آداب ارتباط در محل کار: بهترین شیوه ها برای
زمان پاسخگویی و تعیین مرزها
درها را در دست بگیرید، «لطفاً» و «متشکرم» بگویید و رفتارهای خوب روی میز را تمرین کنید—بیشتر ما در این رفتارهای آداب معاشرت رایج به خوبی آشنا هستیم. اما با پیشرفت فناوری و ترتیبات کاری، قوانین حاکم بر آداب ارتباطات در محل کار ممکن است نیاز به انجام همین کار داشته باشند. آیا باید در چند ساعت مشخص به ایمیل پاسخ دهید؟ چه مدت باید برای یک همکار پیام ارسال کنید؟ و اگر اولین ارتباط شما بی پاسخ بماند، چه زمانی باید پیگیری کنید؟
در حالی که هنجارها و قوانین ممکن است در شرکت متفاوت باشد، در اینجا برخی از بهترین روشهای کلی برای ارتباط واضح و مختصر آورده شده است. -outlining-communication-expectations”>خطر در عدم تشریح انتظارات ارتباطی
استرس. سوختن. باید «همیشه روشن» بود، حتی در ساعات غیرفعال. یک سرفصل بیبیسی Worklife زمانی به آن اشاره میکرد: «فلجکننده انتظار دسترسی ۲۴ ساعته دیجیتال. . او اغلب احساس میکند که نیاز دارد فوراً به ایمیلها پاسخ دهد.
او میگوید: «سعی میکنم در داخل هر چه سریعتر پاسخ بدهم – ارجاعهای داخلی و شهرت برای من مهم است – و همینطور برای خارجیها، آخرین آن ۲۴ ساعت است. “در خط کاری من، پاسخ ندادن می تواند به معنای باخت من در یک پرونده یا موضوع باشد. بسیاری از این ضربالاجلها خود تحمیلی هستند، و ای کاش احساس نمیکردم نیازی به پاسخ فوری داشته باشم، اما این عادت کاملاً ترک است!»
در مورد پیامرسانی تیمهای مایکروسافت، لیز نیازی به پاسخگویی فوری احساس نمیکند.
او توضیح میدهد: «من از آن بیشتر به صورت داخلی استفاده میکنم تا ایدههای خود را از بین ببرم. و گیف های Schitt’s Creek را ارسال کنید. اگر کسی پاسخی ندهد، هیچ کس چیزی را در برابر کسی نگه نمیدارد.”
بهترین شیوههای عمومی برای ارتباطات در محل کار
بنابراین، دقیقاً چه قوانین سرانگشتی خوبی در مورد کارایی ارتباطات وجود دارد؟
- سعی کنید در عرض ۲۴ ساعت به ایمیلها پاسخ دهید. اگر پاسخی ندارید، بگویید در حال تلاش برای دریافت آن هستید و به زودی با اطلاعات بیشتر پاسخ میدهید.
- اگر ممکن است لحن یا موضوع اشتباه تفسیر شود، تلفن را بهجای ایمیل بردارید.
- زمانی که نیاز به ارسال ایمیل بعدی دارید، Harvard Business Review توصیه میکند اقدامات اولیهای را برای دریافت سریعتر پاسخ ایمیل اولیهتان انجام دهید. اینها شامل یک موضوع استراتژیک، استفاده از زبان ساده و پرسیدن سؤالات واضح و مستقیم است. به طور کلی، شما باید یک هفته پس از اولین ایمیل، یک ایمیل بعدی ارسال کنید، اگرچه این ممکن است بسته به زمان حساس بودن درخواست شما متفاوت باشد.
- به جای اینکه ابتدا تحت فشار باشید، به ایمیلهای گروهی پاسخ دهید.
- برای پیامها، کارشناس آداب معاشرت دایان گوتسمن استفاده از پیام وضعیت را به عنوان راهنمایی برای زمان پاسخگویی توصیه می کند. او می نویسد: «زمانی که وضعیت شما به عنوان آنلاین نشان داده می شود، همکار یا سرپرست شما احتمالاً منتظر پاسخ سریع (در عرض چند دقیقه) است. زمانی که نیاز دارید برای مدت زمان طولانی بدون وقفه کار کنید، از ویژگی «مزاحم نشوید» یا «مشغول» استفاده کنید. پس از پایان روز کاری خود، از گزینههای وضعیت مختلف موجود، مانند «دور» استفاده کنید.»
شرکتها برای بهبود انتظارات ارتباطی در محل کار چه کاری میتوانند انجام دهند؟
لیس تنها کسی نیست که احساس میکند باید سریع به ایمیلها پاسخ دهد. آدام گرانت، روانشناس سازمانی به نیویورک تایمز درباره مجموعهای از آزمایشهای انجامشده توسط محققین لورا گیورج و ونسا ایمیلی را نشان میدهد که نشان میدهد ایمیلهایی بهدست آوردند. گرانت می نویسد، در خارج از ساعات کاری، آنها فکر می کردند که فرستندگان انتظار پاسخ های سریع تری نسبت به آنها دارند. «هرچه دریافتکنندگان بیشتر معتقد بودند که باید سریع پاسخ دهند، استرس بیشتری احساس میکردند – و بیشتر تمایل داشتند که با فرسودگی شغلی و تعادل بین کار و زندگی مبارزه کنند.” گرنت توضیح میدهد: «فقط گفتن چیزی مانند «این فوری نیست، بنابراین هر زمان که میتوانید به آن برسید» برای کاهش فشار درک شده برای پاسخ سریع کافی بود.
او همچنین به شواهدی اشاره میکند که نشان میدهد وقتی مدیران در مورد انتظارات ارتباطی خود صریح هستند، از جمله نویسندگان محصول روزانه اثربخشتر هستند. از زبان دیجیتالی بدن، در جیل مک دانل یک نویسنده محتوا و متخصص ارتباطات در شیکاگو است. او دارای مدرک لیسانس در روزنامه نگاری مجلات از دانشگاه میسوری-کلمبیا و مدرک کارشناسی ارشد در روابط عمومی و تبلیغات از دانشگاه دی پاول است. او در حال حاضر مشغول کار بر روی یک رمان هیجان انگیز روانشناختی است.