقتی چیزهای زیادی برای دستکاری وجود دارد، داشتن یک چک لیست می تواند باعث صرفه جویی در زمان و کاهش استرس شود. علاوه بر این، وقتی با یک تیم کار می‌کنید، این طرح تضمین می‌کند که همه نقش خود را می‌دانند و از آنها چه انتظاری می‌رود.
برای سازمان یا گروهی که در حال خدمت هستید، برنامه شما آمادگی و حرفه‌ای بودن شما را نشان می‌دهد. این یک نمای کلی واضح از آنچه می توانند از رویداد انتظار داشته باشند ارائه می دهد و امکان بازخورد یا تعدیل در صورت نیاز را فراهم می کند.
به طور خلاصه، یک برنامه رویداد جامع راهنمای شما برای تضمین یک رویداد موفق است که انتظارات همه را برآورده کند.< /p>
حتما موارد زیر را در برنامه رویداد خود لحاظ کنید:
- چشم انداز و اهداف
- خط زمانی رویداد
- اطلاعات مکان
- لیست مهمان شامل اطلاعات تماس
- جزئیات منو و پذیرایی
- الزامات صوتی/تصویری
- اطلاعات حمل و نقل و پارکینگ
اگر یک برنامه‌ریز رویداد جدید هستید، به‌صورت آنلاین یا در کتابخانه محلی خود به دنبال نمونه‌ای از اینکه یک برنامه رویداد باید شامل چه چیزی باشد و چگونه باید قالب‌بندی شود، بگردید.
کپی خود را از این سند نگه دارید. همچنین به طوری که می توانید از آن به عنوان یک الگو در زمانی که توسط دیگران استخدام می شوید برای برنامه ریزی رویدادهای آنها استفاده کنید. الگوهای زیادی به صورت آنلاین نیز وجود دارد.
شما همچنین باید یک طرح تبلیغاتی داشته باشید که نحوه بازاریابی رویداد خود را مشخص کند. برنامه رویداد همچنین یک سند مهم است که باید در برنامه رویداد شما گنجانده شود.
این سند ترتیب رویدادها و افرادی که در هر یک شرکت می کنند را فهرست می کند. علاوه بر این، برنامه رویداد باید شامل زمان رویدادهای کلیدی و مسئولیت هر کار باشد.
چک لیست رویداد نیز بخشی ضروری از برنامه رویداد شما است. این لیستی از کارهایی است که باید قبل، در حین و بعد از رویداد انجام دهید.
مطمئن شوید که چک لیست شما شامل کارهایی مانند ارسال دعوتنامه از دو ماه قبل (حداقل)، مذاکره قرارداد با فروشندگان شش هفته قبل (حداقل)، همه جزئیات را یک ماه قبل (در صورت امکان یک هفته) تأیید می کنند و همه جزئیات رویداد را دو هفته قبل (در صورت امکان یک روز) بررسی می کنند.
همانطور که شما انجام می دهید. با برنامه ریز رویداد خود انجام دهید، چک لیست خود را پس از ایجاد آن در قالب یک الگو قرار دهید.
علاوه بر این، قبل از شروع برنامه ریزی رویداد، به این فکر کنید که مخاطبان هدف شما چه کسانی هستند. این به شما کمک می کند تا در مورد نوع مکان، منو، سرگرمی و موارد دیگر تصمیم بگیرید. برای مثال، یک رویداد شرکتی ممکن است به لباس رسمی‌تری نسبت به یک جشن تولد نیاز داشته باشد.
به خاطر داشته باشید که برنامه رویداد شما کاملاً مشخص نیست و می‌توان آن را در صورت لزوم اصلاح کرد.
هرچه جامع تر باشید، برنامه ریزی رویداد بعدی آسان تر خواهد بود. مخاطبان هدف شما نیز از داشتن همه این اطلاعات در یک مکان قدردانی خواهند کرد.
۳٫ فضای رویداد خود را با دقت انتخاب کنید
هنگام برنامه ریزی مکان مناسب، انتخاب فضای رویداد یکی از مهم ترین تصمیماتی است که می گیرید. اگر این یک عملکرد شرکتی است، مکان و اندازه بسیار مهم هستند، اما اگر یک مراسم عروسی یا رویدادهای شخصی دیگر است، چیزهایی مانند محیط ممکن است مهم‌تر از مکان باشد.
با تهیه فهرستی از ویژگی‌های خود شروع کنید. به هر نوع رویداد نیاز دارید تا ایده ای از آنچه به دنبال آن هستید به دست آورید.
سپس، فهرستی از فضاهای رویداد احتمالی در منطقه خود تهیه کنید و قرار ملاقات هایی را برای بازدید از آنها تنظیم کنید. هنگامی که با مدیر محل ملاقات می‌کنید، فهرست نیازهای خود و همچنین چند ایده در مورد نحوه استفاده از فضای آنها در صورت نداشتن بسته‌های رویداد همراه داشته باشید.
فراموش نکنید بپرسید که آیا آنها یک لیست ترجیحی از فروشندگان و سیاست های آنها در مورد الکل، تزئینات و سایر جزئیات رویداد احتمالی دارند. سعی کنید تا زمانی که متوجه شدید چند نفر در رویداد شما شرکت خواهند کرد، با محل برگزاری قرارداد نبندید، زیرا ممکن است بر انتخاب مکان شما تأثیر بگذارد.
همچنین، از وجود مزایای فناوری مانند Wi-Fi و موارد دیگر مطلع شوید. -سایت IT در محل برگزاری، زیرا می‌توانند ساده‌سازی کنند برنامه ریزی شما و به مهمانان کمک کنید تا ارتباط برقرار کنند.
۴٫ برای برندسازی و طراحی رویداد تلاش کنید
برندینگ و طراحی رویداد شما اولین چیزی است که مردم هنگام ورود به رویداد شما می بینند. همچنین چیزی است که می‌توانید از آن برای تبلیغ رویداد خود از طریق رسانه‌های اجتماعی، مطالب چاپی یا حتی در یک وب‌سایت استفاده کنید.
وقتی آماده رسیدگی به این جزئیات مهم هستید، با ایجاد یک موضوع کلی شروع کنید. برای رویداد شما این ممکن است چیزی به سادگی استفاده از طرح رنگی یکسان در تمام مواد مارک تجاری شما باشد یا می تواند یک تم خاص تر باشد، مانند یک سیرک قدیمی برای یک رویداد با مضمون کارناوال.
وقتی شما خود را انتخاب کردید. در جای خود، شروع به طراحی لوگوها، فونت ها و دیگر گرافیک ها کنید که به برقراری ارتباط با برند شما کمک می کند. اگر طراح نیستید، کسی را استخدام کنید تا این کار را برای شما انجام دهد. یک حرفه ای قادر خواهد بود چیزی منسجم و از نظر بصری جذاب ایجاد کند.
در مرحله بعد، شروع به طراحی مواد برندینگ رویداد خود از جمله دعوت نامه ها، کیف های هدیه و اقلام تبلیغاتی مانند خودکار یا بند با لوگوی خود کنید. اگر بودجه لازم را برای آن دارید، در نظر بگیرید که یک طراح رویداد را استخدام کنید تا در این جزئیات به شما کمک کند تا آنها منسجم و حرفه ای به نظر برسند.
هنگام طراحی وب سایت رویداد خود، موضوعی را انتخاب کنید که مطابق یا مکمل شما باشد. سایر مواد برندینگ همچنین می‌توانید از رنگ‌های یکسان برای هر صفحه سایت خود استفاده کنید و همچنین در صورت وجود، گرافیک رویدادهای قبلی را در صفحه جدید درج کنید.
علاوه بر طراحی رویداد، می‌خواهید یک نام رویداد نیز داشته باشید. نام رویداد باید منحصر به فرد باشد، اما باید با تصویر برند شما همخوانی داشته باشد. به عنوان مثال، اگر میزبان یک مهمانی هالووین در یک کلوپ شبانه به نام «کلاب بنفش» هستید، نامگذاری آن چیزی شبیه «پارتی بنفش» به خوبی کار خواهد کرد زیرا هر دو نام به یکدیگر مرتبط هستند و از نظر رنگ‌بندی نیز مطابقت دارند.< /p>
فراموش نکنید که برای رویداد خود تابلوهایی ایجاد کنید که به مردم کمک کند به کجا بروند. این می تواند چیزی به سادگی یک بنر بزرگ در ورودی یا تابلوهای جهت دار در سرتاسر محل برگزاری باشد.
ایجاد یک طرح منسجم برای رویداد شما یک راه مهم برای ایجاد یک تاثیر اولیه خوب است و به تبلیغ طولانی رویداد شما کمک می کند. قبل از اینکه واقعاً اتفاق بیفتد.
۵٫ بودجه یک رویداد را تنظیم کنید
قبل از شروع برنامه ریزی رویداد، مهم است که یک ایده واقع بینانه از میزان پولی که می خواهید خرج کنید داشته باشید. این شامل هزینه محل برگزاری، پذیرایی، تزئینات، سرگرمی و هر گونه هزینه متفرقه دیگری است که ممکن است برای شما پیش بیاید.
اگر دوست دارید مطمئن نیستید از کجا شروع کنید، سعی کنید از یک کاربرگ برای کمک به تخمین استفاده کنید هزینه رویداد شما. هنگامی که شماره ای به دست آوردید، شروع به یافتن راه هایی برای کاهش هزینه کنید تا در بودجه خود باقی بمانید.
یکی از راه های صرفه جویی در هزینه این است که برخی از کارها را خودتان انجام دهید، مانند طراحی و چاپ دعوت نامه، ایجاد کردن. علامت گذاری یا ساختن قطعات مرکزی همچنین می‌توانید گزینه‌های پذیرایی مقرون‌به‌صرفه پیدا کنید یا به دنبال تخفیف‌هایی برای تزئینات و لوازم از فروشگاه‌های محلی مانند Michaels یا Hobby Lobby باشید.
اگر با بودجه محدود کار می‌کنید، مهم است که هزینه کارکنان را نیز در نظر بگیرید. رویداد شما در حالی که ممکن است نتوانید کارمندان تمام وقت استخدام کنید، بسیاری از شرکت های آزاد وجود دارند که کارگران پاره وقت را با نرخ ساعتی ارائه می دهند که در مقایسه با حقوق بسیار مقرون به صرفه تر است.
با ایجاد بودجه و پایبندی به آن، می‌توانید از هرگونه غافلگیری لحظه آخری که ممکن است بر موفقیت کلی رویداد شما تأثیر بگذارد، جلوگیری کنید.< /p>
۶٫ یک برنامه بازاریابی قوی طراحی کنید
زمانی که در حال برنامه ریزی یک رویداد هستید، مهم است که یک استراتژی بازاریابی قوی ایجاد کنید تا در مورد رویداد خود صحبت کنید و حضور را افزایش دهید. اولین قدم این است که انتخاب کنید کدام پلتفرم(های) برای دستیابی به مخاطبان هدف شما مؤثرتر باشد.
به عنوان مثال، اگر میزبان یک میکسر شبکه در یک رستوران محلی هستید، فیس بوک ممکن است بهترین گزینه برای شما باشد زیرا اکثر افرادی که از رسانه های اجتماعی استفاده می کنند هزاره هستند. و Gen Xers که به این معنی است که توجه آنها به اینجا متمرکز می شود.
اگر به جای آن می خواهید یک کنسرت در فضای باز میزبانی کنید، استفاده از استوری های اینستاگرام برای تبلیغ آن موثرتر خواهد بود زیرا آنها سازگار با تلفن همراه هستند و به راحتی در آن کار می کنند. چشم.
وقتی تصمیم گرفتید از کدام پلتفرم(های) استفاده کنید، زمان شروع به تولید محتوا است. این باید شامل ترکیبی از تصاویر یا ویدیوهای تیزر، نقل قول از سخنرانان یا شرکت کنندگان، و اطلاعات مربوط به رویداد مانند تاریخ، زمان و مکان باشد. همچنین می‌توانید یک هشتگ سفارشی ایجاد کنید تا افراد هنگام پست کردن رویداد شما از آن استفاده کنند تا دیگران به راحتی آن را در رسانه‌های اجتماعی پیدا کنند.
روابط رسانه‌ای نیز بخش مهمی از بازاریابی یک رویداد است. این شامل تماس با نشریات محلی و وبلاگ نویسان است تا ببینید آیا آنها علاقه مند به نوشتن در مورد رویداد شما هستند یا خیر. همچنین می‌توانید در ازای پوشش، بلیت رایگان یا یک وعده غذایی رایگان به آنها ارائه دهید.
اگر قصد دارید یک رویداد حضوری داشته باشید، یک کد QR در دعوتنامه اضافه کنید که به اطلاعات بیشتر در مورد سازمان شما و آنچه شرکت کنندگان می توانند از شرکت در این گردهمایی خاص انتظار داشته باشند پیوند می دهد. همچنین اگر تغییراتی وجود داشته باشد که باید در آخرین لحظه انجام شود، مفید است زیرا مردم همیشه به به‌روزترین اطلاعات مربوط به رویداد شما دسترسی خواهند داشت.
همچنین، هنگام برنامه ریزی یک رویداد، استخدام یک عکاس حرفه ای همیشه ایده خوبی است. آنها نه تنها به ثبت تمام لحظات مهم برای شرکت کنندگان شما کمک می کنند، بلکه داشتن تصاویر با کیفیت بالا نیز مهم است که بتوانید در مواد بازاریابی آینده یا کمپین های تبلیغاتی استفاده کنید.
در نهایت، این کار را نکنید. بازاریابی ایمیلی را فراموش نکنید! می‌توانید از ابزارهایی مانند MailChimp یا Constant Contact استفاده کنید که به شما امکان می‌دهد خبرنامه‌های زیبایی طراحی کنید و آنها را به صورت رایگان (تا تعداد معینی مشترک) ارسال کنید.
این ابزارها همچنین به شما امکان می‌دهند تعداد افرادی که باز می‌شوند را ردیابی کنید. و از طریق ایمیل خود کلیک کنید، بنابراین می توانید ببینید کدام پیام ها با مخاطبان شما طنین انداز می شوند.
<
۷٫ داشتن یک برنامه رویداد را در نظر بگیرید
اگر در حال برنامه ریزی یک رویداد هستید، ممکن است ارزش آن را داشته باشد که یک برنامه تلفن همراه برای شرکت کنندگان خود ایجاد کنید. داشتن یک برنامه رویداد مزایای زیادی دارد از جمله:
- دسترسی آسان به اطلاعات مهم مانند نقشه ها و برنامه ها باعث می شود تا در محل برگزاری راحت‌تر از همیشه است.
- می‌توانید اعلان‌های فشاری همراه با به‌روزرسانی‌ها یا یادآوری‌ها درباره گفتگوها یا رویدادهای آتی ارسال کنید.
- ویژگی‌های تعاملی مانند رای‌گیری یا جلسه پرسش و پاسخ می‌تواند شرکت‌کنندگان را درگیر و سرگرم نگه دارد. .
- قابلیت فروش بلیط و کالا مستقیماً از طریق برنامه باعث می‌شود مهمانان بتوانند بدون نیاز به ترک رویداد، آنچه را که نیاز دارند خریداری کنند.
در حالی که وجود دارد. بسیاری از برنامه های رویداد مختلف در بازار، اکثر آنها نسبتاً مقرون به صرفه هستند که آنها را به سرمایه گذاری عالی برای هر نوع رویداد تبدیل می کند. اگر مطمئن نیستید از کجا شروع کنید، سعی کنید با یک شرکت توسعه برنامه محلی تماس بگیرید تا ببینید آنها چه کاری می توانند برای شما انجام دهند.
۸٫ استخدام کارکنان شگفت انگیز
یکی از مهمترین جنبه های هر رویداد موفق، کارکنانی است که استخدام می کنید. آنها نه تنها باید حرفه ای و مودب باشند، بلکه باید در مورد خود رویداد و اتفاقاتی که در حال رخ دادن است نیز آگاه باشند تا بتوانند به سوالاتی که مهمانان ممکن است داشته باشند پاسخ دهند.
هنگامی که کارکنان خود را استخدام می کنید. در رویداد، همیشه مطمئن شوید که آنها یک برنامه کاربردی را پر کرده و مرجع ارائه می کنند. این به شما امکان می دهد قبل از تصمیم گیری نهایی در مورد اینکه چه کسی استخدام می شود، ببینید چه نوع تجربه ای در موقعیت های مشابه داشته اند.
همچنین می‌خواهید کسی را بخواهید که همه چیزهایی را که باید قبل از شروع رویداد به پایان برسانند، بررسی کند تا همه در یک صفحه باشند و هیچ غافلگیری در خود روز وجود نداشته باشد.
اگر مکانی در فضای باز دارید، بهتر است نگهبانانی را استخدام کنید که می توانند مراقب هر گونه مشکل ساز یا مشکل احتمالی باشند. مانند دعوا در میان مهمانان (یا حتی افراد مستی که در اطراف سرگردان هستند).
۹٫ یک برنامه پشتیبان داشته باشید
مهم نیست چقدر خوب یک رویداد را برنامه ریزی می کنید، همیشه این احتمال وجود دارد که مشکلی پیش بیاید. به همین دلیل داشتن یک نسخه پشتیبان مهم است برای هر سناریو ممکنی برنامه ریزی کنید تا در صورت وقوع اتفاق غیرمنتظره ای غافلگیر نشوید.
به عنوان مثال، اگر محل برگزاری دوبار رزرو شده باشد و شما مجبور شوید رویداد را در آخرین لحظه جابجا کنید، چه؟ یا اگر نیمی از لیست مهمانان شما به دلیل طوفان برف نمایش داده نشود چه؟ یا به دلیل باران باید همه چیز را زیر چادرها جابه‌جا کنید؟
داشتن یک برنامه پشتیبان به این معنی است که شما همیشه برای بدترین سناریو آماده هستید و می‌توانید با هر چیزی که پیش می‌آید مقابله کنید. ممکن است آسان نباشد، اما قطعاً بهتر از این است که غافلگیر شوید و مجبور شوید با مهمانان ناراضی یا یک رویداد ویران شده کنار بیایید.
با داشتن یک برنامه پشتیبان، می‌توانید هر موقعیتی را مدیریت کنید که مطرح می شود و رویداد شما را به خوبی اجرا می کند.
۱۰٫ حامیان خود را نادیده بگیرید
حامیان بخش مهمی از هر رویدادی هستند، و مهم است که مطمئن شوید که آنها احساس قدردانی می کنند. به هر حال، آنها در رویداد شما پول سرمایه‌گذاری می‌کنند، بنابراین شما می‌خواهید مطمئن شوید که بیشترین بهره را از آن می‌برند.
یکی از راه‌های انجام این کار این است که آنها را با مزایای انحصاری مانند دسترسی زودهنگام به محل برگزاری یا نشستن در یک منطقه ویژه که فقط برای آنها (و مهمانانشان) رزرو شده است. همچنین می‌توانید برای غذاها، نوشیدنی‌ها و سایر چیزهایی که ممکن است مورد علاقه آنها باشد، به آنها تخفیف بدهید.
دکور و تم نیز کلید موفقیت یک رویداد هستند و برای حامیان مالی شما بسیار مهم هستند. به این ترتیب، همیشه باید مطمئن شوید که آنها را در مورد تغییرات یا به‌روزرسانی‌هایی که انجام می‌دهید در جریان نگه دارید. این تضمین می‌کند که برند و لوگوی آنها به‌طور برجسته در طول رویداد نمایش داده می‌شوند و بیشترین نمایش ممکن را دارند.
۱۱٫ یک هشتگ رویداد ایجاد کنید
یکی از بزرگترین اشتباهاتی که مردم هنگام برنامه ریزی رویدادها مرتکب می شوند، نداشتن هشتگ رویداد است. یک هشتگ به شرکت‌کنندگان اجازه می‌دهد تا بدانند در رویداد شما چه خبر است، و به آنها کمک می‌کند تا با سایر افرادی که شرکت می‌کنند ارتباط برقرار کنند.
این همچنین به شما امکان می دهد مکالمات مربوط به این رویداد را در پلتفرم های رسانه های اجتماعی مانند توییتر ردیابی کنید تا بتوانید ببینید که چه نوع buzz است. که توسط شرکت کنندگان حتی قبل از رسیدن به محل شما تولید می شود! این می تواند به شما کمک کند تا مطمئن شوید که همه چیز بدون هیچ گونه غافلگیری غیرمنتظره ای به آرامی پیش می رود زیرا همه از قبل می دانند که چه اتفاقی در حال رخ دادن است.
۱۲٫ گنجاندن یک درایو ذخیره‌سازی ابری مجزا
داشتن فضای ذخیره‌سازی ابری برای رویدادها عالی است زیرا به شما امکان می‌دهد عکس‌ها، ویدیوها و سایر فایل‌ها را به جای هارد دیسک رایانه‌تان در اینترنت ذخیره کنید. این بدان معناست که اگر در طول یک رویداد اتفاقی بیفتد (مانند قطع برق)، همچنان به اطلاعات مهمی مانند لیست مهمانان یا فرم‌های ثبت‌نام دسترسی خواهید داشت.
همچنین به شما امکان می‌دهد تعداد افراد را پیگیری کنید. تا کنون RSVP’d داشته باشید، که به اطمینان از رسیدن آنها در زمان و مکان صحیح در روز اول کمک می کند! اگر تغییراتی در طول فرآیند برنامه ریزی ایجاد شود – مانند افزودن حامیان مالی یا فروشندگان جدید – همه اینها به طور دقیق در سیستم ذخیره سازی ابری شما منعکس می شود.
۱۳٫ یک برنامه حمل و نقل داشته باشید
مطمئن شوید که همه می توانند بدون هیچ مشکلی به رویداد رفت و آمد کنند. داشتن برنامه های حمل و نقل برای شرکت کنندگانی که از خارج از شهر می آیند یا با هواپیما یا قطار سفر می کنند بسیار مهم است تا چیزی را از دست ندهند! This is especially true if there will be alcohol served at your event as well since people might need a safe way to get home.
Good resources to use for transportation include Uber, Lyft and taxi services like Yellow Cab Co. Putting a Google Map with marker on the event website is also helpful so people can see the address and direction to where they need to go before making their way to the event.
۱۴٫ Make the Food & Beverages Count
Food and beverages are an important part of any event. You want to make sure that your guests are well taken care of, but you don’t want to spend the entire budget on catering either! So how do you find a happy medium?
One option would be hiring food trucks or having some local restaurants cater to different parts of the day (breakfast, lunch, dinner). This will keep costs down while also providing guests with a more personalized experience.
If you’re having an outdoor event and know that rain is likely to fall, then bring umbrellas or tents for everyone so they can still enjoy their meal without getting soaked in the process! It’s all about thinking ahead of time and being prepared for any situation.
۱۵٫ Have an Entertainment Plan
Make sure that there is always something for your guests to do. It’s important to have entertainment plans in place during events so people aren’t bored or left standing around waiting for the next thing to happen. This could be anything from live music performances to games and contests. Interim entertainment can include activities such as photo booths and relaxation and guest engagement areas.
۱۶٫ Keep Your Guests Informed
It’s important to keep your guests informed about any changes or updates, so they know what’s going on at all times. This could be done in person by sending them an email with the latest news from you or including updates in a printed program. You can also keep everyone updated by posting updates on social media platforms like Twitter and Instagram.
Make sure to use the right hashtag so people can find all of your posts related to the event easily!
۱۷٫ Invest in New Event Technology
Events look different than they did before and now you have interactive virtual events, hybrid events and webinars in addition to in-person events. New technology can transform any type of event from blah to buzzworthy, so be sure to take advantage of it to make the experience even better!
You’ll want to invest in things such as lighting systems, speakers and microphones for in-person speeches and presentations.
Some virtual event ideas include:
- Drones with cameras attached so you can capture aerial views at heights not possible by humans.
- Virtual reality headsets that allow attendees to experience immersive worlds from the comfort of their own homes.
- Augmented reality glasses that superimpose digital images onto real-world objects.
- Virtual live concerts that include video performances from musical artists.
۱۸٫ Collect Staff and Attendee Feedback
After the event is over, it’s important to collect feedback from both your staff and attendees to measure success and other key details. You should ask them what they liked best about the event so that you can do more of those things at future events.
Ask where improvements could be made to elevate the event experience or if there were any problems during planning or execution that need addressing soon after everything has settled down a bit.
This will allow you to learn more about what went well and where improvements can be made for future events to make the attendee experience a positive one.
It doesn’t hurt to take notes during the event so you can make any necessary changes next time around, such as changing locations or catering companies.
For a quick recap and to ensure you’ve covered all essential aspects of event planning, refer to the checklist table below. You can print it out and tick off tasks as you complete them for your event.
| Event Planning Task | Details/Remarks | Done |
|---|---|---|
| Learn About Event Management | Access online resources, courses | [ ] |
| Comprehensive Event Plan | Vision, timeline, guestlist, etc. | [ ] |
| Choose Event Space | Location, ambiance, size | [ ] |
| Event Branding & Design | Theme, logos, website, name | [ ] |
| Set Event Budget | Venue, catering, decor, staff | [ ] |
| Design Marketing Plan | Choose platform, content, media | [ ] |
| Consider an Event App | Features like schedules, maps | [ ] |
| Hire Staff | Application, references | [ ] |
| Backup Plan | Contingency measures | [ ] |
| Pamper Sponsors | Exclusive benefits, decor updates | [ ] |
| Event Hashtag | Unique and relevant | [ ] |
| Cloud Storage Drive | For event materials | [ ] |
| Transportation Plan | For out-of-town attendees | [ ] |
| Food & Beverages | Catering, outdoor precautions | [ ] |
| Entertainment Plan | Engaging activities for guests | [ ] |
| Keep Guests Informed | Updates, changes | [ ] |
| Invest in Event Tech | Lighting, sound systems | [ ] |
| Collect Feedback | From staff and attendees | [ ] |
Use Our Tips to Make Your Next Event Fantastic
Planning an event can seem like a daunting task. But with these tips, you’ll be able to plan your next event in no time! And remember: don’t forget about the little things that make any party memorable—from decorations and food, right down to seating arrangements. Best of luck to you!
Image: Shutterstock
