عذرخواهی خود را برای مواقعی که واقعاً انجام داده اید ذخیره کنید اشتباه. به جای عذرخواهی بیش از حد، از مردم تشکر کنید، ابراز امیدواری کنید راه حل ها و تمرکز بر آینده.

همه ما اشتباه می کنیم. اما بسیاری از مردم به طور طبیعی در ایمیل های خود عبارت “متاسفم” را می نویسند – آنها ممکن است احساس کنند که عذرخواهی دیگران را راحت می کند یا از درگیری جلوگیری می کند. در حالی که یک عذرخواهی خوب گاهی اوقات مسیر شما را هموار می کند، بهتر است عذرخواهی خود را برای مواقعی که واقعاً خطا کرده اید ذخیره کنید.

عذرخواهی کنید
• چند روز طول می کشد تا به مشتری برگردید؟
• یک گزارش با تأخیر ارسال می‌شود زیرا کسی اطلاعات حیاتی را دیر ارسال کرده است؟
• طوفان خورشیدی باعث می شود اینترنت برای مدتی خاموش شود؟

در این موارد و موارد بی‌شماری دیگر، اتفاق تأسف‌باری رخ داده است، اما شما هیچ اشتباهی انجام نداده‌اید. شما باید واقعیت تاسف بار را بدون عذرخواهی بی مورد تصدیق کنید.

قبل از اینکه بخواهید عذرخواهی کنید، جنبه منفی احتمالی انجام این کار را مکرر در نظر بگیرید. . ابتدا، اگر اغلب عذرخواهی می کنید، ممکن است اطمینان دیگران را نسبت به توانایی های خود تضعیف کنید. آنها ممکن است احساس کنند که یک فرد توانا همیشه نیازی به عذرخواهی ندارد. دوم، عذرخواهی ممکن است این تصور را ایجاد کند که شما برای چیزی مقصر هستید که تقصیر شما نیست.

دفعه بعد که مقصر هستید. برای یک ناراحتی جزئی یا شرایطی که کنترل کمی روی آن داشتید وسوسه می‌شوید «متاسفم» بنویسید، ابتدا این تاکتیک‌ها را امتحان کنید:

• از شکیبایی و درک آن شخص تشکر کنید
• برای یک نتیجه مثبت ابراز امیدواری کنید
• روی آینده تمرکز کنید.

فرض کنید مشتری شما یک ایمیل برای شما ارسال کرده و در سیل که صندوق ورودی شما است گم شده است. چهار روز طول می کشد تا پاسخ دهید. زمان پاسخگویی طولانی، خدماتی نیست که می خواهید ارائه دهید و آن چیزی نیست که مشتری شما انتظار دارد. با این وجود، به جای اینکه در گذشته با «عذرخواهی می‌کنم که زودتر به شما پاسخ نمی‌دهم» فکر کنید، می‌توانید بنویسید: «از شکیبایی شما بسیار متشکرم». این رویکرد آنها را تحسین می کند و به آنها برای پذیرش اینکه شما انسانی با محدودیت هستید، تقویت مثبت می دهد. اگر آن‌ها صبور نبودند، ممکن بود اکنون که شما آنها را به خاطر آن تحسین کرده‌اید، احساس صبور بودن کنند. وقتی مشتری یا همکار به اشتباهی اشاره می کند، باید روی شمشیر خود بیفتید. در عوض، می توانید بنویسید: “خیلی متشکرم که این وضعیت را مورد توجه ما قرار دادید.” تشکر از دیگران به جای عذرخواهی، آنها را به خاطر داشتن ویژگی هایی که می خواهید داشته باشند، یعنی صبر و بردباری، تعریف می کند. همچنین نشان می‌دهد که شما پذیرای انتقاد هستید، که بخش اساسی ارتباط صحیح است.

هر چیزی که ما احساس می‌کنیم باید برای آن عذرخواهی کنیم، وجود دارد. قبلا اتفاق افتاده است در گذشته است. شما نمی توانید آنچه قبلا اتفاق افتاده را تغییر دهید. هر چه فردی که از او عذرخواهی می کنید – و شما – چشمان خود را به آینه دید عقب بچسبانید، ناراحتی همه بیشتر می شود. چه معذرت خواهی شما موجه باشد یا نه، از معطوف کردن توجه آنها به آینده سود می برید. با چرخش سریع از وضعیت فعلی به آینده مثبت، الگوی بدبینی را قطع می کنید و سد سرزنش را می شکنید.

به عنوان مثال. ، مشتری را در نظر بگیرید که ناراضی است زیرا یک گزارش مهم دیر منتشر شده است. این شخص فراموش کرده است که اطلاعات پشتیبان را دیر ارسال کرده است و باعث می شود محصول نهایی به موقع عرضه نشود. آنها به تأخیر گزارش توجه داشتند و از صاحب کسب و کار شکایت کردند. صاحب کسب و کار به جای اینکه مشتری را به چالش بکشد، باید مشتری را از رویداد منفی رها کند و تمرکز را به آینده مثبت تغییر دهد. تنها سوال مرتبط این بود، “برای اطمینان از تکرار نشدن این اتفاق چه کاری می توانیم انجام دهیم؟”

همه موارد پیشنهادات بالا مربوط به مواردی است که اتفاق ناخوشایند تقصیر شما نیست. یک صادقانه اگر شما یا سازمانتان واقعاً مرتکب اشتباه شده اید، عذرخواهی لازم است. مسئولیت را بر عهده بگیرید. سرزنش نکنید و بهانه نیاورید. خطا را در اختیار داشته باشید و هر کاری می توانید برای ارائه راه حل انجام دهید.

بزرگترین اشکال عذرخواهی بیش از حد برای رویدادهای جزئی این است: اگر از کلمات «متاسفم» و «عذرخواهی می‌کنم» در پاسخ به ایمیل دیرهنگام استفاده کنید، وقتی اشتباهی مرتکب می‌شوید که به قیمت یک قرارداد بزرگ برای شرکت تمام می‌شود، چه می‌نویسید؟ آیا می گویید “من واقعا متاسفم”؟ یا شاید “من واقعاً متاسفم.”؟ کلماتی مانند “من عذرخواهی می کنم” و “متاسفم” تا زمانی که با استفاده از آنها بدون دلیل موجه معنای آنها را کمرنگ نکنیم قدرتمند هستند.