ایلان ماسک فقط در 4 جمله به کارمندان تسلا یک جمله داد مستر کلاس در مورد نحوه برگزاری جلسات کارآمد
ایلان ماسک فقط در ۴ جمله به کارمندان تسلا یک جمله داد
مستر کلاس در مورد نحوه برگزاری جلسات کارآمد
الون ماسک پر از عکس های داغ است و نمی توانم بگویم که با همه آنها موافقم. اما من باید در جایی که اعتبار لازم است به او اعتبار بدهم – وقتی صحبت از جلسات به میان می‌آید، آن مرد افکار بسیار محکمی دارد.
شما ممکن است ماسک را شنیده باشید که می‌گوید جلسات «آنچه اتفاق می‌افتد زمانی است که مردم کار نمی‌کنند» یا به کارمندان خود دستور می‌دهد از یک جلسه خارج شوید به محض اینکه ارزش افزوده ای نداشتند .
این عبارات ممکن است برای برخی شوکه کننده باشد، اما اگر از من بپرسید، بازدهی ۱۰۱ را برآورده می کند. در واقع، من همین قانون را داشتم در کسب و کار من برای سال‌ها.
سه قانون ملاقات الون
در سال ۲۰۱۸ ماسک ایمیلی به Te فرستاد کارمندان sla که از جمله موارد دیگر، سه قانون واضح جلسه که باید رعایت کنید:
- “لطفاً از شر تمام جلسات بزرگ خلاص شوید، مگر اینکه مطمئن باشید برای کل مخاطبان ارزش ایجاد می کنند، در این صورت آنها را بسیار کوتاه نگه دارید.”
- “همچنین از جلسات مکرر خلاص شوید، مگر اینکه با یک موضوع بسیار فوری سر و کار داشته باشید. دفعات جلسات باید به سرعت کاهش یابد که موضوع فوری حل شود.”
- “به محض اینکه مشخص شد ارزش افزوده ای ندارید از یک جلسه خارج شوید یا تماس را قطع کنید. ترک کردن بی ادبانه نیست، بی ادبی است که کسی را مجبور به ماندن و هدر دادن وقت خود کنید.”
نمی‌توانم بیشتر موافق باشم. به نظر می‌رسد من و ماسک نظرات بسیار مشابهی در مورد جلسات داریم، و این به این دلیل است که هر دوی ما هزینه واقعی آنها را می‌دانیم.
هزینه واقعی جلسات
اکثر تیم‌ها جلساتی را برنامه‌ریزی می‌کنند بدون اینکه به «هزینه» واقعی که با اختصاص دادن بخشی از روز به گروهی از افراد برای ملاقات به همراه دارد فکر کنند. با این حال، جلسات در واقع یکی از بزرگترین هزینه ها و کاهش بهره وری در بیشتر سازمان ها هستند.
بگذارید بگوییم میانگین نرخ ساعتی کارمندان شما پنجاه دلار برای هر نفر (معادل ۱۰۰۰۰۰ دلار در سال) است. اگر پنج نفر در یک جلسه هفتگی یک ساعته حضور داشته باشند، ۲۵۰ دلار در هفته یا ۱۲۵۰۰ دلار در سال برای سازمان هزینه دارد. ماهانه همه دست ها با ۵۰۰ نفر؟ یعنی ۳۰۰۰۰۰ دلار در سال. و پذیرش روزانه ۱۵ دقیقه ای با ۱۰ نفر؟ این مبلغ ۳۱۲۵۰ دلار در سال است.
اگر آن جلسات مفید باشند، عالی است. متأسفانه، آنها اغلب نمی‌دانند – گزارش آناتومی کار آسانا نشان می‌دهد که در سال ۲۰۲۲ کارکنان دانش حدود ۱۲۹ ساعت را در جلساتی سپری کردند که کاملاً غیر ضروری بود. این زمانی است که می‌توان آن را در جای دیگری در تجارت سرمایه‌گذاری کرد.
کاهش هزینه جلسات در واقع یکی از مقرون‌به‌صرفه‌ترین اقدامات است. یک سازمان می تواند بسازد.
۴ روش برای کاهش هزینه های یک جلسه
وقتی آن را تجزیه می کنید، واقعاً فقط چهار راه برای کاهش هزینه یک جلسه وجود دارد:
- آن را کاملاً حذف کنید.
- تعداد افراد را کاهش دهید.
- مدت آن را کاهش دهید.
- تکرار آن را کاهش دهید (اگر جلسه تکراری است).
حذف جلسه را می توان با لغو آن یا انجام آن به صورت ناهمزمان انجام داد. این بدان معناست که به جای برگزاری جلسه، از روش‌های ارتباطی ناهمزمان مانند Slack، ایمیل یا ضبط‌های ویدیویی/صوتی استفاده کنید (من Loom را برای ویدیو دوست دارم). این باعث صرفه جویی در زمان، آزاد شدن برنامه زمان‌بندی افراد، و مزایای بسیاری دیگر که با ارتباطات ناهمزمان همراه است، دارد.
کاهش تعداد افرادرا می‌توان با توجه به توصیه‌های ماسک و ترک جلساتی که در آنها دیگر ارزش افزوده‌ای ندارید، انجام داد. اما این کار را می‌توان با در نظر گرفتن قوی اینکه چه کسی در وهله اول باید آنجا باشد نیز انجام داد. به یاد داشته باشید، همیشه می‌توانید فردی را برای بخشی از جلسه جذب کنید یا یادداشت‌های جلسه را پس از آن ارسال کنید تا افراد را در جریان نگه دارید.
کاهش مدت زمان کار آسانی است. من متوجه شده ام که مردم تمایل دارند با هر مدت زمانی که برای یک جلسه برنامه ریزی شده است مطابقت داشته باشند. این آزمایش را امتحان کنید: تمام جلسات تکراری خود را ۱۵ دقیقه کاهش دهید و ببینید چه اتفاقی می افتد. وقتی این کار را انجام دادم، تقریبا هیچ تاثیری نداشت. ما هنوز همه چیزهایی را که قبلاً می‌توانستیم پوشش دادیم، فقط از زمان خود به نحو احسن استفاده کردیم.
کاهش فرکانس
یکی دیگر از مواردی است که ماسک و من با آن موافقیم. گاهی اوقات، جلسات به طور مکرر برنامه ریزی می شوند، زیرا همه چیز به سرعت در حال تغییر است و افراد باید با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. هنگامی که آنها تثبیت شدند، آن جلسات باید کمتر شوند. واقعیت این است که انتقال یک جلسه هفتگی به دو هفته نامه اغلب پیامدهای منفی بسیار کمی دارد – اما هزینه جلسه را به نصف کاهش می دهد. آن را امتحان کنید و ببینید چه اتفاقی می افتد.
