سازمان اداری شوخی ندارد

متاسفانه، یکی از جنبه‌های راه‌اندازی دفتر که به طرز تاسف‌باری توسط کارآفرینان نادیده گرفته می‌شود، این است که سازمان اداری.

ممکن است وسوسه شوید تعیین راه اندازی دفتر خود به کجا برای زمان آینده. و نحوه نگهداری اقلام در دفتر شما مزایای بی شماری را ارائه می دهد.

داشتن موارد سازماندهی شده در یک دفتر به شما امکان می دهد به سرعت پاسخ دهید و به سؤالات و درخواست ها بپردازید، خدمات عالی را به مشتریان و مشتریان ارائه دهید، و با اطمینان برای رشد و توسعه آینده آماده شوید.

چه به این موارد بپردازید یا از نزدیک با یک مدیر دفتر کار کنید، در اینجا سه ​​نکته کلیدی وجود دارد. ملاحظات سازمان اداری که کسب و کار شما را هم اکنون و هم در آینده برای موفقیت آماده می کند.

مکان‌های ذخیره‌سازی فایل کاغذی فیزیکی را در دفتر خود شناسایی کنید، خواه در دفاتر، ایستگاه‌های کاری، اتاقک‌ها یا میزها باشد. فایل ها باید به راحتی مکان یابی و دسترسی سریع داشته باشند. هر گونه اطلاعات محرمانه یا حساس را به دقت در نظر بگیرید و این موارد را در مکانی امن ذخیره کنید.

سیستم بایگانی کاغذی خود را بر اساس بازیابی ایجاد کنید. شما می خواهید یک توصیف دقیق و خاص از یک آیتم ثبت کنید، نه یک نسخه مبهم، گیج کننده یا کم آب. وقت خود را صرف طوفان فکری دسته بندی ها و انواع فایل های مختلف کنید. چندین گزینه پیش نویس کنید و موارد را تغییر دهید یا تغییر دهید تا زمانی که سیستم مناسبی را که نیازهای شما را برآورده می کند پیدا کنید.

شما همچنین باید یک قرارداد نامگذاری برای فایل های خود در نظر بگیرید. این به ساده‌سازی فرآیند برچسب‌گذاری و بازیابی کمک می‌کند. از زبانی واضح و توصیفی استفاده کنید که خواندن و درک آسان باشد.

دسته‌های پرونده، انواع فایل‌ها و قراردادهای نام‌گذاری خود را در یک فایل ضبط کنید. سند پردازش کلمه یا فایل دیگری. یادداشت های خود را در مکانی امن ذخیره کنید تا بتوانید در آینده در صورت نیاز به آنها مراجعه کنید.

در مورد فایل های دیجیتالی فکر کنید ترتیبات ذخیره سازی برای کسب و کار شما شما به طور منظم، اگر نه روزانه، به این مطالب مراجعه خواهید کرد، و توانایی شما برای مکان یابی کارآمد اطلاعات بسیار مهم است.

تصمیم بگیرید که دقیقاً کجا مواد دیجیتال را ذخیره کنید. تمام تلاش خود را بکنید تا مواد را در یک مکان خاص قرار دهید. این ممکن است در فضای ابری یا به صورت محلی در رایانه یا سرور باشد. داشتن اطلاعات موجود در یک مکان متمرکز مدیریت آن را آسان تر می کند. اگر نیاز به ذخیره اطلاعات در مکان های مختلف دارید، به وضوح مشخص کنید که کدام مواد و کجا ذخیره می شوند.

یک سیستم فایل دیجیتالی نیز باید بر اساس بازیابی باشد. سعی کنید سیستم فایل دیجیتال و کاغذی خود را تا حد امکان به یکدیگر نزدیک نگه دارید. می توانید از سیستم بایگانی کاغذی خود به عنوان نقطه شروع استفاده کنید و بسته به نوع و مقدار اطلاعات دیجیتالی که نیاز دارید ذخیره کنید، این چارچوب اساسی را گسترش دهید.

در حالی که فایل‌های دیجیتال انعطاف‌پذیری بیشتری نسبت به فایل‌های دیجیتال در مورد قابلیت‌های تودرتو و جستجو ارائه می‌دهند، مهم است که احتیاط کنید. در صورتی که موارد به درستی یا نامناسب برچسب گذاری شده باشند، هیچ عملکرد جستجو نمی تواند اسناد یا فایل ها را به درستی مکان یابی کند. قراردادهای نامگذاری مختصر و خاصی را برای فایل‌ها و پوشه‌های دیجیتال ایجاد کنید که به راحتی قابل جستجو هستند.

فراموش نکنید که فایل دیجیتال خود را به‌طور دقیق ضبط کنید. یادداشت ها، از جمله دسته ها، انواع فایل ها، و قراردادهای نام گذاری، و آنها را در مکانی امن برای مراجعات بعدی ذخیره کنید.

مشخص کنید که لوازم اداری عمومی کجا قرار خواهند گرفت. در دفتر شما ذخیره می شود بسته به اندازه دفتر شما، این ممکن است یک کمد یا کمد لوازم اداری مشترک، گوشه دفتر، اتاقک اختصاصی، میز، میز یا چرخ دستی باشد.

لوازم اداری باید به دقت سازماندهی، برچسب گذاری و ذخیره شوند. اگر به الهام بخشی از سازمان نیاز دارید، به سادگی خود را در حال گشت و گذار در راهروهای یک فروشگاه لوازم اداری آجر و ملات تصور کنید.

موارد مشابه را با هم سازماندهی کنید، مانند کاغذ با کاغذ و خودکار با خودکار. اقلام کوچکتر و پرکاربرد باید در سطح چشم یا هم سطح بازو در ورودی قسمت لوازم اداری شما قرار داده شوند. اقلام بزرگتر و کمتر مورد استفاده باید در بالا یا پایین یا در پشت قسمت لوازم اداری قرار داده شوند.

از قفسه بندی استفاده کنید، تقسیم‌کننده‌ها، ظروف یا جعبه‌ها برای نگه‌داشتن مواد در بسته و محفظه. این موارد را به وضوح برچسب گذاری کنید تا مشخص شود که لوازم اداری خاص در کجا قرار می گیرند، پیدا می شوند یا ذخیره می شوند.