چگونه استفاده از ماتریس مدیریت زمان می تواند شما را افزایش دهد بهره وری

وقتی اتفاقات زیادی در حال وقوع است، اکثر مردم به استراتژی مدیریت زمان ایجاد فهرست و بررسی وظایف. در حالی که لیست کارهای معمولی راهی عالی برای پیگیری مواردی است که باید تکمیل شوند، معمولاً به طور خودکار به شما کمک نمی کند تصمیم بگیرید کدام کار را ابتدا انجام دهید. برای کمک به شما در تعیین اولویت‌ها و مقابله با مهم‌ترین کارتان، ابتدا از نمودار یا ماتریس مدیریت زمان استفاده کنید، ابزار بهره‌وری که به شما کمک می‌کند وظایف را در چهار ربع مدیریت زمان و تعیین اولویت ها.

ایجاد یک ماتریس مدیریت زمان نسبتا آسان است. با این حال، دانستن اینکه چه چیزی باید در هر یک از چهار ربع گنجانده شود، می تواند کمی تمرین کند. به خواندن ادامه دهید تا یاد بگیرید چگونه از نمودار مدیریت زمان استفاده کنید و چگونه می تواند به موفقیت شما کمک کند.

ماتریس مدیریت زمان چیست؟

ماتریس مدیریت زمان اساساً لیستی از کارهایی است که به شما امکان می دهد وظایف خود را در یک مکان ببینید و به شما کمک می کند بین پروژه های مهم و فوری تمایز قائل شوید. این نمودار به چهار ربع تقسیم می‌شود: فوری/مهم، فوری/غیر مهم، نه فوری/مهم و نه فوری/غیر مهم.

این نمودار گاهی اوقات برای ارتباط آن با یک ماتریس مدیریت زمان «آیزنهاور» نامیده می‌شود. اصلي كه اغلب به سي و چهارمين رئيس جمهور ايالات متحده در خصوص تشخيص موارد اضطراري و مهم نسبت داده مي شود. 

استفان كاوي اين ايده را در كتاب خود در سال ۱۹۸۹، ۷ عادت افراد بسیار مؤثر. به دلیل محبوبیت کتاب، ممکن است این ابزار بهره‌وری را که به عنوان ماتریس مدیریت زمان Covey نامیده می‌شود، مشاهده کنید.

چهار ربع مدیریت زمان – با برچسب فوری، نه فوری، مهم و غیر مهم – به این شکل هستند:

از یک ماتریس مدیریت زمان برای تعیین اولویت خود استفاده کنید -do list tasks

ماتریس مدیریت زمان به شما کمک می کند تا بین وظایف فوری و مهم تمایز قائل شوید، که راهی عالی برای اطمینان از اینکه ابتدا روی مؤثرترین موارد کار می کنید.

کارهای فوری باید در اسرع وقت انجام شوند. با این حال، فوری لزوماً به معنای مهم نیست. پاسخ دادن به تلفن یا پاسخ دادن به ایمیل ها اغلب می تواند ضروری باشد، اما ممکن است شما را از کار عمیق تری که می خواهید یا باید انجام دهید منحرف کند.

از سوی دیگر، وظایف مهم برای دستیابی به اهداف بلندمدت حیاتی هستند. در حالی که برخی از وظایف مهم ممکن است مرتبط با شغل باشند، می‌توانند شخصی نیز باشند، مانند نوشتن کتاب، آموزش برای یک ماراتن یا یکی دیگر از نقاط عطف توسعه شخصی و حرفه‌ای.

یکی از نکات مهم در مورد ماتریس مدیریت زمان. آیا شما باید تصمیم بگیرید که چه چیزی را در اولویت قرار دهید. در حالی که برخی از وظایف، مانند ضرب‌الاجل‌های کاری یا پاسخ‌گویی به شرایط اضطراری، ممکن است به‌طور خودکار در ربع اول موارد مهم و فوری قرار بگیرند، معمولاً باید حداقل برخی از مواردی را انتخاب کنید که در ستون مهم اما نه فوری قرار می‌گیرد.

نحوه ایجاد چهار ربع ماتریس مدیریت زمان

برای ایجاد نمودار مدیریت زمان خود، با یادداشت کردن لیست کارهای خود شروع کنید. . سپس بر روی یک کاغذ جداگانه، چهار بخش (دو ردیف دو ستونی) ایجاد کنید. ستون یک را فوری و ستون دو را غیر فوری و ردیف یک را مهم و ردیف دو را غیر مهم قرار دهید. کارهای موجود در لیست کارهایتان را مرور کنید، فوری یا مهم بودن آنها را در نظر بگیرید و آنها را به کادر مناسب اضافه کنید.

ربع ۱: فوری و مهم

ربع ۱: فوری و مهم

اولین ربع مدیریت زمان برای کارهایی است که نیاز به توجه فوری دارند. این وظایف ممکن است ضرب الاجل یا عواقبی برای انجام ندادن به موقع آنها داشته باشد، مانند پرداخت صورتحساب یا پاسخ به یک موقعیت کاری در آخرین لحظه.

به خاطر داشته باشید: اینها وظایفی هستند که باید انجام دهید، اما آنها تنها تمرکز شما نیستند. جعبه اضطراری و مهم را بیش از حد پر نکنید زیرا این یک راه عالی برای غلبه بر خود و عدم انجام کاری است.

ربع ۲: فوری نیست اما مهم

این وظایف بیشتر در مورد اهداف و استراتژی های بلند مدت برای آینده هستند. از این کادر برای کارهایی که نیاز به برنامه ریزی یا چند مرحله دارند استفاده کنید. این می تواند شامل نوشتن یک کتاب یا توسعه یک استراتژی بازاریابی جدید باشد.

ربع دوم بیشترین نظم را از هر چهار جعبه در ماتریس مدیریت زمان دارد. از آنجایی که هیچ مهلت رسمی وجود ندارد، ممکن است این پروژه های بلندمدت بزرگ را کنار بگذارید تا با فوریت روی چیزها تمرکز کنید. در برابر وسوسه به تعویق انداختن کارها مقاومت کنید و هر روز کمی پیشرفت کنید. شما به انجام کارهای بزرگ در لیست خود بسیار نزدیک تر خواهید بود و با برداشتن گام های کوچک و مداوم به خود کمک می کنید از فرسودگی شغلی جلوگیری کنید.

ربع ۳: فوری اما مهم نیست

ربع سوم باید شامل وظایفی مانند برنامه ریزی قرار ملاقات ها، به روز رسانی پایگاه های داده یا پاسخ دادن به ایمیل ها باشد. وظایف موجود در این کادر همچنین می‌تواند مشغله کاری یا چیزهایی باشد که برای منحرف کردن حواس خود از کارهای مهم‌تر استفاده می‌کنید. مراقب پروژه‌هایی باشید که احساس می‌کنند مهم هستند، اما شما را از اهداف بزرگ‌ترتان دور می‌کنند.

در حالی که این وظایف هنوز باید انجام شوند، ممکن است بهترین استفاده از زمان شما نباشند. اگر می‌توانید، موارد موجود در این کادر را محول کنید تا وقت خود را صرف کارهای معنادارتر کنید.

ربع ۴: فوری و مهم نیست

ربع نهایی مدیریت زمان برای کارهایی است که اساساً حواس پرتی هستند. برخی تماس‌های تلفنی یا جلسات ممکن است در این دسته قرار گیرند، همچنین پیمایش در رسانه‌های اجتماعی، تماشای تلویزیون یا سایر مواردی که باعث تعویق می‌شوند.

اگر در مورد مقدار زمانی که صرف کارهای غیر فوری/غیر مهم می‌کنید مطمئن نیستید، زمان خود را با استفاده از صفحه‌گسترده برای چند روز یا برای یک هفته پیگیری کنید. در مورد اینکه دقیقاً چه مقدار زمانی را برای انجام وظایف در ربع ۴ صرف می کنید، صادق باشید. همه مستحق استراحت هستند و داشتن تعادل بین کار و زندگی بسیار مهم است. اما اجازه ندهید چیزهایی که نه فوری هستند و نه مهم، مانع بهره وری شخصی شما شوند.

نکاتی برای استفاده حداکثری از ماتریس مدیریت زمان

اگرچه ماتریس ابزار مدیریت زمان عالی است، اما به طور موثر از یکی استفاده می کند. می تواند کمی تمرین کند هنگام ایجاد و استفاده از نمودار مدیریت زمان، موارد زیر را در نظر بگیرید.

• هر ربع را بیش از حد پر نکنید. در حالی که یک ماتریس مدیریت زمان می تواند به شما در شناسایی اولویت های روزتان کمک کند، سعی کنید وظایف هر ربع را به ۱۰ یا کمتر محدود کنید.
• تا زمانی که موردی را خط نزنید، کار جدیدی اضافه نکنید.
• برای هر کار ضرب‌الاجل‌هایی را لحاظ کنید تا به شما در ادامه پیشرفت کمک کند. حتی افرادی که با استفاده از نمودارهای مدیریت زمان آشنا هستند، ممکن است وظایف را هفته به هفته نادیده بگیرند یا آن را جابه‌جا کنند.
• برای پروژه‌های طولانی‌مدت در Quadrant 2 هدف روزانه تعیین کنید تا به شما کمک کند به حرکت رو به جلو ادامه دهید.
• کارها را تا جایی که ممکن است حذف کنید تا زمان خود را برای کارهایی که اصلاً نیازی به انجام آنها نیست تلف نکنید.
• قبل از اینکه چیزی را در ربع ۱ یا ۲ قرار دهید، از خود بپرسید که آیا آن کار باید انجام شود و آیا باید توسط شما انجام شود. برخی از کارها ممکن است غیرقابل مذاکره باشند، اما سعی کنید کارهایی را که باعث حواس پرتی از آنچه مهم تشخیص داده اید محدود کنید.

خط پایین

یک ماتریس مدیریت زمان می تواند به شما در مدیریت وظایف روزانه یا اهداف بلند مدت کمک کند. در حالی که ماتریس نمی تواند (متاسفانه) کار را برای شما انجام دهد، می تواند به شما کمک کند تا یک استراتژی برای تمایز بین وظایف فوری و مهم در مقابل غیر فوری و غیر مهم ایجاد کنید. سعی کنید به مدت یک هفته از نمودار مدیریت زمان استفاده کنید تا به شما کمک کند تعیین اولویت ها و افزایش بهره وری.< /p>

عکس توسط Vulp/Shutterstock.com