من یک معطل سریال بودم. این فرآیند 2 مرحله ای ساده به من کمک کرد تا این عادت را شکست دهم – و بهترین کار زندگی ام را انجام دهم
من یک معطل سریال بودم. این فرآیند ۲ مرحله ای ساده
به من کمک کرد تا این عادت را شکست دهم – و بهترین کار زندگی ام را انجام دهم
باور نمی‌کردم دوباره این کار را انجام دهم.
من یک معطل کننده سریال بودم. همیشه کارهای زیادی برای انجام دادن وجود داشت، اولویت های بسیار زیادی وجود داشت: اداره تجارت، کمک به بچه ها، کار داوطلبانه من. بنابراین، در حالی که می‌دانستم حداقل سه ساعت طول می‌کشد تا برای جلسه سه‌ماهه بعدی آماده شوم، زمانی را برای کار روی آن درست قبل از پایان مهلت تعیین کردم، و همچنین آن را به فهرست «کارها» خود اضافه کردم.
مطمئنم قبل از آن زمان برای کار روی این موضوع پیدا خواهم کرد. “این قرار تقویم فقط در صورت عدم موفقیت است.”
البته، من هرگز زمانی را برای شروع پیدا نکردم. اوایل، چون کارهای دیگر وقت و توجه من را می طلبید. وقتی ضرب الاجل جلوتر می رفت، اضطراب من بالا می رفت – چون می دانستم آن کار شدید و پر فکر بر سرم نشسته بود، مثل ابر سیاهی که هر جا می رفتم دنبالم می آمد.
چرا درس خود را یاد نگرفته بودم؟ چرا این کار را با خودم ادامه دادم؟
از قضا، تلاش‌های من برای افزایش بهره‌وری واقعاً باعث شد عادت به تعویق انداختن من بدتر است اما یک فرآیند دو مرحله‌ای ساده به من کمک کرد تا این عادت را تغییر دهم و رویکردی کاملاً متفاوت برای مدیریت پروژه‌ها و وظایف اصلی داشته باشم.
قبل از اینکه فرآیند را تجزیه و تحلیل کنم، بیایید ببینیم چرا بسیاری از ما در وهله اول با این مشکل مواجه می شویم.
مشکل دسته بندی
در طول سال‌ها، در تلاشی برای بهره‌وری بیشتر، عادت به دسته‌بندی پیدا کردم.
اگر با این مفهوم آشنا نیستید، دسته‌بندی شامل گروه‌بندی مجموعه‌ای از وظایف مشابه با هم برای تکمیل همه آنها به یکباره است (به‌جای جابجایی بین چندین کار). برای مثال، ممکن است زمان‌های خاصی از روز را برای بررسی ایمیل‌ها برنامه‌ریزی کنید، نه اینکه صندوق ورودی خود را باز بگذارید. یا ممکن است همه جلسات خود را برای یک روز برنامه‌ریزی کنید، بنابراین می‌توانید روزهای دیگر را برای کارهای درون‌گرایانه‌تر آزاد کنید.
وجود دارد. قطعا ارزش در دسته بندی; این ابزار موثری است که می تواند به شما کمک کند گردش کار خود را مدیریت کنید و کارهای بیشتری انجام دهید.
مشکل این است که عادت من به تلاش دسته جمعی است. همه چیز باعث شد من فقط زمانی بخواهم روی چیزهایی کار کنم که بتوانم کارهای زیادی را در یک زمان انجام دهم. نمی‌دانم چند بار با خودم فکر کردم: “به سختی وقت خواهم داشت که وارد این کار شوم، بنابراین بهتر است بعداً آن را شروع کنم و روی کارهای دیگری تمرکز کنم که بتوانم سریع‌تر به پایان برسانم.”
این در واقع عادت به تعویق انداختن من، زیرا به من احساس کاذبی مبنی بر بهره وری بالا داد. من نیاز به تغییر داشتم.
به مرور زمان، برخی از مربیان باتجربه روش جدیدی را به من آموختند، روشی که امروزه آن را امتحان می کنم. پیروی دینی ما می‌توانیم آن را به دو مرحله ساده خلاصه کنیم.
آن را تجزیه کنید
هنگامی که با یک پروژه یا کار مهم و زمان بر روبرو می شوید، آن را به کارهای کوچکتر و قابل مدیریت تقسیم کنید. سپس، چندین قرار ملاقات را در تقویم خود برنامه ریزی کنید تا پروژه را به صورت گام به گام انجام دهید.
این کار کمی بیشتر از قبل طول می کشد. ، اما به شما امکان می دهد دیدگاه خود را نسبت به پروژه تغییر دهید. به عنوان مثال، آمادگی من برای جلسه سه ماهه دیگر یک کار سه ساعته بزرگ نیست که باید همه آن را در یک زمان انجام داد. این چیزی است که می توانم در طول یک تا دو هفته، به مدت ۱۵، ۳۰ یا حتی ۶۰ دقیقه در یک زمان روی آن کار کنم – چیزی که خیلی کمتر ترسناک به نظر می رسد.
اگر هنوز برای انگیزه گرفتن مشکل دارم، به قانون پنج دقیقه. شروع یک کار همیشه سخت ترین بخش است، بنابراین اگر بتوانید خود را مجبور کنید که فقط برای پنج دقیقه متعهد شوید، به احتمال زیاد در کار جذب شده و ادامه می دهید.
از آنجایی که پروژه شما اکنون بسیار قابل مدیریت به نظر می رسد، ممکن است وسوسه شوید که آن را در پایان روز کاری خود را به پایان برسانید و ابتدا روی کارهای فوری و فوری دیگر تمرکز کنید. برای مثال، ممکن است روی یک کار ساده تمرکز کنید که باید امروز انجام شود، اما تأثیر ناچیزی بر نتیجه شرکت شما دارد.
مشکل این موضوع به قانون پارکینسون مربوط می شود که می گوید “کار به گونه ای گسترش می یابد که زمان موجود برای تکمیل را پر کند.” وقتی «فوری» را بر «مهم» اولویت می‌دهید، زمان زیادی را برای چیزهایی تلف می‌کنید که واقعاً مهم نیستند.
درعوض. ، کارهای مهم را ابتدا و در اسرع وقت برنامه ریزی کنید. به این ترتیب، بهترین منابع خود – انرژی ذهنی مورد نیاز برای کارهایی مانند خلاقیت، تفکر انتقادی و حل مسئله – را به چیزهایی که برای شما و کسب و کارتان مهم هستند اختصاص می دهید، به جای اینکه اجازه دهید فعالیت های روزمره شما را از بین ببرد. تقویم.
تقسیم کارها یک مزیت اضافی نیز دارد: وقتی کار خود را به این ترتیب برنامه ریزی می کنید، تقریباً همیشه به پایان می رسید. با یک محصول برتر این به این دلیل است که وقتی پروژه را به تعویق می اندازید، با عجله انجام می دهید و درست در موعد مقرر به پایان می رسانید، احتمالاً به چیزهایی فکر می کنید که می توانستید بعداً اضافه یا تغییر دهید – اما خیلی دیر خواهد شد. مثل این است که شما همیشه اولین پیش‌نویس خود را ارسال می‌کنید.
اما اگر به‌تدریج روی یک پروژه مهم کار می‌کنید، زودتر شروع کنید. ممکن است، هر جنبه از پروژه برای مدت طولانی تری در ذهن شما باشد. انجام این کار بینش بیشتری را ارائه می دهد، به شما امکان می دهد نقاط بیشتری را به هم متصل کنید، و به شما فرصتی برای بهبود می دهد. اگر در آخرین لحظه همه چیز را دسته بندی کرده باشید، نتیجه محصول بسیار بهتر از شماست.
بنابراین، دفعه بعد که وسوسه می شوید که یک کار یا پروژه مهم را متوقف کنید، این فرآیند ساده و دو مرحله ای را به خاطر بسپارید:
۱٫ پروژه را به کارهای کوچکتر و قابل مدیریت تقسیم کنید.
۲٫ «مهم» را روی «فوری» زمان‌بندی کنید.
این کار به شما کمک می‌کند تا گردش کار خود را و مدیریت کنید. اضطراب — و به شما کمک می کند تا بهترین کار زندگی خود را انجام دهید.
