۹ استراتژی برای حفظ انسجام در راه دور
تیم ها
“با افزایش کار از راه دور، حفظ انسجام تیم می تواند چالش برانگیز باشد. رهبران و مدیران تیم تجارت، یکی از استراتژی های موثری که برای منسجم و با انگیزه نگه داشتن تیم های راه دور خود به کار گرفته اید چیست؟ لطفاً گام‌های عملی در مورد اینکه دیگران چگونه می‌توانند این استراتژی را اتخاذ کنند، از جمله ابزارها یا روش‌هایی که به‌ویژه مؤثر بوده‌اند، به اشتراک بگذارید.
۱٫ انجمن های منسجم ایجاد کنید
«حفظ انسجام و انگیزه تیم برای پرورش فرهنگ شرکتی پر رونق، به ویژه در یک محیط کاری از راه دور، ضروری است. یکی از استراتژی‌های مؤثری که ما پیاده‌سازی کرده‌ایم، ایجاد انجمن‌های منسجم برای به اشتراک گذاشتن زمینه و اطلاعات در میان عملکردهای مختلف در سازمانمان است. ما چندین روش را برای تسهیل این امر ایجاد کرده‌ایم، از جمله استندآپ‌های متقابل معمولی، کانال‌های باز Slack، «نمایش و گفتن» همه‌دستی، و همچنین برنامه‌های غیر حضوری ماهانه. با اولویت دادن به ارتباطات باز، ما تیمی از راه دور منسجم و با انگیزه ایجاد کرده ایم که احساس می کند با یکدیگر مرتبط هستند و در موفقیت شرکت ما سرمایه گذاری می کنند. ~ موهیت روحتگی، Amicus
۲٫ مجموعه ای منسجم از ابزارها داشته باشید
«مجموعه ای منسجم از ابزارها داشته باشید تا انسجام در سطح بین المللی به خوبی کار کند. ساختارهای مدیریتی کوچک، استفاده از یک منبع روشن از حقیقت برای داده‌ها، پیاده‌سازی ردیابی زمان، و داشتن حس هدف مشترک، چند راه کلیدی برای به حداکثر رساندن بهره‌وری در یک محیط دور از مرزها، مناطق زمانی و فرهنگ‌ها هستند. برای مقیاس جهانی، باید سریع استخدام کنید و سریع اخراج کنید. اینها فقط برخی از چیزهای کلیدی هستند که ما یاد گرفتیم تا زمانی که این کار را به درستی انجام دهیم، به بیش از ۳۰ کارمند در ۶ کشور، ۱۰ منطقه زمانی، و محورهای بی شماری رسیده ایم. ~ رابرت بتل، Qckbot
۳٫ ارتباطات ناهمزمان
«یکی از استراتژی‌هایی که واقعاً برای انسجام و انگیزه تیم راه دور ما تفاوت ایجاد کرده است، گرایش به ارتباطات ناهمزمان است. اذعان به اینکه همه ما همزمان کار نمی‌کنیم و یافتن راه‌هایی برای ارتباط ماندن بدون نیاز به آنلاین بودن ۲۴ ساعته، برای تیم ما مفید بوده است. ما با تعیین برخی قوانین اساسی در مورد چگونگی و زمان برقراری ارتباط شروع می کنیم، و مطمئن می شویم که همه می دانند چه چیزی مورد انتظار است. سپس، ما همه را با استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه مانند Asana آشنا کردیم، که به ما امکان می‌دهد هر زمان که بخواهیم اتفاقات پروژه‌ها را پیگیری کنیم. برای چت‌های روزانه، همه ما درباره تیم‌های مایکروسافت هستیم، جایی که کانال‌های خاصی برای موضوعات و پروژه‌های مختلف داریم. کار جالب دیگری که ما انجام دادیم این است که به‌روزرسانی‌ها را از طریق پیام‌های ویدیویی با استفاده از Loom به اشتراک بگذاریم. این یک تماس شخصی اضافه می کند که شما فقط با متن دریافت نمی کنید. علاوه بر این، به لطف Google Docs، اطمینان از اینکه همه اسناد پروژه ما در یک مکان سازماندهی شده و قابل دسترسی هستند، مایه آرامش است. صادقانه بگویم، تغییر به ارتباطات ناهمزمان فقط به ما کمک نکرده است که در همان صفحه بمانیم. این به همه کمی انعطاف پذیری بیشتری می دهد تا در بهترین حالت خود کار کنند. مطمئناً تیم ما را سازنده‌تر کرده است، اما همچنین باعث می‌شود همه کمی خوشحال‌تر و کمتر استرس داشته باشند. و در دنیای کار از راه دور، این تقریباً طلاست.» ~ جنیفر بارنز، Optima Office, Inc
۴٫ فعالیت‌های تیم‌سازی مجازی را در آغوش بگیرید
«در چشم‌انداز در حال تکامل کار از راه دور، کسب‌وکارها با چالش منسجم و با انگیزه نگه داشتن تیم‌های خود مواجه هستند. یک راه حل اثبات شده در پذیرش فعالیت های تیم سازی مجازی نهفته است. جلسات مجازی منظم در پلتفرم‌هایی مانند زوم یا Google Meet فضایی را نه تنها برای بحث‌های کاری، بلکه برای تمرین‌های سرگرم‌کننده تیم‌سازی، مانند یخ‌شکن‌های مجازی و بازی‌های آنلاین، فراهم می‌کند و فضایی آرام و جذاب را ایجاد می‌کند. ایجاد یک فضای مجازی «کولر آبی» برای تعاملات غیررسمی، شناسایی تلاش‌های همتایان، ارائه فرصت‌های توسعه حرفه‌ای آنلاین، و انجام بررسی‌های منظم نیز بسیار مهم است. این تعادل بین تعاملات مجازی و فیزیکی یک تیم از راه دور متصل تر، منسجم تر و پرانرژی تر را تضمین می کند.” ~ بلیک اولسون، Smart Prop Trader
۵٫ فرهنگ اعتماد و همکاری ایجاد کنید
«یکی از راه‌های مؤثر برای حفظ انسجام و انگیزه این است که به تیم‌ها نشان دهید چه انتظاری دارید و راهنمایی‌های شفاف و شفاف در هر جنبه از روز کاری ارائه دهید. در نتیجه، کارکنان همیشه می دانند که چه چیزی و چرا انتظار می رود. ما ۱۰۰٪ از راه دور هستیم، بنابراین از همان ابتدا فرهنگ اعتماد و همکاری ایجاد کردیم. در ترکیب با چندین کانال ارتباطی، هم کانال‌های رسمی کاری و هم کانال‌های غیررسمی آرام، جلسات ویدیویی هفتگی و ماهانه (دوربین‌های روشن) و جلسات حضوری سالانه، می‌توانیم یک محل کار برای افتخار ایجاد کنیم. در ازای بهره وری، ما در مورد ساعات کار، مرخصی، زمان شخصی و حجم کاری انعطاف پذیر هستیم. ما به وضوح نشان می‌دهیم که می‌خواهیم تیم‌ها از یک تعادل شاد بین کار و زندگی لذت ببرند و مطمئن شویم که اقدامات ما در هر مرحله این را نشان می‌دهد. این چارچوب در ایجاد وفاداری و انگیزه بسیار مؤثر است زیرا همه ما چیزی از این ترتیب به دست می آوریم. برای من، این یک راه عالی برای اداره یک تجارت پایدار است. ” ~ پراتیک چاسکار، Spectra
۶٫ ساعات کاری دفتر مجازی
«اجرای خط مشی «ساعات اداری مجازی» انسجام تیم راه دور ما را بهبود بخشیده است. رهبران و مدیران هر هفته ساعت‌های اختصاصی را در نظر می‌گیرند که از طریق ابزارهای کنفرانس ویدیویی مانند Zoom یا Slack برای بازدیدهای معمولی در دسترس است. ما دریافته‌ایم که این عمل امکان همکاری در زمان واقعی را فراهم می‌کند. برای پذیرفتن، زمان‌بندی اسلات‌های منظم، ترویج استفاده در میان تیم و اطمینان از فضایی دلپذیر برای هر بحثی. این یک راه ساده و در عین حال مؤثر برای حفظ ارتباط و انگیزه در بین تیم‌های راه دور است.» ~ جک پرکینز، CFO Hub
۷٫ اعلامیه های مجازی هفتگی
«یکی از استراتژی هایی که ما به عنوان یک تیم ترکیبی از راه دور اجرا کرده ایم، اعلان های مجازی هفتگی و فریادهای مکرر است. ما اعلامیه ها را در همان روز به صورت هفتگی با یادآوری خط مشی و هرگونه اطلاعیه جدید تکرار می کنیم. هنگامی که آنها خوانده می شوند، ما درخواست می کنیم که انگشت شست را بالا ببرند. برای کمک به جلوگیری از انحراف – دور شدن از سیاست‌هایی که ممکن است زمانی اتفاق بیفتد که افراد نظارت کمتری داشته باشند، تکرار می‌کنیم و بازیافت می‌کنیم. ما کتابچه راهنمای کارمند را به اشتراک می گذاریم و اغلب به آن مراجعه می کنیم. ما جوایز مثبت را برای موفقیت های کوچک در طول هفته اعلام می کنیم. با این کار تیم خود را در یک مسیر و با انگیزه نگه می داریم. آنها همچنین می دانند که چه چیزی را باید انتظار داشته باشند.» ~ گیوونا سندیفورد، Melospeech Inc.
۸٫ اهداف واضح تعیین کنید
«یک استراتژی مؤثر که ما اجرا کرده‌ایم شامل تعیین اهداف، نقش‌ها و مسئولیت‌های واضح است. این وضوح تضمین می کند که هر عضو تیم سهم خود را درک می کند، سردرگمی را کاهش می دهد و مسئولیت پذیری را افزایش می دهد. ما همچنین قرار گرفتن در معرض بین تیم‌ها را ترویج می‌کنیم، و به اعضای تیم اجازه می‌دهیم ببینند که چگونه کارشان با عملیات تجاری گسترده‌تر مطابقت دارد و حس هدف و تعلق را القا می‌کند. درک اینکه چه چیزی هر فرد را تحریک می کند بسیار مهم است. افراد توسط عوامل مختلفی هدایت می شوند. با صرف زمان برای درک این محرک های شخصی، مدیران می توانند رویکرد خود را تنظیم کنند و انگیزه و بهره وری را افزایش دهند. بررسی‌های منظم و جلسات بازخورد، بستری را برای شناسایی و رسیدگی به نگرانی‌ها فراهم می‌کند و به اعضای تیم انگیزه می‌دهد.» ~ تراویس شرایبر، Erase Technologies, LLC
۹٫ بهترین کار از راه دور را در آغوش بگیرید
«شرکت ما از سال ۲۰۰۹ زمانی که وبلاگم را راه اندازی کردم، کار از راه دور را پذیرفت. این فقط برای ما منطقی بود زیرا همه کار ما آنلاین بود و ما به خروجی و خلاقیت اهمیت می‌دادیم تا اینکه نگران این باشیم که چند ساعت کار کرده یا اینکه آیا کسی در ساعت ۹ صبح شروع به کار کرده است. ما به عنوان یک شرکت از راه دور رشد چشمگیری داشته ایم و هیچ مشکلی در حفظ انگیزه تیم های راه دور نداشته ایم. این به این دلیل است که اکثر مردم کار از راه دور و آزادی کار در زمان خود را بدون مدیریت خرد ترجیح می دهند. کاری که ما برای کمک به کارمندان خود انجام می دهیم این است که راه اندازی ایجاد کنیم که در آن ارتباطات آنلاین یکپارچه باشد. به عنوان مثال، ما برای مکالمات روزانه به شدت به Slack متکی هستیم. ما از Google Meet برای تماس های هفتگی و ماهانه استفاده می کنیم. ما با استفاده از Google Docs و Sheets اسناد گسترده ای داریم. ما همچنین گفتگوهای پر جنب و جوش و دوستانه را در کانال خانوادگی خود در Slack تشویق می کنیم. ابزارهای دیگری که ما استفاده می کنیم Asana برای مدیریت پروژه و ارتباطات و همچنین One Password برای محافظت از دسترسی به حساب است. تیم ما طی سال‌ها از یک دوجین به بیش از ۳۰۰ نفر افزایش یافته است و ما هنوز هم انسجام و انگیزه خود را برای بیش از یک دهه حفظ کرده‌ایم. این به صاحبان مشاغل بستگی دارد که تصمیم بگیرند که بهترین استفاده را از کار از راه دور انجام دهند و همچنین افراد مناسب را استخدام کنند و به خوبی به آنها جبران کنند.” ~ سید بلخی، WPBeginner
تصویر : Envato Elements
