کانبان چیست و چگونه می تواند برای کسب و کار شما مفید باشد؟
کانبان چیست و چگونه می تواند برای کسب و کار شما مفید باشد؟
اگرچه فناوری دیجیتال بسیاری از روشهای کار ما را سادهسازی کرده است، اما پیچیدگیهایی را نیز در جریان کار روزانه ایجاد کرده است. مدیریت موثر این پیچیدگی ها یکی از دلایل بسیاری بود که توسعه دهندگان نرم افزار برای اولین بار استفاده از Kanban را شروع کردند.
امروز Kanban توسط همه از فریلنسرها گرفته تا مشاغل کوچک و شرکت های جهانی در سراسر جهان استفاده می شود.
کانبان چیست؟
تاریخچه
Kanban توسط یک مهندس صنایع تویوتا به نام Taiichi Ohno در دهه ۱۹۴۰ برای رفع تنگناها در فرآیند تولید توسعه یافت. او تا حدی از شیوه ای که سوپرمارکت ها موجودی خود را در قفسه هایشان نگهداری می کردند الهام گرفته بود.
Ohno آنچه را که سوپرمارکتها برای جابهجایی موجودی انجام میدادند با تطبیق فرآیند تولید در تویوتا با مصرف مواد خام و خروجی یا سطح موجودی ترجمه کرد.
Kanban، که در زبان ژاپنی به معنی علامت/ تابلوی قبض است، با استفاده از کارتهایی برای نشان دادن فرآیند تولید در کف کارخانه اعمال میشد. با نگاهی ساده به کارتها، انبار میتوانست مواد خام را قبل از تمام شدن دوباره پر کند تا تولید بتواند به کار خود ادامه دهد.
انبار همچنین از سیستم استفاده کرد تا اطمینان حاصل کند که مواد آنها تمام نمی شود، که به طور کلی به یک شرکت سازنده تر تبدیل شد.
به بیان ساده کانبان از نشانه های بصری برای نشان دادن مرحله هر فرآیند استفاده می کند. این می تواند هر چیزی باشد، از برنامه شخصی شما در ماه گرفته تا پروژه ای با تیم هایی متشکل از صدها نفر که در سراسر جهان پراکنده شده اند.
استفاده از Kanban.
Kanban ساختار ساده ای از سه ستون دارد که با برچسب های To-Do، Doing و Done برچسب گذاری شده اند. اما اجازه ندهید سادگی شما را فریب دهد زیرا بسیار انعطاف پذیر است و می توان آن را برای رسیدگی به پروژه های هر اندازه ای تطبیق داد.
شما می توانید ستون های بیشتری ایجاد کنید و ستون های مختلف را اختصاص دهید آنها را برای سازمان یا یک پروژه خاص تگ کنید. با این حال، مهم است که شش اصل کانبان را در نظر داشته باشید.
اینها عبارتند از:
- تجسم – همه جنبه های پروژه را قابل مشاهده کنید. پنهان کردن فرآیند را کند می کند و هدف استفاده از سیستم را ناکام می گذارد.
- محدود کردن کار در حال انجام – گردش کار را در هر مرحله از کار در حال انجام محدود کنید تا از تنگناها جلوگیری کنید.
- مدیریت جریان – هر وضعیت را در گردش کار نظارت و گزارش دهید تا کارها به آرامی پیش برود.
- صراحتاً بیان خطمشیها – مطمئن شوید که همه افراد درگیر درک صریحی از خطمشیها دارند. این به معنای عدم منطقی سازی ذهنی است که می تواند فرآیندها را کند کند.
- استفاده از حلقه های بازخورد – Kanban از حلقه های بازخورد برای انجام تنظیمات با مقایسه نتایج مورد انتظار با نتایج واقعی استفاده می کند. از جلسه ایستاده استفاده می کند. بررسی ارائه خدمات؛ بررسی عملیات؛ و شیوه های بررسی ریسک برای بازخورد.
- تکامل مشارکتی یا تجربی – کانبان همیشه به دنبال ایجاد بهبودهای تدریجی کوچک است که می تواند بر کل سازمان و مقیاس تأثیر بگذارد. این سیستم به شما امکان می دهد ناکارآمدی های خود را ردیابی و درک کنید زیرا هر فرآیند به وضوح شناسایی و مستند شده است.
اصول کانبان | |
---|---|
تجسم | تمام جنبه های پروژه را برای همه اعضای تیم قابل مشاهده کنید. عدم دید می تواند فرآیندها را کند کند و مانع از هدف سیستم شود. |
محدود کردن کار در پیشرفت | تعداد کارها یا موارد کاری را در هر مرحله از گردش کار محدود کنید تا از تنگناها جلوگیری کنید و پیشرفت هموار را حفظ کنید. |
مدیریت جریان | به طور مستمر وضعیت هر مرحله در گردش کار را نظارت و گزارش دهید اطمینان حاصل کنید که اقلام کار به آرامی و کارآمد حرکت می کنند. |
صراحت بخشیدن به خط مشی ها | |
استفاده از حلقه های بازخورد | حلقه های بازخورد را برای انجام تنظیمات بر اساس مقایسه بین نتایج مورد انتظار و واقعی پیاده سازی کنید. . از شیوههایی مانند جلسات آمادهسازی، بررسیهای ارائه خدمات، بررسی عملیات، و بررسی ریسک برای بازخورد استفاده کنید. |
تکامل مشارکتی یا تجربی | فرهنگ بهبود مستمر را در آغوش بگیرید، به دنبال پیشرفتهای تدریجی کوچکی باشید که به نفع کل سازمان باشد. شناسایی فرآیند واضح و مستندسازی Kanban به ردیابی و درک ناکارآمدی ها کمک می کند. |
مزایای Kanban
Kanban سطح جدیدی از کارایی را به یک پروژه معرفی میکند، زیرا به شما امکان میدهد ببینید که پروژه شما در هر زمان در کجا قرار دارد. میتوانید بیشتر بررسی کنید و ببینید چه کسی چه کاری انجام میدهد، هر یک از اعضای تیم باید چه کاری انجام دهند، و برای پیشرفت به چه چیزی نیاز دارند.
پیادهسازی این سیستم آسان است، ضایعات را کاهش میدهد، ارتباطات را بهبود میبخشد، مشکلات را حل میکند. سریع تر، و کیفیت خروجی را بهبود می بخشد.
پیاده سازی Kanban
Kanban را می توان با یک برد فیزیکی یا با استفاده از فناوری دیجیتال، که کارآمدتر است، پیاده سازی کرد.
>Trello یکی از محبوب ترین وب است برنامه مدیریت پروژه مبتنی بر سیستم کانبان این شرکت یک ردیف رایگان به همراه نسخه های تجاری و سازمانی با ویژگی های بیشتر ارائه می دهد. اما در هسته خود، سیستم Kanban در سراسر صفحه برای مدیریت پروژه های شما استفاده می شود.
برخی از ارائه دهندگان دیگر که از سیستم های مبتنی بر Kanban استفاده می کنند عبارتند از Asana، Jira، Kanbanachi، Zenkit و دیگران.
>این نمونه ای از تابلوی کانبان است که برای نوشتن این مقاله با استفاده از Trello ایجاد شده است.
مزایای اجرای Kanban
Kanban، یک سیستم مدیریت پروژه بصری ریشه دار در اصول ناب، طیف وسیعی از مزایایی را ارائه می دهد که می تواند گردش کار را ساده کند، بهره وری را افزایش دهد و نتایج کلی پروژه را بهبود بخشد. در اینجا نگاهی دقیقتر به اینکه چرا پیادهسازی این سیستم میتواند سودمند باشد، آورده شده است:
- بهبود کارآیی: وضعیت کارها و پروژهها را در زمان واقعی مشاهده میکند. این شفافیت به تیم ها اجازه می دهد تا تنگناها را شناسایی کرده و منابع را به طور موثرتری تخصیص دهند.
- کاهش ضایعات: با محدود کردن کار در حال پیشرفت و بهینه سازی گردش کار، زمان و منابع تلف شده را کاهش می دهد و در نهایت منجر به هزینه می شود. پس انداز.
- ارتباطات بهبود یافته: تابلوهای کانبان به اعضای تیم کمک می کند تا ببینند همکارانشان روی چه چیزی کار می کنند. این شفافیت ارتباط و همکاری بهتری را تقویت میکند.
- حل سریع مشکل: هنگامی که مشکلاتی پیش میآیند، Kanban شناسایی دلایل اصلی و رسیدگی فوری به آنها را آسانتر میکند. این رویکرد فعال، اختلالات و تاخیرهای پروژه را به حداقل می رساند.
- بهبود کیفیت: تمرکز Kanban بر بهینه سازی فرآیند به بهبود کیفیت خروجی کار با تجسم هر مرحله از یک کار یا پروژه، تیم ها می توانند مسائل مربوط به کیفیت را در مراحل اولیه شناسایی کرده و به آنها رسیدگی کنند.
- انعطاف پذیری و مقیاس پذیری: سادگی سیستم امکان تطبیق آسان با آن را فراهم می کند. پروژه های مختلف و ساختارهای سازمانی. میتوان آن را در صورت نیاز کوچک یا بزرگ کرد، که هم برای کسبوکارهای کوچک و هم برای شرکتهای بزرگ مناسب است.
- بهبود مستمر: کانبان فرهنگ بهبود مستمر را تشویق میکند. تیم ها می توانند به طور منظم فرآیندها را بررسی کنند و تغییرات تدریجی برای افزایش کارایی و بهره وری ایجاد کنند.
- ادغام دیجیتال: می توان آن را به طور یکپارچه با ابزارها و پلتفرم های دیجیتال ادغام کرد و راحتی و دسترسی بیشتری را برای کنترل از راه دور ارائه داد. یا تیم های توزیع شده.
- کاربر پسند: رویکرد بصری کانبان کاربرپسند و قابل درک است و برای اعضای تیم با سطوح مختلف تخصص فنی قابل دسترسی است.
- انتخاب ابزار گسترده: ابزارهای متعدد مدیریت پروژه دیجیتال، مانند Trello، Asana، Jira، و Zenkit، سیستمهای مبتنی بر Kanban را ارائه میدهند و انعطافپذیری را در انتخاب ابزار مناسب برای نیازهای خاص شما فراهم میکنند.
- مقرون به صرفه: کانبان میتواند به سازمانها کمک کند تا به اهداف خود دست یابند و به طور بالقوه هزینههای پروژه را کاهش داده و بازگشت سرمایه را بهبود میبخشند.
مزایای اجرای کانبان | توضیح |
---|---|
بازدهی پیشرفته | Kanban مشاهده بیدرنگ کار و وضعیت پروژه را ارائه میکند و تخصیص منابع را تسهیل میکند. |
کاهش ضایعات | محدود کردن کار در حال انجام و بهینه سازی گردش کار، زمان و منابع تلف شده را به حداقل می رساند و هزینه ها را کاهش می دهد. |
ارتباطات بهبود یافته | بردهای Kanban با قابل مشاهده کردن کار همه، ارتباطات و همکاری تیمی را بهبود می بخشد. |
حل سریع مشکل | کانبان کمک می کند شناسایی و رسیدگی سریع به مسائل، کاهش اختلالات و تاخیرهای پروژه. |
بهبود کیفیت | |
بهبود کیفیت | |
بهینه سازی فرآیند در کانبان کیفیت کار را با پرداختن به مسائل کیفی در مراحل اولیه افزایش می دهد. | |
انعطاف پذیری و مقیاس پذیری | قابلیت انطباق کانبان آن را برای پروژه ها و سازمان های مختلف مناسب می کند و در صورت نیاز مقیاس پذیر است. |
بهبود مستمر | کانبان فرهنگ مداوم را پرورش می دهد بهبود، به تیم ها اجازه می دهد پیشرفت های تدریجی انجام دهند. |
ادغام دیجیتال | |
کاربر پسند | رویکرد بصری Kanban به راحتی قابل درک است، و آن را برای اعضای تیم با تخصص های مختلف قابل دسترسی می کند. |
انتخاب ابزار گسترده | ابزارهای مختلف مدیریت پروژه دیجیتال ارائه می شود سیستمهای مبتنی بر کانبان، انعطافپذیری در انتخاب ابزار فراهم میکنند. |
مقرون به صرفه |
پیادهسازی کانبان می تواند منجر به یک فرآیند مدیریت پروژه ساده تر، پاسخگوتر و موثرتر شود که به نفع مشاغل در هر اندازه و صنایع باشد. چه بوردهای فیزیکی Kanban را انتخاب کنید یا راه حل های دیجیتالی، اصول می توانند به شما کمک کنند تا به نتایج پروژه بهتری برسید و گردش کار خود را بهینه کنید.
سفارشی کردن Kanban. برای نیازهای مختلف کسب و کار
انعطاف پذیری Kanban آن را به ابزاری عالی برای بخش های مختلف در یک کسب و کار تبدیل می کند که هرکدام دارای گردش کار و الزامات منحصر به فردی هستند. سفارشی کردن بردهای کانبان با توجه به این نیازهای مختلف، بهره وری را افزایش می دهد و عملیات را ساده می کند. کسبوکارها چگونه میتوانند Kanban را متناسب با فرآیندهای داخلی متنوع تنظیم کنند:
- توسعه نرمافزار: برای تیمهای توسعه، تابلوهای Kanban میتوانند شامل مراحلی مانند «بازگشت»، «در حال انجام» باشند. ، “بازبینی کد”، “تست” و “استقرار”. تنظیم محدودیتهای WIP برای مراحلی مانند «بازبینی کد» و «آزمایش» تضمین میکند که وظایف روی هم انباشته نمیشوند و فرآیند توسعه را در گلوگاه قرار نمیدهند.
- بازاریابی و ایجاد محتوا: تیمهای بازاریابی ممکن است کانبان را با قرار دادن ستونهایی برای «ایدههای محتوا»، «نوشتن»، «طراحی»، «تأیید» و «منتشر شده» تطبیق دهید. این تنظیم به ردیابی پیشرفت قطعات مختلف محتوا، از مفهوم اولیه تا انتشار کمک میکند.
- منابع انسانی (HR): بخشهای منابع انسانی میتوانند از Kanban برای مدیریت فرآیندهای استخدام و پذیرش با مراحل استفاده کنند. مانند «موقعیتهای باز»، «متقاضیان»، «مصاحبهها»، «پیشنهادهای ارائهشده» و «عبور». این سیستم بصری به تیمهای منابع انسانی کمک میکند تا وضعیت هر نامزد را نظارت کنند و از انتقال آرام برای استخدامهای جدید اطمینان حاصل کنند.
- خدمات مشتری: برای خدمات مشتری، Kanban میتواند جریان درخواستهای مشتری را تجسم کند. از «دریافت»، «در حال انجام»، «تشدید» و «حلشده». این به مدیریت زمان پاسخگویی و اطمینان از رضایت مشتری کمک میکند.
سفارشیسازی Kanban برای بخشهای مختلف شامل درک گردش کار منحصر به فرد هر تیم و شناسایی مراحل کلیدی است که فرآیند آنها را نشان میدهد. بازبینی و تنظیم منظم این تابلوهای سفارشی با همکاری اعضای تیم تضمین میکند که آنها موثر و مرتبط باقی میمانند.
یکپارچهسازی کانبان با سایر سیستمهای تجاری
یکپارچهسازی کانبان با سیستمهای تجاری موجود، کارایی را با اطمینان از یک جریان یکپارچه اطلاعات در سراسر سیستم عامل این ادغام میتواند بهروزرسانیها را خودکار کند و ثبات را در مدیریت دادهها حفظ کند. در اینجا استراتژیهایی برای ادغام کانبان در اکوسیستم تجاری گستردهتر آمده است:
- ادغام CRM: پیوند کانبان با سیستمهای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) به تیمهای فروش و خدمات مشتری اجازه میدهد تا ردیابی کنند. تعاملات و پیشرفت مستقیم در تابلوهای Kanban آنها. اتوماسیونها میتوانند مسائل مشتری را در مراحل مختلف Kanban بر اساس بهروزرسانیهای CRM منتقل کنند و اطمینان حاصل کنند که تعاملات مشتری به موقع و آگاهانه است.
- ابزارهای مدیریت پروژه: یکپارچهسازی بردهای Kanban با نرمافزار مدیریت پروژه، دید یکپارچه از جدول زمانی پروژه، منابع و پیشرفت کار. این به تیمها کمک میکند تا بدون بهروزرسانی دستی چندین سیستم، از سررسیدها و تخصیص منابع مطلع باشند.
- سیستمهای ERP: اتصال Kanban با سیستمهای برنامهریزی منابع سازمانی (ERP) عملیات را با خودکارسازی بهروزرسانی موجودی سادهتر میکند. ، پردازش سفارش و زمانبندی تولید بر اساس وضعیت گردش کار مشخص شده در سیستم Kanban.
- پلتفرمهای ارتباطی: ادغام تابلوهای کانبان با ابزارهای ارتباطی مانند Slack یا تیمهای مایکروسافت میتواند واقعی را تسهیل کند. اعلانهای زمانی و بهروزرسانیها در مورد پیشرفت کار، تضمین میکند که اعضای تیم همیشه از تغییرات و بهروزرسانیهای مهم مطلع هستند.
برای دستیابی به یکپارچگی موفق، کسبوکارها باید از API (واسطهای برنامهنویسی کاربردی) ارائهشده توسط Kanban خود استفاده کنند. ابزار و سایر فروشندگان نرم افزار همچنین ممکن است برای اطمینان از یکپارچگی ایمن و مؤثر در بین سیستمها، مشورت با متخصصان فناوری اطلاعات مفید باشد.
Kanban برای تیمهای از راه دور و ترکیبی
تغییر به سمت مدلهای کار از راه دور و ترکیبی، Kanban را به ابزاری ارزشمند برای حفظ همسویی تیم و بهرهوری در محیطهای توزیعشده تبدیل کرده است. در اینجا نحوه استفاده مؤثر از Kanban برای مدیریت تیم های دوردست و ترکیبی آمده است:
- همکاری مجازی: بردهای دیجیتال Kanban به عنوان یک مرکز مرکزی برای تیم های راه دور برای همکاری و پیگیری پیشرفت عمل می کنند. . این تابلوها را می توان از هرجایی در دسترس قرار داد و اطمینان حاصل کرد که اعضای تیم، بدون در نظر گرفتن مکان، وضعیت و وظایف پروژه را در زمان واقعی مشاهده می کنند.
- ارتباط شفاف: کانبان شفاف و بصری را تسهیل می کند. ارتباط، کاهش نیاز به رشته های ایمیل طولانی یا جلسات مکرر. تیمها میتوانند نظرات خود را بگذارند، همکاران را برچسبگذاری کنند، و وضعیتها را مستقیماً در هیئت مدیره بهروزرسانی کنند، که همکاری را ساده و کارآمد میکند.
- مسئولیتپذیری و شفافیت: با مشاهده وضعیت هر کار در تابلوی Kanban، اعضای تیم در قبال مسئولیت های خود پاسخگو هستند. این شفافیت به تیمهای راه دور کمک میکند تا اعتماد را حفظ کنند و مسئولیت فردی را تشویق میکند.
- جریانهای کاری انعطافپذیر: تیمهای دوردست و ترکیبی اغلب نیاز دارند به سرعت با تغییرات سازگار شوند. تابلوهای کانبان را میتوان به راحتی تنظیم کرد تا اولویتهای جدید یا تغییرات گردش کار را منعکس کند، و به تیمها اجازه میدهد چابک و پاسخگو باقی بمانند.
- ریتمهای جلسه و بهروزرسانی: کانبان از استند آپها یا بررسیهای منظم پشتیبانی میکند. در جلسات با ارائه یک دستور کار روشن بر اساس وضعیت فعلی هیئت مدیره. این امر جلسات را متمرکز و سازنده نگه می دارد، که به ویژه برای تیم هایی که در مناطق زمانی مختلف کار می کنند ارزشمند است.
نتیجهگیری /h2>
کانبان به عنوان یک رویکرد تحول آفرین در مدیریت پروژه، مناسب برای سازمان های مختلف است. این سیستم که از سیستم تولید تویوتا سرچشمه می گیرد، به روشی جامع برای ترویج شفافیت، کارایی و بهبود مستمر تبدیل شده است.
مزایای کلیدی:
- < قوی>افزایش بهره وری: فرآیندها را ساده می کند و کیفیت خروجی را افزایش می دهد.
- کاهش ضایعات: بر کارایی تمرکز می کند و کارهای غیر ضروری را کاهش می دهد.
- قوی>ارتباطات بهبودیافته: تعاملات تیمی واضحتر و حل سریع مشکلات را تسهیل میکند.
- انعطافپذیری و مقیاسپذیری: با اندازهها و انواع پروژهها سازگار است، مناسب برای تیمهایی با تمام مهارتها. سطوح.
- سازگاری دیجیتال: با ابزارهای مدیریت پروژه متعدد ادغام می شود و انعطاف پذیری را در انتخاب بهترین مناسب برای نیازهای خاص ارائه می دهد.
کانبان پیشنهاد می دهد. مسیری روشن برای اصلاح گردش کار، تقویت همکاری تیمی و تشویق بهبود مستمر در چشمانداز دیجیتال امروزی. این یک دارایی ارزشمند برای هر کسبوکاری است، از شرکتهای کوچک گرفته تا شرکتهای جهانی، با هدف بهینهسازی مدیریت پروژه و دستیابی به اهداف استراتژیک.
امروز Kanban را امتحان کنید و ببینید چگونه میتواند گردش کار شما را بهبود بخشد.
>
تصویر: Trello