20 نمونه پیام خارج از دفتر برای الهام بخشیدن به شما
۲۰ نمونه پیام خارج از دفتر برای الهام بخشیدن به شما
پیام خارج از دفتر یا OOO پیام به طور خلاصه، بخش مهمی از ارتباطات تجاری است. هنگامی که در تعطیلات هستید، مریض هستید یا به هر دلیلی در مطب نیستید، می توانید یک پیام پاسخ خودکار تنظیم کنید که به هر ایمیل جدید پاسخ می دهد و به آنها اطلاع می دهد که وارد نشده اید. این پیام ها برای برقراری ارتباط مفید هستند. اطلاعات و اجازه دادن به گیرنده از نحوه برقراری ارتباط با شما.
ما پیامهای خارج از دفتر را بررسی خواهیم کرد و نمونههایی را برای کمک به شما در ایجاد پاسخ خودکار بررسی خواهیم کرد.
class=”ezoic-autoinsert-video ezoic-under_first_paragraph”/>
پیام خارج از دفتر چیست؟
پیام خارج از دفتر یک پاسخ خودکار است که می توانید از طریق خود تنظیم کنید اگر اتفاقاً خارج از دفتر هستید و فرصتی برای بررسی حساب ایمیل خود ندارید، مشتری ایمیل. برای مثال، میتوانید از قبل یکی را تنظیم کنید، زیرا بلیط یک کنفرانس را در ارزان ترین روز برای پرواز و بدانید که در آن روز در دسترس نخواهید بود.
می توانید آن را برای مدت زمان مشخصی اجرا کنید و تاریخ های دقیق را اضافه کنید تا به طور خودکار پاسخ ها فقط در طول آن تاریخ ها منتشر می شوند. پیام خارج از دفتر به طور خودکار به پیامهای دریافتی در تاریخهایی که تصمیم میگیرید پیام خودکار را اجرا کنید ارسال میشود.
چه زمانی است. یک پیام خارج از دفتر مورد نیاز است؟
چندین دلیل وجود دارد یک پیام خارج از دفتر برای ارتباطات تجاری مورد نیاز است. مهمتر از همه، خوب است به مردم اطلاع دهید که در زمانهای خاصی برای پاسخگویی در دسترس نخواهید بود و این آداب ایمیل خوب است .
ایمیل خارج از دفتر همچنین میتواند به مشتریان احتمالی بگوید که چقدر سریع باید از شما انتظار پاسخ داشته باشند و دستورالعملهایی را در مورد بهترین نحوه تماس با شما در مواقع اضطراری به آنها ارائه دهد.
در اینجا چند دلیل اصلی وجود دارد که چرا به یک OOM نیاز دارید:
- سفرهای کاری: هنگامی که در سفرهای کاری از دفتر دور هستید، به پیامهای خارج از دفتر نیاز است. این به افراد امکان می دهد بدانند که پاسخ فوری دریافت نخواهند کرد و به آنها یک نقطه تماس جایگزین می دهد، مانند یک همکار یا سرپرست.
- تعطیلات: مرخصی گرفتن برای تعطیلات. برای شارژ مجدد و استراحت بسیار مهم است، اما اینکه مردم بدانند شما دور هستید نیز به همان اندازه مهم است. یک پیام خارج از دفتر میتواند به افراد اجازه دهد که در تعطیلات هستید و چه زمانی برمیگردید.
- در دسترس نیست: اگر مجبور هستید به دلیل بیماری یا مرخصی استراحت کنید. در مواقع اضطراری، یک پیام خارج از دفتر، مخاطبین شما را از وضعیت و زمان بازگشت شما مطلع میسازد.
- جلسات مشتریان: پیامهای خارج از دفتر برای اجازه دادن به افراد عالی هستند. بدانید که در یک جلسه مشتری حضور ندارید و چه زمانی باید منتظر بهروزرسانی یا پاسخ از شما باشید.
- دورههای آموزشی: اگر در یک دوره آموزشی شرکت میکنید، به مخاطبین خود اجازه دهید بدانید، بنابراین آنها فکر نکنند که شما آنها را نادیده می گیرید
چگونه با یک OOO شگفت انگیز به وجود بیایم پیام
میخواهید پیام خارج از دفتر شما با شخصیت باشد و آموزنده در اینجا چند نکته وجود دارد که چگونه ایمیل خارج از دفتر خود را متمایز کنید:
مرحله ۱: آن را کوتاه و شیرین نگه دارید
پیام خارج از دفتر باید کوتاه باشد، مختصر و متوجه موضوع هیچ کس نمی خواهد یک پیام طولانی را بخواند فقط برای اینکه بفهمد شما فوراً پاسخ نمی دهید.
مرحله ۲: مهربان باشید.
شما میخواهید پیامتان مؤدبانه و حرفهای باشد، بنابراین تا اطلاع ثانوی از استفاده از عباراتی مانند «خارج از دفتر» خودداری کنید. کمی بدبین به نظر می رسد.
مرحله ۳: آن را شخصی کنید
اگر در تعطیلات یا رویدادی دور هستید، در مورد کاری که انجام می دهید چیزی شخصی اضافه کنید. این به پیام شما کمک میکند برجسته شود و نشان دهد که از یک شخص واقعی است، نه یک سیستم خودکار.
مرحله ۴: دستورالعملهای واضح را ارائه دهید
مطمئن شوید که دستورالعملهای واضحی در مورد نحوه تماس افراد با شما در مواقع اضطراری یا در صورت نیاز فوری به چیزی ارائه کردهاید.
مرحله ۵: کمی طنز اضافه کنید
اگر احساس خلاقیت می کنید، چرا کمی طنز به پیام خود اضافه نکنید؟ این به متمایز شدن آن از مجموعه کمک میکند و حتی میتواند باعث ایجاد مکالمات با مخاطبین شما شود.
همچنین، فراموش نکنید که اضافه کنید. اطلاعات زیر در پیام ایمیل پاسخگوی خودکار شما:
- چرا خارج از دفتر هستید
- زمانی که برمی گردید، از جمله محدوده تاریخ (تاریخ شروع، بازگشت تاریخ و غیره) برای زمانی که خارج از دفتر هستید
- راههای دیگر ارتباط با شما، مانند شماره تلفن همراه در صورت وجود. میتوانید چیزی مانند «اگر به کمک فوری نیاز دارید، لطفاً با (شماره سلول خود)» را در پیامهای ایمیل پاسخگوی خودکار خود قرار دهید.
- در صورت عدم حضور شما در موارد کمک فوری، گیرنده میتواند با سایر نقاط تماس تماس بگیرد. از جمله آدرس ایمیل تماس دیگر، شماره تلفن و/یا وب سایت کسب و کار.
چه چیزی نباید در یک خروجی بنویسید. از پیام آفیس
- از اضافه کردن نیز خودداری کنید جزئیات زیادی برای پاسخ خارج از دفتر شما: ممکن است وسوسه انگیز باشد که توضیحی طولانی اضافه کنید، مثلاً در یک جلسه ناهار، اما بهتر است از بیان جزئیات بیش از حد خودداری کنید. درعوض، پیام ایمیل دفتر خودکار خود را کوتاه و مختصر نگه دارید.
- بدون درج اطلاعات تماس دیگر: در صورت امکان، همیشه باید نقطه تماس دیگری در پیام وجود داشته باشد تا از آن مطلع شوید. در صورت نیاز با چه کسی باید پیگیری کرد.
- پخش اطلاعات شخصی بیش از حد: قرار دادن اطلاعات اضافی در ایمیل ها، جمع آوری اطلاعات مورد نیاز را برای خوانندگان دشوارتر می کند. همچنین، اضافه کردن اطلاعات شخصی بیش از حد برای دیدن جهان می تواند یک نگرانی امنیتی باشد، به خصوص اگر به مردم اطلاع دهید که از مکان هایی مانند دفتر خانه خود دور خواهید بود.
- عدم دریافت مجوز برای تعهد. یک همکار: اگر نیاز دارید در غیاب خود یک همکار را متعهد کنید، قبل از انجام این کار ابتدا از او اجازه بگیرید.
- افزودن اینکه به محض برگشتن به دفتر پاسخ می دهید: گفتن به همه که به محض بازگشت پاسخ می دهید می تواند یک مین زمینی باشد. در حالی که این یک نشانه عالی از نحوه مراقبت از مشتریان و همکاران خود است، ممکن است زمان لازم باشد تا به همه کسانی که در زمان غیبت شما با شما تماس گرفته اند، تماس بگیرید. همه چیز را واقع بینانه نگه دارید، تا هیچ کس احساس نکند که وقتی برگشتید نادیده گرفته شده است.
۲۰ نمونه پیام شگفت انگیز خارج از دفتر
اگر مطمئن نیستید که چگونه از خود دور شوید -پیام اداری، ما نمونه ای از پیام های خارج از دفتر را برای موقعیت های مختلف برای کمک به ارائه کرده ایم.
۱٫ مثال ساده پیام خارج از دفتر
این پیام کوتاه، شیرین و دقیق است:
متشکرم شما برای پیام شما من تا (تاریخ) بدون دسترسی به ایمیل از دفتر دور هستم، وقتی به دفتر برگشتم پاسخ خواهم داد. از درک شما سپاسگزارم.
با احترام،
(name)
۲٫ پیام حرفه ای خارج از دفتر
یک پیام حرفه ای OOO برای همکاران، مشتریان و مخاطبین تجاری عالی است:
از پیام شما متشکرم. من از (تاریخ) تا (تاریخ) خارج از دفتر هستم و دسترسی محدودی به ایمیل دارم. اگر به کمک فوری نیاز دارید، لطفاً از طریق تلفن همراه من (شماره) یا منشی XX من در (شماره تلفن) با من تماس بگیرید.
با سلام و احترام
(نام)
۳٫ پیامهای خندهدار خارج از دفتر
یک پیام خندهدار خارج از دفتر میتواند تأثیری شخصی داشته باشد و به مخاطبین شما کمک کند تا بدانند شما هنوز زنده و سرحال هستید. و خودتان را خیلی جدی نگیرید این یک مثال است:
از پیام متشکریم، اما این روباتی است که در حال حاضر به شما پاسخ می دهد (نام) از دفتر و واقعاً تلاش می کنند تا ایمیل دفتر خود را چک نکنید. آنها تا (تاریخ) برمی گردند، بنابراین با خیال راحت با ما تماس بگیرید!
متشکرم
ایمیل ربات
۴٫ پیامهای ایمیل پاسخگوی خودکار خارج از دفتر
اگر نیاز به ارسال یک پیام پاسخگوی خودکار خارج از دفتر دارید در حالی که در تعطیلات هستید یا در غیر این صورت در دسترس نیست، در اینجا یک مثال آورده شده است:
این یک پیام ایمیل پاسخگوی خودکار اداری است زیرا من در دسترس نیستم و ایمیل را بررسی نمی کنم. هنگامی که به دفتر برگشتم به ایمیل شما پاسخ خواهم داد.
این یک پیام خودکار OOO است زیرا من تا (تاریخ) خارج از دفتر هستم. من به محض بازگشت به پیام شما پاسخ خواهم داد. اگر به کمک فوری نیاز دارید، لطفاً برای جزئیات بیشتر با XX در (ایمیل) تماس بگیرید.
۵ . مثال پیام مرخصی استعلاجی خارج از مطب
مرخصی پزشکی زمانی برای استراحت و بهبودی است. حتماً به همکاران و مخاطبین خود اطلاع دهید که با پیامی مانند این در دسترس نخواهید بود:
از پیام شما متشکرم، اما من در حال حاضر در مرخصی استعلاجی یا پزشکی هستم و نمیتوانم در آن شرکت کنم. به ایمیل. اگر به کمک فوری نیاز دارید، در تماس با دفتر در XX تردید نکنید.
با تشکر شما برای درک شما
(نام)
۶٫ پیام تعطیلات خارج از دفتر
اگر برای تعطیلات میروید، در اینجا یک ایمیل آموزنده پاسخگوی تعطیلات برای مخاطبین شما آمده است:
از ایمیل شما متشکرم. من در حال حاضر در تعطیلات هستم و تا زمانی که در (تاریخ) برگردم نمی توانم به تماس های تلفنی یا پیام ها پاسخ دهم. اگر موضوع شما فوری است، می توانید با XX برای کمک در (ایمیل) تماس بگیرید. از طرف دیگر، میتوانید به (ایمیل عمومی شرکت) ایمیل بزنید و فردی از تیم با شما تماس خواهد گرفت.
بهترین،
همچنین، اگر میخواهید پیام خود را بالا ببرید، یک پاسخ خودکار ویژه برای سرگرمکنندهتر کردن پیام برای خواننده قرار دهید. میتوانید این کار را با پیوند دادن به یک GIF در پاسخ خارج از دفتر خود انجام دهید.
۷٫ پیام مرخصی زایمان خارج از ساعت
از مرخصی زایمان استفاده می کنید و نمی خواهید ناامید شوید؟ پاسخهای خودکار مانند این مثال پیام OOO در زیر میتواند به مخاطبین شما کمک کند که از زمان بازگشت به دفتر مطلع شوند، فشار لازم برای پاسخ دادن به پیامها را کاهش دهند و خیالتان را راحت کنند:
از پیام شما متشکریم. من در حال حاضر در مرخصی زایمان بدون دسترسی به ایمیل یا تماس تلفنی تا (تاریخ) هستم. اگر موضوع شما فوری است، لطفا با (ایمیل) تماس بگیرید. از طرف دیگر، میتوانید با گروه گستردهتری در (ایمیل تیم) تماس بگیرید، و شخصی از شرکت در اسرع وقت به شما کمک میکند.
با بهترینها،
(نام)
۸٫ پیام سفر کاری خارج از دفتر
اگر قصد دارید برای یک سفر کاری خارج شوید، این مثال پیام خارج از دفتر می تواند به شما کمک کند که غیبت خود را اعلام کنید. و جزئیات تماس:
از پیام شما متشکریم. من تا (تاریخ) در یک سفر کاری دور هستم و با دسترسی محدود به ایمیل به دفتر بازخواهم گشت. برای کمک فوری، لطفاً با همکارم XX به نشانی (ایمیل) تماس بگیرید.
با احترام،
(نام)
۹٫ Sabbatical خارج از دفتر
Sabbatical راهی عالی برای شارژ مجدد و بازگشت با ایده های تازه است. این پیام خارج از دفتر میتواند به شما کمک کند تا غیبت خود را به اشتراک بگذارید:
با تشکر از شما پیام من از (تاریخ) تا (تاریخ) تعطیلات می گذرانم و در این مدت برای ایمیل یا تماس تلفنی در دسترس نخواهم بود. اگر به کمک نیاز دارید، لطفاً با XX در (ایمیل) تماس بگیرید. من مشتاقانه منتظر بازگشت به زودی هستم!
با احترام،
(name)
۱۰٫ پیام خارج از دفتر برای شرایط اضطراری شخصی
زندگی می تواند توپ های منحنی غیرمنتظره ای ایجاد کند. این پیام خارج از دفتر می تواند به شما در برقراری ارتباط با هر شرایط اضطراری شخصی کمک کند:
از پیام شما متشکریم. من به دلیل شرایط اضطراری شخصی خارج از دفتر هستم و تا (تاریخ) در دسترس نخواهم بود. اگر موضوع شما فوری است، لطفاً برای کمک با XX در (ایمیل) تماس بگیرید.
با آرزوی بهترین ها برای شما،
(نام)
۱۱٫ آموزش خارج از دفتر
به یک دوره آموزشی می روید؟ این پیام خارج از دفتر میتواند به شما کمک کند تا جزئیاتی را که مخاطبینتان باید بدانند، در اختیارتان قرار دهید:
از پیام شما متشکریم. من تا (تاریخ) در یک دوره آموزشی خارج از دفتر هستم و در این مدت نمیتوانم به ایمیلها یا تماسهای تلفنی پاسخ دهم. اگر به کمک نیاز دارید، لطفاً با XX در (ایمیل) تماس بگیرید.
با آرزوی موفقیت،
(نام)
۱۲٫ خارج از دفتر برای قرار ملاقات
این پیام خارج از دفتر می تواند به شما کمک کند تا زمانی که برای قرار ملاقات می روید، غیبت خود را اعلام کنید:
از پیام شما متشکریم. من در حال حاضر خارج از دفتر هستم و در یک قرار ملاقات حضور دارم و تا (تاریخ) نمیتوانم پاسخ دهم. اگر به کمک نیاز دارید، لطفاً با شماره XX در (ایمیل) تماس بگیرید.
با احترام،
(name)
۱۳٫ انتقال پیام خارج از دفتر
به دفتر یا خانه جدید نقل مکان می کنید؟ این پیام خارج از دفتر میتواند به شما کمک کند که غیبت خود را در حین جابجایی اعلام کنید:
از پیام شما متشکریم. من در حال جابجایی دفاتر هستم و ممکن است تا (تاریخ) نتوانم به ایمیل ها یا تماس های تلفنی پاسخ دهم. اگر به کمک فوری نیاز دارید، لطفاً با همکار من XX به نشانی (ایمیل) تماس بگیرید.
مراقب باشید،
(نام)
۱۴٫ جلسه خارج از دفتر
این پیام خارج از دفتر می تواند به شما کمک کند تا زمانی که در یک جلسه شرکت می کنید، غیبت خود را به مردم اطلاع دهید:
از پیام شما متشکریم. من خارج از دفتر هستم و در جلسه ای شرکت می کنم و تا (تاریخ) نمی توانم پاسخ دهم. اگر به کمک نیاز دارید، لطفاً برای اطلاعات بیشتر با XX در (ایمیل) تماس بگیرید.
بهترین،
(name)
۱۵٫ پیام خروج از دفتر تیم
این پیام خارج از دفتر برای سفرهای گروهی عالی است زیرا می تواند به شما کمک کند جزئیات مربوطه را که افراد باید بدانند ارتباط برقرار کنید. :
از پیام شما متشکریم. من در یک سفر یک روزه با تیمم دور هستم و تا (تاریخ) نمی توانم پاسخ دهم. برای کمک فوری، لطفاً با همکار XX خود در (ایمیل) تماس بگیرید و پیام های فوری را به عنوان اولویت بالا علامت گذاری کنید.
با آرزوی بهترین ها برای شما،
(name)
۱۶٫ پیام کنفرانس خارج از دفتر
از پیام شما متشکریم. من در حال حاضر برای شرکت در یک کنفرانس دور هستم و تا (تاریخ) نمی توانم پاسخ دهم. اگر موضوع شما فوری است، لطفاً برای کمک با XX در (ایمیل) تماس بگیرید.
با بهترین ها،
(نام) )
۱۷٫ پیام کوتاه مدت خارج از دفتر
بسیاری از اوقات پیام های OOO برای مدت زمان طولانی تنظیم می شوند. از سوی دیگر، این مورد برای زمانی ایجاد میشود که برای مدت کوتاهی از دفتر دور باشید و شامل مواردی است که برای هر کسی که ممکن است مشکل فوری داشته باشد که نمیتواند منتظر بماند، قرار دهید:
با احترام،
(نام)
۱۸٫ خارج از دسترس خارج از دفتر
این مورد برای کسانی است که از دفتر خود دور هستند و قادر به پاسخگویی نیستند، معمولاً به دلیل دسترسی محدود:
از پیام شما متشکریم. من در حال حاضر خارج از دفتر هستم و هیچ تماس ایمیلی ندارم و تا (تاریخ) نمیتوانم پاسخ دهم. برای موارد فوری، لطفاً برای کمک با XX در (ایمیل) تماس بگیرید.
با احترام،
(name)
۱۹٫ پیامهای تعطیلات خارج از دفتر
پیام تعطیلات OOO را قبل از استراحت با این همه کارها، از فهرست کارهای خود علامت بزنید. مثال هدف:
از پیام شما متشکرم. من در تعطیلات از (تاریخ) تا (تاریخ) دور هستم. برای کمک فوری، لطفاً با شماره XX در (ایمیل) تماس بگیرید.
تعطیلات مبارک،
(name)
۲۰٫ پیام کار از راه دور خارج از دفتر
این نمونه پیام OOO برای کسانی است که در دفتر نیستند اما همچنان از راه دور کار می کنند:
از پیام شما متشکریم. من در حال حاضر از راه دور کار می کنم و تا (تاریخ) نمی توانم پاسخگو باشم. برای موارد فوری، لطفاً با XX در (ایمیل) تماس بگیرید.
با احترام،
(name)