سیستم اولویت بندی 4Ps الهام گرفته از اوباما این مدیر عامل را به سرقت ببرید تمرکز خود را در یک دنیای پر هرج و مرج حفظ کنید

مشکل سیستم‌های زمان‌بندی و اولویت‌بندی انسان‌ساز ما این است که دنیا نه آنها را می‌شناسد و نه به آنها اهمیت می‌دهد. . ممکن است هفته خود را ، فقط برای اینکه یک تامین کننده بگوید که نمی تواند ضرب الاجل را رعایت کند یا بچه ای مبتلا به کووید باشد. سپس برنامه ریزی دقیق شما در سالاد زندگی پرتاب می شود.

یک راه حل واضح این است که در روزهای کاری خود استراحت بیشتری ایجاد کنید تا بتوانید بهتر با اختلالات و عدم قطعیت ها مقابله کنید. اما اگر شما یک کارآفرین پرمشغله هستید، پس محدودیت‌هایی برای امکان‌پذیر بودن زمان از کار افتادگی وجود دارد (و محدودیت‌های بسیار کمی برای میزان دیوانگی که جهان می‌تواند در شما ایجاد کند). برای اینکه واقعاً برنامه خود را از هرج و مرج محافظت کنید تا بتوانید با وجود غیرقابل پیش بینی بودن تمرکز خود را حفظ کنید، باید به طور فعال برای غیرقابل پیش بینی ها برنامه ریزی کنید.

چگونه این کار را انجام می دهید؟ در The Observer Effect، خبرنامه‌ای معروف که مصاحبه‌های طولانی VC Sriram Krishnan با مدیران عامل و مدیران ارشد اجرایی را نشان می‌دهد. بنیانگذاران، مایک کانن بروکس، مدیر عامل شرکت نرم افزاری ۱۰۰ میلیارد دلاری Atlassian، رویکرد خود را به اشتراک گذاشت. سیستم فوق العاده ساده از فردی الهام گرفته شده است که شاید آشفته ترین و طاقت فرساترین شغل دنیا را داشت، باراک اوباما رئیس جمهور سابق.

“پرسش کردم مدت‌ها پیش در مورد اینکه اوباما چگونه اولویت‌بندی کرده بود. من متوجه شدم که اساساً شکل ساده‌شده‌ای از کانبان در دنیایی که در آن کنترلی نداشت که واقعاً چه اتفاقی می‌افتد. وی در ادامه توضیح می دهد که رئیس جمهور سابق تمام وظایف و مسئولیت های خود را به چهار سطح اولویت یا Ps تقسیم کرد.

• P1s مستقیماً نزد اوباما آمد. اینها مهمترین موضوعاتی بود که او در یک زمان معین روی آنها کار می کرد.

• P2s نیز مستقیماً به سراغ رئیس جمهور آمدند، زیرا او باید رئیس جمهور می شد. یکی برای تصمیم گیری در مورد این مسائل، اما آنها نسبت به P1 های او کمتر فوری بودند.

• P3s مسائلی بودند که اوباما باید در مورد آنها مطلع و در مورد آنها مشاوره دهد. که توسط دیگران مانند رئیس دفتر وی یا اعضای کابینه اداره می شد.

• P4s به طور مشابه اکثراً روز به روز از رادار رئیس جمهور دور می ماندند، اما او می خواستم پیشرفت را ردیابی کنم و شاید یک ورودی کلی ارائه دهد.

همه اینها به اندازه کافی ساده به نظر می رسد، اما جادویی در سیستم این بود که اوباما (و بدون شک تیم پشتیبانی در سطح جهانی او) در هر زمان به خود اجازه داد فقط تعداد ثابتی از هر سطح اولویت را در بشقاب خود داشته باشد. Cannon-Brookes توضیح می دهد: “او فقط می تواند دو P1 و چهار P2 را به طور همزمان داشته باشد تا از خستگی تصمیم گیری و تحت فشار قرار گرفتن جلوگیری کند.”

البته این پراسترس ترین شغل در جهان است، بحران های جهانی و ملی مرتبا رئیس جمهور را مجبور می کند. برای تغییر اولویت ها هنگامی که یک موضوع فوق فوری جدید مطرح شد، اوباما می دانست که اگر قرار است آن را به یک وظیفه P1 تبدیل کند، باید سایر وظایف را در سیستم خود تنزل دهد و دوباره ترتیب دهد. چیزها نمی توانستند به سادگی روی هم انباشته شوند، و هرگز مشخص نبود که کدام وظایف باید اولویت داشته باشند.

“بدون این، او نمی توانست در میان هرج و مرج دفترش به وضوح فکر کند.” کانن نظرات بروکس او به عنوان رئیس جمهور نمی‌توانست ورودی‌های خود را کنترل کند. اگرچه او مسائل زیادی داشت که می‌خواست به آن‌ها رسیدگی کند – برای مثال اوباماکر – به خود اجازه داد دو موضوع بزرگ و چهار موضوع کوچک به طور همزمان روی آنها کار کنند. بقیه موارد تصویب شد. به افراد دیگر در زنجیره.»

خوشبختانه، افراد تجاری تلفن قرمز ندارند که در شب زنگ می زنند و گزارش می دهند که جنگ در جایی شروع شده است. اما Cannon-Brookes اصرار دارد که این سیستم الهام گرفته از اوباما تقریباً برای هر کسی که در یک فضای غیرقابل پیش بینی با برنامه ای پرجمعیت کار می کند مفید است. او می پذیرد که حفظ سیستم ۴Ps همیشه آسان نیست، اما ادعا می کند که برای توانایی او در در میان دیوانگی تمرکز او را حفظ کنید.

“من P1s، P2s، P3s، و P4 دارم که در اطراف آنها حرکت می کنم. یک زنجیره کامل زیر آن وجود دارد او می‌گوید که وقتی می‌گویم P2 اکنون یک P3 است، رئیس ستاد من و EA دقیقاً معنی آن را می‌دانند و بر این اساس اقدام می‌کنند.” “این یک مدل ذهنی مفید است زیرا من فقط می توانم واقعاً روی دو چیز بزرگ و چهار چیز کوچک تمرکز کنم.”