مدیریت دامنه خزش در یک کسب و کار کوچک: استراتژی هایی برای از آن اجتناب کنید
مدیریت دامنه خزش در یک کسب و کار کوچک: استراتژی هایی برای
از آن اجتناب کنید
Scope creep اصطلاحی است که برای توصیف مبارزه رایجی که کسب و کارها در مدیریت پروژه. این به ویژه در مورد مشاغلی که با مشتریان در پروژههای بلندمدت کار میکنند رایج است، اما میتواند تقریباً برای هر نوع شرکتی اعمال شود.
حتی اگر قبلاً این اصطلاح را نشنیدهاید، احتمالاً چیزی است که با آن برخورد کردهاید. با در نقطه ای در اینجا یک توضیح و چند نکته برای مقابله با این مشکل در کسب و کار کوچک شما آورده شده است.
Scope Creep چیست؟
در اصطلاح اولیه، خزش دامنه زمانی است که یک پروژه بزرگتر و بزرگتر می شود بدون اینکه شما آگاهانه تصمیم به تغییر دامنه داشته باشید.
نیک توایمن، مهندس نرم افزار خرپا، در یک مصاحبه تلفنی با روندهای کسب و کار کوچک، «بگویید که دارید یک خانه درختی کوچک می سازید. و همانطور که پروژه پیش میرود، یکی میگوید، “هی، شاید بتوانیم پنجرههایی را در پشت اضافه کنیم، و به جای یک نردبان طناب، میتوانیم یک نردبان چوبی که در امتداد درخت قرار دارد اضافه کنیم.” سپس بعداً، “شاید باید یک نردبان اضافه کنیم.” دودکش و سپس یک عرشه در امتداد بالا.”
این رشد ناخواسته برنامه ریزی را دشوار می کند. برای کسبوکارها، و همچنین میتواند روابط مشتری را تحت فشار قرار دهد.
اما، این بدان معنا نیست که نمیتوانید عمداً پروژهها را مقیاسبندی کنید و آن را به خوبی انجام دهید.
تویمن میافزاید، «اینقدر نیست که همه چیز مثل شما تغییر کند همراه باشید زمانی است که همه چیز تغییر می کند، اما برنامه ها یا انتظارات تغییر نمی کنند.»
چگونه Scope Creep برای مشاغل کوچک اعمال می شود؟
برای کسب و کارهای کوچک، scope creep می تواند ظاهر شود به چند روش مختلف در پروژههای مشتری رایج است، اما میتواند در استراتژیهای رشد کلی نیز رخنه کند.
بگذارید فرض کنیم یک فروشگاه خردهفروشی در خیابان اصلی دارید و به دنبال میزبانی یک رویداد کوچک برای تشکر از برخی از بهترین مشتریان خود و دسترسی آنها به اقلام فروش انحصاری هستند. شما با بودجه بسیار کمی شروع می کنید و به سادگی برای کسانی که بارها از شما خرید کرده اند دعوت نامه ایمیل ارسال می کنید.
سپس تصمیم می گیرید آن را به کسانی که شما را در فیس بوک دنبال می کنند تعمیم دهید، بنابراین یک رویداد آنلاین ایجاد می کنید. مردم شروع به دعوت از دوستان می کنند و در نهایت لیست مهمانان فراتر از آنچه شما در ابتدا برنامه ریزی کرده بودید می شود. اکنون، باید بیشتر از آنچه که در ابتدا برنامه ریزی کرده بودید، مواد غذایی و لوازم مهمانی بخرید و در فروشگاه خود کارکنان بیشتری داشته باشید.
یا اگر یک تجارت آنلاین دارید، فرض کنید با یک مشتری در یک کمپین بازاریابی جدید کار می کنید. . شما با این ایده شروع می کنید که فقط چند تبلیغ فیس بوک را امتحان کنید تا ببینید چه چیزی بهترین نتیجه را به آنها می دهد. شما یک تست A/B راهاندازی میکنید.
اما سپس مشتری در مورد چند ویژگی دیگر از شما میپرسد و شما کمپینهای اضافی را برای آنها راهاندازی میکنید، بدون اینکه بودجه را به تفصیل زیاد کنید. با چند کمپین آزمایشی که همزمان برگزار میشوند، برای شما و مشتری سختتر است که نتایج را به همان اندازه درک کنید، و آنها از بودجه تبلیغات خود فراتر رفتهاند.
<مدیریت خزش دامنه در مشاغل کوچک
خزش دامنه یک چالش رایج در مدیریت پروژه است که می تواند بر کسب و کارهای کوچک به طرق مختلف برای مدیریت موثر آن، این استراتژی ها را در نظر بگیرید:
- توقعات روشن: انتظارات روشنی را با مشتریان یا سهامداران در مورد اهداف پروژه، محدوده، بودجه و جدول زمانی از همان ابتدا ایجاد کنید.
- بازرسی های منظم: سیستمی را برای چک-این های منظم با مشتریان پیاده سازی کنید. این تضمین میکند که میتوانید به سرعت به هرگونه تغییر یا الزامات اضافی که در طول پروژه ایجاد میشود رسیدگی کنید.
- ارتباط: ارتباط باز و شفاف با مشتریان را در طول پروژه حفظ کنید. در مورد هرگونه تغییر پیشنهادی و تأثیر بالقوه آنها بر محدوده و بودجه بحث کنید.
- تغییرات سند: تمام تغییرات محدوده پروژه را مستند کنید. این شامل جزئیاتی مانند اینکه چرا تغییر ضروری است، چگونه بر پروژه تأثیر میگذارد، و هرگونه هزینههای مرتبط یا تنظیمهای جدول زمانی مربوط میشود.
- بازخورد مشتری: پس از تکمیل پروژه، برای بهبود فرآیندهای آینده و جلوگیری از خزش دامنه در پروژه های بعدی، پس از اتمام پروژه، بازخورد مشتریان را جستجو کنید.
استراتژی | توضیح |
---|---|
اهداف، محدوده، بودجه و جدول زمانی پروژه را با مشتریان یا سهامداران مشخص کنید. | اعلام حضور منظم | اجرای سیستمی برای بررسی منظم مشتری -in برای رسیدگی به تغییرات یا الزامات اضافی. |
ارتباط | ارتباط باز و شفاف با مشتریان را حفظ کنید، در مورد تغییرات و تأثیرات پیشنهادی بحث کنید. |
تغییرات سند | همه تغییرات در محدوده پروژه، از جمله دلایل، اثرات و هزینه های مرتبط را با دقت مستند کنید. | بازخورد مشتری | جمع آوری بازخورد از مشتریان پس از اتمام پروژه برای بهبود آینده فرآیندها و جلوگیری از خزش دامنه. |
با ایجاد انتظارات روشن، حفظ ارتباطات و مدیریت موثر تغییرات، کسب و کارهای کوچک می توانند تأثیر خزش دامنه را به حداقل برسانند و موفقیت آمیز ارائه دهند. پروژه ها.
<چگونه کسبوکارها میتوانند از خزش دامنه اجتناب کنند؟
در طول سالها، Twyman چند روش آزمایش شده و واقعی را برای جلوگیری از خزش دامنه توسعه داده است. به خصوص زمانی که روی پروژه های مشتری کار می کنید.
ابتدا، باید انتظارات واضح داشته باشید. از مشتری – انتظار آنها چیست، فکر می کنند پروژه باید چگونه باشد، چقدر مایل به خرج کردن هستند. سپس، شما باید یک سیستم برای برقراری ارتباط مجدد با آنها به طور منظم داشته باشید تا پیشرفت خود را به اشتراک بگذارید و ببینید آیا آنها میخواهند تغییراتی ایجاد کنند یا خیر.
تویمن میگوید، “شما باید پایه و اساس را برای چک کردن تنظیم کنید. انتظار می رود که هر دو هفته یا یک بار در هفته یا ماه یکبار تمرین را تکرار کنید و برای چک کردن نزد سهامدار اصلی مشتری بازگردید.
این تفاوت بین خزش دامنه و تغییر مدیریت شده است. اگر همه تصمیم دارید خانه درختی را با تمام آن ویژگی های اضافی بسازید، عالی است. فقط مطمئن شوید که همه در یک صفحه هستند و هزینه را درک میکنند.»
او همچنین خاطرنشان میکند که باید بعد از پروژهها با مشتریان ملاقات کنید تا افکار آنها را بدانید، حتی اگر دیگر با آنها کار نمیکنید. این می تواند به شما کمک کند تا فرآیندهای بهتری را برای خدمات رسانی به مشتریان در آینده توسعه دهید.
- نقش مدیران پروژه: در سازمان های بزرگتر، مدیران پروژه نقش مهمی در مدیریت محدوده ایفا می کنند. آنها به عنوان واسطه بین مشتریان و تیم های پروژه عمل می کنند و اطمینان حاصل می کنند که هرگونه تغییر پیشنهادی با اهداف و محدودیت های پروژه هماهنگ است. کسبوکارهای کوچک میتوانند از تعیین فردی برای نظارت بر مدیریت دامنه سود ببرند، حتی اگر این نقش رسمی مدیر پروژه نباشد.
- استفاده مؤثر از فناوری: ابزارها و نرمافزارهای مدیریت پروژه میتوانند در حوزه کمک کنند. مدیریت. این ابزارها ویژگی هایی را برای مستندسازی دامنه، ردیابی تغییرات و برقراری ارتباط با مشتریان و اعضای تیم ارائه می دهند. کسبوکارهای کوچک باید گزینههای نرمافزار مدیریت پروژه را برای سادهسازی فرآیندهای مدیریت محدوده بررسی کنند.
- فرایندهای کنترل تغییر: ایجاد فرآیندهای کنترل تغییر رسمی ضروری است. این شامل ایجاد یک روش استاندارد برای درخواست، بررسی و تایید تغییرات در محدوده پروژه است. همه ذینفعان باید از این فرآیندها آگاه باشند و به آنها پایبند باشند تا از تغییرات دامنه موقت جلوگیری کنند.
- ارزیابی ریسک: کسب و کارهای کوچک باید ارزیابی های منظم ریسک را برای شناسایی منابع بالقوه خزش دامنه انجام دهند. . با شناسایی پیشگیرانه ریسک ها، کسب و کارها می توانند استراتژی های کاهشی را برای رسیدگی به آنها قبل از تأثیرگذاری بر پروژه ایجاد کنند.
- آموزش مشتری: آموزش مشتریان در مورد پیامدهای تغییرات دامنه حیاتی است. بسیاری از مشتریان ممکن است به طور کامل عواقب گسترش دامنه، مانند افزایش هزینه ها و زمان بندی طولانی را درک نکنند. ارائه توضیحات واضح به آنها کمک می کند تا تصمیمات آگاهانه بگیرند.
- فرایندهای مقیاس پذیر: با رشد کسب و کارهای کوچک، فرآیندهای مدیریت پروژه آنها باید مقیاس پذیر باشد. آنچه برای مدیریت دامنه در پروژههای کوچک کار میکند ممکن است نیاز به تنظیمات داشته باشد زیرا پروژهها پیچیدهتر میشوند. انعطاف پذیری و سازگاری در طراحی فرآیند کلیدی است.
- تضمین کیفیت: اجرای فرآیندهای تضمین کیفیت می تواند به حفظ محدوده پروژه کمک کند. با حصول اطمینان از اینکه کالاهای تحویلی استانداردهای کیفیت از پیش تعریف شده را برآورده می کنند، کسب و کارها احتمال دوباره کاری و تغییرات دامنه را به دلیل کار پایین تر کاهش می دهند.
- ضمانت های قانونی: در برخی موارد، ممکن است لازم باشد شامل شود. تدابیر قانونی در قراردادها برای مدیریت موثر دامنه. این پادمانها میتوانند شرایط و ضوابط را مشخص کنند که تحت آن تغییرات دامنه ممکن است رخ دهد و هزینههای اضافی چگونه مدیریت میشود.
- بهبود مستمر: کسبوکارهای کوچک باید مدیریت دامنه را به عنوان حوزهای برای مستمر ببینند. بهبود به طور منظم فرآیندهای مدیریت محدوده را بر اساس درس های آموخته شده از پروژه های قبلی ارزیابی و اصلاح کنید.
- همکاری مشتری: در طول پروژه از نزدیک با مشتریان همکاری کنید. آنها را در تصمیم گیری های کلیدی شرکت دهید و آنها را در جریان پیشرفت قرار دهید. مشتریان درگیر می تواند به درک بهتر نیازها و انتظارات در حال تحول آنها منجر شود.
استراتژی | توضیح |
---|---|
انتظارات روشن | انتظارات روشنی را با مشتریان ایجاد کنید، از جمله اهداف پروژه، ظاهر و بودجه. |
اعلام حضورهای منظم | اعلام حضورهای منظم با مشتریان برای به اشتراک گذاشتن پیشرفت و بحث در مورد تغییرات احتمالی. |
نقش مدیران پروژه | |
کسی را برای نظارت بر مدیریت محدوده تعیین کنید و از همسویی با اهداف پروژه اطمینان حاصل کنید. | |
از ابزارها و نرم افزارهای مدیریت پروژه برای مستندسازی محدوده، ردیابی و ارتباطات استفاده کنید. | |
فرایندهای کنترلی تغییر | فرآیندهای رسمی برای درخواست، بازبینی ایجاد کنید ، و تغییرات در محدوده پروژه را تأیید می کند. |
ارزیابی ریسک | ارزیابیهای ریسک منظم را برای شناسایی منابع خزش دامنه بالقوه و توسعه استراتژیهای کاهش انجام دهید. |
آموزش مشتری | به مشتریان در مورد پیامدهای تغییرات دامنه آموزش دهید و به آنها در تصمیم گیری آگاهانه کمک کنید. |
فرآیندهای مقیاس پذیر | فرآیندهای مدیریت پروژه را طراحی کنید که با رشد کسب و کارهای کوچک مقیاس پذیر باشند و پروژه های پیچیده تری را انجام دهید. |
تضمین کیفیت | فرآیندهای تضمین کیفیت را برای حفظ محدوده پروژه با اطمینان از مطابقت محصولات تحویلی با استانداردهای کیفیت تعریف شده اجرا کنید. |
ضمانت های قانونی | ضمانت های قانونی را در قراردادها لحاظ کنید تا شرایط و ضوابط تغییرات دامنه و رسیدگی به هزینه های اضافی را مشخص کنید. |
بهبود مستمر | مدیریت محدوده را به عنوان حوزه ای برای بهبود مستمر، به طور منظم مشاهده کنید. ارزیابی و پالایش فرآیندها. |
همکاری مشتری | در طول پروژه با مشتریان همکاری نزدیک داشته باشید، آنها را در تصمیم گیری های کلیدی شرکت دهید و آنها را مطلع نگه دارید. |
با اجرای این بخش ها و استراتژی های اضافی، کسب و کارهای کوچک می توانند شیوه های مدیریت دامنه خود را بیشتر تقویت کنند و تأثیر خزش دامنه را بر پروژه های خود به حداقل برسانند.
اقدامات پیشگیرانه در برابر خزش دامنه
برای محافظت از کسب و کار کوچک خود در برابر چالش های دامنه خزش، این اقدامات پیشگیرانه را در نظر بگیرید:
- <.اهداف پروژه را به وضوح تعریف کنید: قبل از شروع هر پروژه، اهداف واضح و قابل اندازه گیری را تعریف کنید. این تضمین میکند که همه ذینفعان درک مشترکی از آنچه موفقیت به نظر میرسد دارند.
- ایجاد بیانیه محدوده: یک بیانیه دامنه دقیق ایجاد کنید که محصولات قابل تحویل، ضربالاجلها و موارد استثنای پروژه را مشخص کند. این سند به عنوان یک نقطه مرجع برای مدیریت تغییرات دامنه عمل خواهد کرد.
- تنظیم مرزها برای تغییرات: یک فرآیند رسمی برای مدیریت تغییرات در محدوده پروژه، از جمله فرم درخواست تغییر ایجاد کنید. ماهیت تغییر، تاثیر آن بر پروژه و الزامات تایید را مشخص می کند.
- ارتباط موثر: اطمینان حاصل کنید که یک خط ارتباطی واضح بین تیم شما و مشتریان یا سهامداران وجود دارد. . بهروزرسانیهای منظم و حلقههای بازخورد میتوانند به شناسایی زودهنگام خزش دامنه بالقوه کمک کنند.
توسعه فرهنگی که خزش دامنه را به حداقل میرساند
ایجاد فرهنگی که فعالانه برای به حداقل رساندن خزش دامنه کار میکند، شامل چندین مورد است. عناصر کلیدی:
- آموزش و آموزش: به تیم و مشتریان خود در مورد پیامدهای خزش دامنه آموزش دهید. جلسات آموزشی می تواند به اعضای تیم کمک کند تا بفهمند چگونه درخواست هایی را مدیریت کنند که ممکن است به گسترش دامنه منجر شود.
- توانمندسازی: به مدیران پروژه و اعضای تیم اجازه دهید در صورت لزوم نه بگویند. آنها باید در رسیدگی به درخواست هایی که خارج از محدوده مورد توافق قرار می گیرند، احساس اطمینان کنند.
- برنامه ریزی مشارکتی: ذینفعان کلیدی را در فرآیند برنامه ریزی مشارکت دهید. این رویکرد مشارکتی تضمین میکند که انتظارات از ابتدا همسو هستند و احتمال خزش دامنه به دلیل سوء تفاهمها را کاهش میدهد.
- بازده پاداش: اعضای تیم را که بهطور مؤثر پروژههای خود را در داخل مدیریت میکنند، بشناسید و به آنها پاداش دهید. محدوده اصلی این کارایی و پایبندی به مرزهای پروژه را تشویق میکند.
ابزارها و تکنیکهای مدیریت دامنه خزش
بهرهگیری از ابزارها و تکنیکهای مناسب میتواند به طور قابل توجهی به مدیریت خزش دامنه کمک کند:
- نرم افزار مدیریت پروژه: از نرم افزار مدیریت پروژه برای پیگیری پیشرفت پروژه، تغییرات و ارتباطات استفاده کنید. ابزارهایی مانند Asana، Trello یا Jira میتوانند به حفظ همه افراد در یک صفحه کمک کنند.
- ابزارهای مدیریت تغییر: ابزارها یا الگوهای مدیریت تغییر را برای استاندارد کردن نحوه درخواست، بررسی تغییرات، پیادهسازی کنید. و تصویب شد. این فرآیند را رسمی می کند و ثبات را تضمین می کند.
- نرم افزار ردیابی زمان: از نرم افزار ردیابی زمان برای نظارت بر زمان صرف شده برای فعالیت های مختلف پروژه استفاده کنید. این می تواند به شناسایی زمانی که پروژه از محدوده برنامه ریزی شده و منابع خود منحرف می شود کمک کند.
<نتیجه گیری
در حالی که خزش دامنه یک چالش فراگیر در مدیریت پروژه است، به هیچ وجه برای کسب و کارهای کوچک غیر قابل حل نیست. با اتخاذ استراتژیهای پیشگیرانه مانند ایجاد انتظارات روشن، اجرای کانالهای ارتباطی قوی، و مستندسازی دقیق تغییرات، کسبوکارهای کوچک میتوانند به طور مؤثر ریسکهای مرتبط با خزش دامنه را مدیریت کرده و کاهش دهند.
علاوه بر این، نقش فناوری و مدیریت پروژه وجود دارد. ابزارها را نباید دست کم گرفت. استفاده از این منابع می تواند به طور قابل توجهی توانایی یک کسب و کار کوچک را برای نظارت و کنترل دامنه پروژه افزایش دهد. علاوه بر این، پرورش آموزش و همکاری با مشتری میتواند محیطی شفاف و مشارکتی ایجاد کند که شگفتیها را به حداقل میرساند و انتظارات همه را همسو میکند.
از آنجایی که کسبوکارهای کوچک رشد میکنند و پروژههای جاهطلبانهتری را انجام میدهند، مقیاسپذیری فرآیندهای مدیریت محدوده ضروری میشود. . انعطافپذیری، سازگاری، و بهبود مستمر باید در این فرآیندها تعبیه شود تا اطمینان حاصل شود که با تکامل پروژهها مؤثر باقی میمانند.
در نهایت، در حالی که خزش دامنه ممکن است همیشه یک چالش بالقوه باشد، با استراتژیهای مناسب و ذهنیت فعال، کسبوکارهای کوچک میتوانند آن را با موفقیت هدایت کنند، پروژههایی را ارائه دهند که انتظارات مشتری را برآورده میکند، و همچنان در چشمانداز رقابتی مدیریت پروژه به پیشرفت خود ادامه دهند.
عکس از طریق Shutterstock
انقلاب