۷ راه برای آزاد کردن ۲۵ ساعت اضافی در هفته
این چیزی است که از همه مشتریان مدیر عامل خود می خواهم انجام دهند:
- شلوغ ترین روز هفته خود را انتخاب کنید.
- هر کاری را که در آن روز انجام میدهید، هر دقیقه روی یک صفحه کاغذ بنویسید. (اگر سه دقیقه را صرف خوردن یک کلوچه و ۱۷ دقیقه را صرف تماشای یک کبوتر در بیرون کرده اید، آن را یادداشت کنید.)
- یک کپی از آن شکست دقیقه به دقیقه را برای من فکس کنید و بیایید چت.
من با صدها مدیر عامل از سرتاسر جهان کار کردهام، و میدانید وقتی این تمرین را انجام میدهند، همه آنها چه چیز مشترکی دارند؟ در شلوغ ترین روزهای خود در دفتر، ۵۰ درصد از روز خود را صرف مدیریت ایمیل می کنند.
وقتی برای اولین بار متوجه این الگو شدم، شوکه شدم. ما در مورد رهبران بسیار ماهر و آموزش دیده صحبت می کنیم که بیشتر وقت خود را صرف ایمیل کردن (مهارت سطح پایین) در روزهایی می کنند که به توانایی های منحصر به فرد آنها بیشتر نیاز است.
در مورد ناکارآمد بودن صحبت کنید.
مدیریت ایمیل زمان زیادی می برد
در حالی که این یک روند شگفتانگیز است، تا زمانی که یک نظرسنجی منتشر شده توسط رویترز که نشان میدهد یک کارگر متوسط به همان اندازه هزینه میکند. ۶٫۳ ساعت در روز ایمیل های خود را چک می کنند. علاوه بر این، آمار اخیر Statista نشان میدهد که یک فرد به طور متوسط حدود ۳۲۱ دقیقه – فقط کمتر از ۵٫۵ ساعت – را صرف بررسی ایمیلهای خود میکند.
این یک مشکل جدی است.
بسیاری از افراد ساعتهای طولانیتر و طولانیتری کار میکنند، و به آن میگویند: «این چیزی است که برای موفقیت لازم است» و متوجه نیستند که تقریباً ۵٫۵ ساعت در روز را صرف کاری میکنند که نباید بیشتر طول بکشد. بیش از یک ساعت.
این حداقل ۲۵ ساعت در هفته است که میتوانید دوباره در زندگی خود داشته باشید برای گذراندن با خانواده، یک سرگرمی را دنبال کنید و غیره—اگر فقط شما می تواند عادات ایمیل شما را در دست بگیرد.
خبر خوب این است که شما می توانید.
۷ نکته مدیریت ایمیل برای آزاد کردن وقت خود
در اینجا هفت نکته ساده برای صرفه جویی در زمان برای مدیریت ایمیل وجود دارد که می توانید همین الان از آنها برای کاهش زمان ایمیل خود تا فردا به نصف استفاده کنید:
۱٫ دیگر خبری از زنجیره های ایمیل طولانی نیست.
وقتی زنجیره ایمیل شما به بیش از پنج پاسخ متوالی رسید، وقت آن است که تلفن را بردارید.
مطمئناً، تایپ یک پاسخ سریع ممکن است آسانتر باشد، اما چیزی که فراموش میکنید برای آن حساب کنید، زمان تلف شده در انتظار برای پاسخ طرف مقابل است. انتظار برای پاسخ، فرآیندی را در مغز ما آغاز میکند یک حلقه باز نامیده می شود. میخواهیم پاسخ سؤال خود را بدانیم تا بتوانیم حلقه را ببندیم.
اما از آنجایی که پاسخ بسیار طول می کشد، ما در نهایت جای دیگری را جستجو می کنیم. فیس بوک. توییتر. یوتیوب. هر کجا که. مغز ما مشتاق نتیجه گیری است. اینترنت وانمود می کند که آن را فراهم می کند.
بیست دقیقه بعد و ما هنوز منتظریم، هیچ کاری انجام نشده است. در عوض، تلفن را بردارید، یک چت سریع داشته باشید، حلقه را ببندید و ادامه دهید.
۲٫ ایمیل در ساعات کند.
ترفند اینجاست: وقتی میدانید که افراد بلافاصله برای شما ایمیل ارسال میکنند، ایمیل ندهید. در عوض، زمانی که می دانید وسوسه نمی شوید منتظر پاسخ باشید، ایمیل خود را ارسال کنید.
اگر به پاسخ فوری نیاز دارید، هک بالا را ببینید.
۳٫ در واقع هنگام “ایمیل” ایمیل بزنید.
اینطور نیست که ایمیل ناکارآمد باشد. این استفاده ناکارآمد و بیهوده ما از آن است. وقتی در ایمیل خود هستید، ایمیل بزنید.
هنگام ارسال پاسخ ایمیل، ویدیوهای YouTube را در مرورگر جداگانه تماشا نکنید. هنگام ارسال فایل در اسکایپ چت نکنید. ایمیل.
وارد شوید، کاری را که باید انجام دهید، خارج شوید و ادامه دهید.
۴٫ از پاسخ های آماده استفاده کنید.
اگر یک ایمیل را بیش از یک بار در یک هفته ارسال میکنید، باید از پاسخهای از پیش نوشته شده و آماده استفاده کنید.
مطمئن نیستید که پاسخهای آماده در موقعیت شما کارساز باشند؟ این نکته مدیریت ایمیل را به مدت ۳۰ روز امتحان کنید. از نتایج شگفت زده خواهید شد.
۵٫ قانون ۲ دقیقه.
هنگام نوشتن ایمیل برای سه روز وقت بگذارید. از دو چیز شگفت زده خواهید شد:
- دو دقیقه در واقع زمان زیادی است.
- شما ایمیل های زیادی می نویسید که بیش از دو دقیقه طول می کشد.
اگر ایمیل شما بیش از دو دقیقه طول بکشد چه کار می کنید؟ شما آن را حدس زدید. آن تلفن را بردارید.
۶٫ از ایمیلهای پاسخدهی خودکار برای اطلاع دادن به افرادی که مشغول هستید استفاده کنید.
برای اکثر افراد، بزرگترین مزاحمت چیزی نیست که میفرستید، بلکه افرادی هستند که صندوق ورودی شما را با درخواستها پر میکنند. سریعترین راه برای محدود کردن این زمانبرها، راهاندازی یک ایمیل با پاسخ خودکار است که چیزی شبیه به این را میگوید:
«سلام،
از ایمیل شما متشکریم. در حال حاضر، من کمی سرم شلوغ است و احتمالاً نمی توانم فوراً به ایمیل شما پاسخ دهم. اگر فوری است، لطفا با تلفن همراه من تماس بگیرید. در غیر این صورت، بین ساعات ۱۴ تا ۱۵ با شماره ۵۵۵-۵۵۵۵ تماس بگیرید.
در اسرع وقت به ایمیل شما خواهم رسید.
متشکرم!”
خواهید دید که اکثر افرادی که چنین ایمیلی از شما دریافت می کنند، به سرعت یاد می گیرند که به وقت شما احترام بگذارند. ارائه گزینههای تماس به آنها به این معنی است که آنها همچنان به آنچه میخواهند میرسند در حالی که زمان بیشتری برای تمرکز روی کار.
۷٫ یک دستیار مجازی برای مدیریت ایمیل های خود دریافت کنید.
بسیاری از افراد از “اضطراب صندوق ورودی” رنج می برند، که آنها را مجبور می کند بررسی کنند، دوباره بررسی کنند و سپس دوباره بررسی کنند تا ببینند صندوق ورودی آنها در چه وضعیتی است.
راه حل این است که فرد دیگری را استخدام کنید تا شما را مدیریت کند ایمیل تا بتوانید زمانی را که برای بررسی غیرضروری صرف میکنید، تقسیم کرده و کاهش دهید. میتوانید شخصی را استخدام کنید تا ایمیلها را مرتب، سازماندهی و حتی برنامهریزی کند تا آرامش خاطری را که برای کارآمدی لازم دارید به شما بدهد، یا میتوانید دستیارتان را – در صورت داشتن – آموزش دهید تا بتواند سطح پایین را تشخیص دهد و به آنها پاسخ دهد. ایمیل های بدون اولویت.
این استراتژیها ساده هستند، اما کار میکنند. در ابتدا ممکن است برای ثابت ماندن تلاش کنید، اما تسلیم نشوید.
عادات را بسازید. در زمان صرفه جویی کنید. به خودتان ۲۵ ساعت اضافی در هفته بدهید.
این مقاله در آوریل ۲۰۱۶ منتشر شده و به روز شده است. عکس از baranq/Shutterstock
تونی جیری نویسنده، مربی اجرایی و استراتژیست ارائه است. جیری بیش از سه دوجین کتاب در مورد ارائه و اثربخشی استراتژیک منتشر کرده است. او مدیران ارشد جهان را از شرکت هایی مانند وال مارت، فورد، نیویورک لایف و تگزاکو مربی می کند.