چرا تشریفات راز موفقیت در توزیع هستند؟
محل کار (و نحوه ایجاد آنها)
انسانها مخلوقات عادت هستند چه بخواهیم اعتراف کنیم یا نه. در تغییر مداوم از فرهنگ کاری دفتر محور به محل های کاری توزیع شده، مدیران تمام تلاش خود را برای دفاتر مجازی برای اعضای تیم بسازید، تکنیک هایی را که از طریق ابزارهای دیجیتالی به آنها عادت کرده اند، بازسازی کنید.
اتاق‌های کنفرانس با پیوندهای زوم جایگزین می‌شوند، دستاوردها به‌جای تخته سفید اتاق استراحت روی کارت Trello جشن گرفته می‌شوند، و یادداشت‌های سریع برای همکاران به‌جای زمزمه کردن روی دیوار اتاقک، در Slack DM به اشتراک گذاشته می‌شوند. همه چیز آنجاست… یا هست؟
چیزی در بسیاری از محیط های اداری مجازی که می تواند یک تیم را بسازد یا شکست دهد، و این چیزی است که انسان ها در آن مشارکت داشته اند. از آنجایی که روی دیوارهای غار سنگ ها را خط می زدیم: تشریفات. در یک محیط اداری مجازی که در آن تیم‌ها در شهرها، ایالت‌ها یا حتی مناطق زمانی پراکنده هستند، همسو نگه داشتن همه و احساس ارتباط با یکدیگر می‌تواند خسته‌کننده باشد. در این لحظات است که تشریفات در بین کل تیم ها یا بین اعضای تیم می تواند این ارتباطات را طبیعی تر کند.
آیین ها آنقدر ذاتی در تجربه انسانی ما هستند که به صورت ارگانیک ظاهر می شوند. در یک محیط اداری، گروه‌های کوچکی در طول روز گرد هم می‌آیند تا قهوه درست کنند، هوای تازه بخورند یا بعدازظهر پیاده‌روی کنند. تیم‌ها در زمان‌های سخت از یکدیگر حمایت می‌کنند و لحظات بزرگی را جشن می‌گیرند.
فعالیت‌های یکباره به عادت تبدیل می‌شوند و به زودی تبدیل به عادت می‌شوند. آداب و رسوم محل کار که در فرهنگ ریشه دوانده است. این به راحتی زمانی اتفاق می افتد که هم تیمی ها به صورت فیزیکی در کنار یکدیگر کار می کنند، اما برای تیم های دوردست یا ترکیبی به تلاش بیشتری نیاز دارند. با این حال، نتیجه در روحیه تیم و احساس تعلق غیر قابل جایگزینی است.
اعضای تیم برای احساس راحتی نیاز به احساس تعلق دارند. آنها می خواهند بدانند که کارشان نه تنها برای مدیرشان بلکه برای همکارانشان اهمیت دارد. هیچ‌کس نمی‌خواهد احساس کند که وزن خود را بالا نمی‌کشد، و وقتی یک تیم به تمام سیلندرها شلیک می‌کند، هر فردی احساس می‌کند که نقشی برای ایفا کردن دارد و برای موفقیت و شادی همتایان خود حیاتی است. در تشریفات، چه بزرگ و چه کوچک، اعضای تیم حس رفاقت را به دست می آورند و در عین حال احساس حمایت و ارزش می کنند.
برای مدیران. که می‌خواهند اعضای تیمشان احساس کنند با یکدیگر مرتبط هستند، بین اصلاً تلاش نکردن (بد) و تلاش بیش از حد (تقریباً به همان اندازه بد) فاصله وجود دارد که باید از آن عبور کنید. ممکن است دلهره‌آور به نظر برسد، اما چند قدم ساده وجود دارد که می‌توانید انجام دهید تا راه طولانی را طی کنید.
۱٫ “کولرهای آبی” مجازی ایجاد کنید.
در یک دفتر فیزیکی، اتاق استراحت یا آشپزخانه اغلب جایی است که عمل انجام می شود. یک اتاق استراحت مجازی ایجاد کنید– یک کانال Slack که به گفتگوهای خارج از موضوع اختصاص داده شده است، نقطه شروع خوبی است– که در آن اعضای تیم می‌توانند بدون نگرانی از اینکه حواس دیگران را که روی یک کار تمرکز می‌کنند، پرت می‌کنند، گفتگوهای معمولی داشته باشند.
برای مثال، در محدوده محل کار من، ما یک کانال #قهوه_کولر داریم، یک کلاه کلاهی به یک لغزش شفاهی یکی از بنیانگذاران ما در طول یک پنل کنفرانس چند سال پیش یافتن زمینه های مشترک با همکاران از طریق علایق و شوخ طبعی مشابه بلافاصله باعث می شود که تیم بیشتر احساس خانواده کند، چه حضوری و چه از راه دور.
۲٫ نقاط عطف مهم را جشن بگیرید.
فقط به این دلیل که یک تیم توزیع شده است به این معنی نیست که نمی تواند به طور رسمی از افراد جدید استقبال کند یا از کلاسیک استفاده کند. بهانه های اداری برای استراحت، خندیدن و خوردن غذای خوب.
زمانی که من رئیس مهندسی در Medium I بودم. مشتاقانه منتظر FAM (جلسات بعدازظهر جمعه) خود بودیم زیرا از آنها به عنوان فرصتی برای جشن گرفتن سالگرد، معرفی اعضای جدید تیم و معرفی محصولات جدید استفاده کردیم. اکنون در Range، یک برداشت از راه دور از آن فرمول به نام Recap داریم که در آن از ترکیب Zoom، Range و FigJam برای لذت بردن از مراسم مشابه استفاده می‌کنیم.
۳٫ قدردانی را تمرین کنید.
یکی از مهم‌ترین مواردی که ما در نظر می‌گیریم، جلسه قدردانی است. همانطور که در جریان کارهای روزمره خود قرار می گیریم، تلاش های دیگران همیشه آنطور که ما می خواهیم شناسایی نمی شود.
تخصیص زمانی برای ابراز قدردانی بسیار عالی است زیرا می توانید به هم تیمی های خود بفهمانید که تأثیر مثبتی روی شما و کار شما داشته اند و به همین ترتیب، یاد می گیرید که چگونه روز یک نفر را کمی بهتر کرده اید در حالی که ممکن است این کار را نکنید. متوجه آن شده اند. قدردانی برای بخشنده به اندازه گیرنده ارزشمند است. قدردانی مزایای سلامتی واضحی دارد، به افراد کمک می کند تا با استرس کنار بیایند، و به این معنی است که شما روابط قوی تری ایجاد خواهید کرد.
۴٫ به تیم خود اعتماد کنید.
یکی از بدترین چیزهایی که یک شخص می تواند احساس کند این است که به او اعتماد نمی شود. محدود کردن یا، حتی بدتر از آن، حذف ارتباطات خصوصی بین اعضای تیم، تماشای ساعت دقیق، و سایر اشکال رفتار “Managerzilla” تضمین شده است که آب سرد را بر روی هر آیینی که در یک تیم اتفاق می‌افتد می‌ریزد.
یک تماس زوم که طولانی‌تر می‌شود زیرا گروه درگیر گپ زدن در مورد ورزش، فیلم یا طعم مورد علاقه‌شان از بستنی می‌شود، باید گرامی داشته شود، نه مجازات. یا در نظر بگیرید زمانی که یک کانال Slack با توصیه‌های موسیقی و ویدیوهای YouTube از مسیر خارج می‌شود، می‌تواند فرصتی برای از بین بردن بخار و بستن چرخه استرس باشد.
وقتی کار از سر گرفته می‌شود، اعضای تیم خوشحال کارهای بهتر و بیشتر انجام می‌دهند. از سوی دیگر، سرزنش تیم به خاطر «هدر دادن» زمان، یک بعدازظهر کامل با پیشرفت بسیار کمی را برای شما به ارمغان می آورد.
۵٫ آن را مجبور نکنید.
این مهم است که هنگام تلاش برای تسهیل فرصت‌های تشریفاتی و تیم‌سازی، سخت‌گیر نباشید. درخواست از اینکه هر یک از اعضای تیم در هر فعالیتی شرکت کند می تواند یک دستور العمل برای رنجش باشد. هر کس سرعت خاص خود را دارد، بنابراین اجازه دهید تا زمانی که آماده هستند، با آداب و رسوم جدید و عادات تیمی خود را گرم کنند. و به یاد داشته باشید، فقط به این دلیل که مراسمی را که در جلوی چشمان شما اجرا می شود، به این معنی نیست که انجام نمی شود. اگر همان فرد به مدت نیم ساعت هر بعدازظهر در همان زمان ناپدید شود، ممکن است درگیر مراسم کاری شخصی خود مانند میانجیگری یا گپ زدن با یک دوست باشد. شناخت آن لحظات و احترام گذاشتن به آنها بسیار مفید است.
