وقتی کارمندان می پرسند “آیا من در مشکل هستم” چه باید گفت؟

Alison Green، ستون نویس Inc.com به سؤالات مربوط به محل کار و مسائل مدیریت پاسخ می دهد – همه چیز از نحوه برخورد با یک رئیس ریزمدیریت نحوه صحبت کردن با فردی در تیم خود درباره بوی بدن.

من تیمی را مدیریت می‌کنم که به دلیل ماهیت کارمان، باید مکرراً بازخورد غیررسمی به آنها بدهم. ما نیروی کار جوان را استخدام می کنیم. اکثر کارمندان ما بین ۱۸ تا ۲۶ سال سن دارند.

اغلب وقتی به این کارمندان نزدیک می‌شوم، آنها مکالمه را با “آیا من در مشکل هستم؟” این در هر شرایطی اتفاق می‌افتد، چه در زمین عملیات باز و چه اگر من آنها را به دفترم بخوانم تا درباره یک حادثه صحبت کنم. وقتی آنها این را می پرسند، به نوعی گفتگو را از مسیر خارج می کند و من باید لحظه ای به آنها اطمینان دهم که فقط می خواستم یک خط مشی را به آنها یادآوری کنم، ستایش کنم یا از آنها بپرسم که چرا پروتکل خاصی را انتخاب کردند. برخی از کارمندان تقریباً در هر تعاملی با یک شخصیت معتبر این کار را انجام می دهند.

من به دنبال راهی برای پاسخ دادن به زمانی هستم که آنها این را می پرسند. و همچنین برای برخی از اسکریپت‌های نمونه در مورد نحوه هدایت آنها به عدم انجام این کار در طول تعاملات بعدی.

“آیا من مشکل دارم؟ ” چیزی است که شنیدن آن از یک کارمند ۲۰ ساله غیرمعمول نیست، اما شنیدن آن از کسی که چاشنی و جلای حرفه ای تری دارد بسیار نادر است. (اگرچه ممکن است هنوز به آن فکر کنند. اما کارمندان با تجربه تر معمولاً می دانند که گفتن آن کمی عجیب است، زیرا بیشتر شبیه پدر/فرزند پویا نسبت به یک کار پویا.) پس حق با شماست که کمی آن را پیدا کنید و بخواهید در آن مربی شوید.

اگر یکی از اعضای تیم فقط یک بار آن را بگوید، می‌توانید نگران به نظر برسید و پاسخ دهید: “نه! آیا کاری کردم فکر می کنید؟

اما اگر کسی بیش از یک بار آن را بپرسد، منطقی است که صریح تر باشد، که ممکن است به نظر برسد این (خوب بگویید، نه مانند یک سخنرانی): “شما چند بار در حال حاضر این را پرسیده اید، بنابراین می خواهم مطمئن شوم که اکثر اوقات من درخواست صحبت کردن با هیچ کس، برای دادن اطلاعات، ورودی یا بازخورد، از جمله ستایش است. به ندرت پیش می‌آید که کسی «در مشکل» باشد، و به هر حال این راهی نیست که ما آن را توصیف کنیم. وقتی مشکلاتی در کار کسی وجود دارد، با آن‌ها صحبت می‌کنیم و دریابیم که چگونه می‌تواند بهتر انجام دهد. حتی زمانی که مشکلات جدی هستند، باز هم به دردسر نمی افتند — این یک مکالمه دو طرفه است تا بفهمید چگونه به جلو بروید. بنابراین نمی‌خواهم نگران باشید که هر بار که می‌خواهم با شما صحبت کنم، یک چیز بد — بعید است که چنین باشد، حتی اگر یک اصلاح باشد.”

اگر می‌توانید، این مکالمه را به یک مکالمه واقعی تبدیل کنید، نه یک بیانیه یک طرفه. ممکن است بحث‌های جالبی از آن ناشی شود — مثلاً ممکن است متوجه شوید که مدیران دیگر  در حال چارچوب‌بندی هستند چیزهایی به گونه ای که «در دردسر افتادن» بسیار دقیق است. یا ممکن است متوجه شوید که کارمندتان بازخورد نسبتاً معمولی را اشتباه تعبیر کرده است، و توضیح بیشتر در مورد نحوه عملکرد بازخورد و اینکه دریافت نظرات از یک مدیر یک روال است، کمک خواهد کرد. بخشی از داشتن یک شغل. یا چه کسی می‌داند چه چیزی — اما اگر شما موضوع را مطرح کنید و نشان دهید که به آن علاقه دارید، می‌تواند مسیرهای بالقوه مفید زیادی را طی کند.