۱ راه ساده برای اینکه می توانید جهان را بهتر کنید
رهبران تجاری تحت فشار بسیار زیاد از بسیاری چیزها خارج از کنترل آنها. این چالش‌های فشارزا عبارتند از: ترس از دیکتاتوری‌های فاشیستی که زنجیره تامین جهانی را به هم می‌زند، پیامدهای بعدی همه‌گیری، تورم فزاینده، افزایش نرخ بهره، کمبود نیروی کار، و خطرات رکود.
با این حال، بسیاری از رهبران دنیا را بدتر می کنند، زیرا یک چیز ساده برای رفع آن کاملاً در توان آنهاست: آنها ایمیل های همکارانی را که نیاز به پاسخ فوری دارند نادیده می گیرند. چه چیز بدی در مورد نادیده گرفتن ایمیل های همکاران وجود دارد؟ فرستنده ایمیل وقت و انرژی احساسی خود را با پرسیدن سوالاتی از قبیل:
- آیا ایمیل من در پوشه هرزنامه خود گم شده است، تلف می کند؟
- اگر ایمیل را دریافت کرده‌اند، چرا آن را نادیده می‌گیرند؟
- بهترین راه برای پیگیری بدون آزار آنها چیست؟
- اگر هرگز پاسخ ندادند، چه کاری باید انجام دهم. ?
در همین حال، رهبر تجاری که ایمیل را نادیده گرفته است، ممکن است در نادیده گرفتن ایمیل کاملاً موجه باشد. در اینجا چند دلیل احتمالی وجود دارد:
- من در حال حاضر روی چیزهای بسیار مهمتری کار می کنم و زمانی برای پاسخ دادن ندارم.
- این ایمیل یکی از صدها ایمیلی است که امروز صبح در صندوق ورودی من وجود دارد و نیازی به پاسخ فوری ندارد. اگر مهم باشد، بعداً دوباره ارسال می‌کنند.
- آیا این شخص متوجه نمی‌شود که من در تعطیلات هستم و نمی‌خواهم مزاحم شوم؟
- من یک خانواده فوری دارم. مهم است و تا زمانی که مشکل حل نشود به صندوق ورودی من نگاه نمی کنم.
در اینجا سه موقعیت وجود دارد که در آن یک رهبر عدم پاسخگویی زندگی را برای فرستنده ایمیل کمتر دلپذیر می کند.
نادیده گرفتن پیشنهاد محصول جدید
یک مهندس محصول جدیدی را پیشنهاد کرده است و مدیرش او را تشویق کرده است تا یک پیشنهاد رسمی ارائه دهد. او یک ماه را صرف توسعه یک پروپوزال ۳۰ صفحه‌ای می‌کند که از دستورالعمل‌های شرکت برای پیشنهادات محصول جدید پیروی می‌کند و آن را به همراه درخواست نظرات و پیشنهادات برای بهبود به رئیس خود ایمیل می‌کند.
رئیس به ایمیل مهندس پاسخ نمی دهد. هر روز که او پاسخی دریافت نمی کند، مهندس از خود سوالاتی می پرسد:
- آیا رئیس این ایمیل را دریافت کرده است؟
- اگر نه، چه مدت باید قبل از ارسال ایمیل بعدی منتظر بمانم؟
- آیا کسی وجود دارد که بتوانم از او بپرسم که چرا رئیس پاسخ نمی دهد؟
- آیا این کار را انجام می دهد؟ رئیس هنوز از این پیشنهاد حمایت می‌کند؟
- آیا باید روی این پیشنهاد کار کنم؟
به صورت‌حساب فروشنده پاسخ نمی‌دهم
یک مشاور پروژه ای را برای مشتری جدید تکمیل می کند. مشتری از کیفیت کار مشاور ابراز رضایت می کند و مشاور فاکتوری را ارسال می کند که طبق قرارداد مشخص می کند که فاکتور باید ظرف ۳۰ روز پرداخت شود.
مشتری فاکتور را دریافت می کند و از مشاور درخواست می کند که جزئیات حساب بانکی را ارائه دهد. پس از ۳۰ روز، فاکتور پرداخت نشده باقی می ماند. مشاور ایمیلی ایجاد می کند که از مشتری به خاطر فرصتی که به دست آورده تشکر می کند و وضعیت فاکتور را جویا می شود. مشتری پاسخ نمی دهد.
مشاور از خود سوالاتی مانند:
- آیا مشتری این ایمیل را دریافت کرده است یا در پوشه نامه ناخواسته او وجود دارد؟
- آیا دستیار خاصی وجود دارد که بتوانم با آن در سازمان مشتری صحبت کنم تا این مشکل را حل کنم؟
- آیا مشتری تصمیم گرفته است که فاکتور را پرداخت نکند؟
عدم پاسخگویی به درخواست مرجع
A دانشجو از یک استاد سابق درخواست یک مرجع تحصیلات تکمیلی می کند که سررسید آن یک ماه دیگر است. استاد با ارائه نمرات نهایی و آماده شدن برای کلاس بعدی خود مشغول است و به درخواست دانشجو پاسخ نمی دهد. چند روز بعد، استاد ایمیل دیگری از دانشجوی سابق دریافت می‌کند و پاسخی نمی‌دهد.
دانشجو از خود می‌پرسد:
- فکر کردم این استاد توصیه خوبی بنویسد. چرا او پاسخ نمی دهد؟
- آیا شخص دیگری وجود دارد که بتوانم با او تماس بگیرم تا به درخواست من پاسخ دهد؟
- آیا باید تسلیم شوم و از استاد دیگری بخواهم که توصیه من را بنویسد؟
یک راه حل ساده
راه حل این مشکلات ساده است: رهبر کسب و کار — یا دستیار اداری آنها — می توانند در عرض یک ساعت به روشی بسیار مختصر به ایمیل پاسخ دهند.
گاهی اوقات، یک راه حل ساده تر هم جواب می دهد: اگر می خواهید ادامه دهید مرخصی دارید یا با یک موضوع شخصی سر و کار دارید، ایمیل خود را با یک پاسخ خودکار تنظیم کنید.
این پاسخ‌های کوتاه مزاحم رهبران کسب‌وکار ناشی از نادیده گرفتن ایمیل‌ها را از بین میبرد
نگذارید زندگی را برای افرادی که به شما وابسته هستند بدتر کنید. وقت اضافی که برای پاسخگویی فوری می‌دهید، زندگی همکارانتان را بهتر می‌کند و بهره‌وری شرکت شما را افزایش می‌دهد.
عصر
