۱۷ استراتژی مدیریت زمان که به شما کمک می کند کارهای خود را انجام دهید
فهرست کنید
مدیریت زمان چیزی است که اکثر ما با آن دست و پنجه نرم می کنیم. در دنیایی که مطمئناً هیچ کمبودی در حواسپرتی وجود ندارد، هدر دادن ساعتها یا حتی روزها برای فعالیتهایی که نه مفید هستند و نه واقعاً لذتبخش، بسیار آسان میشود. خبر خوب این است که می توانید استراتژی های مدیریت زمان را یاد بگیرید. و تا زمانی که بفهمید چرا کاری را انجام میدهید و سپس تکنیکهای مدیریت زمان خوب را تا زمانی که تبدیل به یک عادت.
این را در نظر بگیرید: آیا فعالانه در روز خود شرکت می کنید یا به سادگی “به فعالیت می افتید”؟ از بسیاری جهات، زمان همیشه مهم است، اینطور نیست؟ بنابراین این به شما بستگی دارد که زمان خود را در میان دریایی از منافع متضاد مدیریت کنید. مسئله این است که کنترل ما بسیار بیشتر از آن چیزی است که به خودمان اعتبار میدهیم.
اگر میخواهید ارزش بیشتری از ساعات کاری در روز داشته باشید، این استراتژیهای مدیریت زمان را بررسی کنید.
۱٫ با در نظر گرفتن پایان شروع کنید.
قبل از شروع هفته، مهمترین وظایفی را که باید انجام دهید و نتایج خاصی را که به دنبال آن هستید مشخص کنید. لیست خود را به بیش از سه تا پنج مورد محدود کنید و آنها را بر اساس دقت برنامه ریزی کنید. مراقب باشید اقلام مالیاتی یکسان را در همان روز اختصاص ندهید. یک دوره زمانی خاص را برای انجام هر کدام اختصاص دهید و با احساس فوری به آنها نزدیک شوید. هنگامی که یک علاقه رقابتی به وجود می آید، بپرسید: آیا این فعالیت با توجه به آنچه که امروز باید انجام دهم مناسب است؟ هر چند وقت یکبار ممکن است یک دوراهی پیش بیاید و اولویت داشته باشد. اگرچه این اتفاق کمتر از آنچه فکر میکنید اتفاق میافتد.
«من همیشه روزم را با برنامهریزی روز بعد به پایان میبرم، و همیشه هفته را با برنامهریزی برای هفته بعد به پایان میبرم»، اندرو کوچریاوی، مدیر عامل Intechnic. “این به من امکان می دهد به محض شروع روزم بر روی اولویت های اصلی تمرکز کنم بدون اینکه مجبور باشم به یاد بیاورم چه چیزی مهم است یا نگران چیزی که من را از مسیر خارج می کند.”
۲٫ اهداف روزانه خود را تجسم کنید.
هنگامی که هر روز صبح از خواب بیدار می شوید، از استراتژی مدیریت زمان برای تصمیم گیری در مورد آنچه می خواهید در آن روز انجام دهید، استفاده کنید. چه وظایفی را می خواهید انجام دهید؟ از چه فعالیت هایی می خواهید لذت ببرید؟ (توجه به این نکته مهم است که اهداف روزانه لزوماً نباید مرتبط با کار باشند. شاید هدف شما در آن روز گذراندن وقت با خانواده یا لذت بردن از یک روز در زمین گلف باشد.) سپس چند دقیقه وقت بگذارید و این وظایف را به صورت تجسم کنید. قبلا تکمیل شده است. اگر آنها قبلا انجام شده بودند چه احساسی خواهید داشت؟ این احساس رضایت، انگیزه شما را برای تکمیل وظایف خود در آن روز تجدید می کند و دیگر آنها را به تعویق نمی اندازد.
۳٫ استراتژی های مدیریت زمان را از متخصصان بیاموزید.
موفقیت ردپایی باقی می گذارد. یک مرد خردمند که بیش از ۵۰ سال موفقیت را مطالعه کرده بود، یک بار به این نتیجه رسید که بزرگترین اصل موفقیت این است که از متخصصان بیاموزید. اگر می خواهید در هر زمینه ای به موفقیت بزرگی دست پیدا کنید، دریابید که افراد موفق دیگر در آن زمینه چه می کنند. سپس همین کارها را انجام دهید تا به همان نتیجه برسید. مصاحبه ها، سخنرانی ها، زندگی نامه و زندگی نامه مردان و زنان موفق را مطالعه کنید. متوجه خواهید شد که همه آنها یک ویژگی مشترک داشتند: همه آنها به عنوان “بسیار خوب سازماندهی شده” توصیف شده اند.
دانش و تجربه بسیار در استفاده از تکنیک های مدیریت زمان برای شما ارزش زیادی دارد— شاید بیش از هر مهارت دیگری که می توانید یاد بگیرید. بنابراین کتاب ها و مقالات را بخوانید، به صوت گوش دهید و دوره ها را شرکت کنید. سپس هر روز تمرین کنید، تمرین کنید، تمرین کنید تا زمانی که به آن استراتژیهای مدیریت زمان تسلط پیدا کنید.
۴٫ اولویت ها و ضرب الاجل ها را تعیین کنید.
افراد موفق هم موثر و هم کارآمد هستند. آنها کارهای درست را انجام می دهند و آنها را به روش درست انجام می دهند. آنها دائماً به دنبال راه هایی برای بهبود کیفیت و کمیت خروجی خود هستند. از آنجایی که هرگز زمان کافی برای انجام هر کاری که باید انجام شود وجود ندارد، باید به طور مستمر از استراتژی مدیریت زمان برای تعیین اولویت های فعالیت های خود استفاده کنید. شاید بهترین سوالی که می توانید به خاطر بسپارید و تکرار کنید این است که در حال حاضر ارزشمندترین استفاده از وقت من چیست؟
برخی از کارها ذاتاً با یک ضرب الاجل همراه خواهند بود. اما برای کارهایی که انجام نمی دهند، با تنظیم یکی از وظایف خود، سود زیادی خواهید برد. ضربالاجلها راهی برای شکستن اهمالکاری دارند و میتوانند حتی زمانی که تمایلی به انجام کار ندارید به شما انگیزه دهند. با این حال، زمانی که برای خود ضرب الاجل تعیین می کنید، مهم است که در واقع به آنها پایبند باشید. اگر شروع به نادیده گرفتن ضربالاجلهایی که تعیین کردهاید کنید، به زودی ارزش کمی برای تلاشهای مدیریت زمان شما خواهند داشت.
۵٫ از استراتژی مدیریت زمان تمرکز بر روی یک کار استفاده کنید.
با کارهای برتر خود شروع کنید. گرایش طبیعی این است که ابتدا به موضوعات کوچک و کوچک بپردازید و چیزهای کوچک را پاک کنید. از این گذشته، چیزهای کوچک آسان تر هستند و اغلب سرگرم کننده تر از چیزهای بزرگ و مهم هستند که نشان دهنده ارزشمندترین استفاده از زمان شما هستند. با این حال، نظم و انضباط شخصی در سازماندهی کار و تمرکز بر وظایف با ارزشترین نقطه شروع زمان خود را تحت کنترل بگیرید و سطح استرس خود را کاهش دهید.
«عبارت «آن قورباغه را بخور» توسط نویسنده برایان تریسی محبوب شد. این اساساً یک تکنیک مدیریت زمان است که میگوید شما باید اول صبح به سختترین و مهمترین کار فهرست کارهایتان بپردازید. جان ترنر، بنیانگذار می گوید: «پیاده کردن سخت ترین و بالاترین اولویت قبل از انجام هر کار دیگری باعث شده تا در طول روز بازدهی بیشتری داشته باشم. از SeedProd LLC.
۶٫ فهرستی از کارها تهیه کنید.
یکی از بهترین استراتژیهای مدیریت زمان که میتوانید استفاده کنید، a to-do list. چیزی در مورد نوشتن وظایفی که باید انجام دهید بر روی یک تکه کاغذ باعث می شود آنها احساس انجام پذیری بیشتری داشته باشند. این روشی قابل مشاهده و قابل لمس برای شما فراهم می کند تا ببینید هنوز چقدر باید انجام دهید و کارهایی را که قبلا انجام داده اید پیگیری کنید. به عنوان یک امتیاز اضافی، علامت گذاری یک مورد از لیست کارهایتان به خودی خود یک پاداش احساس خوبی است.
«برای من، مدیریت زمان همه چیز مربوط به لیست هاست. هر روز فهرستی از مواردی که باید انجام دهم دارم. بعضی ها شخصی هستند. برخی حرفه ای هستند. برخی اولویت میدهند (تمرین، روابط با سرمایهگذار)، برخی به فردا (تطبیق)، برخی به هفته آینده (وبلاگینگ) تحت فشار قرار میگیرند» Grant Feek، مدیر عامل Private Seller Exchange for Cox Automotive Inc. “جالب است، من متوجه می شوم که هر چه کارهای “غیر کاری” بیشتری انجام دهم، در کل سازماندهی و کارآمدتر می شوم. آدام مندلر، مدیر عامل گروه Veloz. “در حالی که همه چیز انجام نمی شود، بسیاری از کارها انجام می شود، و زمان من تا حد زیادی به صورت سازنده صرف خواهد شد.”
۷٫ چندوظیفهای را متوقف کنید—این سادهترین استراتژی مدیریت زمان است.
افرادی هستند که دوست دارند فکر کنند در انجام چند وظیفهای واقعاً خوب هستند، اما تعداد کمی از ما واقعاً اینطور هستیم. مطالعات نشان داده است که ما تقریباً همیشه وقتی سعی می کنیم چندین کار را همزمان انجام دهیم، بهره وری کمتری داریم. با یادگیری نحوه اولویت بندی، می توانید کارهای بسیار بیشتری نسبت به زمانی که چندوظیفه ای انجام می دادید انجام دهید. در واقع، نه تنها وقتی چندوظیفه ای انجام می دهیم بهره وری کمتری داریم، بلکه می تواند شانس شما را برای فرسودگی شغلی، زیرا هم سخت تر و هم استرس زاتر از تمرکز تلاش های خود بر روی یک کار است. به جای اینکه سعی کنید همه چیز را به یکباره انجام دهید، شروع کنید به بررسی کارها از فهرست کارهایتان در یک زمان. تمام توجه خود را روی آن کار متمرکز کنید تا زمانی که کامل شود.
۸٫ با عوامل حواس پرتی مقابله کنید و آنها را از بین ببرید.
ممکن است در مقایسه با «کار»، اجتناب از اغوای افراد، فناوری و سایر مزاحمت های جذاب دشوار به نظر برسد، اما به یاد داشته باشید که شما مسئول انتخاب هایی هستید که انجام می دهید. بهترین انتخاب در مورد تکنیک های مدیریت زمان چیست؟ با حواسپرتیها مقابله کنید. شما از قبل از شرارت خود آگاه هستید – جایی که احتمال سقوط شما وجود دارد. چرا وسوسه را از قبل حذف نمی کنید؟ عوامل حواس پرتی را برای آنچه هستند تشخیص دهید. با درگیر شدن بدون فکر با آنها، زمان گرانبهایی را از دست میدهید—زمانی که میتوان آن را بهتر صرف انجام کارهایی کرد که بیشترین اهمیت را دارند.
یکی از بهترین استراتژیهای مدیریت زمان برای مقابله با عوامل حواسپرتی؟ یک حسابرسی از خود انجام دهید که تمام وقت شما کجا می گذرد. James Whittaker، میزبان پادکست Win the Day را تماشا کنید، نویسنده و سخنران بهترین نکته خود را در زیر به اشتراک می گذارند :