راهنمای کسب و کارهای کوچک برای آماده شدن برای تعطیلات

آماده شدن برای تعطیلات یک چالش برای بسیاری از کارآفرینان و صاحبان مشاغل کوچک است. بر اساس شاخص کسب و کار کوچک ژوئن ۲۰۱۵، ۶۶٪ از آنها مرخصی را دشوار می دانند.

با این حال، تعطیلات نه تنها برای سلامت کسب و کار مفید است، بلکه ضروری است. این فرصتی را برای بازگشت دوباره، با ایده‌های تازه و چشم‌انداز مثبت ارائه می‌کند، و مسائل طاقت‌فرسا را ​​به چالش‌های قابل مدیریت تبدیل می‌کند.

تعطیلات همچنین زندگی شخصی شما را غنی می‌کند، که به دلیل ماهیت سخت‌گیرانه دویدن، اغلب به عقب‌نشینی تبدیل می‌شود. یک کسب و کار.

این فرصتی ارزشمند برای گذراندن زمان با کیفیت با خانواده، تقویت پیوندها است با همسر و فرزندان خود و ایجاد یک استراحت شایسته از سختی های زندگی کاری.

<مزایای تعطیلات به‌عنوان مالک کسب‌وکار کوچک

نکته‌های برتر برای آماده شدن برای تعطیلات به‌عنوان مالک کسب‌وکار کوچک

ترفند برای تعطیلات بدون نگرانی، برنامه‌ریزی صحیح است. برای آماده شدن برای تعطیلات، این نکات را دنبال کنید و به زودی به یک جفت دمپایی خواهید افتاد:

<. /tr>

۱٫ یک معاون تعیین کنید

وقتی که رفتید به شخصی نیاز دارید که مسئول باشد.

اگر مدیرانی در شرکت خود دارید، آنها از قبل وظایف خود را می‌دانند. . اگر بیش از یک مدیر در تیم خود دارید و آنها همتا هستند، ممکن است در مواقع اضطراری یکی از آنها را به عنوان مسئول اصلی تعیین کنید.

بپذیرید که اشتباهات رخ خواهند داد. مطمئن شوید که معاون شما می‌داند که اعتماد کامل شما را دارد.

اما اگر مدیرانی نداشته باشید چه؟ آن وقت است که باید با کارمندان خود شفاف‌تر باشید. آنها ممکن است نیاز به دستورالعمل های ویژه ای در مورد اختیارات خود و میزان گسترش آن اختیار داشته باشند. مطمئن شوید که آنها می دانند چه زمانی باید با شما تماس بگیرند.

• یک کارمند مورد اعتماد را انتخاب کنید که به خوبی تجارت را درک کند.
• مسئولیت ها و محدودیت های اختیارات خود را به وضوح بیان کنید.
• آموزش یا راهنمایی در مورد هر کاری که با آن آشنایی ندارند ارائه دهید.
• اعضای تیم را تشویق کنید تا در غیاب شما به نقش معاون احترام بگذارند و از آن حمایت کنند.

۲٫ بشقاب خود را پاک کنید

دوست نخواهید داشت به آن دسته از پروژه های ناتمام فکر کنید. در حال حفر انگشتان پا در شن‌ها هستید، با یک دست ضدآفتاب و در دست دیگر مارگاریتا.

اگر وقتی از در بیرون می‌روید، کارمندی ندارید، اینجاست. چگونه برخی از این موارد را قبل از رفتن از بشقاب خود پاک کنید. کافی است هر روز یک یا دو ساعت اضافه به مدت یک یا دو هفته از قبل ثبت نام کنید و این پروژه ها را از بین ببرید. این خیلی بهتر از کشیدن یک شب قبل از ۱۲ ساعت رانندگی تا ساحل است.

اگر اهل تعلل هستید، ابتدا با ساده ترین کار شروع کنید. آن را به پایان برسانید – و احساس موفقیت ممکن است شما را به اندازه کافی برای مقابله با پروژه دیگری تحریک کند. و دیگری.

پروژه‌هایی که قبل از موعد مقرر تحویل می‌شوند، مشتریان را خوشحال می‌کنند. و مشتریان خوشحال کمتر ممکن است صندوق ایمیل شما را با پیام‌های ارسالی پر کنند یا از طریق تلفن با شما مشکل ساز شوند، در حالی که می‌خواهید در بهشت ​​از حالت فشرده خارج شوید.

• کارهایی را که باید قبل از عزیمت خود تکمیل شوند، در اولویت قرار دهید.< /li>
• وظایف کمتر مهم را به اعضای تیم محول کنید.
• از انجام پروژه های بزرگ جدید نزدیک به تعطیلات خود اجتناب کنید.
• قبل از ترک، اهداف واقع بینانه ای را برای آنچه می توان به دست آورد تعیین کنید. .

۳٫ به مردم اطلاع دهید

به افراد کلیدی، مانند مشتریان و سایر افراد که عادت دارند، بگویید با شما شخصاً برخورد می کنم، که شما دور خواهید بود. انتظارات را تعیین می کند. با دانستن این موضوع، بیشتر مردم دقیقاً قبل از خروج شما درخواست‌های فوری نخواهند داشت.

چند هفته قبل از حرکت به آنها اطلاع دهید. سپس چند روز قبل از بستن چمدان‌ها، یادآوری دیگری ارائه دهید. در اینجا نمونه‌ای از «ایمیل مرخصی رفتن» برای ارسال به مشتریان و سایر افراد کلیدی آمده است:

«فقط یک یادداشت کوتاه برای یادآوری اینکه از ۱۰ تا ۲۵ آگوست در تعطیلات خواهم بود و از اقیانوس آفتابی در ساحل میرتل لذت می برم. برای هر مشکل محصول یا خدمات، جو می‌تواند در [تلفن/ایمیل] به شما کمک کند. برای هر چیز دیگری، لطفاً در غیاب من از طریق [تلفن / ایمیل] با مری تماس بگیرید.”

در جریان نگه داشتن مشتریان یک مزیت دیگر نیز وجود دارد. بحث در مورد برنامه های تعطیلات شما را از نظر آنها کمی انسان تر می کند. شما دیگر فقط مالک یک کسب و کار نیستید. شما و شخص دیگر ممکن است متوجه شوید که علاقه مشترکی به غواصی دارید، برای مثال، و بهتر می‌توانید ارتباط برقرار کنید.

• از قبل برنامه‌های تعطیلات خود را به مشتریان، تامین‌کنندگان و شرکا اطلاع دهید.
  • اطلاعات تماس فرد مسئول را در طول غیبت خود به آنها ارائه دهید.
  • یک پاسخگوی ایمیل خودکار تنظیم کنید و پیام پست صوتی خود را به روز کنید تا مخاطبین را از در دسترس نبودن خود مطلع کنید.

  ۴٫ پیام های خود را به روز کنید

  

  برخی افراد دوست دارند برای ایمیل خود پیامی با پاسخ خودکار ایجاد کنند. . به این ترتیب، وقتی یک ایمیل جدید وارد می‌شود، فرستنده بلافاصله پاسخی دریافت می‌کند که از دفتر خارج شده‌اند. به سادگی پیام نکته ۳ بالا را تطبیق دهید.

  برای Microsoft Office 365، پاسخ‌های خودکار. یا از عملکرد قوانین و الگوها برای نسخه‌های دسک‌تاپ Outlook استفاده کنید.

  ایمیل GMail و Google Apps یک پاسخ خارج از دفتر که تنظیم آن آسان است.

  پست صوتی خود را نیز فراموش نکنید. بگذارید یک پیام ضبط‌شده به مردم هشدار دهد که بیرون رفته‌اید و کندتر از حد معمول پیام‌ها را برمی‌گردانید. این یک نمونه پیام پست صوتی تعطیلات است:

  «سلام، این [من] هستم. از تماستان متشکرم! من تا [تاریخ] خارج از دفتر هستم. اگر مشکل فوری دارید، لطفاً با [شماره] با بریتنی تماس بگیرید. او خوشحال خواهد شد که کمک کند. در غیر این صورت، لطفاً پیامی بگذارید و وقتی برگشتم با شما تماس خواهم گرفت.

  مهم: یادآوری را در تقویم خود قرار دهید تا آن پیام‌ها را عوض کنید. به محض بازگشت کسی نباشید که هنوز آن پیام پست صوتی قدیمی تعطیلات را هفته‌ها بعد پخش می‌کند.

  • یک پیام ایمیل حرفه‌ای خارج از دفتر ایجاد کنید که جزئیات غیبت خود را نشان دهد و در مواقع اضطراری با چه کسی تماس بگیرید.
    • در صورت لزوم، وضعیت رسانه های اجتماعی کسب و کار خود را به روز کنید تا به مخاطبان خود در مورد کاهش پاسخگویی اطلاع دهید.
    • مطمئن شوید که جزئیات تماس اضطراری شما به وضوح در پیام های خارج از دفتر شما ذکر شده است.

    ۵٫ برای مشکلات برنامه ریزی کنید

    

    به طور خودکار تصور نکنید که در غیاب شما همه چیز خراب می شود – این نمی شود! اما همانطور که برای تعطیلات آماده می‌شوید، سعی کنید سناریوهای احتمالی را پیش‌بینی کنید که ممکن است منفجر شوند.

    به تیم خود توضیح دهید. توضیح دهید که در هر موقعیتی چه کاری انجام می‌دهید.

    و به آن‌ها اطمینان دهید که اگر احساس می‌کنند شرایط فراتر از آنهاست، مشکلی ندارد که با شما تماس بگیرند. بهتر است تعطیلات خود را برای یک ساعت قطع کنید تا اینکه روزها را صرف رفع یک فاجعه کوچک در هنگام بازگشت کنید.

    • مشکلات احتمالی را که ممکن است پیش بیاید، پیش‌بینی کنید و راه‌حل‌هایی را آماده کنید.
    • آموزش دهید. تیم شما در رسیدگی به شرایط اضطراری و زمان تشدید مسائل.
    • دستورالعمل‌های دقیقی را برای رسیدگی به مشکلات رایج ارائه دهید.
    • مطمئن شوید که تیم شما می‌داند چگونه در مواقع اضطراری شدید با شما تماس بگیرند.< /li>

    ۶٫ شماره‌های اضطراری را مشخص کنید

    

    لیستی از دو نوع شماره اضطراری برای دادن به کلید تهیه کنید کارمندان.

    اولین مجموعه شماره های اضطراری متعلق به شماست، برای کارمندانی که ممکن است نیاز به تماس با شما داشته باشند.

    شماره تلفن همراه بهترین است. یک جایگزین نیز بدهید، فقط در صورتی که گوشی شما خاموش است یا باتری آن تمام شده است. مبادله پیام کوتاه کوتاه می‌تواند کمتر از تماس صوتی مزاحم باشد، اما سریع‌تر از ایمیل باشد.

    در فهرست تماس اضطراری، افرادی را تعیین کنید که در غیاب شما بتوانند به سؤالات پاسخ دهند. این فهرست می‌تواند شامل نماینده بیمه کسب‌وکار، وکیل یا مشاور فناوری اطلاعات شما باشد.

    • لیستی از مخاطبین را برای انواع مختلف شرایط اضطراری ارائه دهید.
    • شامل فروشندگان، ارائه‌دهندگان خدمات و موارد دیگر باشد. مخاطبین کلیدی.
    • مطمئن شوید که تیم شما پروتکل استفاده از این مخاطبین اضطراری را می شناسد.

    ۷٫ رویه‌ها را بنویسید

    

    روندهای کاری مهمی را که در غیاب خود محول خواهید کرد، مرور کنید . برای مثال، ممکن است فرد دیگری غیر از شما نیاز داشته باشد که صبح مغازه را باز کند یا شب دفتر را ببندد. روش‌های معمولی که افراد را به سمت بالا می‌برد عبارتند از:

    • تنظیم هشدار امنیتی یا خاموش کردن آن در صورت ایجاد تصادفی،
    • اجرای تراکنش های کارت اعتباری،
    • پردازش حقوق،
    • راه‌اندازی مجدد سرورها،
    • ورود به‌عنوان سرپرست در سیستم‌های نرم‌افزاری کلیدی، یا
    • هر چیزی که فرد به آن عادت ندارد.

    <از کارمند بخواهید تا مراحل را چند بار قبل از خروج برای شما انجام دهد.

    همیشه رویه ها را نیز به عنوان پشتیبان یادداشت کنید. (حافظه چیز پیچیده‌ای است.)

    یک ویدیوی سریع از شما که مراحل کلیدی را انجام می‌دهید ممکن است حتی بهتر باشد. از کارمند بخواهید که از تلفن همراه خود برای ضبط آن استفاده کند، بنابراین می‌تواند یک تازه‌سازی راحت باشد.

    • همه فرآیندها و رویه‌های تجاری حیاتی را مستند کنید.
    • مرحله را وارد کنید. راهنماهای مرحله‌ای برای کارهایی که ممکن است تیم شما با آن‌ها ناآشنا باشد.
    • این اسناد را در مکانی به راحتی در دسترس قرار دهید.
    • این مراحل را قبل از ترک با تیم خود مرور کنید.
    • /ul>
      

      ۸٫ قبوض خود را بپردازید

      

      قبض‌های پرداخت نشده در ذهن ما آزاردهنده و سرزده است. چه کسی به آن نیاز دارد؟

      با فهرستی از حساب‌های پرداختنی به تعطیلات خود بروید. صورت‌حساب‌ها، صورت‌حساب‌های کارت اعتباری و صورت‌حساب‌هایی را که سررسید می‌شوند، در زمانی که شما رفته‌اید، بپردازید. مطمئن شوید که حقوق و دستمزد به گونه‌ای تنظیم شده است که در زمانی که شما هم نیستید پردازش شود.

      • پرداخت‌های صورت‌حساب‌های سررسید در طول تعطیلات خود را برنامه‌ریزی یا خودکار کنید.
      • حساب‌های پرداختنی را بررسی و تطبیق دهید. و قابل دریافت است.
      • اطمینان حاصل کنید که حقوق و دستمزد در غیاب شما پردازش و برنامه ریزی شده است.

      ۹٫ تقویم خود را پاک کنید

      

      این ممکن است بدیهی به نظر برسد، اما مشکل زمانی ایجاد می‌شود که افراد سعی می‌کنند از روی حافظه استفاده کنند. یا کنفرانس‌های تلفنی مکرر و جلسات ایستاده را که در تقویمشان نمایش داده نمی‌شوند فراموش می‌کنند.

      در واقع تقویم خود را بررسی کنید — قبل از خروج. و لحظه‌ای به آن جلسات و تماس‌های دائمی فکر کنید، تا بتوانید به مردم بگویید که از شما انتظار نداشته باشند.

      • جلسات و قرار ملاقات‌ها را برای بعد از بازگشت خود تنظیم کنید.
      • درخواست‌های جلسه جدید را در طول مدت تعطیلات خود رد کنید.
      • تقویم خود را بررسی و دوباره بررسی کنید تا مطمئن شوید هیچ تعهدی نادیده گرفته نمی‌شود.

      ۱۰٫ در دسترس نباش (خیلی)

      

      در برابر وسوسه همراه کردن کار با خود مقاومت کنید. اگر به لپ‌تاپ یا تلفن خود چسبیده باشید، نه تنها وقت شما، بلکه وقت خانواده‌تان را نیز خراب می‌کند. چهره‌های عبوس خانواده‌تان را تصور کنید که دور هم نشسته‌اند و منتظرند تلفن را بردارید تا همه بتوانید پیاده‌گردی کنید.

      با این حال، بیشتر صاحبان کسب‌وکار می‌خواهند در تماس باشند. آن‌ها نمی‌خواهند آنقدر خودشان را درگیر کنند که دیگر احساس تعطیلات نکنند. بر اساس نظرسنجی Office Depot Small Business Index، هفتاد و شش درصد از صاحبان مشاغل در تعطیلات تلفن و ایمیل خود را چک می کنند.

      اگر باید با کسب و کار خود در تماس باشید، آن را به یک بازه زمانی خاص محدود کنید. روز برای مثال، می‌توانید نیم ساعت هر روز صبح ساعت ۹ صبح برای پیام‌هایی که نمی‌توانند منتظر بمانند یا با کارکنان تماس بگیرند، اختصاص دهید. پس از پایان ۳۰ دقیقه، به خود اجازه دهید با وجدان راحت به بازی بروید.

      • در صورت لزوم، زمان‌های مشخصی را برای اعلام حضور در کسب‌وکارتان تنظیم کنید.
      • این زمان‌های اعلام حضور را به تیم خود در میان بگذارید تا بتوانند به‌روزرسانی‌ها یا درخواست‌ها را ادغام کنند.
      • در برابر اصرار مقاومت کنید. برای بررسی مداوم ایمیل ها یا به روز رسانی های کسب و کار.

      ۱۱٫ Pack Light Tech

      

      خوشبختانه، فناوری ارتباط را آسان تر از همیشه کرده است. از راه دور برای کسانی که پرسنل ندارند، اما هنوز در تعطیلات نیاز به انجام چند کار حیاتی دارند، دستگاه های تلفن همراه موهبتی هستند.

      یک تبلت یا حتی یک تلفن هوشمند می تواند جایگزین یک لپ تاپ در زمانی که دور هستید شود. در صورت نیاز، فقط برای دانلود چند برنامه کلیدی تلفن همراه از قبل وقت بگذارید. یک برنامه خوب می‌تواند تراکنش‌های تلفن همراه را سریع‌تر و آسان‌تر کند.

      به اسناد ذخیره‌شده در فضای ابری می‌توان از تلفن هوشمند یا رایانه لوحی دسترسی داشت. اگر از ابر استفاده نمی‌کنید، چند دقیقه قبل از خروج وقت بگذارید تا فایل‌های مهم را به یک درایو انگشت شست منتقل کنید.

      • فقط ابزارهای فنی ضروری را که برای متصل ماندن لازم است همراه داشته باشید.

      <برنامه‌ها و اسناد لازم را قبل از حرکت در دستگاه‌های تلفن همراه خود دانلود کنید.

    • مطمئن شوید که قابلیت‌های دسترسی از راه دور تنظیم و آزمایش شده‌اند.

    ۱۲٫ خاطرات را به اشتراک بگذارید

    

    به یاد داشته باشید: کمی R و R می تواند مقداری ROI (بازده سرمایه گذاری) را به ارمغان بیاورد.

    پس از بازگشت ، خاطرات خود را برای چند دقیقه با تیم خود به اشتراک بگذارید. نه اینکه آنها را به دنیا بیاورید و یا احساس بدی کنید که در تعطیلات بودید و آنها نبودند – بلکه برای آشکار کردن طرف انسانی خود. این روابط کارکنان را تقویت می کند. جعبه های تافی آب شور ، تی شرت یا لیوان قهوه در اطراف نشان می دهد که در مورد تیم خود فکر کرده اید و اهمیت می دهید. /p>

    • پس از بازگشت ، چند لحظه را برای به اشتراک گذاشتن نکات برجسته از تعطیلات خود با تیم خود به اشتراک بگذارید. >

    نکته جایزه: از رسانه های اجتماعی “Dead Giveaway” خودداری کنید

    برنامه ریزی خوب است که اجازه دهید “تقریباً” همه بدانند که شما را در تعطیلات ترک می کنید. اما امروز یک استثناء بزرگ وجود دارد: سایت های رسانه های اجتماعی. در اینجا برخی از نشانگرهای مربوط به آگاهانه امنیتی آورده شده است: شما نمی خواهید این شانس را بگیرید که کسی ممکن است در خانه شما – یا محل کار شما باشد ، در صورتی که کادر معمولی ندارید – در حالی که دور هستید. سارقان شناخته شده اند که سایتهایی مانند فیس بوک را تحت نظر دارند.

  • از بارگذاری عکس های خانوادگی سرگرم کننده از مقصد دور از مقصد به اینستاگرام یا توییتر در حالی که دور هستید ، خودداری کنید. آن عکس ها و توضیحات زیبا از آن ساحل عالی را در مائوئی تا زمان بازگشت خود ذخیره کنید. عکس ها و خاطرات حفظ خواهد شد. همکاران ، مشتری ها ، دوستان و خانواده گسترده شما دوست دارند در مورد ماجراهای خود بشنوند به همان اندازه که دوباره با خیال راحت به خانه برگردید. تنظیمات حریم خصوصی را در رسانه های اجتماعی تنظیم کنید تا چه کسی پست های تعطیلات شما را کنترل کند. سهام-photo-couple-on-a-tropic-beach.html “target =” _ blank “rel =” noopener “> تعطیلات عکس از طریق Shutterstock
    

    ---

    بیشتر در: انگیزه تجاری ، تعطیلات

    ---