چگونه بلوک های بهره وری را شناسایی و حذف کنیم

در طول دهه گذشته که به عنوان مشاور کارایی کسب و کار کار می کردم، مدام یک عبارت را می شنیدم که ظاهر می شد و بیش از: “من غرق در کار هستم.” و بین اخراج‌های فلج‌کننده، فرسودگی مزمن و رکود اقتصادی، به نظر می‌رسد که اوضاع بدتر می‌شود. فراتر از تأثیرات آشکار بر سلامت، WHO اکنون تخمین می‌زند که استرس ناشی از شغل در حدود ۱ تریلیون دلار بهره وری از دست رفته هر سال. به نظر می رسد که ما در آستانه یک بحران تمام عیار هستیم.

و اگر به نادیده گرفتن مشکل اساسی ادامه دهیم، ممکن است … باشیم. پس از کار با هزاران سازمان، متوجه شدم که اکثر کارکنان دانش در کار غرق نمی شوند، زیرا مدیران آنها بیش از حد از آنها انتظار دارند یا به دلیل اینکه وارد دفتر نمی شوند. نه، این به دلیل هزاران ناکارآمدی به ظاهر کوچک است که در مجموع باعث کاهش بهره وری همه افراد می شود.

علت این ناکارآمدی ها چیست؟ تیم ها در مورد نحوه بهترین همکاری با یکدیگر همسو نیستند. کتاب جدید من، Come Up for Air: چگونه تیم ها می توانند از سیستم ها و ابزارها برای جلوگیری از غرق شدن در کار استفاده کنند، هدف آن حل این مشکل است. در اینجا برخی از بهترین بخش ها آمده است.

آیا تا به حال برای تکمیل یک کار نیاز به پیدا کردن چیزی داشته اید، اما نمی توانید به یاد بیاورید که کجاست؟ آیا در سند گوگل بود؟ یک پیام Slack؟ یک کار آسانا؟ قبل از اینکه متوجه شوید، بیشتر از زمانی که برای تکمیل کار در وهله اول طول می‌کشد، صرف جستجو کرده‌اید.

این زمانی اتفاق می‌افتد که افراد پرمشغله و پرکار سعی می‌کنند به سرعت چیزها را از بشقاب خود خارج کنند. وقتی در کار غرق می شوید، به طور غریزی هر کاری را که در آن لحظه سریعتر است انجام می دهید. اما وقتی همه به این روش عمل می کنند، اطلاعات در مکان های مختلف شروع به زندگی می کنند. چیزی که دو دقیقه برای شما صرفه جویی می کند ممکن است در آینده یک ساعت برای شخص دیگری هزینه داشته باشد. من آن را “شکار لاشخور” می نامم.

راه حل بهینه سازی برای بازیابی اطلاعات است. به عبارت دیگر، به‌عنوان یک تیم در مکان‌هایی قرار بگیرید که انواع خاصی از اطلاعات باید در آن قرار گیرند و زمان بیشتری را برای ذخیره کردن چیزها در مکان درست اختصاص دهید تا در آینده (توسط شما یا همکارانتان) به راحتی بازیابی شوند. یک نکته سریع این است که ارتباطات خارجی و داخلی را از هم جدا کنید. ایمیل برای خارجی است و ابزارهایی مانند Slack یا Microsoft Teams برای داخلی هستند – به این ترتیب، همه می‌دانند برای یافتن پیام‌های گذشته به کدام ابزار نگاه کنند.

وقتی تیم شما در کار غرق می‌شود، تمایل طبیعی به استخدام افراد بیشتر است. مردم. اما بسیاری از رهبران تجاری متوجه نشدم که پیچیدگی به صورت تصاعدی با اندازه تیم مقیاس می شود. استخدام اغلب باعث ایجاد مشکلات بیشتر از حل آن می شود زیرا هر فرد جدید به طور تصاعدی گره های ارتباطی بیشتری ایجاد می کند. این کار را پیچیده‌تر می‌کند و به این معنی است که راه‌های بیشتری برای گم شدن اطلاعات وجود دارد.

در عوض، رهبران کسب‌وکار قبل از اینکه افراد بیشتری را به ترکیب اضافه کنند، باید مشکلات اساسی را که مانع کارایی تیمشان می شود، در اولویت قرار دهند. این منجر به یک سازمان کارآمدتر می شود که در مقیاس تنظیم شده است. به‌علاوه، وقتی کوچک هستید، انجام این تغییرات آسان‌تر است.

یک نقطه شروع، ممیزی است. ابزارها و سیستم هایی برای اطمینان از اینکه همه به درستی از آنها استفاده می کنند و به کسب و کار ارزش می بخشند. فراتر از آن، آیا فرآیندهای شما مستند شده اند؟ آیا به دنبال فرصت هایی برای خودکارسازی یا برون سپاری برخی مراحل خاص برای دادن ظرفیت بیشتر به تیم خود بوده اید؟

مدیران کسب و کار باید بدانند که زمان های خاصی از روز ارزشمندتر از زمان های دیگر است. برای مثال، ساعت ۹ صبح روز دوشنبه ممکن است برای شما زمان بسیار ارزشمندی باشد. شما استراحت کرده اید، ورزش کرده اید، و احساس انرژی و تمرکز می کنید. باید از این زمان برای کار با اولویت و تاثیرگذارترین کار خود استفاده کنید.

اکنون این را با ۴ مقایسه کنید. بعد از ظهر در روز جمعه، بعد از اینکه تمام روز در زوم بودید و مغزتان سرخ شده است. این شکاف زمانی ارزش بسیار کمتری دارد. تشخیص این موضوع و عمل به آن می‌تواند به‌طور چشمگیری بهره‌وری را بهبود بخشد، به‌ویژه زمانی که در کل تیم در نظر گرفته شود.

به ترتیب برای انجام این کار، تیم ها باید برنامه خود را کنترل کنند. یکی از راه‌های انجام این کار، برنامه‌ریزی جلسات برای ساعات کم‌ارزش روز است، آنها را کوتاه کنید، یا در صورت امکان آنها را به صورت ناهمزمان هدایت کنید (از طریق ضبط ویدیویی یا صوتی). به این ترتیب، افراد می‌توانند هنگام بازبینی ضبط‌ها یا پیام‌ها در زمان‌های کم ارزش، از زمان‌های با ارزش خود نهایت استفاده را ببرند.