آیا طرد کردن افراد از طریق تلفن محترمانه تر است؟

Alison Green، ستون‌نویس Inc.com به سؤالات مربوط به محل کار و مسائل مدیریت پاسخ می‌دهد – همه چیز از نحوه برخورد با یک رئیس ریزمدیریت نحوه صحبت کردن با فردی در تیم خود درباره بوی بدن.

در اینجا خلاصه ای از پاسخ به سه سوال خوانندگان آمده است.

۱٫ آیا رد کردن افراد از طریق تلفن محترمانه تر است؟

من به تازگی یک فرآیند استخدام بسیار رقابتی را به پایان می برم. ما این هفته در میان دو فینالیست برتر برای مصاحبه حضوری قرار گرفتیم و تصمیم گرفته‌ایم که پیشنهاد را به چه کسی ارائه دهیم. سؤال من درباره بهترین شیوه‌ها برای اطلاع دادن به فینالیست دیگر مبنی بر اینکه او کار را نگرفته است. در گذشته، من همیشه با فینالیست‌هایی تماس می‌گرفتم که مصاحبه‌های حضوری انجام می‌دادند تا به آن‌ها بفهمانم که این کار را نگرفته‌اند، زیرا این محترمانه‌ترین کار به نظر می‌رسید، اما هر مکالمه‌ای که انجام داده‌ام اینطور بوده است. ناخوشایند، اگر نه خشن، زیرا فینالیست به وضوح ویران شده است و تماس را کاملاً به طور ناگهانی پایان داده است.

به سادگی یک ایمیل رد برای کسی که این رایانامه قابل توجه را انجام داده است مناسب نیست سرمایه‌گذاری (از نظر زمان و انرژی؛ ما همه هزینه‌ها را پوشش می‌دهیم) برای پرواز برای یک مصاحبه حضوری، اما من فکر کرده‌ام که آیا تماس تلفنی می‌تواند به خودی خود مفید نباشد، زیرا به شخص حریم خصوصی نمی‌دهد در حالی که پردازش آنچه معمولاً اخبار ناامیدکننده است (و احساسات آنها اغلب در گفتگوی کوتاه ما مشهود است). آیا راه بهتری برای مدیریت این شرایط وجود دارد؟ شاید ارسال ایمیل برای پرسیدن اینکه چه زمانی زمان مناسبی برای تماس با آنها باشد تا آنها را در مورد فرآیند استخدام به‌گونه‌ای که رسمی به نظر می‌رسد اما مشتاقانه به نظر نمی‌رسد، بنابراین بهتر می‌توانند اتفاقات آینده را پیش‌بینی کنند؟ یا آیا این فقط فرآیندی را ترسیم می کند که هیچ رویکرد عالی برای به حداقل رساندن ضربه وجود ندارد؟

این از شما مهربان است؟ بخواهید این کار را به بهترین نحو برای نامزدهایتان انجام دهید، و به نظر نمی‌رسد که بعد از صرف وقت برای صحبت کردن با شما، آنها را بی‌معنا نشان دهید. اما با رد ایمیل همراه باشید. برخی افراد از یک تماس تلفنی قدردانی می کنند، اما به طور قابل توجهی افراد بیشتری واقعاً نمی خواهند در مورد رد شدن از این طریق یاد بگیرید. مشکل، همانطور که دیدید، این است که از آن‌ها می‌خواهد که در همان لحظه به اخباری که ممکن است به شدت ناامیدکننده باشد، با مهربانی پاسخ دهند، و بسیاری از مردم می‌خواهند ناامیدی خود را به‌طور خصوصی پردازش کنند. همچنین، رد کردن ایمیل‌ها به حدی عادی هستند که با ارسال آن‌ها احساس نمی‌کنید که کاری بی‌ادب انجام می‌دهید.

همچنین برای تنظیم تماس به آنها ایمیل نمی زنم. این احتمالاً امیدهای برخی افراد را تقویت می‌کند و با شنیدن این اخبار ناامیدکننده‌تر می‌شود، و مردم احتمالاً آنقدر مشتاق شنیدن هر چیزی هستند که شما می‌گویید که ممکن است برنامه‌ها را لغو کنند یا برنامه خود را تغییر دهند و سپس آزرده شوند. که آنها این کار را فقط برای شنیدن ردی انجام دادند که می‌توانست ایمیل شود.

پس ایمیل را ادامه دهید اما اگر می‌خواهید این کار را به‌گونه‌ای انجام دهید که سرمایه‌گذاری آنها را تأیید کند، می‌توانید با شخصی‌سازی نامه رد این کار را انجام دهید. به جای اینکه فقط یک فرم نامه بفرستید، کمی به آنها شخصی اضافه کنید – در مورد اینکه چه چیزی شما را در مورد کاندیداتوری آنها تحت تاثیر قرار داده است، یا اینکه چرا تصمیم گرفتید به مسیر دیگری بروید، یا اشاره ای به چیزی که آنها ذکر کرده اند، یا غیره. بیشتر مردم از آن استقبال خواهند کرد.

۲٫ آیا می‌توانم از یک استخدام‌کننده جدید بخواهم از یک نام مستعار استفاده کند، زیرا ما یک نام داریم؟

ما در این کشور هستیم؟ فرآیند مصاحبه و ما یک نامزد عالی پیدا کرده ایم که ممکن است آماده باشیم تا با او پیش برویم. اما یک مشکل بزرگ این است که او هم نام کوچک من است. ما در یک دفتر کوچک با کمتر از ۱۰ نفر کار می کنیم، اما از بیش از ۳۰۰ داوطلب استفاده می کنیم که بیشتر آنها ۶۰ نفر به بالا هستند. به دلیل موقعیتم، با اکثر داوطلبان تعامل روزانه ندارم، اما مهم است که آنها بدانند که من مسئول هستم. همچنین هر دوی ما در جامعه حضور خواهیم داشت و رویدادهای اطلاع رسانی را انجام می دهیم و باز هم، مهم است که جامعه تفاوت را بداند. آیا این خارج از حد است که از او بخواهم با نام مستعار برود؟ (به عنوان مثال، اگر هر دوی ما آماندا نام داشته باشیم، آیا می توانم از او بخواهم که از مندی برود؟)

این واقعاً منتشر شده است. از حد و مرز! نام‌ها واقعاً شخصی هستند و نمی‌توانید از کسی بخواهید آنچه را که می‌گوید تغییر دهد. اما مطمئناً می‌توانید به او پیشنهاد دهید که آماندا اس یا هر حرف اول او را انتخاب کند — درست همانطور که اگر نام به راحتی به نام مستعاری مانند کارن یا لیلا نمی‌خورد، باید انجام دهید. و وقتی این را پیشنهاد می‌کنید، ممکن است او داوطلب شود که گاهی اوقات از مندی می‌رود و خوشحال می‌شود که این کار را در محل کار انجام دهد، اما شما باید اجازه دهید این کار از جانب او باشد.