شرکت شما می تواند تأثیر بگذارد – این نکات برنامه ریزی رویداد
می تواند کمک کند
شایعه ها درست است: طبق گزارش American Express پیش بینی جلسات و رویدادهای جهانی ۲۰۲۳. نه تنها انتظار می رود ۹۰ درصد از جلسات در شرکت های آمریکای شمالی امسال یک جزء حضوری داشته باشند، بلکه ۶۳ درصد از پاسخ دهندگان آمریکای شمالی انتظار دارند که تعداد شرکت کنندگان در یکی دو سال آینده به سطح سال ۲۰۱۹ بازگردد. شصت و پنج درصد از شرکتهای مورد بررسی پیشبینی میکنند که در سال ۲۰۲۳ هزینههای ملاقات افزایش یابد و ۱۰ درصد گفتهاند این افزایش بیش از ۱۱ درصد خواهد بود.
با این حال، دو سال به اضافه مجازی بودن به این معنی است که ما اکنون به نسل بعدی رویدادها نگاه می کنیم. این چیزی فراتر از گرد هم آوردن افراد و اجازه دادن به آنها برای شبکه کردن است، همگی در عین ایجاد یک خاطره یا خاطره انگیز تجربه لذتبخش-رویکرد متفاوت است، همانطور که نکات برنامهریزی رویداد که شرکتها به آنها تکیه میکنند نیز متفاوت است. همین امر در مورد ساختار، قالب و حتی طول – در میان انبوهی از عناصر دیگر – صادق است که فرصتی منحصر به فرد برای رهبران ایجاد می کند تا میراثی برای برند خود ایجاد کنند.
چه نوع تجربه ای را می خواهید. شرکت (و خودتان) برای به یاد ماندن؟ چگونه می خواهید مردم با این تجربه ارتباط برقرار کنند؟ چگونه می خواهید به مردم کمک کنید تا ارتباطات ایجاد شده از طریق رویداد را تقویت کنند؟ نزدیک شدن به برنامه ریزی رویداد با این طرز فکر می تواند بر تجربه ای که می سازید تأثیر بگذارد.
به عنوان یک رهبر، ممکن است بخواهید بسیاری از مسئولیتهای برنامهریزی رویداد را محول کنید. اما اگر این دیدگاه شماست، باید از ابتدا تا انتها به طور مستقیم در ساخت و ساز شرکت داشته باشید. این بدان معنا نیست که شما باید همه کارها را خودتان انجام دهید، اما تیم در مورد آنچه که به دنبال آن هستید به راهنمایی نیاز دارد.
اکنون زمان آن است که رهبران در برنامه ریزی و کمک “وصل شوند” به طور کلی یک فرآیند مؤثرتر برای اجرای رویدادهای بزرگ و کوچک ایجاد کنید. موارد زیر فقط چند نکته برای برنامهریزی رویداد برای شروع شما هستند.
۴ نکته برنامه ریزی رویداد برای کمک به کسب و کار در تأثیرگذاری
۱٫ به تیم ها قدرت دهید تا تصمیمات درست بگیرند.
بسیاری از جلسات بی نتیجه هستند
شاید تنها چیزی که لازم است این باشد که یک بار در ماه تا پایان تاریخ رویداد ملاقات داشته باشید. شاید هر دو هفته یکبار باشد. یک گزینه بهتر همانطور که آنها می گویند اطلاعات قدرت است و شما می توانید تیم خود را قدرت دهید تا به تنهایی ابتکار عمل را انجام دهد. تحقیقات نشان داده است که توانمندسازی اعضای تیم ممکن است به رفتارهای نوآورانه منجر شود و < یک href="https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC7967770/" target="_blank">بهبود عملکرد کاری
، از جمله مزایای دیگر. این افزایش بالقوه برای رفتارهای مبتکرانه، فعال و به اشتراک گذاری دانش ممکن است مخصوصاً وقتی صحبت از تیم توسعه ایده های نوآورانه می شود مفید است. و امکاناتی برای عملی کردن این ایده ها. همه اعضای تیم را در مراحل اولیه برنامه ریزی درگیر کنید. آزادی لازم را برای تصمیمگیری به تنهایی به آنها بدهید تا وقتی همه چیز از برنامه منحرف میشود، به جای اینکه از مراحل بعدی مطمئن نباشند، بتوانند بر اساس آن تنظیم کنند.
۲٫ تعادلی بین بینش داخلی و تعامل بیرونی پیدا کنید.
شما اساساً میراثی را برای اینکه چگونه میخواهید به خاطر بسپارید، میسازید. این میتواند تأثیر قابلتوجهی بر ایجاد تجربهای به یاد ماندنی و ماندگار برای مخاطبان شما نه تنها داشته باشد، بلکه آنها را تشویق به بازگشت سال به سال میکند.
فقط به رویداد CES® انجمن فناوری مصرفکننده نگاه کنید، که ادعا میکند چنین است. تاثیرگذارترین رویداد فناوری در جهان. در رویداد امسال، CES از نزدیک به ۱۲۰,۰۰۰ شرکتکننده از سراسر جهان استقبال کرد و قابلیت چاپ و نمایشگاههای گسترده خود را به رسانههای چاپی و نمایشگاهی ارائه داد. برنامهریزی و اجرای این رویداد، که راهحلهای شرکتهای دیگر را به نمایش میگذارد، نیازمند ماهها بررسی نمایشگاههای بالقوه، کار با محل برگزاری و تیمهای رویداد و سازماندهی سخنرانیهای برجسته است.
در حالی که وفادار ماندن به چشماندازتان بسیار مهم است. ، مطمئن شوید که در این روند مشتری را از دست ندهید. چکمهها را روی زمین بخرید و از گوش دادن به یک عادت تبدیل کنید، و آنچه را که در حال انتقال است. یاد گرفت و حتی با مشتریان پیگیری کرد. سپس، فقط ایجاد تعادل بین دیدگاه شما برای رویداد و آنچه مخاطبان میگویند، مهم است. مهم است که وقتی به مخاطبان و بینش خود توجه می کنید، خیلی گسترده یا خیلی محدود نباشید. بیشتر در مورد یافتن چیزی در این بین است که به آنچه واقعاً در تجارت می گذرد و آنچه شرکت کنندگان در یک رویداد می خواهند صحبت کند.
۳٫ یک جو هدفمند و عمدی برای جلسات ایجاد کنید.
همه بحث ها باید به استراتژی شرکت مرتبط باشد—«متصل» کلمه عملیاتی در اینجا است. به هدف و نتیجه مطلوب فکر کنید. برای شروع چه مکالماتی نیاز دارید؟ رشته یا خط قرمز برای هر کاری که در رویداد انجام می دهید چیست؟
بدون این ارتباط، تمرکز می تواند از استراتژی دور شود. شرکت ما از یک نمودار هرمی برای تقسیم ایدهها به بخشها و سازماندهی ساختار جلسه استفاده میکند تا اطمینان حاصل شود که همه بحثها عمدی و هدفمند هستند.
در یک شروع فروش اخیر برای یک مشتری بزرگ، ما از روششناسی جدید مشتری و مشتریان اطمینان حاصل کردیم. هسته اصلی هر عنصر طراحی بودند. همه چیز از راهحل دیجیتال گرفته تا سناریوهایی که شرکتکنندگان درگیر آن بودند تا اینکه چگونه تسهیلکنندهها گفتگوهای خلاصه را رهبری میکردند، برای تقویت روششناسی جدید و هدایت اثربخشی یک تیم متقابل در خدمت به مشتریان طراحی شد. در نتیجه این عمد، مشتری شاهد افزایش ۵۴ درصدی خط لوله خود از رویداد و ۴۰ درصد رشد پذیرش کارت امتیازی جدید معرفی شده برای مدیران حساب بود.
۴٫ به موفقیتها و شکستهای عملیاتی فکر کنید.
ممکن است بازتاب را بهعنوان یک شایستگی در نظر نگیرید، اما تحقیقات نشان میدهد که چنین عادتی میتواند متمایزکننده بین عملکرد فوقالعاده و متوسط و مشارکت در محل کار باشد و ممکن است برای شما مفید باشد. تیم شما نیز به این ترتیب، بحثهای بعد از رویداد را بیشتر از جلسات توجیهی انجام دهید. آیا تجربه به نتایج مطلوب منجر شد؟ آیا نتایج غیرمنتظره ای وجود داشت؟ مهمتر از آن، چگونه میخواهید نتایج را طی چند هفته یا ماه آینده دنبال کنید؟
شرکت ما با یک مشتری کار کرد که در این فرآیند استثنایی بود. به طور طبیعی، موضوع رویداد از ابتدا تا انتها به تجربه وارد شد و نتایج مطابق انتظار بود. اما مشتری به جای اینکه آن جعبه را علامت بزند و طبق معمول به تجارت بازگردد، نتایج را بررسی کرد. آنها راههایی برای گنجاندن آن تجربه خاص در سازمان خود پیدا کردند تا هیچ جذابیتی را که برای مخاطبان هدف ایجاد میشود از دست ندهند.
تفکر استراتژیکتر در مورد نحوه اجرای یک رویداد و ترکیب این نکات برنامهریزی رویداد به شما کمک میکند. یک قدم جلوتر از رقابت همچنین به شما کمک می کند تا تجربه ای به یاد ماندنی و حیاتی در ایجاد یک میراث برای شما و شرکتتان ایجاد کنید.