رفتن به نوار ابزار
مدیریت

اهمیت وجود ماشین های اداری در شرکتها

آبرند: مجله اینترنتی تخصصی صنایع و کسب و کار ایران: تجهیزات و ماشین های اداری به عنوان مثال حدود ۵۰ سال پیش بسیار محدود بود ولی با گذشت زمان و روز افزون تشدن جهیزات و همچنین تکنولوژی های مختلف حوزه کاری و دامنه آن بسیار گسترده شده است، تا جایی که تقریبا همه مردم در عصر حاضر از دوران کودکی تا مقاطع بالای تحصیلی و همچنین ادارات و شرکتها نیاز به تجهیزات و اطلاعاتیدر مورد آنها نیاز دازند. در زیر به چند مورد از این سر دسته های اداری اشاره شده است با ما همراه باشید.

۱٫ چاپگر یا همان پرینتر 

هر مجموعه ای اداری که برای انجام کارهای خود از یارانه های شخصی استفاده می کند برای تبدیل اسناد و مدارک الکترونیکی بصورت کاغذی نیاز به یک چاپگر رایانه دارد. با وجود وعده هایی مبنی بر تبدیل ادارات و سازمانهای کنونی به مجموعه های اداری بدون کاغذ در آینده ،هنوز این اهداف محقق نشده اند. همۀ انواع اسناد تجاری اعم صنایع محصول یا خدمات محور نیاز به چاپ شدن دارند. نمونه های اسناد اداری مورد استفاده ی رایج شامل اگهی ،نامه،فاکتورها و ورقه های بسته بندی می شود. چاپگرها نه تنها می توانند برای تبدیل فایل های انتقال الکترونیکی اسناد کاغذی استفاده شوند بلکه برای ایجاد اسناد اداری محتوای ترکیبی اطلاعات دیجیتالی و تصاویر اسکن شده نیز مورد استفاده قرار گیرند.

۲-دستگاههای کپی

شاید تصور آن دشوار باشد ،اما زمانی نه چندان دور وجود داشت که تنها راه تهیۀ یک کپی از یک سند تکرار آن با کمک دست بود که این کار با دست نویسی و هم تایپ کردن مجدد آن انجام می شد. ادارات مجبوراً شخص خاصی که به آن نویسنده یا کاتب گفته می شد جهت انجام این کار استخدام کنند. اگر چه این ماشین چاپ در غرب در اوایل قرن ۱۵ توسط یوهانس گوتنبرگ متداول گردید اما استفاده از این چنین دستگاهی همواره برای استفاده روزمرۀ ادارات عملی نبوده است. برخی از شرکت ها هنگامی که برای انجام کار خود نیاز به چندین کپی از اسناد و مدارک داشتند یک دستگاه چاپ کوچک خریدند اما شرکت های دیگر به سادگی این کار را به ماشین های چاپ بزرگتر واگذار کردند.سرانجام گسترۀ وسیعی از دستگاههای کپی کننده مانند دستگاه چاپ نامه و کتاب و دستگاههای کچی غلتکی وارد عمل شدند. بعداً در زمینه مواردی همچون کاغذ کاربنی ،دستگاه هایتکثیر و همچنین ماشین های تکثیر توسعه پیدا کردند. انتخاب یک دستگاه کپی رنگی یا سیاه سفید درمجموعۀ خود دارند و برای تهیۀ کپی های رنگی از اسناد ،آنها را به چاپخانه می فرستند اما تکنولوژی کپی رنگی روز به روز ارزانتر و مناسبتر می شود بخصوص با ارائه دستگاههای ترکیبی کپی_اسکنر و چاپگر این امر فراگیرتر شده است.

۳-دستگاه پرس کارت شناسایی 

دستگاه های پرس که جزو ماشین های اداری به شمار میروند عموماً در اکثر ادارات مورد استفاده قرار می گیرند. بطور مثال برای محافظت از یک سند می توان دولایۀ نازک از پلاستیک شفاف در هر دو طرف کاغذ سند آب بندی حرارتی کرد. یک کاغذ به درون یک ورقه لمینت (پرس) فرستاده میشود که معمولا اندازۀ این ورقه دوبرابر اندازه یک برگ سند است اما این ورقه لمینت از وسط به دو نیم ،تا میشود.یک حاشیه مناسب و کافی از ورقۀلمینت در دور تا دور سند باقی می ماند و سپس پلاستیک ذوب می شود و یک آب بندی دائمی بر روی برگۀ سند و پلاستیک در درون یک جلد مخصوص قرار داده می شوند که باعث می شود کاغذ به آرامی از درون دستگاه عبور کند و به غلتک های داغ دو طرف آن نچسبد.

۴-اسکنر اسناد معمولی و حر فه ای 

درحالیکه در گذشته دستگاههای فکس به عنوان یک وسیلۀ ضروری در بین ماشین های اداری به شمار رفت اما امروز به کمک یک اسکنر ،تهیۀ نسخه الکترونیکی از هر سند و مدرک کاغذی امکان پذیر شده است. یک اسکنر عکسی از یک سند کاغذی که قبلا بصورت الکترونیکی ایجاد نشده اند، تولید می کند و این اسناد کاغذی را به عکس های دیجیتالی تبدیل می کند.بنابراین این اسناد می توانند در یک کامپیوتر ذخیره شوند و یا توسط پست الکترونیکی ارسال شوند.

نمونه هایی از مواردی که ممکن است نیاز به اسکن داشته باشند شامل عکس ها ،صفحات نشریات چاپی ،رسید ثبت نام نقدی ،نقشه ها و فرم هایی که با دست پر شده است، میشود.حتی نامه ای که در یک برنامه نرم افزاری کامپیوتر ایجاد شده است ممکن است بصورت یک نسخه کاغذی دریافت شده باشد و اگر فایل دیجیتال آن در دسترس نباشد نیاز به این دارد که اسکن شود تا بتوان آنرا بصورت یک نسخه الکترونیکی ذخیره کرد.قبل از اختراع اسکنر ، بهترین کاری که می شد انجام داد این بود که از اسناد فتوکپی گرفت و آنها را بایگانی کرد، کاری که امروزه هنوز در بعضی از مکانها به آن ادامه می دهند.

۵- لیبل پرینتر یا پرینتر بارکد 

لیبل پرینتر و یا پرینتر ابارکد نیز جزو ماشین های اداری به شمار می رود و ممکن است لیبل پرینتر نیز مثل دستگاه پرس کارت بیش از سایر تجهیزات لازم برای دفتر یک اداره یا شرکت مورد نیاز باشد. اما در این مورد خاص شاید یک شخص اهمیت و کارآیی این ابزار دستی را که می تواند در یک دفتر کاری داشته باشد به سادگی درک نکند. فهرست زیر تنها بخش کوچکی از روش هایی است که در آنها دفتر یک اداره یا شرکت می تواند با استفاده از لیبل پرینتر خیلی بهتر سازماندهی شود.

بعضی از موارد مصرف لیبل پرینتر

برای تولید لیبل های سه بخشی ،برای نشاندار کردن جعبه های پستی ،برای تولید برچسب های پوشه های بایگانی ،برای ساخت علائم “خرابی “برای قرار دادن خلاصه دستورالعمل مربوط به وسایل آشپزخانه مثل دستور “لطفاً بعد از هر بار استفاده تمیز فرمایید “بر روی مایکروویو یا دستور “لطفا هر جعبه محتویات را خارج کنید “،بر روی یخچال یا برای چسباندن یک شمارۀ مهم بر روی یک دکمه جانبی تلفن، برای شناسایی سخت افزارهای کامپیوتر ،برای ساخت برچسب های اسم ،برای نشاندار کردن کابل و سیم ها مثل “مانیتور به منبع تغذیه “منبع تغذیه به مانیتور” روتر به مودم “و به همین ترتیب شامل خیلی از اجناس دور و بر ما در زندگی و محیط کارمان می شود .

یکی از نیازهای ضروری بشر امروزه استفاده از لوازم الکترونیکی و دیجیتال پیشرفته بوده که یکی از این دستگاه های پرمصرف و پرفروش ماشین های اداری می باشد.

تجهیزات و ماشین های اداری به یکي از بخش هاي مهم و ضروري یک دفتر کار مدرن تبديل شده است.

برای عملکرد سریع، دقیق و کارآمد در فعالیت های دفتر کار، تعداد زیادی از ماشین آلات استفاده می شود. با توسعه فناوری، مکانیزمي در تسريع عملیات دفتري و در نتیجه افزایش بهره وری به وجود آمده است.

ماشین های اداری

هر كدام از اين ابزار و وسايل نقش مهمي در ارتقا كيفيت خدمت رساني، احترام به حقوق كاركنان و ارباب رجوع و همچنين آسايش اشخاص ايفا مي كنند.

وجود ماشین های اداری در یک دفتر کار به حدی ضرورت پیدا کرده است که می توان گفت این ماشین آلات جز لاینفکی از دفاتر و مراکز معتبر امروزی هستند.

اهمیت ماشین اداری

درباره اهمیت ماشین های اداری می توان این چنین عنوان کرد که اين وسایل و ابزار آلات كه جزو ضروريات مورد استفاده برای توابع یک شرکت است شامل تجهیزات دفتری مانند:  پرینتر، اسکنر، دستگاه فکس، دستگاه کپی و اداری شامل :میز، صندلی، کامپیوتر، و وسایل نور و غيره مي باشد.

هر كدام از اين ابزار و وسايل نقش مهمي در ارتقا كيفيت خدمت رساني و تسریع در خدمت رساني، احترام به حقوق كاركنان و ارباب و رجوع و همچنين آسايش اشخاص ايفا مي كنند.

ماشین های اداری

انواع ماشینهای اداری

امروزه طیف گسترده ای از انواع ماشین اداری بر اساس زمینه فعالیت براي استفاده در دفاتر مدرن به وجود آمده است. در این گروه، ماشین آلاتي وجود دارند که مي توانند به تسريع روند كاركرد در يك دفتر بسيار كمك كنند و ماشین هايی که می توانند نسخه های متعدد از یک سند را به وجود آورند.

 کاغذ خرد کن، ساعت حضور و غیاب، اسکنر اثر انگشت، پرینتر، اسکنر، پلاتر، فکس از جمله تجهیزات هستند که در دسته ی ماشین های اداری پرکاربرد در ادارات قرار می گیرند. استفاده از این دستگاه ها باعث تسریع انجام امور اداری شده است.

دستگاه هایی هم برای حسابداری در دسترس هستند، كه به تسريع محاسبه و شمارش پول نقد كمك مي كنند. کامپیوتر های الکترونیکی براي سرعت بخشيدن به كاركرد فروش موجود هستند كه مي توان خواندن باركد در فروشگاه (بارکد خوان)، تجزیه و تحلیل و تفسیر اطلاعات را مثال زد.

در بسياري از اداره های پست، ماشين هاي اداري باعث خدمت رساني سريع تر شده كه مي توان به باز کردن، مهر و موم كردن نامه ها يا پست هاي ديگر، و تعيين وزن آنها به طور خودکار اشاره كرد. همچنين ماشينهاي اداري هستند كه می توان پيام ها را در كم ترين زمان از یک مکان به مکان دیگر ارسال كرد كه اين ماشين ها عبارت اند از Teleprompter، فکس و تلفن و… .

دستگاه های اسکناس شمار، تشخیص اصالت اسکناس و ارز، پرینتر های سوزنی، پرینتر چاپ کارت های اعتباری بانکی و… از جمله دستگاه هایی هستند که با پیشرفت تکنولوژی در اختیار ما قرار گرفته اند و انجام امور مورد نیاز را برای ما راحت تر کرده اند.

فروشگاه ها هم از استفاده از این دستگاه ها بی نصیب نمانده اند. استفاده از دستگاه بارکد خوان، پرینتر لیبل زن، صندوق فروشگاهی، پرینترای صدور فیش… باعث شده تا فروشگاه ها نظم بیشتری داشته باشند و همچنین خدمات مرتبط را در مدت زمان کوتاهی ارائه کنند.

در نتيجه يكي از ويژگي هاي يك شركت خوب با مديريت موفق اين است كه از بهترين تجهيزات و عالي ترين كيفيت ماشين هاي اداري استفاده كند، و نقش ماشين هاي اداري بر روي كاركرد يك شركت بسيار تاثير گذار و پر اهميت مي باشد.

تجهیزات اداری

تجهیزات و ماشین های اداری به یکی از بخش های مهم و ضروری یک دفتر کار مدرن تبدیل شده است. تعداد زیادی از لوازم خانگی و ماشین آلات برای عملکرد سریع، دقیق و کارآمد از فعالیت های دفتر استفاده می شود. با توسعه فن آوری، مکانیزمی در تسریع عملیات دفتری و در نتیجه افزایش بهره وری به وجود آمده است.ماشین های اداری که جزو ضروریات مورد استفاده برای توابع یک شرکت است شامل تجهیزات دفتری مانند: پرینتر، اسکنر، دستگاه فکس، دستگاه کپی و اداری شامل : میز، صندلی، کامپیوتر، و وسایل نور وغیره می باشد.هر کدام از این ابزار و وسایل نقش مهمی در ارتقا کیفیت خدمت رسانی و تحصیب خدمت رسانی، احترام به حقوق کارکنان و ارباب و رجوع و همچنین آسایش اشخاص ایفا میکنند.

امروزه طیف گسترده ای از ماشین های اداری برای استفاده در دفاتر مدرن به وجود آمده است. هستند ماشین آلاتی که میتوانند به تسریع روند کارکرد در یک دفتر بسیار کمک کنند و ماشین هایی که می توانند نسخه های متعدد از یک سند را به وجود آورند. دستگاه هایی هم برای حسابداری در دسترس هستند، که به تسریع محاسبه و شمارش پول نقد کمک میکنند. کامپیوتر های الکترونیکی برای سرعت بخشیدن به کار کرد فروش موجود هستند که میتوان خواندن بارکد در فروشگاه( بارکد خوان)، تجزیه و تحلیل و تفسیر اطلاعات را مثال زد. در بسیاری از پست خانه ها ماشین های اداری باعث خدمت رسانی سریع تر شده که میتوان به باز کرد، مهر و موم کردن نامه ها یا پست های دیگر، و تعیین وزن آنها به طور خودکاراشاره کرد. همچنین ماشینهای اداری هستند که می توان پیام ها را در کم ترین زمان از یک مکان به مکان دیگر ارسال کرد که این ماشین ها عبارت اند از Teleprompter، فکس و تلفن و… .در نتیجه یکی از ویژگی های یک شرکت خوب با مدیریت موفق این است که از بهترین تجهیزات و عالیترین کیفیت ماشین های اداری استفاد

نمایش بیشتر

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دکمه بازگشت به بالا