چه، چه کسی و چگونه برون سپاری … بنابراین شما می توانید اجازه دهید برو

کارآفرینان افرادی هستند که می توانند انجام دهند. خودتان آن را انجام دهید. شما آن را انجام می دهید، آماده چالش هستید، شما این کار را به روش خود انجام می دهید.

اما گاهی اوقات این نگرش می تواند نتیجه معکوس داشته باشد. اگر آنقدر خودتان این کار را انجام می دهید که درگیر کارهایی می شوید که جزو تخصص شما نیستند، یا اگر زمان زیادی را صرف کارهایی می کنید که مستقیماً درآمدزایی ندارند، ممکن است کسب و کارتان را بیشتر انجام دهید. ضرر تا خوب.

این زمانی است که باید برون سپاری کنید.

برای برخی از کارآفرینان، واگذاری کار به شخص دیگری کار بزرگی نیست. آن را بیاورید.

اما دیگران به دلایل مختلف برای رها کردن هر کاری مشکل دارند. هنگامی که هری هچت، یک مربی مستقر در اورلاندو، فلوریدا با SCORE – که در ابتدا سپاه خدمات مدیران بازنشسته نام داشت – با صاحبان مشاغلی روبرو می شود که تمایلی به برون سپاری ندارند، از آنها می خواهد زمان خود را پیگیری کنند. من از آنها می‌خواهم حداقل دو هفته از هر کاری که انجام می‌دهند و نحوه گذراندن هر روزشان را ثبت کنند. سپس از آنها می‌خواهم [هر فعالیت] را در مورد اینکه چقدر آنها را به جلو می‌برد، رتبه‌بندی کنند.» هخت می‌گوید. این معمولاً چشم من ترجیح می‌دهم خودم را انجام دهم را به این موضوع باز می‌کند که دقیقاً چگونه وقت آنها صرف کارهایی می شود که دیگران می توانند به همان خوبی یا بهتر انجام دهند.

اگر نمی‌دانید که آیا برای برون‌سپاری آماده هستید، نکات و مثال‌های زیر مفید خواهند بود:

تصمیم گیری برون سپاری

داشتن شخص دیگری به وظایفی که فراتر از آن هستند رسیدگی کند تخصص شما – و این شامل کارهایی می شود که می توانید از عهده آنها برآیید، اما زمان گرانبهای زیادی را می طلبید – بیهوده است.

جین دنیک از زمانی که Ditto Boutique، یک فروشگاه محموله های لوکس در دالاس را افتتاح کرد، وظایف پیچیده حقوق و دستمزد و پرداخت مالیات را به یک حسابدار و حسابدار برون سپاری کرد.

“قوانین مالیاتی تغییر می کند. من می‌خواهم مطمئن شوم که همه چیز به صورت سه ماهه پرداخت می‌شود، و می‌خواهم همه W-2‌هایم به موقع خارج شوند.» پس از ادغام بوتیک خود با یک بوتیک دیگر، او و مالک مشترکش قصد داشتند وب سایت خود را ارتقا دهند. دنیک می‌گوید در حالی که آنها در نهایت امیدوار بودند که وب‌سایت خود را حفظ کنند، اما قصد داشتند یک طراح را برای آن را راه اندازی کنید.

دنیک می گوید: «شما باید نبردهای خود را انتخاب کنید. “گاهی اوقات لازم است فردی را استخدام کنید که در کار بسیار بهتر از شما باشد.”

مری بت هافمن، مربی SCORE مستقر در کارپنترزویل، ایلینویز، همچنین به صاحبان مشاغل پیشنهاد می کند که کارهایی را که وقت انجام دادن ندارند یا به نظر می رسد هرگز شروع نکرده اند، کارهایی که خیلی طول می کشد، کارهایی که دوست ندارند انجام دهند را برون سپاری کنند. و کارهای وقت گیر که درآمدی ایجاد نمی کنند. او می‌گوید: «اغلب صاحبان آنقدر مشغول اداره کسب‌وکار خود هستند که فعالیت‌های آن‌ها را به اندازه کافی از نزدیک بررسی نمی‌کنند تا متوجه شوند دیگران می‌توانند کمک کنند.

انجام برخی کارها آسان است اما به راحتی قابل انجام است. در حالی که مطمئناً قادر به پاسخگویی به تلفن، تشکیل پرونده و سفارش لوازم هستید، چرا وقت خود را با مشقاتی که تقریباً هر کسی می تواند انجام دهد تلف کنید؟ آنها را برون سپاری کنید و زمان بیشتری برای تمرکز روی چیزهای مهمتر خواهید داشت.

در موارد دیگر، برون سپاری وظایف خاص صرفاً یک حرکت تجاری زیرکانه است.

شریل روزنر، یکی از بنیانگذاران سابق برنامه رزرو هتل Stayful.com، با هشت کارمند تمام وقت کار کرد و به چهار متخصص که کارگران قراردادی هستند برون سپاری کرد. او به این چهار کارشناس متکی بود تا شرکت خود را بر روی ترفندهای کوچک و تعمیرات اساسی در فناوری امروزی که به سرعت در حال تکامل است، حفظ کند. به عنوان مثال، هر زمان که اپل سیستم عامل خود را تغییر می داد یا سیری را ارتقا می داد، شرکت او نیاز داشت که خود را وفق دهد. او می‌گوید: «ما می‌خواهیم با افرادی کار کنیم که در زمینه‌هایی که در حال تکرار آن‌ها هستیم به‌روز هستند، بنابراین توسعه نرم‌افزار را برون‌سپاری می‌کنیم اما طراحی، مهندسین و مدیریت محصول را در شرکت نگه می‌داریم.

با چه کسی تماس می گیرید؟

استعدادهای برون سپاری را به همان روشی که کارمندان پیدا می کنید کشف می کنید: با شبکه سازی حضوری یا آنلاین، درخواست توصیه ها و مصاحبه دقیق.

می‌توانید برای دریافت کمک مستقل در سایت‌هایی مانند Guru.comتبلیغ کنید. > یا Elance-oDesk.com. نیک لوپر در راهنمای استخدام دستیار مجازی می‌گوید: این سایت‌ها دارای سیستم‌هایی برای محافظت از کارفرمایان و فریلنسرها در برابر کلاهبرداری و سایر خطرات هستند، که آنها را به شرطی بسیار امن‌تر از مثلاً آگهی‌های Craigslist می‌کند. ، یک کتاب رایگان قابل دانلود در VirtualAssistantAssistant.com. به عنوان مثال، Guru.com کم و بیش حقوق فریلنسر را به صورت امانی نگه می‌دارد: شما به وب‌سایت پرداخت می‌کنید، اما تا زمانی که کار را به طور رضایت‌بخشی به پایان نرسانید، پول را آزاد نمی‌کند.

گزینه دیگر بررسی وب سایت های سازمان های حرفه ای است – برای مثال انجمن روزنامه نگاران و نویسندگان آمریکا، یا مؤسسه حسابداران حرفه ای آمریکا – که معمولاً راه هایی برای ارتباط با اعضای خود ارائه می دهند.

دستیاران مجازی، که فقط به صورت آنلاین با آنها ارتباط برقرار می کنید، یک گزینه به طور فزاینده ای محبوب هستند. اینها می‌توانند فریلنسرهای مستقل یا کسانی باشند که با شرکت‌هایی مانند Zirtual کار می‌کنند. com یا eaHelp.com، که دارای دستیارانی در کارکنان و در اختیار مشتریان خود قرار می دهند. Regus.com برنامه ای دارد که دسترسی به آفیس را فراهم می کند فضایی در ۲۰۰۰ مکان در سرتاسر جهان، با چند امتیاز خوب: مکان‌ها به صورت ۲۴ ساعته به تلفن شما پاسخ می‌دهند و همچنین نامه‌های شما و سایر ارسال‌ها را می‌پذیرند. برخی از شرکت ها فقط دستیاران مستقر در ایالات متحده را استخدام می کنند، در حالی که برخی دیگر، مانند Worldwide 101.com، همانطور که از نامش پیداست، جهانی هستند. VirtualAssistantAssistant.com بررسی و رتبه بندی بسیاری از شرکت های دستیار مجازی را دارد.

هنگامی که شروع به صحبت با یک استخدام برون سپاری بالقوه می کنید، مطمئن شوید که آن شخص تجارت شما، نیازهای شما را درک کرده و مهارت های لازم را دارد. پائولا ریزو که در کتاب خود به برون سپاری می پردازد، پیشنهاد می کند که اگر به مسیر مجازی بروید، خدمات حسابداری مجازی و خدمات پاسخگویی تلفنی را خواهید یافت، و حتی می توانید یک دستیار مجازی برای کمک به برون سپاری استخدام کنید. “https://amzn.to/3x7NR1E” target=”_blank” rel=”noreferrer noopener”>تفکر فهرست‌وار: استفاده از فهرست‌ها برای بهره‌وری بیشتر، موفقیت‌آمیز و کمتر تحت استرس. یک دستیار مجازی که هر کار را شارژ می کند می تواند به شما در شروع کار کمک کند. برای مثال، نویسنده می‌گوید: «می‌توانید از آن‌ها بخواهید بر اساس بودجه و جدول زمانی شما در مورد پنج شرکت طراحی وب با رتبه برتر تحقیق کنند.

Rizzo همچنین به این نکته اشاره می‌کند که برون‌سپاری نباید به کارهای اداری محدود شود – با استفاده از شرکتی مانند TaskRabbit.com، می‌توانید هر چیزی را که نمی‌خواهید برای آن وقت بگذارید، از جمله انجام امور، خرید هدایا یا برنامه‌ریزی برای تعطیلات، برون‌سپاری کنید.

برای خدمات به صورت ساعتی یا کارتی پرداخت خواهید کرد. لوپر پیشنهاد می کند که نرخ ساعتی منصفانه برای دستیار مجازی مستقر در ایالات متحده ۱۰ تا ۲۰ دلار است. یک دستیار خارج از کشور احتمالاً هزینه کمتری خواهد داشت.

Hecht می‌گوید: «شما باید یک دستیار مجازی با سه تا پنج سال تجربه و مراجع بخواهید، و ادامه می‌دهد که باید «با مراجعی در کسب‌وکارها یا صنایعی که مشابه شما هستند صحبت کنید». قبل از دیدن قرارداد در مورد آن بپرسید: آیا بند فسخ وجود دارد؟ در مورد محرمانه بودن اطلاعات کسب و کارتان چطور؟

روسنر توصیه می‌کند

و مطمئن شوید که نامزدها را آنقدر به‌طور کامل بررسی کنید که مطمئن باشید با فرهنگ شرکت شما مطابقت دارند.

او می‌گوید: «به‌عنوان یک شرکت، ما با قلب خود رهبری می‌کنیم و با تأمین‌کنندگان خود بسیار شفاف هستیم». هنگامی که یک شرکت حسابداری که شرکت او در نظر داشت پیشنهاد کرد که تأخیر در پرداخت به تامین کنندگان به نفع شرکت او خواهد بود، روسنر می دانست که این تناسب اشتباه است. ما سرمان را خاراندیم، فکر می‌کردیم، خوب، نه، ما نمی‌خواهیم کاری انجام دهیم که پرداخت را به تاخیر بیندازد. چرا باید آن کار را انجام بدهیم؟” او می گوید. او نیازهای تجاری خود را به جای دیگری برد.

این کار را به روش خود انجام دهید

قبل از هر نوع دستیار—مجازی یا غیره— کار را شروع می کند، شما می خواهید کاملاً روشن باشید که چه کاری و چگونه باید انجام شود. به همین دلیل، Hecht توصیه می کند مدتی را صرف مستندسازی دقیق، مرحله به مرحله، نحوه انجام کارها کنید. او می گوید: «شما باید روند را ترسیم کنید. «اگر تلفن را پاسخ می دهد، باید یک اسکریپت داشته باشید. اگر وارد کردن داده است، باید آنها را در برنامه آموزش دهید. شما باید یک کتاب کار از وظایف و نحوه انجام آنها داشته باشید. هرچه جزئیات بیشتری داشته باشید، بیشتر می‌توان آنها را پاسخگو دانست.»

Hecht می‌گوید در حالی که برخی از سرویس‌های دستیار مجازی به شما یک دستیار اختصاص می‌دهند، با دیگران، ممکن است با بیش از یک نفر، احتمالاً شش نفر، کار کنید. یک کتاب کار مکتوب در وقت شما برای توضیح فرآیندهایتان صرفه‌جویی می‌کند، و تضمین می‌کند که کارها به‌طور مداوم و بدون نظارت دائمی شما به همان صورتی که می‌خواهید انجام می‌شوند.

“اگر نگران این باشید که آیا شخص این کار را انجام می دهد یا خیر، کار نمی کند. Rizzo می‌گوید: اگر در حال مدیریت خرد هستید، این کار دوباره به صفحه شما بازگشته است. او استفاده از سایت‌هایی مانند Asana.com یا Evernote.com برای مدیریت پروژه ها. او در تفکر فهرست‌وار. من از آن با کارآموزانم برای وبلاگم استفاده می کنم. ما پوشه های مشترکی داریم که همه ما به آنها دسترسی داریم. هر زمان که ایده ای برای پست وبلاگ داشته باشیم یا مقاله ای را ببینیم که دوست داریم، آن را به Evernote اضافه می کنیم. ما همچنین لیست کارهایی را برای یکدیگر تهیه می کنیم و به راحتی می توانیم ببینیم چه کارهایی هنوز باید بررسی شوند.”

اگر ایده رها کردن هر چیزی شما را عصبی می کند، با برون سپاری یک کار کوچک مانند پاسخ دادن به تلفن شروع کنید. سپس آن را به زمان‌بندی افزایش دهید. با گذشت زمان، دستیاران شما راه های شما را یاد خواهند گرفت، به آنها اعتماد خواهید کرد تا با احتیاط کار شما را انجام دهند، و آزاد خواهید بود که روی کارهایی که بهترین انجام می دهید و کسب و کار شما را می سازد، تمرکز کنید.

این مقاله در فوریه ۲۰۱۵ منتشر شده و به روز شده است. عکس از زیویکا کرکز/Shutterstock