عمومی

دستیار مجازی چیست – و 53 وظیفه ای که می توانند برای آن انجام دهند شما

دستیار مجازی چیست – و ۵۳ وظیفه ای که می توانند برای آن انجام دهند
شما

یک خواننده می پرسد:

یک دستیار مجازی چه کاری انجام می دهد؟ و چگونه می توان به کسب و کار من کمک کرد؟ من یک کسب‌وکار کوچک را اداره می‌کنم اما حجم ایمیل‌ها و درخواست‌های مشتری افزایش یافته است. سازماندهی ماندن چالش برانگیز است. با این حال، ما نمی توانیم یک دستیار اداری تمام وقت یا مدیر دفتر استخدام کنیم – و فضای لازم را هم نداریم، زیرا دفتر ما کوچک است. یکی از همکاران به من پیشنهاد داد که یک دستیار مجازی استخدام کنم. آیا می توانید در مورد انواع وظایفی که یک دستیار مجازی می تواند انجام دهد ایده ای به من بدهید؟

— هاوارد از آلبوکرکی، نیومکزیکو

هاوارد، این یک سوال عالی است. بله، دقیقاً توضیح خواهیم داد که دستیار مجازی چه کاری انجام می دهد. ما یکی بهتر را برای شما انجام خواهیم داد.

در پایان این مقاله، ۴۲ کار مختلف را که یک دستیار مجازی (VA) می‌تواند برای یک کسب‌وکار کوچک انجام دهد، بیان می‌کنیم، به طوری که نمونه‌هایی برای استفاده از آنها داشته باشید. اما ابتدا اجازه دهید به برخی از اطلاعات اولیه پاسخ دهیم.

What is a Virtual Assistant - دستیار مجازی چیست – و 53 وظیفه ای که می توانند برای آن انجام دهند
شما

چیست دستیار مجازی؟

یک دستیار مجازی که اغلب به VA خلاصه می شود، حرفه ای است که در یک محیط کاری از راه دور فعالیت می کند و در زمینه های مختلف مانند وظایف اداری، طرح های توسعه کسب و کار، مدیریت رسانه های اجتماعی، بازاریابی کمک می کند. کمپین‌ها و بسیاری موارد دیگر.

این متخصصان در عملیات روزمره کسب‌وکارهای کوچک، کارآفرینان و نقش‌های مدیریتی نقش مهمی دارند و با مدیریت وظایف تکراری و انجام کارهای اداری که در غیر این صورت وقت ارزشمندی را مصرف می‌کنند، پشتیبانی می‌کنند. .

در حالی که این دستیاران معمولاً از دفاتر خانگی خود کار می کنند، موقعیت جغرافیایی آنها می تواند در هر نقطه ای باشد – در ایالات متحده یا خارج از کشور.

دستیاران مجازی افزایش محبوبیت خود را در محدوده کوچک مشاهده کرده اند. کسب‌وکارها در دهه گذشته، عمدتاً به دلیل انعطاف‌پذیری آنها.

بسته به نیازهای تجاری شما، یک VA می‌تواند به صورت پاره وقت یا تمام وقت استخدام شود. خواه به خدمات آنها برای ۲۰ ساعت، ۳۰ ساعت یا حتی یک هفته کامل ۴۰ ساعته نیاز داشته باشید، VAها تطبیق پذیری را برای پاسخگویی به نیازهای منحصر به فرد شما ارائه می دهند.

مدل جبران خسارت برای دستیاران مجازی می تواند کاملاً متفاوت باشد. برخی ممکن است ترجیح دهند ساعتی دستمزد دریافت کنند، در حالی که برخی دیگر ممکن است دستمزد ثابت هفتگی یا ماهانه را انتخاب کنند.

در بسیاری از موارد، ممکن است با استخدام یک دستیار مجازی تمام وقت برای چندین مورد، ارزش پیشنهادی بهتری پیدا کنید. دلایل:

  • قیمت‌ها می‌تواند به‌طور شگفت‌انگیزی مقرون‌به‌صرفه باشد، به‌ویژه برای کارگران خارج از کشور.
  • ادغام یک دستیار تمام وقت در جریان‌های کاری معمولی و بهره‌مندی عمیق‌تر از این ترتیب، آسان‌تر است.
  • یک VA تمام وقت برای یادگیری هر برنامه نرم افزاری خاصی که نیاز دارید، روابط صمیمانه با همکاران و مشتریان ایجاد می کند و با رشد کسب و کار با شما رشد می کند.
  • دو نوع اصلی از دستیاران مجازی وجود دارد – مشاغل آزاد مستقل و کسانی که با یک شرکت یا آژانس مرتبط هستند.

    وقتی با یک شرکت دستیار مجازی همکاری می کنید، اغلب با مدیری ارتباط برقرار می کنید که شما را درک می کند. نیاز دارد و تضمین می کند که شما یک VA را دریافت می کنید که برای عملیات شما مناسب است.

    svg%3E - دستیار مجازی چیست – و 53 وظیفه ای که می توانند برای آن انجام دهند
شما

    مزایای دستیار مجازی  

    در دنیای تجاری پرشتاب، استفاده از دستیار مجازی می تواند بهره وری شما را به میزان قابل توجهی افزایش دهد. این را در نظر بگیرید – نحوه تخصیص زمان یک صاحب کسب و کار یا یک مدیر کلیدی می تواند مهم ترین عامل تعیین کننده موفقیت کسب و کار باشد.

    بنابراین، برای آنها ضروری است که بر روی فعالیت های با ارزش و موضوعات استراتژیک تمرکز کنند و آنها را ترک کنند. کارهای معمول و اداری به دستیار مجازی قابل اعتماد آنها.

    راب لوین، رئیس اکنون بهتر کار کن، این را به این شکل بیان می‌کند و از تجربیات خودش استفاده می‌کند.

    «برای صرف زمان برای فعالیت‌های با ارزش، برای من مهم بود که زمان کمتری را صرف فعالیت‌های پایین‌تر کنم. فعالیت های ارزشی به همین دلیل است که من نه تنها یک دستیار مجازی را ۵ سال پیش استخدام کردم، بلکه به همین دلیل است که شرکتی به نام Work Better Now را برای ارائه دستیاران مجازی به دیگر صاحبان مشاغل تأسیس کردم.

    اندرو کوهن شریک Levin و Work Better مدیرعامل Now، می‌گوید رایج‌ترین سوالی که مشتریان احتمالی شرکت می‌پرسند این است که «یک دستیار مجازی چه کاری می‌تواند برای من انجام دهد؟»

    برای پاسخ به این سؤال، کوهن فهرستی از ۴۷ وظیفه را ارائه می‌کند که یک دستیار مجازی می‌تواند انجام دهد. .

    ۴۷ وظایفی که یک دستیار مجازی می تواند انجام دهد

    یک دستیار مجازی یک پیمانکار مستقل بسیار ماهر است که از راه دور وظایف زیادی را انجام می دهد. از زمان‌بندی قرارهای ملاقات گرفته تا غربالگری و پاسخ به ایمیل‌ها، وظایف یک VA بسیار گسترده است.

    با این حال، زمان‌بندی و ایمیل‌ها فقط نوک کوه یخ هستند. اگر یک کار را می توان به صورت آنلاین انجام داد، یک VA بیش از توانایی اجرای آن است.

    این منبع راهنمای جامع شما برای پیمایش در دنیای دستیاران مجازی، روشن کردن نقش آنها و برجسته کردن مزایای قابل توجهی است که می توانند به همراه داشته باشند. به کسب و کار شما.

    svg%3E - دستیار مجازی چیست – و 53 وظیفه ای که می توانند برای آن انجام دهند
شما

    مدیریت تقویم

    وظیفه مدیریت یک تقویم، چه حرفه‌ای و چه شخصی، اغلب یکی از بزرگترین چالش‌ها را برای کارآفرینان به همراه دارد.

    دستیاران مجازی در اینجا قدم می‌گذارند و یک را متحول می‌کنند. با ارائه یادآوری ها و برنامه ریزی قرار ملاقات ها، یک کار دلهره آور را به یک فرآیند بی دردسر تبدیل می کند. آنها خدمات زیر را ارائه می دهند:

    ۱٫ هماهنگی و برنامه ریزی تماس ها و قرار ملاقات ها. وظیفه ای که می تواند تقریباً ۱۰ ساعت در هفته برای صاحبان کسب و کار صرفه جویی کند و آنها را از انجام این کارهایی که به نظر آنها دست و پا گیر هستند، رها می کند.

    کلید موفقیت در اینجا این است که VA خود را با قوانین واضح در مورد زمان بندی، از جمله ارائه کنید. چه کسی و چه زمانی برنامه ریزی شود. آنها همچنین می توانند در هماهنگی برنامه ها برای سایر اعضای تیم کمک کنند.

    ۲٫ قرار ملاقات ها را تأیید کنید. بهترین روش این است که لیستی از قرارهای ملاقات را به ویژه برای روز بعد در اختیار VA خود قرار دهید تا تأیید شود. این عمل می تواند از اتلاف وقت ناشی از قرارهای فراموش شده یا لغو لحظه آخری طرف مقابل جلوگیری کند.

    ۳٫ یادآوری‌هایی در مورد تماس‌ها و قرارها ارائه دهید.فراموش کردن برقراری تماس، به‌ویژه زمانی که خارج از دفتر هستید یا در جلسات پشت سر هم می‌توانید به آسانی فراموش کنید. یک VA می‌تواند یادآوری‌های به‌موقع ارائه کند، چند دقیقه قبل از تعهد با شما تماس بگیرد یا پیامک ارسال کند تا مطمئن شود که به خاطر می‌آورید.

    ۴٫ تماس‌ها و قرارها را مجدداً برنامه‌ریزی کنید. یک VA همچنین به‌عنوان پل ارتباطی شما عمل می‌کند و طرف مقابل را از هرگونه تغییر برنامه مطلع می‌کند و زمان تغییر زمان‌بندی شده را تأیید می‌کند.

    ۵٫ اخطار تغییرات برنامه را به دیگران ارائه دهید. دستیار مجازی همچنین به طرف مقابل اخطار می‌دهد و زمان تغییر زمان‌بندی شده را تأیید می‌کند.

    ۶٫ از زمان محافظت کنید. VA همچنین می تواند به محافظت از زمان شما در برابر وقفه های غیر ضروری کمک کند. آن‌ها می‌توانند وارد شوند و مودبانه درخواست‌هایی را برای جلساتی که ممکن است اولویت اصلی نباشد رد کنند.

    ۷٫ یک «فهرست در انتظار» ارسال و نگهداری کنید. دستیاران مجازی می‌توانند فهرستی هفتگی از افرادی را که به درخواست‌های ملاقات یا تماس پاسخ نداده‌اند در اختیار شما قرار دهند و در صورت نیاز به مداخله به شما هشدار دهند.

    ۸٫ وقتی خارج از شهر هستید به دیگران مهم اطلاع دهید. VA همچنین می‌تواند عزیزانتان را از برنامه سفرتان مطلع کند. آن‌ها می‌توانند یک دعوت تقویم را با تاریخ‌های خارج از شهر و جزئیات پرواز و هتل شما به اشتراک بگذارند و از ارتباط یکپارچه اطمینان حاصل کنند.

    svg%3E - دستیار مجازی چیست – و 53 وظیفه ای که می توانند برای آن انجام دهند
شما

ایمیل و مدیریت تماس و ارتباطات

در عصر دیجیتال، حجم عظیمی از ایمیل‌ها می‌توانند صندوق ورودی شما را غرق کنند و حفظ فهرست مخاطبین به‌روز می‌تواند به خودی خود تبدیل به یک کار شود.

این جایی است که تخصص یک دستیار مجازی وارد عمل می شود. با سپردن این وظایف به یک VA، می توانید ساعات گرانبهایی از وقت خود را پس بگیرید. در اینجا نگاهی به دامنه فعالیت‌هایی که یک VA می‌تواند انجام دهد آورده شده است:

۹٫ نمایش ایمیل ها دستیارهای مجازی می توانند صندوق ورودی شما را بر اساس قوانین خاصی که توسط شما تنظیم شده مدیریت کنند. آنها می توانند کارهایی مانند حذف، پاسخ دادن، ارسال ایمیل ها یا پرچم گذاری ایمیل های مهم را برای توجه شما انجام دهند.

۱۰٫ افراد را به مخاطبین اضافه کنید. هر بار که با شخص جدیدی در ارتباط هستید، خواه تماس، جلسه یا هر شکل دیگری از تعامل باشد، VA شما می تواند اطمینان حاصل کند که جزئیات آن شخص به سرعت به مخاطبین شما اضافه می شود.

۱۱٫ اطلاعات افراد را به مخاطبین به‌روزرسانی کنید. ممکن است مواردی وجود داشته باشد که بلافاصله به همه اطلاعات یک مخاطب دسترسی نداشته باشید. در چنین مواردی، یک VA می‌تواند به تدریج این شکاف‌ها را پر کند و اطلاعاتی مانند جزئیات امضای ایمیل را به مخاطبین اضافه کند.

۱۲٫ مخاطبین را به CRM اضافه کنید. یکی از دلایل کلیدی که کسب‌وکارهای کوچک از برنامه CRM خود به طور موثر استفاده نمی‌کنند، ورود اطلاعات زمان‌بر است. VA شما می‌تواند این کار را انجام دهد و به سیستم CRM شما اضافه و سازماندهی کند.

<. img data-ezsrcset="https://smallbiztrends.com/ezoimgfmt/media.smallbiztrends.com/2023/07/What-is-a-Virtual-Assistant3-150x113.png 150w,https://smallbiztrends.comft/ /media.smallbiztrends.com/2023/07/What-is-a-Virtual-Assistant3-300x225.png 300w,https://smallbiztrends.com/ezoimgfmt/media.smallbiztrends.com/2023/07/2023/07/ a-Virtual-Assistant3-620x465.png 620w,https://smallbiztrends.com/ezoimgfmt/media.smallbiztrends.com/2023/07/What-is-a-Virtual-Assistant3-660x495w,https://smallbiztrends.com/ezoimgfmt/media.smallbiztrends.com/2023/07/What-is-a-Virtual-Assistant3-660x460w. smallbiztrends.com/ezoimgfmt/media.smallbiztrends.com/2023/07/What-is-a-Virtual-Assistant3-768x576.png 768w,https://smallbiztrends.com/ezoimgfmt/2trend.smallbiz/ /What-is-a-Virtual-Assistant3.png 800w" sizes="(max-width: 800px) 100vw, 800px" decoding="async" width="800" height="600" class="ezlazyload alignnone size- کامل wp-image-1242207" src="data:image/svg+xml,%3Csvg%20xmlns=%22http://www.w3.org/2000/svg%22%20width=%22800%22%20height=% 22600%22%3E%3C/svg%3E" alt="دستیار مجازی" ezimgfmt="rs rscb12 src ng ngcb12 srcset" data-ezsrc="https://smallbiztrends.com/ezoimgfmt/rend2.smallbiz /07/What-is-a-Virtual-Assistant3.png"/>

کارهای تلفن

زمانی که شما به شخصی نیاز دارید که تعاملات تلفنی را انجام دهد یا حتی وظایف سبک پذیرش را بدون نیاز به حضور فیزیکی انجام دهد، یک دستیار مجازی می تواند به این مناسبت برسد.

۱۳٫ انجام وظایف سبک پذیرش. مواردی وجود دارد که ممکن است انتظار تماس های مهمی را داشته باشید اما ممکن است برای پاسخ دادن به آنها شخصاً در دسترس نباشید. اینجاست که یک دستیار مجازی ارزشمند می‌شود.

با هدایت مجدد چنین تماس‌هایی به VA خود، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که هیچ ارتباط حیاتی را از دست نمی‌دهید و همچنین می‌توانید بدون وقفه روی کارهای اصلی خود تمرکز کنید. .

۱۴٫ پیام‌های صوتی را رونویسی کنید. در عصر دیجیتالی پرشتاب ما، اکثر پست‌های صوتی از طریق ایمیل قابل دسترسی هستند. این‌ها را می‌توان به VA شما ارسال کرد که به غیر از رونویسی محتوای پست صوتی، می‌تواند هر گونه فعالیت پیگیری لازم را نیز انجام دهد.

این می‌تواند شامل تماس گرفتن با تماس‌گیرنده یا تنظیم یادآوری‌هایی برای پاسخگویی شما باشد. فرآیندهای ارتباطی خود را ساده کنید.

svg%3E - دستیار مجازی چیست – و 53 وظیفه ای که می توانند برای آن انجام دهند
شما

سفر

وظیفه سازماندهی پروازها و هتل‌ها برای سفرهای کاری می‌تواند به طرز شگفت‌آوری فرآیندی زمان‌بر باشد که اغلب اوقات دشوار است. شما از عملیات اصلی کسب و کار خود دور می شوید. اینجاست که مهارت های یک دستیار مجازی می تواند ضروری باشد. یک VA می تواند این موارد را انجام دهد:

۱۵٫ پروازهای تحقیقاتی با توجه به معیارهای خاص شما مانند خطوط هوایی ترجیحی، ترتیبات صندلی‌ها و زمان‌بندی، یک VA می‌تواند تجزیه و تحلیل کاملی از گزینه‌های مختلف پرواز انجام دهد.

آن‌ها سپس می‌توانند بهترین گزینه‌ها را به شما ارائه دهند و اطمینان حاصل کنند که شما نه تنها به راحتی سفر می کنید، بلکه مقدار قابل توجهی از زمان را در طول یک سال صرفه جویی می کنید.

۱۶٫ درباره هتل‌ها تحقیق کنید. به روشی مشابه تحقیقات پرواز، VA شما می‌تواند بر اساس ترجیحات منحصر به فرد شما به گزینه‌های هتل بپردازد.

این می‌تواند شامل عواملی مانند نوع محل اقامت، موقعیت مکانی، امکانات موجود، و هر نرخ ویژه ای که ممکن است مستحق آن باشید. سپس آنها می توانند یک انتخاب کوتاه را جمع آوری کنند، و شما را از زحمت مرور گزینه های متعدد نجات دهند.

۱۷٫ رزرو پرواز و هتل. با تصمیم‌گیری‌های شما و مجهز به کارت اعتباری و اطلاعات پروازهای مکرر، VA شما می‌تواند فرآیند رزرو را انجام دهد.

این می‌تواند شخصاً یک کار خسته کننده باشد، اما یک VA می‌تواند انجام دهد. این را به طور موثر مدیریت کنید، در وقت شما صرفه جویی می کند و احتمال خطا را کاهش می دهد.

۱۸٫ در مورد گزینه‌های حمل‌ونقل تحقیق کنید. این بسته به ترجیحات و ماهیت سفرتان، امکانات مختلفی را در بر می‌گیرد، از ماشین‌های کرایه‌ای و اشتراک‌گذاری تا حتی حمل‌ونقل عمومی محلی.

۱۹٫ حمل و نقل را رزرو کنید. هنگامی که بهترین گزینه‌ها شناسایی شدند، VA شما می‌تواند قدمی فراتر بگذارد و رزروها را انجام دهد، مشابه روشی که آنها ترتیبات پرواز و هتل شما را مدیریت می‌کنند. این یک تجربه سفر یکپارچه را از ابتدا تا انتها تضمین می کند.

۲۰٫ برای رویدادها ترتیب دهید. اگر سفر شما مستلزم شرکت یا میزبانی رویدادها باشد، VA شما می تواند تحقیقات را انجام دهد و هماهنگی های لازم را انجام دهد. این می تواند شامل یافتن یک رستوران مناسب برای یک شام کاری، رزرو فضای جلسه، یا حتی تهیه بلیط برای یک کنسرت محلی باشد.

۲۱٫ روزنامه یا پست را به حالت تعلیق درآورید. هنگامی که شما دور هستید، VA شما می‌تواند اطمینان حاصل کند که خدمات منظم در محل سکونت شما، مانند تحویل روزنامه یا پست، به طور موقت به حالت تعلیق در می‌آیند. این یک لایه راحتی دیگر به سفرهای شما می‌افزاید و تضمین می‌کند که در غیاب شما به کارهای خانه شما رسیدگی می‌شود.

svg%3E - دستیار مجازی چیست – و 53 وظیفه ای که می توانند برای آن انجام دهند
شما

توسعه کسب و کار

وقتی نوبت به توسعه کسب و کار می رسد، حجم کار می تواند اساسی و چندوجهی باشد.

از تحقیق در مورد سرنخ های بالقوه در پلتفرم هایی مانند LinkedIn. برای یافتن اطلاعات تماس حیاتی مانند آدرس‌های ایمیل، این فعالیت‌ها اغلب مستلزم کارهای زمان‌بر هستند.

یک دستیار مجازی می‌تواند زمام این وظایف را بر عهده بگیرد و به شما این امکان را می‌دهد تا تمرکز خود را بر روی تعاملات بین‌فردی که برای ایجاد موفقیت‌آمیز حیاتی است، اختصاص دهید. فروش.

۲۲٫ نتایج تحقیقات در لینکدین برای کسب‌وکارهای B2B و گاهاً عملیات B2C، حفظ فهرستی از مشتریان بالقوه یک وظیفه ضروری است. پس از به دست آوردن درک عمیق از نیازهای شما، یک دستیار مجازی می تواند جستجوی کاملی در لینکدین انجام دهد و فهرست جامعی از مشتریان بالقوه ایجاد کند که با نمایه مشتری ایده آل شما مطابقت دارد.

۲۳٫ آدرس‌های ایمیل را پیدا کنید. یک VA می‌تواند به طرز ماهرانه‌ای در پایگاه‌های اطلاعاتی پیمایش کند و از استراتژی‌های جستجوی مؤثر Google برای پیدا کردن آدرس‌های ایمیل مشتریان بالقوه‌ای که می‌خواهید با آنها تماس بگیرید، استفاده کند. این نه تنها اطلاعات تماس صحیح را در اختیار شما قرار می دهد، بلکه در زمان و تلاش شما برای یافتن آن ها صرفه جویی می کند.

۲۴٫ ارائه‌ها را طراحی کنید. VA شما می‌تواند با مکان‌یابی و درج آرم مشتری و مطابقت با رنگ متن، حسی حرفه‌ای به پیشنهادات شما اضافه کند. علاوه بر این، آن‌ها می‌توانند ارائه را با متحرک کردن اسلایدها در صورت لزوم بهبود بخشند و به شما در تلاش‌های توسعه کسب‌وکارتان برتری می‌دهند.

مدیریت

همان‌طور که کسب‌وکار شما رشد می‌کند، ناگزیر نتیجه می‌دهد. در افزایش تقاضا برای عملکردهای مختلف مدیریتی. این می‌تواند شامل کارهایی مانند جمع‌آوری گزارش‌ها برای مشتریان باشد، که ممکن است به جمع‌آوری مقادیر زیادی از داده‌های موجود نیاز داشته باشد.

یا شاید شما به دنبال این هستید. تیم خود را گسترش دهید و برای فعالیت های استخدام به کمک نیاز دارید. دستیار مجازی شما می‌تواند این مسئولیت‌ها را بر عهده بگیرد و زمان و انعطاف‌پذیری برای تمرکز بر جنبه‌های استراتژیک‌تر کسب‌وکارتان را در اختیار شما قرار دهد

۲۵٫ گزارش ها را جمع آوری کنید یک VA می‌تواند گزارش‌هایی را طراحی و تولید کند که شاخص‌های عملکرد کلیدی (KPI) را در فواصل زمانی از پیش تعیین‌شده دنبال می‌کند. این گزارش‌ها تصویری واضح از عملکرد کسب‌وکار شما ارائه می‌کنند و به شما کمک می‌کنند تا تصمیم‌گیری آگاهانه داشته باشید.

۲۶٫ به استخدام کارمندان کمک کنید. مبارزه برای یافتن استعداد مناسب اغلب می‌تواند به شدت رقابت برای مشتریان باشد، اگر نه بیشتر.

VA شما می‌تواند نمایه‌های LinkedIn را بر اساس معیارهای شما بررسی کند. تهیه کنید، فهرستی از نامزدهای بالقوه را تهیه کنید که ممکن است برای تیم شما مناسب باشد. این نه تنها فرآیند استخدام شما را ساده می کند، بلکه تضمین می کند که استعداد بیشتری برای انتخاب دارید.

svg%3E - دستیار مجازی چیست – و 53 وظیفه ای که می توانند برای آن انجام دهند
شما

حسابداری

اگر مدیریت جنبه های مالی کسب و کار شما مانند نگهداری کتاب یا ارسال فاکتورها باعث ایجاد حس ترس در شما شود، ممکن است وقت آن رسیده باشد که این وظایف را به یک دستیار مجازی محول کنید.

۲۷٫ کتاب ها را نگهداری کنید. با آموزش و دستورالعمل های مناسب، دستیار مجازی شما می تواند کارهای مالی مانند بررسی و تطبیق تراکنش ها، و انجام تطابق های ماهانه را انجام دهد. این یک فرآیند حسابداری ساده و سوابق مالی ثابت را برای کسب و کار شما تضمین می کند.

۲۸٫ فاکتورها را ایجاد و ارسال کنید. با استفاده از الگوهای صورتحساب، یک دستیار مجازی می‌تواند صورت‌حساب‌های حرفه‌ای تهیه کرده و آن‌ها را بین مشتریان شما توزیع کند. این امر صورت‌حساب به موقع و دقیق را تضمین می‌کند و به جریان نقدی سالم کمک می‌کند.

۲۹٫ پیش پرداخت ها را تعقیب کنید. ایجاد یک فرآیند حساب های دریافتنی برای همه مشاغل بسیار مهم است. VA شما می‌تواند این فرآیند را برای جمع‌آوری پرداخت‌های سررسید دنبال کند، که می‌تواند شامل تشدید موضوع به مالک کسب‌وکار یا شخص مربوطه در صورت لزوم باشد.

مسئولیت‌های شخصی

مدیریت مسئولیت‌های زندگی شخصی در کنار یک کسب و کار پر رونق می تواند خواستار باشد. کارهایی مانند رزرو رستوران یا ارسال هدایا برای حفظ روابط شخصی شما ضروری است.

با این حال، آنها همچنین می توانند وقت گیر باشند. با استفاده از خدمات یک دستیار مجازی، می‌توانید این مسئولیت‌ها را کارآمدتر انجام دهید.

۳۰٫ رزرو رستوران شخصی را انجام دهید. با دسترسی به تنظیمات برگزیده شخصی و جزئیات ورود به سیستم‌های رزرواسیون مانند Open Table، VA شما می‌تواند از طرف شما رزرو رستوران انجام دهد و حتی با مهمانان هماهنگ کند.

۳۱٫ خرید کنید. گاهی اوقات، حتی پلتفرم هایی مانند آمازون ممکن است آنچه شما نیاز دارید را نداشته باشند، یا فرآیند خرید می تواند بسیار خسته کننده باشد. VA شما می‌تواند به خرید آنلاین کمک کند تا اقلام مورد نیاز خود را ایمن کنید.

۳۲٫ تحقیق کنید و هدایایی ارسال کنید. برای مواردی که کارت هدیه عمومی کافی نیست، دستیار شما می‌تواند چیزی متمایز پیدا کند و ترتیب تحویل آن را بدهد.

۳۳٫ تدارکات را برای سرگرمی خود مدیریت کنید. چه تامین یک استودیو برای تمرینات گروه موسیقی گاراژ یا سازماندهی جلسات باشگاه کتاب خود باشد، یک VA می تواند بار تدارکاتی را کاهش دهد و به شما این امکان را می دهد که بدون استرس به سرگرمی های خود بپردازید.

۳۴٫ سفارشات مشکل را ردیابی کنید. هنگامی که سفارش به موقع به دستتان نمی رسد، VA شما می تواند با تامین کننده ارتباط برقرار کند، زمان های توقف و عیب یابی را انجام دهد و شما را در طول فرآیند در جریان قرار دهد.

۳۵٫ تقویم خانواده را مدیریت کنید. برنامه‌ریزی رویدادهای خانوادگی و ردیابی قرار ملاقات‌ها را می‌توان به‌طور یکپارچه توسط دستیار مجازی شما انجام داد و زمان شخصی شما را بیشتر می‌کند.

۳۶٫ قرار ملاقات های پزشکی را برنامه ریزی کنید. با توجه به جزئیات مرتبط مانند تاریخ تولد و اطلاعات بیمه، یک VA می تواند ملاقات های پزشک را ترتیب دهد و حتی مدارک لازم را تکمیل کند.

۳۷٫ قبض های شخصی را پرداخت کنید. برای خریدهای نادر یا فروشندگانی که گزینه‌های پرداخت آنلاین را ارائه نمی‌دهند، یک دستیار مجازی می‌تواند پرداخت صورت‌حساب را مدیریت کند.

۳۸٫ برای دریافت اطلاعات با فروشگاه‌ها تماس بگیرید. چه به دنبال یک بطری کمیاب اسکاچ باشید یا یک هدیه خاص، VA شما می‌تواند تماس‌های لازم را برای یافتن فروشگاهی که کالای مورد نظر شما را در آن نگهداری می‌کند، برقرار کند.

svg%3E - دستیار مجازی چیست – و 53 وظیفه ای که می توانند برای آن انجام دهند
شما

عملیات

به عنوان یک صاحب کسب و کار کوچک، تمرکز شما باید بر برنامه ریزی استراتژیک برای آینده شرکتتان، مفهوم سازی محصولات و خدمات جدید و رانندگی باشد. ابتکاراتی که کسب و کار شما را ارتقا می دهد. بنابراین، وظایف عملیاتی مانند پر کردن فرم‌های آنلاین و مدیریت فایل‌ها را می‌توان به یک سیستم پشتیبانی قابل اعتماد، یک دستیار مجازی واگذار کرد.

< 39. فرم های آنلاین را پر کنید دستیار مجازی شما، مجهز به جزئیات مربوط به شرکت، می‌تواند فرم‌های مختلفی را پر کند، مانند فرم‌های لازم برای اشتراک در محصولات نرم‌افزار به‌عنوان سرویس (SaaS) و در وقت گرانبهای شما صرفه‌جویی می‌کند.

۴۰٫ از وبینارها یادداشت برداری کنید. وقتی به محتوای یک وبینار علاقه مند هستید اما نمی توانید زمانی را برای تماشای آن اختصاص دهید، حتی اگر درخواستی باشد، VA شما می تواند از طرف شما شرکت کند، کلید یادداشت کنید. امتیاز می دهد و خلاصه ای جامع در اختیار شما قرار می دهد.

۴۱٫ تبدیل فایل ها اگر به فرمت فایل دیگری نیاز دارید، مثلاً به جای PDF، یک JPEG، VA شما می‌تواند این تبدیل را برای شما انجام دهد.

۴۲٫ تحقیق انجام دهید. VA شما می‌تواند تحقیقات اولیه را برای تصمیم‌گیری‌های حیاتی، مانند ارزیابی محصولات مختلف SaaS برای تعیین اینکه کدام یک برای نیازهای شما مناسب‌تر است، انجام دهد.

۴۳٫ پروژه‌ها را در سیستم مدیریت پروژه خود راه‌اندازی کنید. یک VA می‌تواند پروژه‌های جدیدی را در ابزار مدیریت پروژه‌تان راه‌اندازی کند و دعوت‌نامه‌ها را برای شرکت‌کنندگان مربوطه ارسال کند، و از شروع روان اطمینان حاصل کند.

۴۴٫ مدیریت فایل را مدیریت کنید. چه Dropbox باشد یا یک سرور محلی برای ذخیره فایل، دستیار مجازی شما می تواند سازماندهی مناسب فایل را با قراردادهای نامگذاری دقیق تضمین کند. آنها همچنین اطمینان حاصل می کنند که مجوزهای دسترسی به درستی تخصیص داده شده است.

۴۵٫ شبکه های اجتماعی را برنامه ریزی کنید. دستیار مجازی شما می‌تواند استراتژی رسانه‌های اجتماعی شما را با برنامه‌ریزی پست‌های شما بر اساس فرآیندی که مشخص کرده‌اید ساده‌سازی کند.

<. 46. نامه‌ها، وبلاگ‌ها و ارائه‌ها را تصحیح و ویرایش کنید. حجم کاری بسیار زیاد گاهی اوقات می‌تواند منجر به خطاهای سهوی شود. VA شما می‌تواند به تصحیح و ویرایش ارتباطات مهم مانند نامه‌ها، وبلاگ‌ها و ارائه‌ها کمک کند و از محتوای حرفه‌ای و بدون خطا اطمینان حاصل کند.

۴۷٫ یک کتابچه راهنمای دستیار مجازی نگهداری کنید. صاحبان کسب و کار اغلب ایجاد فرآیندها را به رعایت دقیق آنها ترجیح می دهند. VA شما می‌تواند یک کتابچه راهنمای ثبت وظایف خود داشته باشد، که به خصوص در زمان غیبت‌های غیرمنتظره مفید است.

<.در اینجا خلاصه ای از طیف متنوعی از وظایفی است که یک دستیار مجازی می تواند انجام دهد، همه به طور مرتب در یک جدول مقایسه مناسب بسته بندی شده اند.

رده وظایف نمونه هایی از وظایفی که VA می تواند انجام دهد
مدیریت تقویم زمان‌بندی قرارها، ارائه یادآوری‌ها، زمان‌بندی مجدد قرارها
ایمیل و مدیریت تماس< /td> غربالگری ایمیل ها، به روز رسانی مخاطبین، افزودن مخاطبین به CRM
وظایف تلفن وظایف سبک پذیرش، رونویسی نامه های صوتی
تدارکات سفر تحقیق و رزرو پرواز/هتل، ترتیب حمل و نقل، تعلیق خدمات عادی
توسعه کسب و کار تحقیق سرنخ، یافتن آدرس ایمیل، طراحی ارائه
وظایف مدیریت تجمع گزارش ها، کمک به استخدام کارمندان
حسابداری نگهداری کتاب، ایجاد فاکتور، مدیریت حساب های دریافتنی
شخصی وظایف رزرو، خرید آنلاین، مدیریت برنامه های شخصی
عملیات پر کردن فرم ها، یادداشت برداری از وبینار، مدیریت فایل ها، زمان بندی رسانه های اجتماعی
وظایف VA انجام نمی شود بسته به سرویس ها، قوانین VA خاص، متفاوت است. و مرزها

کارهای بیشتری که یک دستیار مجازی می تواند انجام دهد

گسترش دامنه کاری که یک دستیار مجازی (VA) می تواند برای شما انجام دهد کسب و کار فرصت های بیشتری را برای کارایی و رشد باز می کند. در اینجا کارهای اضافی وجود دارد که تطبیق پذیری و قابلیت های جامع یک VA را به نمایش می گذارد:

۴۸٫ ورود داده ها و مدیریت پایگاه داده: یک VA می تواند پایگاه های داده را مدیریت و به روز کند، داده های جدید را وارد کند و از دقیق و به روز بودن همه سوابق اطمینان حاصل کند.

۴۹٫ تحقیقات آنلاین برای توسعه کسب و کار: یک VA می تواند تحقیقات عمیق بازار، تجزیه و تحلیل رقبا، یا یافتن فرصت ها و شراکت های تجاری بالقوه انجام دهد.

۵۰٫ رسیدگی به خریدها و بازگشت‌های آنلاین: مدیریت تراکنش‌های آنلاین، ردیابی سفارش‌ها، رسیدگی به عودت یا مبادلات نیز می‌تواند به طور موثر توسط VA مدیریت شود.

۵۱٫ تعمیر و نگهداری وب سایت: به روز رسانی های اساسی وب سایت، آپلود محتوا و نظارت بر مشکلات عملکرد را می توان به یک VA ماهر اختصاص داد.

۵۲٫ مدیریت برنامه های وابسته: اگر کسب و کار شما درگیر بازاریابی وابسته است، یک VA می تواند روابط وابسته را مدیریت کند، عملکرد برنامه را پیگیری کند و پرداخت ها را هماهنگ کند.

۵۳٫ جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل بازخورد مشتری: جمع‌آوری و جمع‌آوری بازخورد مشتری، انجام نظرسنجی، و تجزیه و تحلیل نتایج برای ارائه بینش‌های عملی برای بهبود کسب‌وکار.

کارهایی که یک دستیار مجازی انجام نمی دهد

البته، چند کار وجود دارد که دستیار مجازی شما انجام نمی دهد. اگر از آنها بخواهید کاری انجام دهند، لازم نیست نگران نگرش دستیار مجازی باشید. یک VA:

  • چشم هایش را به سمت شما نمی چرخاند. اگر این اتفاق بیفتد حداقل آن را نخواهید دید! و در هیچ ارتباطی آن را «نمی شنوید».
  • به یک دفتر بزرگتر یا میز دیگری نیاز دارید. این افراد فضای اداری شما را به اشتراک نخواهند گذاشت، بنابراین نیازی به ایجاد فضای اضافی وجود ندارد.
  • درام درام را به اشتراک بگذارید. با دستیارهای مجازی، نمی‌توانید خودی‌های بزرگی را برای نوازش داشته باشید. شما نیازی به راه رفتن روی پوسته تخم مرغ نخواهید داشت یا نگران شایعات حرفه ای هستید. ماهیت رابطه از راه دور به این معنی است که نمایشنامه اداری وجود ندارد.

گام های بعدی برای گرفتن دستیار مجازی

  • کارهایی را در کسب و کار خود که می توانند انجام دهند شناسایی کنید. بهتر است برون سپاری کنید. نکته: روی کارهایی تمرکز کنید که به تخصص شما نیاز ندارند. از خود بپرسید که آیا این کار بهترین استفاده از زمان شما است یا بهتر است توسط شخص دیگری انجام شود؟

هنگامی که بهترین وظایف برای برون سپاری را شناسایی کردید، قدم بعدی این است که پیدا کنید. VA مناسب که می تواند به طور یکپارچه در عملیات تجاری شما ادغام شود. خدماتی مانند اکنون بهتر کار کنیدمی توانند شما را با VAهایی مطابقت دهند که نه تنها با نیازهای شما مطابقت دارند، بلکه همچنین با اخلاق و فرهنگ کسب و کار خود هماهنگ شوید.

تلفیق یک VA در استراتژی کسب و کار شما فقط مربوط به واگذاری وظایف نیست. این در مورد توانمندسازی کسب و کار شما برای رسیدن به پتانسیل کامل آن است. خواه افزایش عملیات، افزایش تعامل با مشتری، یا به سادگی دستیابی به یک تعادل بهتر بین کار و زندگی باشد، VA می تواند بخش مهمی از داستان موفقیت شما باشد.

به یاد داشته باشید، نقش VA فقط حذف وظایف از روی بشقاب شما نیست. همچنین در مورد آوردن دیدگاه‌ها، کارایی و مهارت‌های جدیدی است که ممکن است آن‌ها را نداشته باشید. این همکاری می‌تواند به راه‌حل‌ها و استراتژی‌های نوآورانه برای کسب‌وکار شما منجر شود.

با انتخاب VA مناسب، شما فقط استخدام دستیار مجازی؛ شما در شراکتی سرمایه گذاری می کنید که می تواند کسب و کار شما را به جلو برساند. بنابراین، زمانی را برای ارزیابی نیازهای خود، بررسی گزینه های خود اختصاص دهید، و با دستیار مجازی مناسب در کنار خود، سفر به سمت عملیات تجاری کارآمدتر و موثرتر را در آغوش بگیرید.

برای اطلاعات بیشتر درباره دستیاران مجازی، بخوانید:

همه پاسخ‌ها به سؤالات خوانندگان از هیئت تحریریه «روندهای کسب‌وکار کوچک» با بیش از ۵۰ سال تجربه تجاری ترکیبی می‌آید. اگر می‌خواهید سؤالی ارسال کنید، لطفاً آن را اینجا ارسال کنید.

تصویر: Depositphotos.com


منبع :
نمایش بیشتر

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دکمه بازگشت به بالا
امکان ها مجله اینترنتی سرگرمی متافیزیک ساخت وبلاگ صداقت موتور جستجو توسعه فردی