جلسات شکسته است زمان “جلسه” است روز قیامت”

جلسات امروزه یکی از بزرگترین کاهش زمان در سازمان ها هستند. آنها به طور مداوم بهره وری—کارمندان را خراب می کنند. عصر جدید ما در کار ترکیبی چرا؟ آنها تبدیل به نوشدارویی برای بسیاری از فعالیت های دیگر شده اند – چت قهوه، طوفان فکری، ساعات شادی و غیره. تحقیقات استادان دانشکده بازرگانی هاروارد نشان داد که با شیوع همه‌گیری، کارمندان ۱۳ درصد جلسات بیشتری در تقویم خود دارند.

به عنوان یک رهبر، تغییر به کار از راه دور و ترکیبی این فرصت را به شما می دهد تا در جلسات غیرمولد دکمه تنظیم مجدد را فشار دهید. با این حال، جلسات بخشی ذاتی از فرهنگ سازمان شما هستند. بنابراین، اگر می‌خواهید وضعیت موجود را تغییر دهید، باید خارج از چارچوب فکر کنید و ذهنیت‌ها را تغییر دهید – نه فقط رفتارها.

به تقویم خود نگاهی بیندازید. اگر شما یا کارمندانتان اکثریت قریب به اتفاق جلسات خود را به صورت هفتگی و برای ۳۰ دقیقه برنامه ریزی می کنید، چیزی اشتباه است! هر جلسه هدف متفاوتی دارد، بنابراین، اگر بیشتر جلسات شما یکسان باشد، به اندازه کافی در مورد اینکه چگونه جلسات شما باید برای به حداکثر رساندن بهره وری طراحی شود، فکر نکرده اید.

در محل کارم، آسانا، اخیراً آزمایشی برای کمک به کارمندان برای افزایش بهره وری جلسات انجام دادیم.

من با یکی از تیم های داخلی خود کار کردم تا تقویم کارمندان را از جلساتی که بعد از مدتی بهره وری کمتری داشتند پاک کنم. زمان. این آزمایش با الهام از یک فعالیت که من و باب ساتون چند سال پیش مطالعه کردیم – اما برای دوره کار ترکیبی خود به روز شدیم. من آن را “دیدار قیامت” می نامم. و این آزمایشی است که شما نیز می توانید انجام دهید تا جلسات خود را سازنده تر کنید و زمان تلف شده را دوباره به دست آورید.

یک جلسه قیامت به این صورت است: 

بسیاری از کارمندان نمی دانند که در جلسات چقدر وقت تلف می کنند. آن‌ها اغلب در زمان‌های متفاوتی اتفاق می‌افتند – مانند هر هفته یا هر شش هفته – که می‌تواند درک کارمندان را از مدت زمانی که واقعاً در جلسات صرف می‌کنند، مخدوش کند.

اولین گام روز قیامت شامل انجام ممیزی جلسه است. هر کارمند جلسات مکرر خود را ارزیابی می کند و مشخص می کند که کدام یک از آنها فاقد ارزش هستند. برای ما، متوجه شدیم که بیشتر این جلسات زمانی سازنده بودند، اما اندازه یا دامنه آن افزایش یافته بود و نیاز به ارزیابی مجدد داشت.

برای ارزیابی اینکه آیا یک جلسه با ارزش است، بپرسید: آیا جلسه به پیشبرد کار شما سریعتر از آنچه می توانستید به صورت ناهمزمان انجام دهید کمک کرد؟

سادگی انجام ممیزی و ارائه برخی ابهامات در مورد کاهش جلسات منجر نخواهد شد. تغییر معنادار در فرهنگ جلسات شرکت شما.

این زمانی است که بهترین قسمت قیامت اتفاق می افتد. در طول این بخش از فرآیند، از تیم خود بخواهید تمام جلسات تکراری خود را از تقویم خود حذف کند.

کارمندان اغلب احساس می کنند که اگر جلسات را حذف کنند، سایر شرکت کنندگان آن را توهین شخصی تلقی می کنند. یک روز قیامت رسمی به کارمندان اجازه می دهد تا جلسات خود را بدون احساس گناه حذف کنند. ما به شرکت‌کنندگان طرحی دادیم تا با شرکت‌کنندگان در جلسه چندکاره به اشتراک بگذارند تا توضیح دهند که رستاخیز در راه است – و هدف پشت آن.

بعد از حذف جلسات، از کارمندان خود بخواهید ۴۸ ساعت با تقویم های تازه تمیز شده خود بنشینند. سپس، از آن‌ها بخواهید تقویم‌هایشان را دوباره پر کنند، اما فقط با آن جلساتی که ارزش دارند – طبق ممیزی جلسات خودشان.

ما دریافتیم که وقتی به کارمندان این آزادی داده شد که عقب نشینی کنند و ارزیابی کنند، بسیاری از جلسات خود را تغییر دادند. طول کوتاه تر و غیر متعارف (مثل ۱۵ دقیقه). آنها همچنین آهنگ جلسات را تغییر دادند تا کمتر برگزار شود.

هیچ آزمایشی بدون اندازه گیری نتایج کامل نمی شود و روز قیامت نیز از این قاعده مستثنی نیست. مطمئن شوید که زمانی را برای خرد کردن اعداد اختصاص دهید. از هر یک از کارمندان خود بخواهید با مقایسه زمانی که در جلسات پس از رستاخیز صرف کرده اند و ممیزی جلسه اولیه خود، میزان زمانی را که صرفه جویی کرده اند محاسبه کنند.

برای ما، نتایج چشمگیر بود. در طول این آزمایش یک ماهه، شرکت کنندگان با طراحی مجدد جلساتی که دیگر سازنده نبودند، به طور متوسط ​​۱۱ ساعت در ماه صرفه جویی کردند. این معادل با صرفه جویی در ۱۷ روز کاری در طول یک سال است. این صرفه جویی عظیم در زمان را می توان به انجام کارهای معنی دار تر یا گرفتن وقت اختصاص داد – صرفه جویی در زمان معادل یک تعطیلات سه و نیم هفته ای بود!

کارمندان شما پیش فرض هایی در مورد اینکه جلسات “باید” چگونه باشند، دارند. آنها اغلب وقت کافی برای ارزیابی اینکه چرا جلسات در تقویم آنها وجود دارد یا به درستی طراحی شده اند صرف نمی کنند.

حتی در محل‌های کاری که بهره‌وری بالایی دارند، جلسات غیرضروری زیاد می‌تواند روز هر کسی را خراب کند. من توصیه می کنم که روز قیامت حداقل یک بار در سال انجام شود. هرچه تعداد تیم های بیشتری در Doomsday شرکت کنند، بهتر است زیرا اسب بخار بیشتری برای حذف جلسات بیهوده وجود خواهد داشت.