عمومی

مرکز تماس مجازی چیست و چگونه می توانم از آن استفاده کنم؟ کسب و کار؟

مرکز تماس مجازی چیست و چگونه می توانم از آن استفاده کنم؟
کسب و کار؟

یک مرکز تماس مجازی (VCC) در خط مقدم کسب و کار شما به مشتریان این امکان را می دهد که با نمایندگان خدمات مشتری مودب و مفید تعامل داشته باشند و رضایت مشتری را به میزان قابل توجهی افزایش داده و بر قیمت نهایی شما تأثیر مثبت بگذارند.

این راه‌اندازی اغلب به مشتریان نشان می‌دهد که با یک شرکت قابل اعتماد و معتبر سروکار دارند. در حالی که راه اندازی یک مرکز تماس سنتی ممکن است به دلیل محدودیت های سرمایه و منابع انسانی پرهزینه و دور از دسترس بسیاری از مشاغل کوچک باشد، یک VCC جایگزین مناسبی ارائه می دهد.

این به کسب و کارهای کوچک امکان می دهد تا تلفن های درجه یک ارائه دهند. خدمات مشتری بدون سرمایه گذاری قابل توجه که معمولاً با مراکز تماس فیزیکی مرتبط است.

مرکز تماس مجازی چیست؟

مرکز تماس مجازی یک راه حل پشتیبانی تلفنی است که به کسب و کارها نمایش مجازی دفاتر سازمان خود را ارائه می دهد. این یک مرکز تماس است که در آن نمایندگان کسب و کار از نظر جغرافیایی پراکنده هستند، به جای اینکه در ایستگاه های کاری در محل کسب و کار مستقر شوند.

برای کسب‌وکارهای کوچک، مدل مرکز تماس مجازی باعث صرفه‌جویی در هزینه‌های تجهیزات و مسکن می‌شود و می‌تواند منجر به جابجایی کارکنان کمتر شود که معمولاً برای مراکز تماس فیزیکی زیاد است. این مدل شامل نرم‌افزار، سخت‌افزار و زیرساخت‌های شبکه مورد نیاز است که برای راه‌اندازی و مدیریت VCC استفاده می‌شود.

کارمندان مرکز تماس مجازی ممکن است به‌صورت گروهی در تعدادی از مراکز کوچک‌تر مستقر شوند، اما اغلب کارمندان آزاد هستند که کار می‌کنند. از خانه های خودشان.

svg%3E - مرکز تماس مجازی چیست و چگونه می توانم از آن استفاده کنم؟
کسب و کار؟

کاربردهای تجاری و مزایای تماس مجازی مراکز

مراکز تماس مجازی به عنوان ابزاری قدرتمند برای کسب‌وکارها برای ارتقای خدمات مشتریان خود ظاهر شده‌اند. آنها کارایی فناوری را با لمس انسانی نمایندگان خدمات مشتری ترکیب می کنند. در اینجا برخی از مزایای برتر استفاده از مراکز تماس مجازی آورده شده است:

  • عملیات مقرون به صرفه: برخلاف مراکز تماس سنتی که به فضای فیزیکی و زیرساخت نیاز دارند، مراکز تماس مجازی می توانند از راه دور کار کنند و هزینه های سربار را کاهش دهند.
  • انعطاف پذیری برای تقاضاهای فصلی: برای کسب‌وکارهایی که نیازهای نوسانی برای پشتیبانی مشتری دارند، مراکز تماس مجازی می‌توانند به راحتی افزایش یا کاهش پیدا کنند و نیاز به نگهداری از امکانات بزرگ در طول سال را از بین ببرند.
  • ظاهر حرفه‌ای: یک مدیریت خوب. مرکز تماس مجازی می تواند وجهه حرفه ای شرکت شما را تقویت کند و اطمینان حاصل کند که مشتریان همیشه با پشتیبانی سریع و کارآمد مواجه می شوند.
  • در دسترس بودن ۲۴ ساعته: اکثر مراکز تماس مجازی شبانه روزی ارائه می دهند. پشتیبانی، اطمینان حاصل کنید که مشتریان شما هر زمان که نیاز داشته باشند، چه در تعطیلات آخر هفته، چه در اواخر شب، کمک دریافت می کنند.
  • پتانسیل برای سود: به عنوان یک مدل تجاری، مراکز تماس مجازی می توانند سودآور باشند. با حداقل هزینه های راه اندازی و انعطاف پذیری برای کار از خانه، کارآفرینان می توانند از تقاضای فزاینده برای راه حل های خدمات از راه دور به مشتریان بهره ببرند.

ترکیب یک مرکز تماس مجازی می تواند منجر به افزایش رضایت مشتری و عملیات ساده شود. و افزایش سودآوری برای مشاغل.

نحوه کار مراکز تماس مجازی

svg%3E - مرکز تماس مجازی چیست و چگونه می توانم از آن استفاده کنم؟
کسب و کار؟

مشتری در حال شماره گیری پشتیبانی خدمات مشتری شماره، این تصور را ایجاد می کند که تماس آنها به یک بخش فیزیکی در کسب و کار می رسد، در حالی که در واقع به یک مرکز تماس مجازی می رسد.

از آنجایی که کارمندان مرکز تماس مجازی اغلب از خانه خود کار می کنند، احتمالاً والدینی که در خانه می مانند یا فریلنسر دیگری از دفتر خانه او به نمایندگی از کسب و کار به تماس پاسخ می دهند.

برای مثال، اگر یک فروشگاه خرده‌فروشی کوچک دارید و مشتریان دائماً برای بررسی وضعیت سفارش‌هایشان تماس می‌گیرند، باید سیستمی برای پیگیری سفارش‌های ثبت‌شده در اختیار داشته باشید. با وجود آن سیستم، می‌توانید به راحتی آن را از طریق اینترنت در دسترس قرار دهید تا کارکنان VCC از راه دور بتوانند به آن دسترسی داشته باشند.

svg%3E - مرکز تماس مجازی چیست و چگونه می توانم از آن استفاده کنم؟
کسب و کار؟

کارکنان VCC اکنون می‌توانند کارهای ساده پاسخگویی به تماس را که معمولاً انجام می‌دهید، برای شما انجام دهند. باید در دفتر خود انجام دهید، که باعث آزاد شدن زمان شما و صرفه جویی در هزینه های سربار قابل توجهی می شود. علاوه بر این، با وجود یک سیستم، VCC شما می‌تواند کار خود را انجام دهد و در عین حال مطابق با بقیه فرآیندها و فرهنگ تجاری شما باشد.

سیستم‌های خود را اصلاح کنید و در راه ارائه خدمات حرفه‌ای به مشتریان هستید، درست مانند پسران بزرگ.

جریان کاری مرکز تماس مجازی

< td class="column-2">معمولاً، تماس توسط کارمندان از راه دور یا مشاغل آزاد مانند والدینی که در خانه می مانند و از دفاتر خانه خود پاسخ می دهند، دریافت می شود.

مرحله شرح
تماس اولیه مشتری مشتری با این تصور که با بخش فیزیکی کسب و کار تماس می گیرد، شماره پشتیبانی سرویس را شماره گیری می کند.
مسیریابی تماس تماس به یک مجازی هدایت می شود مرکز تماس، اغلب بدون اینکه مشتری متوجه شود.
محل پاسخگو
سناریوی تجاری: فروشگاه خرده فروشی یک فروشگاه خرده فروشی کوچک ممکن است سؤالات مکرری در مورد وضعیت سفارش دریافت کند . اگر آنها یک سیستم ردیابی سفارش آنلاین داشته باشند، نمایندگان VCC می توانند برای ارائه پاسخ فوری به مشتریان به آن دسترسی داشته باشند.
مزایای کسب و کارها با استفاده از VCC، کارهایی که به طور سنتی در دفتر انجام می شد را می توان از راه دور انجام داد و باعث صرفه جویی در زمان و کاهش هزینه های سربار می شود.
ادغام و حرفه ای گرایی با سیستم‌های مناسب در محل، VCC‌ها می‌توانند به‌طور یکپارچه با فرآیندهای یک کسب‌وکار ادغام شوند و یک تجربه خدمات حرفه‌ای به مشتری مشابه شرکت‌های بزرگ‌تر ارائه دهند.

شرکت های ارائه دهنده خدمات VCC برای مشاغل کوچک

<شرکت‌هایی هستند که کارگران راه دور را برای ارائه این خدمات پاسخگویی به تماس‌ها برای کسب‌وکارهای کوچک استخدام می‌کنند. این شرکت‌ها پشتیبانی را صرفاً برای ارائه راه‌حلی مناسب برای کسب‌وکار شما برون‌سپاری می‌کنند.

کلمه کلیدی در اینجا شما< است. /em>؛ شرکت‌های برون‌سپاری فرآیند خدمات مشتری شما را انجام می‌دهند، به این معنی که باید مطمئن شوید که آنها می‌توانند مشکلاتی را که مشتریان شما با آن‌ها مواجه هستند برطرف کنند. بنابراین، قبل از اینکه بتوانید از شرکت‌ها به‌طور مؤثر استفاده کنید، از قبل فرآیند خدمات مشتری را که آنها ارائه می‌دهند، بیابید.

بسته به نیازهای خاص کسب‌وکار شما، می‌توانید شرکت‌هایی را انتخاب کنید که نمایندگان اختصاصی را ارائه می‌کنند که صرفاً روی کسب‌وکار شما متمرکز می‌شوند، یا نمایندگان مشترکی که به چندین کسب‌وکار خدمات می‌دهند.

با شرکت‌های VCC، می‌توانید از میان تعداد زیادی ویژگی، از جمله فروش ورودی، مدیریت بازگشت، خدمات مشتری، پشتیبانی پس از ساعت کاری و چت زنده، یکی از ویژگی‌های زیادی را انتخاب کنید.

اگر کسب‌وکار کوچک شما امکان‌پذیر نیست. در بسیاری از تماس ها، پیدا کردن یک شرکت VCC که واقعا مقرون به صرفه باشد، می تواند دشوار باشد. در این مورد، ممکن است بخواهید خدمات مرکز تماس کم حجمی مانند خدمات ارائه شده توسط Xact Telesolutions Xact Telesolution هیچ حداقل تماس ماهانه یا نیاز به صورت‌حساب ندارد، به این معنی که می‌توانید فقط برای خدماتی که استفاده می‌کنید پرداخت کنید.

سایر خدمات VCC برای کسب‌وکارهای کوچک مانند TeleDirect مجموعه کاملی از خدمات ورودی و خروجی را ارائه می‌دهند. از جمله برخی از ویژگی‌های سخت‌تر مانند خدمات تماس سرد. از سوی دیگر، Solid Cactus یک سرویس مرکز تماس قابل تنظیم ارائه می دهد که به شما امکان می دهد برنامه ای را بر اساس نیازها و بودجه دقیق کسب و کار خود ایجاد کنید. شرکت هایی مانند Nextiva نیز گزینه هایی را برای نمایندگی های تلفن همراه از راه دور و موارد دیگر ارائه می دهند. بیشتر.

راه اندازی مرکز تماس مجازی: راهنمای گام به گام

svg%3E - مرکز تماس مجازی چیست و چگونه می توانم از آن استفاده کنم؟
کسب و کار؟

برای کمک به کسب‌وکارها در انتقال یا شروع با مدل مرکز تماس مجازی، یک راهنمای دقیق می‌تواند ساده‌سازی شود. این فرآیند، تضمین می‌کند که همه پایه‌های لازم از فناوری تا مدیریت تیم را پوشش می‌دهید.

  1. اهداف خدمات مشتری خود را تعریف کنید: قبل از راه‌اندازی VCC، به‌طور واضح اهدافی را که با خدمات مشتری خود می‌خواهید به دست آورید، مشخص کنید. آیا به دنبال ارائه پشتیبانی ۲۴ ساعته، رسیدگی به حجم بالای تماس یا ارائه خدمات تخصصی هستید؟ اهداف شما بر ساختار و عملیات VCC شما تأثیر می گذارد.
  2. تکنولوژی و نرم افزار مناسب را انتخاب کنید: ستون فقرات VCC فناوری آن است. یک نرم‌افزار مرکز تماس مجازی قابل اعتماد و مقیاس‌پذیر را انتخاب کنید که ویژگی‌هایی مانند مسیریابی تماس، تلفن گویا (واکنش صوتی تعاملی)، ضبط تماس و تجزیه و تحلیل بلادرنگ را ارائه می‌دهد. راه‌حل‌های مبتنی بر فضای ابری به دلیل انعطاف‌پذیری و سهولت راه‌اندازی ترجیح داده می‌شوند.
  3. تیم خود را استخدام و آموزش دهید: نمایندگان خدمات مشتری را استخدام کنید که در کار از راه دور راحت و با تجربه هستند. آموزش جامعی در مورد محصولات، خدمات و پروتکل های خدمات مشتری کسب و کار خود ارائه دهید. بر اهمیت حفظ حرفه ای بودن و محیط کاری آرام، حتی از خانه تاکید کنید.
  4. فرآیند خدمات مشتری خود را پیاده سازی کنید: فرآیند خدمات مشتری خود را در عملیات VCC ادغام کنید. اطمینان حاصل کنید که تیم شما به پایگاه‌های اطلاعاتی ضروری، سیستم‌های ردیابی سفارش و هر ابزار دیگری که برای حل مؤثر سؤالات مشتری نیاز دارند، دسترسی دارد.
  5. نظارت و بهینه‌سازی عملکرد: از ابزارهای تحلیلی نرم‌افزار VCC خود استفاده کنید. برای نظارت بر حجم تماس، عملکرد نماینده و رضایت مشتری. این معیارها را به طور مرتب بررسی کنید تا مناطقی را برای بهبود شناسایی کنید و بر این اساس عملیات مرکز تماس خود را بهینه کنید.

انتخاب یک ارائه دهنده مرکز تماس مجازی : به دنبال چه چیزی باشید

هنگام انتخاب یک ارائه دهنده VCC، عوامل زیر را در نظر بگیرید تا اطمینان حاصل کنید که سرویسی را انتخاب می کنید که با نیازهای کسب و کار شما همسو باشد:

  • سفارشی سازی و مقیاس پذیری: به دنبال ارائه دهندگانی باشید که راه حل های قابل سفارشی سازی ارائه می دهند و می توانند با رشد کسب و کار شما یا با نوسانات تقاضا، با آن مقیاس شوند.
  • قابلیت های یکپارچه سازی: ارائه دهنده باید نرم افزاری را ارائه دهد که آن را ارائه دهد. به راحتی با سیستم ها و پایگاه داده های CRM موجود شما ادغام می شود تا از عملکرد یکپارچه اطمینان حاصل کند.
  • شهرت و قابلیت اطمینان: در مورد ارائه دهندگان بالقوه تحقیق کنید، نظرات را بخوانید و از مراجع درخواست کنید تا قابلیت اطمینان و کیفیت آنها را ارزیابی کنید. از خدمات آنها.
  • ساختار هزینه: مدل قیمت گذاری و هرگونه هزینه اضافی را درک کنید. برخی از ارائه‌دهندگان طرح‌های پرداختی را ارائه می‌دهند که می‌تواند برای کسب‌وکارهایی با حجم تماس متغیر مقرون‌به‌صرفه باشد.
  • پشتیبانی و آموزش: اطمینان حاصل کنید که ارائه دهنده در راه اندازی VCC شما و آموزش تیم شما در نرم افزار پشتیبانی ارائه می دهد. پشتیبانی فنی مستمر برای حل سریع هر مشکلی ضروری است.

svg%3E - مرکز تماس مجازی چیست و چگونه می توانم از آن استفاده کنم؟
کسب و کار؟

ملاحظات حقوقی و حریم خصوصی برای مراکز تماس مجازی

اجرای VCC شامل رسیدگی به اطلاعات حساس مشتری و رعایت موارد قانونی است. و مقررات حفظ حریم خصوصی بسیار مهم است. موارد زیر را در نظر بگیرید:

  • قوانین حفاظت از داده: با مقررات حفاظت از داده ها مانند GDPR در اروپا یا CCPA در کالیفرنیا آشنا شوید تا مطمئن شوید که VCC شما با قوانین مربوطه مطابقت دارد.< /li>
  • ارتباطات امن: از کانال‌های ارتباطی رمزگذاری‌شده و راه‌حل‌های ذخیره‌سازی داده امن برای محافظت از اطلاعات مشتری در برابر دسترسی غیرمجاز استفاده کنید.
  • خط‌مشی‌های رازداری: سیاست های حفظ حریم خصوصی خود را به طور واضح با مشتریان در میان بگذارید و اطمینان حاصل کنید که عملیات VCC شما با این سیاست ها مطابقت دارد.

نتیجه گیری: مراکز تماس مجازی به عنوان یک مزیت استراتژیک

مراکز تماس مجازی نشان دهنده یک استراتژی استراتژیک است. مزیت برای مشاغلی که مایل به پذیرش کار از راه دور و فناوری دیجیتال هستند. VCC ها با ارائه انعطاف پذیری، صرفه جویی در هزینه، و پتانسیل ارائه خدمات استثنایی به مشتریان، می توانند به کسب و کارهای کوچک کمک کنند تا با همتایان بزرگتر در صحنه جهانی رقابت کنند.

راه اندازی VCC نیازمند برنامه ریزی دقیق و مشارکت های مناسب است، اما می تواند در نهایت منجر به بهبود رضایت مشتری و رشد کسب و کار می شود.

با رویکرد صحیح، مراکز تماس مجازی می توانند دارایی ارزشمندی در استراتژی خدمات مشتری کسب و کار شما باشند.

تماس عکس از طریق Shutterstock


منبع :
نمایش بیشتر

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دکمه بازگشت به بالا
امکان ها مجله اینترنتی سرگرمی متافیزیک ساخت وبلاگ صداقت موتور جستجو توسعه فردی